Zalety i wady VoIP: wszystko, co powinieneś wiedzieć

Voice over Internet Protocol (VoIP) to technologia komunikacyjna, która przenosi połączenia głosowe i inne dane komunikacji biznesowej przez Internet, w przeciwieństwie do miedzianych przewodów PSTN. Zaawansowane funkcje VoIP, wysoka jakość dźwięku i oszczędność kosztów sprawiły, że tradycyjne telefony stacjonarne stały się prawie przestarzałe,

Dzisiejsi dostawcy VoIP oferują znacznie więcej niż tylko same połączenia głosowe. Funkcjonalności, takie jak wideokonferencje, strategie routingu połączeń, interaktywna odpowiedź głosowa i automatyzacja procesów biznesowych, pomogły uczynić VoIP branżą wartą 20 miliardów dolarów.

Czy powinieneś przejść na telefonię wirtualną? Odkryj poniżej najważniejsze zalety i wady VoIP.

Przejdź do ↓

• Zalety VoIP
• Wady VoIP
• Czy powinieneś przejść na VoIP?
• Przegląd najlepszych dostawców VoIP
• Często Zadawane Pytania

Zalety VoIP

Zacznijmy od zalet VoIP:

• Niższe koszty
• Ruchliwość
• Lepsza jakość głosu
• Zaawansowane funkcje
• Większa dostępność
• Zwiększone bezpieczeństwo
• Łatwo skalowalny
• Obsługuje wiele kanałów komunikacyjnych

Niższe koszty

Znacząco niższe koszty operacyjne to jedna z największych i najczęściej omawianych korzyści VoIP.

Starsze systemy telefoniczne wymagają drogiego sprzętu i sprzętu, ciągłej konserwacji i aktualizacji, długiego procesu konfiguracji i instalacji oraz wielu ukrytych opłat.

Każda firma przechodząca na VoIP pozwoli zaoszczędzić 49-69% na miesięcznych kosztach komunikacji.

Jak?

Po pierwsze, starsze linie telefoniczne (PSTN) kosztują około 40 USD za linię, podczas gdy jedna biznesowa linia VoIP kosztuje około połowę mniej.

Ponadto tradycyjne systemy telefoniczne na ogół dodają opłaty za minutę w przypadku połączeń międzymiastowych.

W przypadku systemów VoIP bezpłatne nieograniczone połączenia telefoniczne w USA i Kanadzie są standardem. Co więcej, połączenia międzynarodowe są często dostępne w pakietowych minutach pay-as-you-go lub nieograniczonej liczbie pakietów miesięcznych. Firmy wykonujące regularne połączenia międzynarodowe będą mogły jeszcze więcej zaoszczędzić, przechodząc na VoIP.

Podczas gdy tradycyjne systemy telefoniczne wymagają od użytkownika końcowego płacenia za kosztowną konserwację wewnętrzną, dostawcy VoIP są odpowiedzialni za aktualizację, monitorowanie i konserwację oprogramowania poza siedzibą firmy w chmurze. Oznacza to, że VoIP ma niewielkie lub żadne koszty utrzymania – i działa z istniejącym sprzętem stacjonarnym i mobilnym.

Chociaż niektóre firmy decydują się na zakup sprzętu VoIP, takiego jak zestawy słuchawkowe, telefony stacjonarne IP lub głośniki, wszystko, czego naprawdę potrzebujesz do obsługi systemu telefonicznego VoIP, to działające połączenie internetowe o wystarczającej przepustowości, kabel Ethernet i/lub połączenie bezprzewodowe.

Wreszcie, tradycyjne systemy telefoniczne PBX mają bardzo niewiele funkcji (poczta głosowa, identyfikator dzwoniącego, połączenie oczekujące, rozmowy trójstronne), co wymaga od firm zakupu oddzielnego oprogramowania w celu uzyskania dostępu do wiadomości tekstowych biznesowych, konferencji internetowych i IVR.

Z drugiej strony, biznesowe rozwiązania VoIP i UCaaS zapewniają mnóstwo zaawansowanych funkcji komunikacyjnych bez dodatkowych kosztów.

Ruchliwość

Przenośność to kolejna zaleta VoIP, szczególnie dla zespołów zdalnych, hybrydowych lub wysoce mobilnych.

Ponieważ VoIP działa online, użytkownicy mogą uzyskać dostęp do swoich systemów telefonicznych z dowolnego miejsca za pomocą działającego połączenia internetowego - idealne firmy z pracownikami w różnych strefach czasowych i lokalizacjach. VoIP działa również z dowolnym komputerem stacjonarnym lub urządzeniem mobilnym z dostępem do Internetu, oferując aplikacje na iOS lub Androida, połączenia w przeglądarce internetowej i interfejs softphone.

VoIP zapewnia łączność zespołów, kadry kierowniczej i klientów bez względu na to, gdzie się znajdują, umożliwiając natychmiastowy dostęp do kontaktów, plików i funkcji przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Wielu dostawców VoIP oferuje również solidne przestrzenie współpracy zespołowej do rozmów wideo, wiadomości błyskawicznych, udostępniania plików i współedycji oraz narzędzia do tworzenia tablic do bezproblemowego tworzenia pomysłów.

Przejście na VoIP pomaga zaspokoić potrzeby dzisiejszej zdalnej, mobilnej siły roboczej, jeszcze bardziej obniżając koszty operacyjne bez poświęcania komunikacji.

Lepsza jakość głosu

We wczesnych dniach VoIP telefony stacjonarne nadal oferowały wyższą jakość połączeń i bardziej niezawodną obsługę telefoniczną.

Jednak w ciągu ostatnich dziesięciu lat jakość połączeń VoIP wzrosła dzięki głosowi HD, globalnym punktom obecności, partnerstwom z operatorami warstwy 1 i automatycznej regulacji przepustowości.

Teraz technologia VoIP zapewnia bardziej spójne połączenia o wyższej jakości niż telefony stacjonarne z gwarantowanym czasem pracy bez przestojów wynoszącym co najmniej 99,9%.

Jakość głosu i inne typowe problemy VoIP są zwykle spowodowane słabym połączeniem internetowym. Problemy takie jak zepsuty dźwięk, jitter i opóźnienia są często spowodowane przeciążoną przepustowością i można je rozwiązać przez przejście na szybszy Internet o prędkości co najmniej 5–25 Mb/s.

Zaawansowane funkcje

Nowe, imponujące funkcje VoIP zaprojektowane w celu usprawnienia przepływów pracy i poprawy obsługi klienta są zawsze w fazie rozwoju – w ostatnich latach prym wiodą sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe.

Na przykład analiza sentymentu połączeń na żywo wykorzystuje rozpoznawanie mowy i przetwarzanie języka naturalnego (NLP) do skanowania wszystkich połączeń przychodzących i wychodzących w poszukiwaniu słów kluczowych i fraz, które wskazują na pozytywne, negatywne lub neutralne nastroje klientów. Menedżerowie mogą przeglądać wszystkie działania call center w czasie rzeczywistym, oceniając kolejki połączeń, wydajność agentów, wskaźniki zadowolenia klientów w celu dalszej optymalizacji strategii komunikacji biznesowej. Usługę tę oferują dostawcy usług VoIP i CCaaS, tacy jak Dialpad i Nextiva.

Innym świetnym przykładem jest wirtualny asystent Vonage AI, który działa jako cyfrowy recepcjonista. Wirtualny asystent może odbierać wszystkie połączenia przychodzące, rozmawiać z dzwoniącymi za pomocą konwersacyjnej sztucznej inteligencji, oferować odpowiednie rozwiązania, udostępniać opcje menu i przekazywać połączenia - wszystko bez angażowania agenta na żywo.

To tylko dwa przykłady wielu najnowocześniejszych funkcji VoIP zaprojektowanych w celu zwiększenia wydajności i produktywności firm. Nie wspominając o standardowych funkcjach VoIP, które są rzadko (jeśli w ogóle) dostępne w telefonach stacjonarnych, takich jak menu IVR, przekierowywanie połączeń, przekazywanie połączeń, czat wideo, wysyłanie wiadomości SMS/MMS, efax, połączenie konferencyjne i wiele innych. Dostęp do zaawansowanych funkcji to nie tylko coś, co warto mieć — to coś, czego oczekują klienci, stymuluje rozwój firmy i oszczędza czas i pieniądze zespołu.

Większa dostępność

Ponieważ telefonia VoIP jest bezprzewodowa i przenośna, jest znacznie bardziej dostępna niż tradycyjna telefonia biznesowa.

Dzięki temu menedżerowie mogą rozszerzyć pulę pracowników poza zwykłą lokalizację firmy i łączyć się ze zdalnymi pracownikami niezależnie od lokalizacji. Ten poziom zróżnicowania geograficznego sprawia, że ​​całodobowa obsługa klienta i wsparcie techniczne są możliwe i przystępne cenowo, a pracownicy są zadowoleni. Wielu dostawców VoIP oferuje również funkcje tłumaczenia na żywo i obsługę wielu języków, dzięki czemu współpracownicy mogą komunikować się przez bariery językowe.

Zwiększone bezpieczeństwo

Chociaż bezpieczeństwo VoIP miało trudny początek, dzisiejsi dostawcy oferują zdalne monitorowanie na wysokim poziomie z alertami bezpieczeństwa w czasie rzeczywistym i kontrolą dostępu.

VoIP stał się tak samo – jeśli nie bardziej – bezpieczny niż tradycyjne telefony stacjonarne ze względu na funkcje bezpieczeństwa, takie jak:

• Uwierzytelnianie dwuetapowe (2FA)
• Blokowanie spamu
• Zapobieganie oszustwom
• Monitorowanie sieci 24/7/265
• HIPAA, RODO, SOC 3 Typ 3, HITECH, zgodność z PCI
• Szyfrowanie od końca do końca (E2EE)
• Automatyczne kopie zapasowe danych
• Poczekalnie spotkań, sterowanie gospodarzem spotkania
• Blokowanie połączeń
• Powiadomienia i raporty dotyczące bezpieczeństwa na żywo

Łatwo skalowalny

Tradycyjne systemy telefoniczne PBX są trudne i drogie w skalowaniu. Dodanie nowej starszej linii telefonicznej lub lokalizacji biura wymaga zakupu nie tylko dodatkowych linii od operatora sieci telefonicznej, ale także nowego sprzętu, okablowania, a nawet gniazd telefonicznych.

Z drugiej strony VoIP znany jest z szybkiej i łatwej skalowalności. Dodatkowe linie i stanowiska użytkowników można dodać online natychmiast, kupując tylko nowy numer telefonu – bez skomplikowanej konfiguracji lub okablowania.

Ponadto użytkownicy mogą wybierać spośród wielu wirtualnych numerów telefonów VoIP, w tym opcji lokalnych, międzynarodowych, bezpłatnych i toaletowych.

Dodatkowe funkcje, takie jak dodatkowa przestrzeń dyskowa, nowe kanały komunikacji, profesjonalnie nagrane pozdrowienia i nie tylko, można dodać, skalując do planu wyższego poziomu lub kupować indywidualnie, w razie potrzeby, a la carte.

Ten poziom skalowalności jest szczególnie idealny dla nowszych firm lub zespołów, które potrzebują wysoce spersonalizowanego biznesowego systemu telefonicznego.

Obsługuje wiele kanałów komunikacyjnych

Chociaż komunikacja głosowa jest nadal popularnym sposobem komunikowania się z firmami, milenialsi i klienci pokolenia Z coraz częściej komunikują się z firmami za pośrednictwem wiadomości tekstowych, e-maili, czatów na żywo i mediów społecznościowych – z których żadna nie jest obsługiwana przez tradycyjne systemy telefoniczne. Konsumenci oczekują dziś, że będą mogli łączyć się z firmami za pośrednictwem co najmniej 3 kanałów.

Dzięki platformom Business VoIP i omnichannel użytkownicy mogą komunikować się z klientami za pośrednictwem wielu kanałów, przełączać kanały w trakcie rozmowy oraz uzyskiwać dostęp do informacji o klientach i historii komunikacji w dowolnym momencie. Zapobiega to powtarzaniu się klientów i przyspiesza rozwiązywanie problemów.

Wady VoIP

Przyjrzyjmy się teraz wadom systemów VoIP:

• Wymaga dobrego połączenia internetowego
• Wymaga ciągłego zasilania
• Opóźnienia i Jitter
• Nie obsługuje połączeń alarmowych

Wymaga dobrego połączenia internetowego

Największą wadą telefonii wirtualnej jest to, że wymaga ona wysokiej jakości routera VoIP i niezawodnego połączenia z Internetem. W przypadku połączeń VoIP oraz innych funkcji, takich jak wideokonferencje, zalecana jest szybkość co najmniej 5–25 Mb/s. Na szczęście koszty usług internetowych spadają wraz ze wzrostem prędkości połączeń szerokopasmowych. Koszty początkowej konfiguracji usługi internetowej są również znacznie niższe niż w przypadku stacjonarnego systemu PBX.

Wymaga ciągłego zasilania

Ponieważ VoIP działa przez Internet, wymagane jest nieprzerwane, ciągłe zasilanie.

Podczas gdy telefony stacjonarne, które działają na przewodach miedzianych, pozostaną stabilne podczas awarii zasilania lub sytuacji awaryjnych, telefony VoIP nie. Użytkownicy VoIP muszą wybierać między całkowitym przerwaniem działalności do czasu przywrócenia zasilania, a zainwestowaniem w drogi, nieco nieporęczny zasilacz zapasowy.

Opóźnienia i Jitter

VoIP działa poprzez wysyłanie małych pakietów danych przez Internet, a następnie ponowne składanie tych pakietów pod ich docelowy/odbiorcy adres IP.

Utrata pakietów ma miejsce, gdy te pakiety danych nie dotrą do miejsca docelowego, co skutkuje przerwaniem połączeń. Jitter występuje, gdy pakiety docierają do miejsca docelowego, ale docierają w złej kolejności, co skutkuje niezrozumiałymi połączeniami.

Jitter i utrata pakietów są zwykle wynikiem przeciążenia sieci. Funkcje Quality of Service (QoS) do ochrony strumieni pakietów przenoszących dane VoIP.

Opóźnienie to opóźnienie między momentem, w którym mówisz, a usłyszeniem tego, co mówi osoba po drugiej stronie linii. Opóźnienie można zwykle naprawić, upewniając się, że urządzenia mają zainstalowane najnowsze aktualizacje, a używany sprzęt (zestawy słuchawkowe, telefony IP itp.) jest zalecany i obsługiwany przez dostawcę VoIP.

Nie obsługuje połączeń alarmowych

System alarmowy 911 powstał, gdy jedyną opcją były telefony stacjonarne, a system jest zbudowany dla tradycyjnych systemów telefonicznych.

Numery telefonów stacjonarnych są powiązane z adresem fizycznym, a urządzenia nie są przenośne, więc służby ratunkowe mogą łatwo poznać lokalizację osoby dzwoniącej pod numer 911 z telefonu stacjonarnego, nawet jeśli nie są w stanie podać swojej lokalizacji.

Usługa VoIP jest z kolei zaprojektowana tak, aby była mobilna i przenośna, więc dzwoniący niekoniecznie będzie znajdował się pod swoim „adresem rozliczeniowym” w momencie połączenia alarmowego. Po dodaniu faktu, że VoIP przestaje działać w przypadku awarii zasilania, łączenie się z usługami w nagłych wypadkach staje się skomplikowane. Nawet w przypadku telefonów komórkowych służby ratunkowe musiały używać GPS do lokalizowania dzwoniących.

Wiele firm VoIP oferuje usługę o nazwie Enhanced 911 lub E911, która umożliwia użytkownikom podanie fizycznego adresu służbom ratunkowym dla każdego numeru VoIP.

Chociaż nie rozwiązuje to problemów związanych z wieloma/nieprawidłowymi lokalizacjami lub utratą zasilania, jest to lepsze niż nic.

Next Generation 911 (NG911) to plan usług ratunkowych oparty na protokole IP, który jest obecnie wdrażany w niektórych częściach Stanów Zjednoczonych i Kanady. NG911 wykorzystuje Wi-Fi, Bluetooth i inne systemy informacji geograficznej do lokalizowania dzwoniących, umożliwiając społeczeństwu przesyłanie informacji za pośrednictwem głosu, tekstu i wideo.

Czy powinieneś przejść na VoIP?

Jeśli doczytałeś tak daleko i nadal nie jesteś przekonany do zmiany, weź pod uwagę, że systemy telefonii miedzianej wkrótce staną się przestarzałe.

VoIP ma niewiele wad – a te, które pozostały, są szybko naprawiane – podczas gdy jego zalety wciąż rosną i ewoluują wraz z potrzebami klientów i biznesu.

Dla osób fizycznych, start-upów, małych firm, przedsiębiorstw, centrów obsługi telefonicznej i tak naprawdę każdej firmy, która wykonuje połączenia telefoniczne lub prowadzi komunikację biznesową, VoIP jest drogą do zrobienia. To tylko pytanie, który dostawca usług VoIP najlepiej zaspokoi Twoje potrzeby biznesowe.

Przegląd najlepszych dostawców VoIP

Oto krótki przegląd najlepszych dostawców usług VoIP.

Często zadawane pytania

Poniżej odpowiedzieliśmy na kilka pytań dotyczących zalet i wad VoIP.