10 korzyści VoIP dla firm w 2023 roku

Chociaż wiele firm w dalszym ciągu korzysta z tradycyjnych linii telefonicznych, coraz większa ich liczba korzysta do komunikacji z systemami Voice over Internet Protocol (VoIP) ze względu na ich większą elastyczność, zaawansowane funkcje połączeń oraz korzystne stawki za połączenia krajowe i międzynarodowe. To tylko niektóre z wielu korzyści VoIP, które omówimy w tym przewodniku.

Na przykład firmy wykonujące połączenia międzynarodowe poniosłyby ogromny rachunek za telefon, korzystając z tradycyjnych linii telefonicznych. Ponieważ korzystają z połączenia internetowego, najlepsze systemy VoIP można również używać w dowolnym miejscu, pomagając łączyć zespoły zdalne i hybrydowe.

Korzyści z VoIP są tak oczywiste, że według najnowszych statystyk VoIP korzysta z nich obecnie prawie jedna trzecia amerykańskich firm. Zmiana jest jeszcze bardziej dramatyczna w szerszym społeczeństwie, a najnowsze dane Narodowego Centrum Zdrowia pokazują, że zdumiewające 73% dorosłych Amerykanów nie ma już telefonu stacjonarnego w domu!

Systemy VoIP mają pewne drobne wady, ale ich zalety znacznie przewyższają wady, szczególnie w przypadku nowoczesnych przedsiębiorstw. Jeśli jeszcze nie poznałeś bogatych funkcji i zalet VoIP, przyjrzyjmy się bliżej, dlaczego VoIP jest niezbędny w dzisiejszym biznesie i jak wybrać odpowiedniego dostawcę.

Co to jest VoIP? Prosta definicja

Voice Over Internet Protocol (VoIP) to technologia komunikacyjna umożliwiająca wykonywanie połączeń przez Internet. Porównując telefony VoIP z telefonami stacjonarnymi , widać, że podczas gdy ten ostatni opiera się na fizycznej sieci przewodów miedzianych, z systemów VoIP opartych na chmurze można korzystać wszędzie ze stabilnym połączeniem internetowym. Są także kompatybilne z szeroką gamą innych systemów biznesowych, takich jak konferencje internetowe i oprogramowanie CRM dla małych firm .

Technologia VoIP występuje w dwóch głównych postaciach: telefony stacjonarne i telefony programowe. Telefony stacjonarne VoIP to fizyczne telefony o tradycyjnym wyglądzie, które łączą się z oprogramowaniem VoIP, a telefony programowe to aplikacje, które można uruchomić na wielu urządzeniach, takich jak telefony komórkowe, tablety, komputery stacjonarne i laptopy.

Korzyści z VoIP: 10 korzyści dla Twojej firmy

Poniżej przedstawiamy 10 głównych korzyści, jakie systemy VoIP mogą zapewnić firmom w 2023 roku.

1. Prowadź połączenia konferencyjne

Tradycyjne linie telefoniczne są dość ograniczone, jeśli chodzi o połączenia konferencyjne, co może okazać się problemem dla wielu właścicieli firm. Korzystając z usług VoIP, możesz wziąć udział w połączeniu konferencyjnym dowolną liczbę osób, pod warunkiem, że Twoja prędkość Internetu jest wystarczająca do przesłania wszystkich danych głosowych. Technologia VoIP jest stale rozwijana i udoskonalana, dzięki czemu wszystkie pakiety głosowe są kompresowane i efektywnie przesyłane w celu poprawy jakości połączenia i rozmów.

2. Obniż koszty

Jeśli w tej chwili nie korzystasz z technologii VoIP, prawdopodobnie korzystasz z tradycyjnych linii telefonicznych, które istnieją od dziesięcioleci. W tej sytuacji płacisz za każdą minutę rozmowy telefonicznej, co oznacza, że ​​Twój miesięczny rachunek może być bardzo wysoki, szczególnie jeśli regularnie wykonujesz połączenia międzynarodowe. Sytuacja z VoIP jest zupełnie inna, a Twoje koszty zostaną znacznie obniżone. Nowoczesne centrale telefoniczne działają w chmurze i są znacznie tańsze w obsłudze.

Aby móc korzystać z usług VoIP wystarczy mieć wysokiej jakości łącze internetowe, najlepiej ADSL. Dzięki temu będziesz mógł cieszyć się doskonałą jakością głosu, niezawodnością rozmów, a Twoje miesięczne koszty będą stałą kwotą. Według statystyk małe firmy przechodzące na VoIP redukują koszty lokalne nawet o 40% i oszczędzają do 90% na połączeniach międzynarodowych.

3. Wykorzystanie przepustowości

Optymalizacja planu VoIP zgodnie z Twoimi potrzebami może być na początku nieco trudna, ale jeśli Twój dostawca udostępni Ci szczegółowe statystyki dotyczące miesięcznego wykorzystania danych, proces będzie znacznie łatwiejszy. Wielką zaletą usług VoIP jest to, że widzisz każdy najdrobniejszy szczegół, który może pomóc w optymalizacji połączeń przychodzących i wychodzących w celu uzyskania najlepszego stosunku jakości do ceny.

4. Niedrogie oprogramowanie i sprzęt

VoIP całkowicie eliminuje potrzebę drogich linii telefonicznych, aparatów telefonicznych i innego sprzętu, który może zwiększyć początkowy koszt komunikacji Twojej firmy do tysięcy dolarów.

Oprócz oprogramowania VoIP wystarczy dobre połączenie internetowe, komputer, karta dźwiękowa, mikrofon i głośniki lub słuchawki – rzeczy, które są dość powszechne w każdym biurze na całym świecie. Większość pakietów VoIP jest również bardzo rozsądna, a ceny wahają się od około 10 do 30 dolarów za użytkownika miesięcznie , w zależności od potrzeb i okoliczności Twojej firmy.

Dowiedz się więcej o kosztach systemów VoIP.

5. Szeroka gama wspaniałych funkcji

Funkcje oferowane przez usługi VoIP są znacznie lepsze niż te oferowane przez tradycyjne linie telefoniczne. Będziesz mieć większą elastyczność w zakresie zarządzania połączeniami, a także będziesz mógł korzystać z dodatkowych korzyści, takich jak poczta głosowa, numery ekstrawirtualne, listy kontaktów, identyfikatory rozmówców itp. Oto niektóre z bardziej szczegółowych korzyści, które będziesz mieć możliwość korzystania z rozwiązań VoIP w Twojej firmie:

Przekierowywanie połączeń VoIP

Jeśli często musisz odbierać ważne połączenia, po co ryzykować, że je przegapisz? Dzięki funkcji „Find Me Call Routing” oferowanej przez większość dostawców usług VoIP, osoba dzwoniąca zostanie przekierowana na kilka numerów, zanim zostanie przekierowana na pocztę głosową. Na przykład zadzwoni dwa razy na Twój telefon komórkowy, dwa razy na telefon w biurze i na koniec dwa razy na telefon domowy, zanim zostanie wysłany na pocztę głosową.

Niestandardowa muzyka wstrzymana

Kolejną wspaniałą funkcją, z której korzysta wiele firm, jest „Music on Hold”. Oczekiwanie na odebranie połączenia może być bardzo żmudne i nudne, więc dlaczego nie urozmaicić tego procesu muzyką? Nowoczesne systemy VoIP pozwalają na dodanie unikalnych i relaksujących melodii do każdego zawieszonego rozmówcy.

6. Efektywna komunikacja wśród pracowników zdalnych

W odróżnieniu od telefonów stacjonarnych, system VoIP umożliwia pracownikom pracę w dowolnym miejscu ze stabilnym łączem internetowym. Ta elastyczność sprawia, że ​​technologia ta jest idealnym wyborem dla firm zarządzających zespołami zdalnymi i hybrydowymi. Oprócz podstawowych funkcji telefonicznych większość systemów VoIP oferuje także wszechstronne funkcje współpracy, takie jak udostępnianie dokumentów i zarządzanie zadaniami, dając pracownikom wiele możliwości komunikowania się i przekazywania informacji.

Systemy VoIP umożliwiają analizę danych w czasie rzeczywistym, umożliwiając menedżerom zdalne monitorowanie produktywności pracowników. Pomaga to firmom znacznie łatwiej pokonać przeszkody w produktywności, niż gdyby polegały na starszych systemach telefonicznych, które są mniej zaawansowane technologicznie.

7. Skalowalność biznesowa

Jeśli Twoja firma ma nadzieję na rozwój w przyszłości, systemy VoIP są doskonale wyposażone w możliwość skalowania wraz z Twoją firmą. Większość dostawców oferuje modułowe, konfigurowalne pakiety, które można dostosować do konkretnych potrzeb. Co więcej, jeśli Twój zespół się powiększy i w przyszłości będziesz potrzebować innych usług, możesz także dokonać aktualizacji do planu z większym wyborem funkcji i większymi limitami użytkowników.

Dzięki temu telefony programowe VoIP mają ogromną przewagę nad systemami telefonii stacjonarnej dla rozwijających się firm, ponieważ rozbudowa urządzeń sprzętowych jest bardziej kosztowna, a liczba kabli telefonicznych, które można zainstalować w danej lokalizacji, może być ograniczona.

8. Jakość głosu

Chociaż telefony stacjonarne oferują nieco lepszą jakość połączeń niż systemy VoIP, nie ma w nich prawie nic. Jakość głosu VoIP zależy od siły Twojego połączenia internetowego, więc jeśli sieć jest niezawodna, nie masz się czym martwić.

Niektórzy dostawcy VoIP są pod tym względem lepsi od innych, więc jeśli zależy Ci na krystalicznie czystej jakości dźwięku, zalecamy wybór wiodącego systemu, takiego jak RingCentral lub GoTo Connect.

9. Przenośność

Kolejną kluczową zaletą systemów VoIP jest ich elastyczność. W porównaniu do telefonów stacjonarnych, które są ograniczone do jednej określonej lokalizacji, technologia VoIP jest całkowicie przenośna, ponieważ można z niej korzystać na wielu urządzeniach biznesowych.

Dzięki temu pracownicy mogą transportować technologię w dowolne miejsce, czy to w biurze, w domu, czy w innym elastycznym miejscu pracy. Jest to nie tylko wyraźna korzyść dla zespołów zdalnych i hybrydowych, ale także korzyść dla pracowników, którzy dużo podróżują i organizują spotkania biznesowe z wielu lokalizacji.

10. Bezpieczeństwo

W miarę jak cyberataki, takie jak naruszenia bezpieczeństwa danych i złośliwe oprogramowanie, stają się coraz bardziej powszechne, bezpieczeństwo staje się najwyższym priorytetem dla firm chcących uniknąć zagrożeń. Chociaż Internet jest bardziej podatny na zagrożenia bezpieczeństwa niż telefony stacjonarne, usługi VoIP mogą być tak samo bezpieczne jak starsze systemy, pod warunkiem, że wybierzesz dostawcę zapewniającego odpowiednie środki bezpieczeństwa.

Na przykład większość dostawców VoIP wdraża szereg mechanizmów bezpieczeństwa, takich jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe, uprawnienia użytkownika i szyfrowanie połączeń. Jeśli chcesz dołożyć wszelkich starań, polecamy dostawców takich jak Google Voice i 8×8, ponieważ oferują zaawansowane zabezpieczenia, takie jak rygorystyczne zasady dotyczące haseł i certyfikaty zgodności. Wybierając bezpiecznego dostawcę, możesz czerpać korzyści z systemów VoIP, mając jednocześnie całkowity spokój ducha.

Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszym pełnym przewodnikiem po bezpieczeństwie VoIP .

Jak wybrać dostawcę VoIP dla swojej firmy

Jeśli chcesz samodzielnie przekonać się o zaletach VoIP, możesz wybierać spośród wielu wysokiej jakości dostawców. Zanim jednak zdecydujesz się na usługę, należy wziąć pod uwagę kilka kwestii:

• Jaki jest mój budżet? Systemy VoIP są znacznie tańsze niż starsze systemy, ale niektóre są bardziej opłacalne niż inne. Zanim zaczniesz wdrażać rozwiązanie, upewnij się, że pasuje ono do budżetu Twojej firmy. Nie bierz pod uwagę tylko cen miesięcznych. Zwróć uwagę na ukryte koszty, opłaty początkowe i koszty instalacji, aby uzyskać pełny przegląd tego, ile może to kosztować Twoją firmę.
• Jak duży jest mój zespół? Różne plany VoIP będą miały różne limity użytkowników. Musisz więc wybrać plany dostosowane do wielkości Twojej firmy. Co więcej, jeśli z czasem Twój zespół będzie się powiększał, zalecamy również wybranie pakietów skalowalnych oraz tych z mocnymi funkcjami wdrażania i szkoleń.
• Jakich funkcji VoIP potrzebuję? Chociaż większość dostawców VoIP oferuje podobne możliwości, zestawy funkcji będą się różnić w zależności od systemu. Na przykład, choć niektórzy mogą priorytetowo traktować funkcje komunikacji przychodzącej, takie jak kolejka połączeń i grupy kontaktowe, inni mogą oferować silniejsze narzędzia do współpracy. Cofnij się, ustalając, jakich funkcji wymaga Twoja firma, zanim wybierzesz dostawcę, który odzwierciedla te potrzeby.
• Czy potrzebuję sprzętu? Telefony programowe VoIP nie wystarczą dla wszystkich firm. Jeśli Twoja firma obsługuje dużą liczbę połączeń i wymaga najwyższej jakości połączeń, lepszym pomysłem może być wybór jednego z najlepszych telefonów stacjonarnych VoIP . W przypadku pozostałych firm – zwłaszcza tych o elastycznych zasadach – aplikacje na telefony programowe VoIP będą prawdopodobnie lepiej dopasowane.