VoIP a telefon stacjonarny – porównaj funkcje, koszty, zalety, wady

Ponad 60% firm posiadających telefony stacjonarne przechodzi na system telefoniczny VoIP po wygaśnięciu ich tradycyjnej umowy na telefon stacjonarny.

Biorąc pod uwagę, że ostatnie badania pokazują, że telefonia internetowa może obniżyć koszty zakładania małych firm o 90% i zaoszczędzić ponad 30 minut codziennego czasu połączeń, nic dziwnego, że globalny rynek VoIP ma szacowaną łączną roczną stopę wzrostu na poziomie 3,1% w latach 2021-2026.

Mając ponad 204,8 miliarda abonentów VoIP, masz praktycznie gwarancję znalezienia rozwiązania, które idealnie pasuje do Twoich potrzeb w zakresie komunikacji biznesowej.

Chociaż te liczby mówią same za siebie, przyjrzyjmy się bliżej, dlaczego VoIP jest godną alternatywą dla telefonów stacjonarnych – i czy telefonia wirtualna jest dla Ciebie właściwym wyborem.

Spis treści

1. Jak telefony stacjonarne i telefony VoIP wykonują połączenia?
2. Funkcje VoIP a telefony stacjonarne
3. Sprzęt telefoniczny dla VoIP i telefonów stacjonarnych
4. Porównanie kosztów połączeń VoIP z usługami telefonii stacjonarnej
5. Kto powinien nadal korzystać z połączenia stacjonarnego?
6. Kto czerpie najwięcej korzyści z usług VoIP?
7. Jak znaleźć najlepszego biznesowego dostawcę VoIP?

Jak telefony stacjonarne i telefony VoIP wykonują połączenia?

(Źródło obrazu)

Analogowe telefony stacjonarne polegają na sieci telefonicznej PSTN złożonej z kabli światłowodowych i przewodów miedzianych do wykonywania i odbierania połączeń. Voice Over Internet Protocol (VoIP), jak sama nazwa wskazuje, umożliwia wykonywanie połączeń telefonicznych przez Internet.

W wirtualnym systemie telefonicznym łącza SIP służą jako cyfrowe linie telefoniczne, które umożliwiają wykonywanie połączeń lokalnych, międzymiastowych i międzynarodowych przez Wi-Fi i routery.

Z tego powodu, aby móc obsługiwać połączenia VoIP, musisz upewnić się, że masz niezawodne połączenie internetowe o dużej przepustowości. Szybkość, której potrzebujesz, zależy od liczby jednoczesnych połączeń wirtualnych, które chcesz wykonać, ale ogólnie 10 KBPS to dobry punkt wyjścia.

Skontaktuj się z dostawcą usług internetowych, aby uzyskać więcej informacji na temat bieżącego połączenia.

Funkcje VoIP a telefony stacjonarne

(Źródło obrazu)

W 2004 roku ponad 90% amerykańskich gospodarstw domowych posiadało telefon stacjonarny. Jednak w 2020 r. tylko około 40% gospodarstw domowych nadal w ogóle posiada telefon stacjonarny – a tylko 6,5% korzysta tylko z telefonu stacjonarnego do połączeń telefonicznych.

Telefony stacjonarne również stają się przestarzałe w miejscu pracy, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że około 79% firm korzysta z oprogramowania VoIP w co najmniej jednej ze swoich lokalizacji.

Jeden z największych powodów, dla których tak wiele osób rezygnuje z telefonów stacjonarnych na rzecz VoIP?

Wyraźna przewaga VoIP nad telefonami analogowymi, jeśli chodzi o wygodę i funkcje połączeń. Poniższa tabela ilustruje tylko kilka najważniejszych funkcji VoIP, które przechylają szalę na korzyść telefonii wirtualnej.

Mobilność

Wykonując połączenia z sieci stacjonarnej, możesz poruszać się tylko tak daleko, jak zabierze Cię przewód lub zasięg telefonu bezprzewodowego.

Tak więc, jeśli oczekujesz telefonu na biurku, musisz zdecydować, czy go przegapić, podać swój osobisty numer telefonu komórkowego, czy siedzieć po godzinach, czekając, aż klient oddzwoni.

Żadna z tych opcji nie jest szczególnie atrakcyjna.

Jedną z największych zalet systemów telefonicznych VoIP jest możliwość wykonywania/odbierania połączeń z dowolnego miejsca — i dowolnego urządzenia — z połączeniem internetowym, w tym z telefonu komórkowego.

Wykonuj połączenia biznesowe ze smartfona, czekając w kolejce w sklepie spożywczym, w autobusie do pracy za pomocą tabletu lub z komputera stacjonarnego lub dedykowanego telefonu VoIP w biurze.

Telefonia wirtualna pozwala zachować prywatność osobistych numerów telefonów dzięki przestrzeganiu dostosowywanych reguł przekazywania połączeń, które przekierowują połączenia wykonywane na numer telefonu służbowego na inne urządzenia.

Chociaż przekierowanie połączeń jest możliwe w przypadku telefonu stacjonarnego, wiąże się to z dodatkowymi kosztami i często wymaga wielu kroków.

Funkcje poczty głosowej

Chociaż zarówno telefony stacjonarne, jak i telefony VoIP mają skrzynkę głosową, sposoby uzyskiwania dostępu do wiadomości głosowych znacznie się różnią.

Musisz albo poczekać, aż wrócisz do biura, aby sprawdzić pocztę głosową na tradycyjnym telefonie, albo wykonać kilka mylących kroków, aby połączyć się z biurową pocztą głosową, aby uzyskać dostęp do wiadomości.

Wirtualna poczta głosowa wysyła natychmiastowe powiadomienie, gdy masz nową pocztę głosową i daje możliwość przekazania tej poczty głosowej na inne urządzenie. Wirtualna funkcja poczty głosowej na e-mail wysyła plik audio wiadomości głosowej do Twojej skrzynki odbiorczej, a funkcja poczty głosowej na tekst przesyła tekstową transkrypcję wiadomości.

Funkcje IVR, ACD i automatycznej obsługi

Systemy Interactive Voice Response (IVR) w ramach rozwiązań VoIP pomagają klientom uzyskać potrzebne informacje bez konieczności bezpośredniego łączenia się z agentem na żywo.

System IVR wykorzystuje analitykę głosu, aby pomóc klientom w dokonywaniu rezerwacji, sprawdzaniu statusu zamówienia lub odpowiadaniu na pytania, które zapewnią pomocne nagrane odpowiedzi lub połączą ich z przedstawicielem, jeśli nadal potrzebują pomocy.

Różne ustawienia ACD (automatyczna dystrybucja połączeń) mogą również pomóc w kierowaniu połączeń do agenta, który jest najlepiej wykwalifikowany do pomocy w określonej obsłudze klienta lub problemie ze sprzedażą.

Chociaż z pewnością nie ma nic złego w recepcjoniście biurowym, wirtualni asystenci to doskonały sposób na uwolnienie agentów, aby byli dostępni w przypadku bardziej palących problemów i umożliwiają wyższy poziom samoobsługi klienta.

Ta automatyczna sekretarka poprowadzi rozmówców przychodzących przez opcje menu, skieruje ich do oddziałów, a nawet przyjmie płatności.

A jeśli nadal zdecydujesz, że wolisz iść z agentem wsparcia na żywo? Większość dostawców VoIP oferuje funkcje wirtualnego recepcjonisty, które łączą rozmówców przychodzących z prawdziwymi osobami, które mogą odpowiedzieć na ich pytania lub odebrać szczegółowe wiadomości.

Analiza połączeń

Telefony stacjonarne mogą przechowywać ograniczone informacje z rejestru połączeń, takie jak całkowita długość połączeń, numery telefonów i informacje dostępne w podstawowych rejestrach połączeń.

Jednak telefonia VoIP oferuje wgląd w połączenia, które mogą pomóc zoptymalizować obsługę klienta, ulepszyć skrypty połączeń, ocenić produktywność pracowników i dokładnie określić, z jakimi problemami borykają się agenci.

Użytkownicy mogą wybierać między różnymi typami szablonów raportów lub tworzyć własne, spersonalizowane raporty połączeń na podstawie ich najważniejszych wskaźników KPI.

Dzisiejsza analiza połączeń VoIP może śledzić:

• Średnia dzienna/tygodniowa/miesięczna liczba połączeń
• Średnia długość połączenia
• Liczba połączeń wykonanych/odebranych przez poszczególnych agentów
• Średni czas trzymania
• Dzienniki połączeń w czasie rzeczywistym i status agenta
• Wskaźniki rozwiązania pierwszego połączenia
• Wskaźniki porzucania połączeń
• Satysfakcja konsumenta

Zaawansowane funkcje połączeń VoIP

Telefony stacjonarne oferują podstawowe funkcje połączeń, takie jak identyfikator dzwoniącego, połączenie oczekujące, blokowanie połączeń, szybkie wybieranie i podstawowe funkcje konferencji audio.

Jednak oprócz powyższych funkcji, VoIP oferuje zaawansowane opcje połączeń, które ułatwiają życie zarówno pracownikom, jak i klientom.

Obejmują one:

• Nagranie rozmowy
• Zadzwoń do parkowania
• Kolejkowanie połączeń
• Zaawansowane opcje routingu połączeń
• Tryb pracy "gorące biurka
• Znajdź mnie/Obserwuj mnie
• Szept połączeń, monitorowanie połączeń i wtrącanie się do połączeń

Sprzęt telefoniczny dla VoIP i telefonów stacjonarnych

Poniższa tabela zawiera podstawowy przegląd podstawowego sprzętu potrzebnego do obsługi standardowych telefonów i telefonów stacjonarnych VoIP.

Jeśli chcesz mieć możliwość wykonywania połączeń w technologii VOIP w przypadku przerwy w dostawie prądu, kup także zapasowe źródło zasilania.

Sprzęt stacjonarny

Sprzęt stacjonarny jest tańszy i mniej skomplikowany w konfiguracji niż telefony stacjonarne i akcesoria VoIP.

W większości przypadków użytkownicy telefonów stacjonarnych potrzebują samego telefonu, gniazda telefonicznego i potencjalnie przewodowych zestawów słuchawkowych, aby korzystać z zestawu głośnomówiącego.

Większość standardowych telefonów biurowych kosztuje 40,00 USD plus dodatkowe miesięczne 20,00-30,00 USD za linię telefoniczną. Dostępne są również bardziej zaawansowane telefony analogowe z funkcjami, takimi jak identyfikator dzwoniącego, stałe przyciski funkcji, system interkomowy i stały wyświetlacz LCD.

Sprzęt VoIP

Sprzęt potrzebny do systemu telefonicznego VoIP zależy w dużej mierze od urządzeń, z których chcesz wykonywać połączenia.

Dzięki aplikacjom softphone możesz uzyskać dostęp do połączeń VoIP z istniejących urządzeń mobilnych i komputerów, co oznacza, że ​​nie musisz kupować nowych telefonów stacjonarnych VoIP. Jednak większość właścicieli średnich i dużych firm kupuje telefony IP, często od tego samego dostawcy, od którego kupują usługi VoIP. Chociaż mogą one być drogie, pamiętaj, że nie są wymagane.

Jednak telefony IP są wyposażone w funkcje, które poprawiają ogólne wrażenia podczas rozmów, takie jak ekrany dotykowe, dźwięk HD/głośniki najwyższej jakości dla lepszej jakości rozmów, duży zasięg w pomieszczeniach, porty USB i RJ9 oraz łączność Bluetooth.

Nasza lista najlepszych telefonów IP obejmuje opcje w cenie od 75,00 do 719,00 USD.

Oprócz samego telefonu inne potrzeby sprzętowe VoIP mogą obejmować:

• Kable Ethernet i router
• Zestawy słuchawkowe do telefonu
• Mikrofon/głośniki
• Kamera internetowa, jeśli potrzebne są możliwości połączeń wideo
• Twardy telefon konferencyjny IP
• Karty PCI
• Rezerwowe źródła zasilania (UPS)
• Analogowe adaptery telefoniczne lub bramki

Koszty połączeń VoIP a usługi telefonii stacjonarnej

Ostatnie badania dotyczące oszczędności kosztów VoIP wskazują, że wirtualna telefonia ratuje firmy:

• 90% na rozmowy międzynarodowe
• 75% kosztów operacyjnych
• 40% na rozmowy lokalne

Jak to jest możliwe? Przyjrzyjmy się liczbom.

Koszt subskrypcji

Przeciętne plany systemu telefonii stacjonarnej zwykle kosztują średnio 42,00 USD miesięcznie za linię telefoniczną, a każda linia kosztuje dodatkowe 25,00 USD miesięcznie. Plany te zazwyczaj obejmują nielimitowane połączenia lokalne.

Połączenia międzystrefowe i międzynarodowe nie są objęte standardowymi planami taryfowymi dla telefonów stacjonarnych i mogą kosztować dodatkowe 0,12 USD/minutę w przypadku połączeń międzystrefowych i do 0,39 USD/minutę w przypadku połączeń międzynarodowych.

Chociaż niektórzy dostawcy telefonii VoIP mogą zapewnić określoną liczbę minut miesięcznie w ramach każdego planu, zdecydowana większość oferuje bezpłatne nieograniczone połączenia w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie w ramach swoich planów miesięcznych.

Oznacza to, że klienci VoIP unikają kosztów lokalnych, międzymiastowych i międzystanowych połączeń telefonicznych i muszą płacić dodatkowo tylko za połączenia międzynarodowe. Koszty połączeń międzynarodowych różnią się w zależności od kraju, ale wielu dostawców VoIP umożliwia abonentom zakup określonej miesięcznej liczby minut międzynarodowych za zryczałtowaną stawkę.

Ogólnie rzecz biorąc, abonamenty VoIP kosztują od 20,00 do 40,00 USD za użytkownika co miesiąc, często z nieograniczoną liczbą numerów wewnętrznych. Plany te są wysoce skalowalne, więc im więcej dodasz użytkowników, tym niższy będzie Twój średni miesięczny koszt. Niektóre plany pobierają stałą miesięczną stawkę dla wielu użytkowników w blokach po 5-10.

Należy pamiętać, że klienci, którzy zdecydują się na abonament roczny VoIP, a nie opcję miesięczną, mogą zauważyć znaczne oszczędności, zwykle od 10 do 20%.

Pamiętaj, że niektórzy dostawcy usług VoIP mogą pobierać opłaty za usługi regulacyjne w celu odzyskania kosztów, które muszą zapłacić funduszowi Universal Service Fund, funduszowi TRS i FCC.

Zapoznaj się z naszym zestawieniem podatków i opłat VoIP, aby uniknąć zabrania na przejażdżkę przez złą firmę.

Koszt sprzętu

Koszty sprzętu dla systemów VoIP będą się znacznie różnić w zależności od tego, czy zdecydujesz się na zakup telefonu VoIP, czy też chcesz wykonywać połączenia z istniejącego komputera lub urządzenia mobilnego.

Cena samego telefonu VoIP zaczyna się od około 75 USD, podczas gdy standardowe telefony analogowe można kupić już od 40,00 USD

Ceny routerów do telefonów VoIP zazwyczaj zaczynają się od 25 USD, podczas gdy zestawy słuchawkowe do telefonów stacjonarnych i cyfrowych kosztują od 25 USD do 200,00 USD. Adaptery do telefonów analogowych można kupić już za 27,00 USD.

Opłaty instalacyjne/konfiguracyjne

Badania pokazują, że instalacja gniazd i przewodów telefonii stacjonarnej może kosztować od 150,00 do 300,00 USD.

Jeśli masz już działające połączenie internetowe, koszty konfiguracji VoIP są znacznie niższe niż w przypadku konieczności uaktualnienia/zainstalowania biurowej usługi internetowej. Konfiguracja Internetu zazwyczaj kosztuje od 100,00 do 200,00 USD, ponieważ większość dostawców pobiera stałą stawkę. W razie potrzeby elektrycy będą kosztować około 40-120 USD za godzinę.

Zarówno dostawcy VoIP, jak i telefonii stacjonarnej mogą również pobierać jednorazową opłatę konfiguracyjną, która zaczyna się od około 50,00 USD. Jednak wysokiej jakości firmy VoIP zazwyczaj zrzekają się tej opłaty.

Koszt uaktualnień

Aby uaktualnić linię stacjonarną, musisz kupić zupełnie nowy telefon lub wykupić dodatkowe funkcje połączeń.

Fizyczny telefon może kosztować od 40,00 USD do znacznie ponad 200,00 USD, podczas gdy koszt dodania funkcji, takich jak identyfikator dzwoniącego, obejmuje opłatę inicjacyjną oraz miesięczną opłatę w wysokości 3,00-10,00 USD.

Usługi VoIP uruchamiają automatyczne bezpłatne aktualizacje/aktualizacje, zwykle co tydzień.

Podczas gdy nowsze funkcje, takie jak możliwości połączeń wideo, można kupić a la carte, większość dostawców VoIP zawiera funkcje, takie jak identyfikator dzwoniącego i zaawansowany routing połączeń w swoich standardowych planach — dzięki czemu nie będziesz musiał płacić za nie dodatkowej opłaty, jak w przypadku telefonu stacjonarnego telefon.

Opłata konserwacyjna

Opłaty za utrzymanie systemów telefonii biznesowej będą się różnić w zależności od:

• Liczba użytkowników
• Niezależnie od tego, czy masz wewnętrzny zespół IT
• Jakość/gwarancja na Twój sprzęt
• Wszelkie niezbędne szkolenia zespołu
• Jeśli masz hostowaną lub lokalną usługę Private Branch Exchange (PBX)
• Poziom konserwacji systemu, naprawy sprzętu i usług objętych planem/umową VoIP

Badania pokazują, że średnie opłaty za konserwację telefonu stacjonarnego wynoszą 145 USD za naprawę, a konserwacja VoIP kosztuje 75,00 USD za naprawę.

Poniższa tabela przedstawia bezpośrednie porównanie średnich kosztów operacyjnych VoIP i stacjonarnych.

Jak pokazuje tabela, usługi VoIP pozwalają zaoszczędzić klientom średnio 525,00 USD na użytkownika rocznie.

Kto powinien nadal korzystać z połączenia stacjonarnego?

(Źródło obrazu)

Chociaż wielu ekspertów uważa, że ​​telefony stacjonarne będą przestarzałe do 2025 r., do tego czasu mogą nadal być przydatne w niektórych modelach biznesowych.

Firmy, które nie polegają na komunikacji telefonicznej w celu pozyskania nowych transakcji, oraz te, które oferują obsługę klienta tylko online lub w sklepie, prawdopodobnie będą w stanie poradzić sobie z telefonem stacjonarnym. Tradycyjna usługa telefoniczna dla firm może również działać w przypadku jednoosobowych firm lub mikroprzedsiębiorstw, które nie otrzymują częstych połączeń głosowych od klientów i nie potrzebują zaawansowanych funkcji telefonicznych.

Jeśli zdecydujesz się pozostać przy swoim telefonie stacjonarnym, zapoznaj się z innymi rozwiązaniami komunikacji biznesowej, takimi jak oprogramowanie do e-mail marketingu lub narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi.

Kto czerpie najwięcej korzyści z usług VoIP?

(Źródło obrazu)

Usługi VoIP przyniosą korzyści firmom dowolnej wielkości z różnych branż, ale są szczególnie przydatne dla firm na poziomie średnim i korporacyjnym, które większość działań marketingowych, sprzedażowych i obsługi klienta prowadzą przez telefon.

Oprogramowanie VoIP jest również idealne dla call center, które mają wielu agentów wykonujących równoczesne połączenia w ciągu dnia, a także dla tych, którzy korzystają z rozwiązań komunikacji biznesowej, takich jak połączenia wideo i oprogramowanie CRM, które muszą być zintegrowane z ich firmowym systemem telefonicznym.

Startupy lub firmy w obecnej fazie rozwoju, które potrzebują skalowalnych planów telefonicznych, a także zespoły zdalne, skorzystają z zalet oferowanych przez usługę telefoniczną VoIP.

Przede wszystkim VoIP jest odpowiedni dla każdej firmy wymagającej zaawansowanych funkcji połączeń, takich jak samoobsługa klienta IVR, kolejkowanie połączeń i analiza połączeń.

Jak znaleźć najlepszego dostawcę VoIP?

Jeśli ten post przekonał Cię do porzucenia telefonu stacjonarnego na rzecz systemu telefonicznego VoIP, musisz teraz sprawdzić, który dostawca najlepiej pasuje do Twojej firmy.

Weź pod uwagę takie czynniki, jak dostępne ceny i plany, funkcje standardowe i dodatkowe, gwarantowany czas pracy bez przestojów i mobilność.

Nasza tabela najpopularniejszych i najlepiej ocenianych dostawców usług VoIP dla biznesu i usług VoIP dla gospodarstw domowych jest doskonałym punktem wyjścia. Porównaj ceny dostawców, przeczytaj recenzje użytkowników i poznaj właściwe pytania, które należy zadać potencjalnemu dostawcy, zanim zobowiążesz się do korzystania z jego usług telefonicznych i ujednoliconej platformy komunikacyjnej.