Biznesowy VoIP a tradycyjne systemy PBX: wszystko, co musisz wiedzieć
Opublikowany: 2018-10-02Komunikacja biznesowa jest kluczowym aspektem każdej organizacji i istnieje od czasu wynalezienia telefonu. Niezależnie od tego, czy Twoja organizacja poszukuje sposobu na umożliwienie komunikacji wewnętrznej, czy też ma potrzebę otwarcia komunikacji zewnętrznej z klientami i klientami, system telefonii biznesowej jest absolutnie niezbędny. Niewielu będzie się temu sprzeciwiać. Jednak toczy się niekończąca się debata na temat tego, jakie może być właściwe rozwiązanie lub system.
Rozwiązania telefonii biznesowej przeszły kilka ewolucji i zmian na przestrzeni dziesięcioleci, przy czym typowe usługi telefonii stacjonarnej ustąpiły miejsca bardziej zaawansowanej telefonii biznesowej zapewnianej przez tradycyjny system PBX. Korzystanie z centrali PBX umożliwiłoby organizacji uzyskanie dostępu do jeszcze większej liczby linii telefonicznych i rozszerzeń, a także zaawansowanych funkcji, takich jak routing połączeń, wykraczających poza podstawową funkcjonalność nawiązywania i odbierania połączeń.
Ale ostatnio telefonia biznesowa ponownie się zmieniła. Bardziej nowoczesne rozwiązania doprowadziły do powstania wirtualnych systemów PBX i innych rodzajów całkowicie cyfrowych rozwiązań biznesowych VoIP. Jednak ze względu na różne potrzeby i wymagania każdej firmy, nie zawsze jest tak łatwo, jak po prostu przeskoczyć na tradycyjne lub starsze rozwiązanie, aby przenieść wszystkie cyfrowe. Ponieważ tradycyjne rozwiązania PBX nadal są popularną opcją dla dużych organizacji, chcieliśmy zaoferować szczegółowy podział, porównując te starsze rozwiązania z bardziej nowoczesnymi platformami Business VoIP.
Przyjrzymy się dogłębnie zarówno tradycyjnym rozwiązaniom PBX, jak i biznesowym rozwiązaniom VoIP, aby pomóc Twojej firmie dokonać właściwego zakupu.
Zanim zagłębimy się w dogłębne porównanie tego, czym dokładnie jest każde rozwiązanie i co zapewnia organizacji, ważne jest, aby zrobić krok wstecz i zaoferować łatwo przyswajalne porównanie side-by-side. Na poniższym wykresie możesz szybko zrozumieć główne różnice między tradycyjnym rozwiązaniem analogowej centrali PBX a hostowaną platformą Business VoIP.
Tradycyjne rozwiązania PBX są wykorzystywane w średnich i dużych organizacjach od dziesięcioleci i nie bez powodu — sama niezawodność standardowego połączenia analogowego w połączeniu z funkcjonalnością centrali PBX jest trudna do pobicia. Jednak wraz z wprowadzeniem biznesowych rozwiązań VoIP, zwykle określanych czasami jako IP PBX, firmy mają teraz porównywalne rozwiązanie, które oferuje taką samą funkcjonalność za ułamek ceny.
W tym miejscu przedstawimy ogólny zarys tego, jak tradycyjna centrala PBX i hostowana usługa VoIP kontrastują ze sobą. Podobnie jak w przypadku każdego innego rozwiązania lub platformy, istnieją między nimi kompromisy. Chociaż może się wydawać, że biznesowe rozwiązania VoIP są od razu lepsze ze względu na znacznie niższy rachunek telefoniczny dla firm, decyzja ostatecznie będzie znacznie bardziej zniuansowana i będzie w dużej mierze zależeć od konkretnych potrzeb organizacji.
| Tradycyjna centrala PBX | Biznesowy VoIP | |
| Koszty eksploatacji | Wysoki, Twoja organizacja nie tylko musi zakupić sprzęt, ale koszt bieżący na pracownika może wynieść nawet 100 USD lub nawet 1000 USD. Małe firmy zatrudniające poniżej 100 pracowników zazwyczaj płacą mniej, ale większe organizacje, które będą korzystać z tradycyjnej centrali PBX, powinny liczyć się z płaceniem znacznie więcej niż za rozwiązanie VoIP. | Niski, 25-30 USD na użytkownika indywidualnego (dla połączeń bez ograniczeń) |
| Koszt początkowej konfiguracji | Wysoki — wymaga zakupu lokalnego sprzętu PBX, a także telefonów zastrzeżonych oraz wymaga instalacji i konserwacji przez doświadczony zespół. | Niski – nie wymaga dedykowanych telefonów stacjonarnych ani sprzętu |
| Jakość dźwięku | Wysoko ceniony, nie zależny od połączeń internetowych | Zmienna i zależna od połączeń internetowych. Prędkości nowoczesnego Internetu poprawiły VoIP i w odpowiednich okolicznościach VoIP jest porównywalny z tradycyjnymi rozwiązaniami PBX |
| Skalowalność | Trudne – skalowanie rozwiązania PBX może być trudne i kosztowne, ponieważ będzie wymagało instalacji nowego sprzętu. Jeśli Twoja organizacja chce rozszerzyć usługę o nowe lokalizacje, wymaga to zainstalowania nowego sprzętu w każdej lokalizacji, zazwyczaj przez doświadczonego technika. | Łatwe — organizacje mogą po prostu dodać dodatkowych użytkowników bez konieczności zakupu dodatkowego sprzętu lub linii telefonicznych. Czasami wymagane jest uaktualnienie planu, co może zwiększyć całkowity koszt. |
| Dostosowywanie | Trudne – Dostosowanie centrali PBX wymaga doświadczonego i kompetentnego technika, a dodanie nowych funkcji lub funkcjonalności zazwyczaj wymaga dodania nowego sprzętu. | Łatwość – Jedną z największych zalet VoIP jest dostępny poziom dostosowania. Użytkownicy mogą dostosowywać subskrypcje, aby wybrać określone usługi lub funkcje. Użytkownicy mogą określić pozdrowienia, godziny pracy, indywidualne rozszerzenia użytkowników, opcje połączeń i wiele więcej. |
| Kompatybilność telefonu | Ograniczone — tradycyjne rozwiązania PBX zazwyczaj wymagają telefonów firmowych, które są zablokowane przez system lub producenta i nie można ich używać z innymi rozwiązaniami. | Wiele opcji — rozwiązania VoIP nie zawsze wymagają dedykowanych telefonów stacjonarnych, ponieważ użytkownicy mogą korzystać z usługi na swoim urządzeniu mobilnym lub wirtualnego telefonu programowego na swoim komputerze. Telefony stacjonarne IP zaprojektowane dla VoIP są stale wprowadzane, a użytkownicy mogą nawet używać starszych telefonów stacjonarnych z adapterem. |
| Niezawodność | Wysoki, ale zmienny – Tradycyjne rozwiązania PBX nie opierają się konkretnie na połączeniu internetowym, takim jak VoIP, ale zamiast tego łączą się z tradycyjną siecią PSTN. Jednak w przypadku sprzętu PBX zainstalowanego na miejscu i utrzymywanego przez organizację, jeśli wystąpi problem, przywrócenie usługi może być kosztowne lub trudne. Ze względu na pojedynczą lokalizację lokalną tradycyjne rozwiązania PBX również nie mają nadmiarowości w konfiguracji. | Wysoka, ale zmienna — pomimo powszechnych nieporozumień, rozwiązania VoIP z czasem poprawiły swoją niezawodność. Wprowadzenie bardziej wydajnych usług internetowych umożliwiło organizacjom pełne wykorzystanie technologii VoIP bez obaw o zakłócenia, fluktuacje lub zerwane połączenia. Przewoźnicy obiecują również 99,9% lub więcej czasu pracy bez przestojów. Ponieważ jednak VoIP jest uzależniony od połączenia internetowego, przy słabym połączeniu użytkownicy będą mieli słabą jakość połączeń. Rozwiązania VoIP oparte są na sieci centrów danych dostawcy tradycyjnie obejmują nadmiarowość centrów danych w celu zapewnienia spójności. |
| 911 dostęp | Wliczone w cenę i dostępne nawet w przypadku awarii internetu/prądu. | Wliczone i opłacone z podatków. Niektóre usługi mogą nawet zawierać funkcjonalność E911. |
| Bezpieczeństwo | Wysoki – Podobnie jak telefony stacjonarne, tradycyjne centrale PBX mają charakter analogowy i przesyłają dane głosowe za pośrednictwem miedzianych linii PSTN. Zapobiega to hakowaniu. Bezpieczeństwo można również zwiększyć za pomocą kontrolera granic sesji. | Zależne — chociaż VoIP może wydawać się bardziej podatny na zagrożenia, będzie to sprowadzać się zarówno do praktyk bezpieczeństwa dostawcy, jak i poszczególnych organizacji. Szyfrowanie stało się coraz bardziej powszechne, a zapory sieciowe są koniecznością dla każdej firmy. |
| Połączenia krajowe | Zawsze w cenie i ogólnie bez ograniczeń. | Zawsze w cenie i bez ograniczeń. Niektórzy dostawcy mogą oferować plan minutowy, ale nieograniczone połączenia stały się standardem w przypadku bardziej podstawowych lub zaawansowanych planów, z których korzysta większość firm. |
| Połączenia międzynarodowe | Ogólnie wliczone, ale naliczane według stawki za minutę jako tradycyjne rozwiązanie stacjonarne. | Niedrogie — niektórzy dostawcy oferują nielimitowane plany połączeń międzynarodowych, podczas gdy inni pobierają opłaty za minutę, zaledwie 0,02 USD za minutę. |
| Zależność elektryczna | Niezależność od sieci energetycznej | Polega na mocy |
| Opcje poczty głosowej | Automatyczne sekretarki i poczta głosowa są dostępne i ogólnie zawarte w sprzęcie PBX | Dołączone i dostępne online i zdalnie. Wielu dostawców oferuje nawet funkcję poczty głosowej na e-mail |
| Wybór dostawcy | Ograniczona w zależności od lokalizacji, ponieważ tradycyjne centrale PBX tracą na popularności ze względu na wzrost liczby central IP PBX | Generalnie nie jest ograniczony lokalizacją z wieloma opcjami do wyboru. |
| Funkcje multimedialne | Tradycyjna centrala PBX rozszerza funkcjonalność poza podstawową linię stacjonarną i zazwyczaj może obejmować:
| VoIP rozrósł się do ujednoliconej komunikacji i generalnie obejmuje:
|
| Kontrakty | Bardziej prawdopodobne jest, że dostawcy zazwyczaj będą wymagać umowy z rocznymi warunkami i stawkami. | Mniej prawdopodobne jest to, że niektórzy dostawcy oferują plany płatności zgodnie z rzeczywistym użyciem (na przykład sprawdź strukturę cen Amazon Connect), a większość nie wymaga umów na plany miesięczne. |
Podczas gdy tradycyjne rozwiązania PBX stały się podstawą dla średnich i dużych organizacji Enterprise, ich popularność szybko spada. Tradycyjne podejście analogowe w połączeniu ze sprzętem lokalnym może nadal stanowić mocne argumenty dla tych zespołów, które poszukują absolutnej niezawodności i bezpieczeństwa bez poświęcania funkcjonalności (szczególnie w porównaniu ze standardowym połączeniem stacjonarnym).
Jednak wraz ze wzrostem niezawodności i dostępności zarówno połączeń internetowych, jak i biznesowych rozwiązań VoIP, początkowe i ogólne koszty związane z tradycyjną centralą PBX są dużymi czynnikami ograniczającymi dla większości organizacji, które chcą uzyskać najlepsze rozwiązanie, jednocześnie zmniejszając koszty.
Niezawodność i bezpieczeństwo tradycyjnego rozwiązania PBX mają swoją cenę i wymagają konserwacji i instalacji przez doświadczony i kompetentny zespół profesjonalistów. Chociaż duże przedsiębiorstwo zazwyczaj posiada własny dział IT, może to stanowić kolejną poważną przeszkodę dla mniejszych organizacji, które chcą uzyskać funkcjonalność zarezerwowaną wcześniej dla tych złożonych rozwiązań.
Jak już wspomniałem, rodzaj rozwiązania, z którego będzie korzystać Twoja organizacja, sprowadza się do kilku czynników, których nie da się łatwo podsumować w jednej dyskusji. Na przykład duże przedsiębiorstwo może preferować całkowitą kontrolę uzyskaną dzięki tradycyjnej centrali PBX, podczas gdy mniejsza organizacja będzie preferować prostotę hostowanego biznesowego rozwiązania VoIP.
Z drugiej strony, nawet duże organizacje mogą poszukiwać zwiększonej elastyczności i funkcjonalności biznesowego rozwiązania VoIP. W tym miejscu przedstawimy główne zalety i wady każdego rozwiązania, aby pomóc Twojej organizacji lepiej zrozumieć, w jaki sposób każde z nich przyniesie najlepsze korzyści dla firmy.
| Tradycyjna centrala PBX | Biznesowy VoIP | |
| Zalety |
|
|
| Niedogodności |
|
|
Jedną z największych wad tradycyjnej centrali PBX jest złożoność rozwiązania. Ponieważ tradycyjne centrale PBX są fizycznymi urządzeniami analogowymi, rozwiązania te muszą być instalowane na terenie organizacji, co wymaga wiedzy doświadczonego zespołu. Rozwiązania te zazwyczaj składają się z samej fizycznej centrali PBX, wraz z dedykowanym komputerem do obsługi połączeń przychodzących i wychodzących, linii miejskich kończących się na centrali, sieci linii centrali, a także konsoli lub centrali dla operatora, jeśli organizacja uzna to za konieczne.
Wszystkie te fizyczne elementy sprzętu muszą być prawidłowo zainstalowane i skonfigurowane, aby zapewnić, że rozwiązanie będzie działać bez żadnych wad i będzie wymagało konserwacji przez w pełni obsadzony dział IT. Już samo to zwiększa złożoność i koszty związane z wykorzystaniem tradycyjnej centrali PBX, pozycjonując rozwiązanie ogólnie dla większych organizacji korporacyjnych. Nie oznacza to, że tradycyjna centrala PBX jest zła — lokalny charakter rozwiązania nie wymaga od organizacji polegania na sieci lub obsłudze klienta dostawcy hostingu lub chmury, takiego jak Business VoIP.
Tradycyjne rozwiązania PBX będą również zawierać więcej funkcji niż typowa linia stacjonarna, w tym automatyczna dystrybucja połączeń, interaktywne menu odpowiedzi głosowej, przekierowywanie połączeń, poczta głosowa oraz możliwość tworzenia biznesowych powitań w poczcie głosowej, faksowania, konferencji, a nawet szczegółowych zapisów połączeń. Jednak ta lista jest dość krótka w porównaniu z funkcjonalnością zapewnianą przez hostowane rozwiązanie Business VoIP, a jak wspomniano, nowa funkcjonalność może wymagać instalacji jeszcze większej ilości sprzętu, co dodatkowo zwiększa złożoność rozwiązania.
Kiedy wcześniej przyjrzeliśmy się tradycyjnym usługom stacjonarnym w porównaniu z biznesowymi rozwiązaniami VoIP, jedną z największych różnic między nimi była sama różnica między zawartymi funkcjami i funkcjonalnością. Jednak ta różnica nie przenosi się bezpośrednio na tradycyjne porównanie PBX i Business VoIP. Tradycyjne rozwiązania PBX zostały pierwotnie opracowane, aby umożliwić organizacjom tworzenie i zarządzanie wieloma połączeniami przychodzącymi i wychodzącymi na poszczególnych liniach przy użyciu tej samej usługi połączeń.
Mówiąc prościej: centrala PBX po prostu wewnętrznie segmentuje różne numery i linie telefoniczne, wykorzystując tylko niewielką liczbę zewnętrznych linii telefonicznych. Zamiast kupować 1000 indywidualnych linii telefonicznych, centrala PBX umożliwia organizacji korzystanie z zaledwie kilku zewnętrznych linii telefonicznych, zapewniając jednocześnie pracownikom i zespołom swoje numery wewnętrzne. Oprócz tego tradycyjne rozwiązania PBX zazwyczaj zawierają dodatkowe funkcje i funkcje, których nie można znaleźć w standardowych połączeniach stacjonarnych.
Ogólnie rzecz biorąc, tradycyjne rozwiązania PBX, związane z kontrolą i routingiem połączeń, od dawna stanowią standard dla organizacji, które potrzebują czegoś więcej niż tylko połączeń przychodzących i wychodzących. Jednak wraz z wprowadzeniem hostowanych rozwiązań Business VoIP, dostępne funkcje i funkcje wciąż się rozwijają, przy jednoczesnym utrzymaniu niższych kosztów. Przyjrzyjmy się bliżej, aby lepiej zrozumieć ten podział między rozwiązaniami.
| Cechy | Tradycyjna centrala PBX | Biznesowy VoIP |
| Blokowanie połączeń | tak | tak |
| Przekazywanie połączeń | tak | tak |
| Oddzwoń | tak | tak |
| Śledzenie połączeń | tak | tak |
| Połączenie oczekujące | tak | tak |
| Blokowanie identyfikatora dzwoniącego | tak | tak |
| Nagranie rozmowy | Tak* | tak |
| Grupy połączeń | tak | tak |
| Nie przeszkadzać | Nie | tak |
| Powtórz wybieranie | tak | tak |
| Ponowne wybieranie | tak | tak |
| Szybkie wybieranie | tak | tak |
| Połączenia trójstronne | tak | tak |
| Połączenia konferencyjne | Tak* | tak |
| Poczta głosowa | Tak* | tak |
| Poczta głosowa na e-mail | Tak* | tak |
| Znajdź mnie, podążaj za mną (dzwonek w dowolnym miejscu) | Nie | tak |
| Aplikacje mobilne i wsparcie | Nie | tak |
| Obsługa samochodowa | Tak* | tak |
| Analiza połączeń | Ograniczony | tak |
| Anonimowe odrzucenie połączenia | Nie | tak |
| Możliwości softphone | Nie | tak |
| Integracje z innymi aplikacjami i rozwiązaniami biznesowymi | Ograniczony* | tak |
| Niestandardowe pozdrowienia | tak | tak |
| Wideokonferencje | Nie | tak |
| Biznesowe SMS-y | Nie | tak |
| Muzyka zawieszona | tak | tak |
| Kliknij by zadzwonić | Nie | tak |
| Katalog wybierania według nazwy | tak | tak |
| Naciśnij i mów | Nie | tak |
| Interaktywna odpowiedź głosowa | Tak* | tak |
| Dział i indywidualne rozszerzenia | tak | tak |
| Wiadomości zespołowe | Nie | tak |
| Obecność zespołu | Nie | tak |
| Udostępnianie plików | Nie | tak |
| Funkcjonalność Contact Center | Nie | Tak* |
* Te funkcje nie zawsze będą zawarte bezpośrednio w planie i mogą wymagać dodatkowego sprzętu lub, w przypadku Hosted VoIP, zwiększonych kosztów.
Bliższe spojrzenie na biznesowe funkcje VoIP
Tak jak wspomnieliśmy w naszym poprzednim porównaniu, ta lista funkcji i funkcji VoIP nie jest w żadnym wypadku kompletna. Różni dostawcy będą w inny sposób koncentrować się na swoich platformach i mogą oferować większą lub mniejszą funkcjonalność dla określonych scenariuszy i przypadków użycia. Wielu różnych dostawców podzieli różne funkcje na różne plany płatności, dzięki czemu organizacje mogą wybrać dokładnie to, czego potrzebują, zamiast płacić za wszystko i usuwać niepotrzebne funkcje.
Niektórzy dostawcy rozszerzą nawet swoją funkcjonalność poza te podstawowe i bardziej nowoczesne sterowanie połączeniami. Na przykład, Vonage kontynuuje rozbudowę swojej platformy i zarówno niedawno, w ramach przejęcia TokBox, dołączył interfejsy API oparte na wideo, jak i zaawansowaną funkcjonalność Contact Center. Wynika to z natury rozwiązań hostowanych, ponieważ nie wymagają one fizycznego sprzętu, a ich funkcje można rozszerzyć za pomocą prostych aktualizacji przez Internet.
Jest to oczywiście jedna z największych zalet rozwiązania hostowanego, takiego jak Business VoIP, bez konieczności stosowania sprzętu, dostawcy mogą zapewnić znacznie większą funkcjonalność przy niższej cenie. Rozwiązania te weszły również dalej we współczesną, cyfrową erę dzięki ulepszonej obsłudze urządzeń mobilnych, w tym aplikacjom mobilnym i funkcjom takim jak „Znajdź mnie, podążaj za mną”, które umożliwiają użytkownikom odbieranie połączeń telefonicznych na więcej niż jednym urządzeniu — nie tylko na fizycznym telefonie stacjonarnym.
Rozwiązania Hosted Business VoIP można właściwie postrzegać jako nowoczesną ewolucję tradycyjnych systemów PBX.
Bliższe spojrzenie na tradycyjne funkcje PBX
Zauważyłem to podczas wprowadzania tego załamania i chcę się cofnąć. Tradycyjne rozwiązania PBX zostały pierwotnie zaprojektowane dla firm, z myślą o zwiększeniu funkcjonalności w stosunku do typowej linii stacjonarnej. Początkowo centrala PBX była po prostu wykorzystywana do zwiększania liczby linii telefonicznych i rozszerzeń w całej firmie, a nadgodziny umożliwiały dodawanie bardziej zaawansowanych funkcji i funkcji.
Dlatego zauważysz, że tradycyjne rozwiązanie PBX zawiera pewne zaawansowane funkcje, takie jak konferencje, ACD, IVR, indywidualne rozszerzenia i inne. Głównymi zaletami tradycyjnej centrali PBX będzie włączenie automatycznego przekierowywania połączeń wraz z systemem IVR, który umożliwia dzwoniącym znalezienie odpowiedniego działu lub numeru wewnętrznego bez konieczności wielokrotnego wybierania lub wyszukiwania numeru telefonu w książce telefonicznej.
Ogólnie rzecz biorąc, podczas gdy tradycyjna centrala PBX może rozszerzyć funkcjonalność tradycyjnego analogowego systemu telefonicznego poza zwykłe wykonywanie połączeń, główną wadą jest wzrost kosztów i złożoności każdej dodanej funkcji. Ponownie, głównym celem centrali PBX jest wprowadzenie większej liczby linii telefonicznych lub „oddziałów” opartych tylko na liniach telefonicznych. Włączenie nowych funkcji i funkcji, nawet czegoś takiego jak IVR lub ACD, będzie zazwyczaj wymagało albo dodatkowego sprzętu zainstalowanego na miejscu, albo po prostu dodatkowego kosztu oprócz i tak już drogiej usługi.
Ponownie, hostowane biznesowe rozwiązania VoIP mogą być postrzegane jako ewolucja tradycyjnych rozwiązań PBX, po prostu przenosząc tę ideę w sferę cyfrową.
Bez wątpienia największą różnicą między tradycyjną centralą PBX a hostowanym rozwiązaniem Business VoIP będą odpowiednio koszty związane z każdym z nich. Jak już wielokrotnie wspomniano, sama tradycyjna centrala PBX będzie kosztownym systemem, wymagającym zakupu fizycznej centrali PBX i związanego z nią sprzętu, zakupu własnych telefonów kompatybilnych z systemem, zwiększonych kosztów linii telefonicznych i użytkowników, a także jako konieczność utrzymania i kontroli rozwiązania przez wewnętrzny dział IT.
Z drugiej strony rozwiązania VoIP dla firm reprezentują absolutny szczyt oszczędności, ponieważ nie wymagają kosztownego sprzętu i po prostu oferują znacznie więcej za znacznie mniej. Jednak to oczywiście nie mówi pełnej historii. Chcieliśmy przyjrzeć się bliżej i przedstawić przybliżone liczby, aby pomóc Twojej organizacji lepiej zrozumieć, w jaki sposób te dwa rozwiązania będą się różnić zarówno pod względem kosztów początkowych, jak i powtarzających się.
Teraz poprzestanę, mówiąc, że tradycyjne koszty PBX są trudne do zdobycia. Z tego powodu zamierzamy przedstawić przybliżone szacunki oraz podać źródła i przykłady tam, gdzie to możliwe, aby umożliwić Twojemu zespołowi bardziej dogłębne spojrzenie.
Spojrzenie na tradycyjne ceny PBX
Jak już wspomniano, tradycyjne ceny PBX będą oparte na czymś więcej niż tylko liczbie linii lub użytkowników, za które płaci Twoja organizacja, lub liczbie minut, które będą wykorzystywane w miesiącu. Rozwiązania te będą wymagały zainstalowania sprzętu w siedzibie Twojej organizacji, a to jest dodatkowy koszt, którego nie można przeoczyć. Ogólnie rzecz biorąc, tradycyjne rozwiązanie PBX będzie wymagało:
- Fizyczna centrala sprzętowa PBX
- Dedykowany komputer do obsługi systemu
- Wypożyczalnie linii
- Dedykowana umowa z dostawcą
- Konserwacja związana z rozwiązaniem
- Dodatkowe koszty za więcej sprzętu wymaganego do zaawansowanych funkcji
Ogólnie rzecz biorąc, w przeciwieństwie do hostowanego biznesowego rozwiązania VoIP, tradycyjne platformy PBX będą obciążać organizacje na podstawie liczby wykonanych połączeń wraz z liczbą niezbędnych linii. VirtualPBX oferuje świetny podział niektórych kosztów związanych z tradycyjnymi systemami PBX, a ponieważ informacje te mogą być trudne do zdobycia, chcieliśmy wykorzystać te badania, aby pomóc Twojemu zespołowi lepiej zrozumieć, za co będą płacić.
- Koszty początkowe — będą się różnić w zależności od konkretnego dostawcy i sprzętu, z którego korzysta Twoja organizacja, ale mogą wynosić do 10 000 USD i więcej. Zwykle obejmuje to samą fizyczną centralę PBX, a także instalację systemu. Wirtualna centrala PBX szacuje, że system 5 użytkowników może kosztować do 60 000 USD za sprzęt i instalację, przy czym liczba ta spada do około 50 000 USD w przypadku systemu 40 użytkowników.
- Linie telefoniczne – Ponownie, w zależności od indywidualnego dostawcy rozwiązania, koszt ten może wynosić od 50 do 100 USD, a nawet 1000 USD za każdą potrzebną linię.
- Miesięczna opłata za sprzęt — koszty związane z niezbędnym sprzętem nie zawsze znikają po ustanowieniu systemu. Niektórzy dostawcy mogą pobierać miesięczny koszt utrzymania i obsługi sprzętu, który może wynosić od 500 do 5000 USD w zależności od wielkości systemu.
- Darmowe minuty — w przeciwieństwie do hostowanych rozwiązań VoIP tradycyjni dostawcy central PBX zazwyczaj pobierają opłaty za korzystanie z bezpłatnych lub nawet międzynarodowych minut, co zwiększa koszty i ogranicza usługi Twojej organizacji.
- Comiesięczna konserwacja — to znowu będzie się znacznie różnić w zależności od rozwiązania i dokładnej konfiguracji systemu, ale może wynosić do 1000 USD. Może się to również różnić w zależności od tego, czy Twoja organizacja polega na dostawcy w zakresie konserwacji, czy zatrudnia własny dział IT.
Chociaż te liczby są bardzo, bardzo przybliżonymi szacunkami, może to dać Twojej organizacji wyobrażenie o niezbędnych związanych z tym kosztach. W przeciwieństwie do usługodawcy Hosted VoIP, który nalicza opłaty tylko na podstawie liczby użytkowników, tradycyjne rozwiązania PBX zawierają znacznie większą listę powiązanych kosztów, wyceniając rozwiązanie poza budżetem większości małych i średnich firm.
Spojrzenie na ceny biznesowe VoIP
Zaproponowaliśmy bardzo podobne wyjaśnienie w naszym porównaniu telefonii stacjonarnej i biznesowej VoIP i oczywiście liczby mogą również zostać tutaj przeniesione. Od samego początku biznesowe rozwiązania VoIP są znacznie tańsze niż porównywalne opcje. Bez konieczności instalowania i utrzymywania drogiego sprzętu na miejscu, możesz całkowicie usunąć te początkowe i powtarzające się koszty z równania.
Jedną z największych zalet biznesowego rozwiązania VoIP jest sama dostępność i dostępność. Rozwiązania te na ogół nie są ograniczone do regionu, chyba że szukasz międzynarodowych dostawców, a do wyboru jest wiele opcji. Rozwiązania te są generalnie konfigurowalne i po prostu oferują bardziej opłacalną platformę. Biznesowi dostawcy VoIP mogą oferować tę samą usługę, a nawet więcej funkcji, niż tradycyjna centrala PBX za ułamek ceny, udostępniając rozwiązanie we własnych centrach danych i dostarczając platformę przez Internet.
Ponieważ istnieje tak wiele opcji, jeśli chodzi o Biznesową Telefonię IP, zamierzamy zaoferować bardziej uogólnione oszacowanie ceny i zawartej funkcjonalności. W zależności od konkretnych potrzeb Twojej organizacji ceny i niezbędne funkcje ulegną zmianie.
Typowy koszt usługi VoIP:
- Podstawowe plany mogą zaczynać się już od 15,99 USD miesięcznie na użytkownika. Ceny będą się zmieniać w zależności od liczby użytkowników, a nawet czasu subskrypcji. Niektórzy dostawcy mogą oferować zniżkę na ceny roczne w porównaniu z rozliczeniami miesięcznymi.
- Brak opłat instalacyjnych — rzadko zdarza się, aby dostawcy usług VoIP dla firm wymagali lub pobierali opłatę konfiguracyjną, ponieważ w tym procesie nie jest wymagana fizyczna konfiguracja sprzętu. Dostawca wygeneruje informacje o koncie i numery telefonów (lub przeniesie istniejące numery), a Twoja organizacja uzyska dostęp do platformy.
Ważne jest jednak, aby rozpoznać, w jaki sposób różni dostawcy usług VoIP dla biznesu będą segmentować i tierować swoje oferty rozwiązań. Nie ma uniwersalnej uzgodnionej struktury cen, a znalezienie odpowiedniego dopasowania będzie wymagało trochę badań. Generalnie dostawcy VoIP różnicują swoją ofertę w oparciu o:
- Liczba użytkowników — niektóre rozwiązania pobierają pojedynczą stawkę za X użytkowników. Na przykład 1-5 użytkowników za 20 USD miesięcznie. Niektórzy dostawcy pobierają opłaty na podstawie liczby użytkowników, co oznacza 15 USD za użytkownika miesięcznie.
- Ograniczenia funkcji – Podczas gdy biznesowe rozwiązania VoIP są w stanie zapewnić dodatkowe funkcje bez dodatkowych kosztów, wielu dostawców podzieli swoje funkcje i ograniczy zaawansowaną funkcjonalność do planów o wyższym poziomie. Warto jednak zauważyć, że nawet najbardziej podstawowe plany biznesowe VoIP będą zawierać więcej funkcji niż telefon stacjonarny — wystarczy spojrzeć powyżej na wymienione oferty AT&T, aby zobaczyć, jak bardzo są ograniczone.
Tak więc, chociaż ceny VoIP będą się różnić w zależności od potrzeb Twojego zespołu, umożliwia to organizacjom płacenie znacznie niższych stawek za znacznie bogatszą usługę.
Patrząc na przykład na usługę Nextiva, dostawca dzieli swoją ofertę na trzy poziomy:
- Office Pro — już od 19,95 USD/mies
- Brak opłat instalacyjnych
- PBX w chmurze
- Bezpłatne przenoszenie numeru
- Nieograniczone połączenia
- Nieograniczone wirtualne faksy
- Zaawansowane zarządzanie połączeniami
- Bezpłatny lokalny i bezpłatny numer
- Poczta głosowa na e-mail
- Wspólny wygląd połączenia
- Wleźć
- Muzyka HD wstrzymana
- Office Pro Plus — już od 20,95 USD/mies
- Wszystkie funkcje pakietu Office Pro plus
- Jedno profesjonalnie nagrane powitanie
- Zadzwoń do mnie teraz
- Most konferencyjny
- Aplikacja mobilna Nextiva
- Obecność zespołu
- Office Enterprise — już od 27,95 USD/mies
- Wszystkie funkcje pakietu Office Pro plus
- Nagrania rozmów
- Trzy profesjonalnie nagrane pozdrowienia
- Nextiva w dowolnym miejscu
Jako kolejny przykład możemy również przyjrzeć się strukturze cen RingCentral:
- Essentials – od 19,99 USD miesięcznie na użytkownika
- Do 10 użytkowników
- Nieograniczone spotkania wideo i audio z udostępnianiem ekranu – 4 użytkowników na spotkanie
- Nielimitowane rozmowy telefoniczne
- 100 bezpłatnych minut
- Biznesowe SMS-y bez ograniczeń
- Zarządzanie połączeniami i administracja systemem telefonicznym
- Możliwość wypożyczenia telefonu: telefony stacjonarne i konferencyjne
- Aplikacje mobilne
- Głos HD
- Wizualna poczta głosowa i poczta głosowa na e-mail
- Praca drużynowa
- Integracje z Microsoft, Google, Box i Okta
- Standard – od 24,99 USD miesięcznie na użytkownika
- Wszystkie podstawowe funkcje plus
- Nieograniczeni użytkownicy
- 1000 bezpłatnych minut
- Wielopoziomowa automatyczna sekretarka
- Faks internetowy
- Raporty dziennika połączeń
- Premium – od 34,99 USD miesięcznie na użytkownika
- Nieograniczeni użytkownicy
- Nieograniczone spotkania wideo i audio z udostępnianiem ekranu – 100 użytkowników na spotkanie
- Wszystkie standardowe funkcje plus
- 2500 bezpłatnych minut
- Automatyczne nagrywanie rozmów
- Wsparcie dla wielu witryn
- Tworzenie/wdrażanie aplikacji niestandardowych
- Integracja z Salesforce, Zendesk i Desk.com
- Jednokrotne logowanie
- Transkrypcja poczty głosowej na tekst
Jak widać, dostępność Business VoIP obejmuje duży obszar dostępności. Ceny zaczynają się na tyle niskie, że nawet najmniejsze zespoły mogą sobie pozwolić na rozwiązanie, zapewniając jednocześnie więcej funkcji, niż wymaga większość firm. W ostatecznym rozrachunku biznesowe rozwiązania VoIP pozostają opłacalne, elastyczne w stosunku do potrzeb Twojej firmy i bogate w funkcje. Tradycyjne rozwiązania PBX walczą o konkurencję, co z biegiem czasu staje się coraz bardziej oczywiste.
Tradycyjne rozwiązania PBX wychodzą z użycia, podobnie jak ich odpowiedniki dla telefonów stacjonarnych. Omówiliśmy nieuniknione zamknięcie PSTN w naszym ostatnim porównaniu i warto wspomnieć, że wpłynie to również bezpośrednio na rozwiązania tradycyjnej centrali PBX. Nie oznacza to jednak, że nie istnieje solidny przypadek użycia bardziej tradycyjnego podejścia z lokalnymi rozwiązaniami PBX.
Lokalna natura tradycyjnej centrali PBX jest mocnym punktem sprzedaży dla wielu organizacji, zwłaszcza jeśli chodzi o duże firmy typu Enterprise. Dzięki sprzętowi lokalnemu firma zyskuje absolutną i całkowitą kontrolę nad rozwiązaniem. Wiąże się to z wadą, zwiększonym kosztem, ale zapewnia również kilka głównych korzyści. Po pierwsze, mając sprzęt na miejscu, organizacja nie polega na innym dostawcy, wykorzystując centra danych i serwery tego dostawcy. Dzięki temu organizacja może zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa, kompatybilność z istniejącymi systemami, a w niektórych przypadkach nawet niezawodność.
Korzystając z hostowanego biznesowego rozwiązania VoIP, Twoja organizacja polega na serwerach i obsłudze klienta tego dostawcy VoIP — jeśli ich serwery ulegną awarii, firma musi siedzieć z założonymi rękami, aż usługa zostanie ostatecznie przywrócona. Może to być poważną wadą dla organizacji, która wymaga swojego systemu telefonicznego i nie może obejść się bez niego nawet przez minutę. Nie oznacza to, że rozwiązania lokalne mogą się nie powieść, ale przynajmniej jeśli to zrobią, to sama organizacja musi je przywrócić do działania.
Ta ulepszona kontrola jest wielką potrzebą i korzyścią dla dużych organizacji, które nie chcą zlecać na zewnątrz czegoś tak krytycznego jak ich system komunikacji. Chociaż jest to kosztowne, ogólne korzyści mogą być tego warte dla organizacji, która wymaga takiego poziomu spójności i kontroli w swoim rozwiązaniu.
W ostatecznym rozrachunku biznesowe rozwiązania VoIP mogą być postrzegane jako nowoczesna ewolucja tradycyjnego systemu PBX. Wielu dostawców uzna, że ich hostowane biznesowe platformy VoIP bardziej przypominają centrale IP PBX, oferując taką samą funkcjonalność, jak centrala PBX dostarczana przez Internet. Obejmuje to wiele rozszerzeń i linii, zaawansowaną funkcjonalność wykraczającą poza typową linię stacjonarną oraz możliwość pełnej kontroli i dostosowywania systemu. Chociaż rozwiązania VoIP mogły być nieco trudne na początku, rozwiązania te znacznie wzrosły pod względem niezawodności, dostępności i dostępności.
Szybkość i niezawodność połączeń internetowych również wzrosła, co dodatkowo wzmacnia sukces biznesowego rozwiązania VoIP. Biznesowa VoIP jest postrzegana jako nowy paradygmat komunikacji biznesowej, ponieważ rozszerzyła się poza tylko włączenie połączeń przychodzących i wychodzących oraz funkcje, na których wiele firm polega na tradycyjnych centralach PBX, takich jak ACD i IVR. Bez wątpienia oszczędności wynikające z biznesowego rozwiązania VoIP są jedną z głównych korzyści i przekonują do przejścia przekonujące organizacje różnej wielkości.
VoIP wprowadził również jeszcze bardziej zaawansowane funkcje, wykraczające poza to, co może zaoferować tradycyjna centrala PBX, i wprowadził telefonię biznesową do nowoczesnej ery cyfrowej. Wiele biznesowych rozwiązań VoIP może być teraz postrzeganych jako Unified Communications i oferuje nowoczesne funkcje, takie jak korzystanie z telefonu komórkowego, dzwonienie z dowolnego miejsca, faksowanie online, wideokonferencje, udostępnianie plików, wiadomości zespołowe i szereg funkcji współpracy, które wykraczają znacznie dalej niż tylko rozmowy telefoniczne.
Biznesowe rozwiązania VoIP są z natury mobilne i elastyczne, co nadaje się do nowego charakteru ciągłych, nowoczesnych pracowników, którzy muszą pozostać w kontakcie bez względu na to, gdzie się znajdują. Z drugiej strony tradycyjne centrale PBX są nadal związane z fizycznymi telefonami stacjonarnymi i oferują bardzo niewielką, jeśli w ogóle, mobilność. Rozwiązania VoIP mogą również bezpośrednio integrować się z wieloma innymi nowoczesnymi narzędziami biznesowymi i oprogramowaniem, takimi jak rozwiązania CRM, aby jeszcze bardziej rozszerzyć funkcjonalność.
W ostatecznym rozrachunku biznesowe rozwiązania VoIP są najnowocześniejszą technologią komunikacji biznesowej i oferują wszystko, czego potrzebuje organizacja, aby wkroczyć w erę cyfrową.
To, że wygląda na to, że tradycyjna centrala PBX i biznesowa VoIP to dwie strony tego samego medalu, nie oznacza, że nie są one w jakiś sposób kompatybilne. Bardzo popularnym podejściem w wielu dużych organizacjach byłoby wykorzystanie zarówno mobilności, jak i elastyczności hostowanego rozwiązania, z bezpieczeństwem, spójnością i kontrolą tradycyjnej lokalnej centrali PBX. Byłoby to podejście hybrydowe, łączące oba rozwiązania, aby umożliwić organizacji rozszerzenie jej ogólnego zasięgu komunikacyjnego.
Podejścia hybrydowe będą się znacznie różnić w zależności od potrzeb i konfiguracji firmy, ale ogólne zasady są mniej więcej takie same. A Hybrid approach will combine the on-premise, legacy hardware of a PBX with the hosted nature of a VoIP solution, enabling an organization to extend its service beyond one single location. This will enable an organization to spread its service to even more users and departments, enabling some teams to utilize more modern IP desk phones.
The biggest benefit with a hybrid approach is enabling remote locations to gain access to the same service that the organization's headquarters is utilizing — instead of having to install hardware on each individual location, the organization disperses its own existing PBX service through a hosted connection. The business still gains complete control of the solution associated with an on-premise traditional PBX, with the ability to spread the service all around the world.
A Hybrid approach is almost like the best of both worlds, enabling organizations to gain greater access and sometimes functionality, while still maintain the overall service in-house not having to rely on a third-party provider to maintain the service. We have a more in-depth discussion on hybrid solutions you can take a look at to learn more.
So, let's say your organization is currently using a traditional PBX solution, and has decided or is looking into switching over to a hosted IP platform. This in itself is a massive topic that will be covered on its own, but it is worth taking a brief look at. When it comes to establishing a VoIP solution, your organization does not require much overhead — especially if that is a cloud delivered VoIP solution.
Before your organization can jump straight into a VoIP solution, there are a few steps and precautions to take. Depending on your needs and installation method, these general guidelines will vary. For example, while VoIP does not necessarily require the use of a physical desk phone, many will recommend the use of at least one IP Desk phone.
Before You Start
The most important aspect to ensure before transiting to VoIP is an ample internet connection. VoIP relies solely on your organization's internet connection to make calls, as your voice is converted into data packets and then sent through the internet. Without a stable and capable internet connection, users will experience lag, jitters and even dropped packets. You can check your speed here for VoIP capabilities.
VoIP calls use about 100kbps for one individual device. So, this means if your organization is going to utilize 10 VoIP lines, your internet must be capable of supporting 1,000kbps, or 1 Megabit per second (Mbps) data transfer simultaneously. The best way to do so would be to utilize a Network Test to measure Download Speeds, Upload Speeds to determine the Bandwidth of your connection. You can test your network and learn more here.
Purchase Necessary Devices
Now, VoIP does not require the direct use of IP Desk phones. However, it is generally recommended to employ at least one phone as a base for your solution. Some organizations might also simply like the idea of utilizing desk phones and providing each employee with their own station.
Specific IP Desk Phones made for VoIP exist, and can even be had for under $150. Some phones have even expanded beyond basic calling functionality, like Mitel's Smartphone integrated devices. However, your organization can still utilize existing analog phones if that is what you have on hand. ATA adapters can be used to convert standard analog phones into VoIP compatible devices, enabling your organization to reuse existing hardware and further cut costs. Be sure to check out our Mitel reviews if you are interested in devices that offer that advanced smartphone integration.
Shopping for a Solution
Now when it comes to transition to VoIP, the most difficult aspect of the entire process will be choosing the right provider for your organization. Fortunately, a large number of options exist and depending on the specific requirements of your organization you will find some providers a better fit than others.
Thankfully, we have an extensive list and comparison of different VoIP providers throughout our website. You can check our simple Business VoIP break down, and when you want to narrow down even further specifics, you could check out our head to head series in which we dig deep compare two providers closely. Be careful of settling on the first provider you come across, and be prepared to do your homework. Individual user reviews are one of the best ways to understand the capability and reliability of a solution, and we have a collected database on each individual provider throughout our website.
It can be a bit difficult to declare one specific solution as a clear winner over another. This can absolutely be said for the debate between a Traditional PBX and a more modern Business VoIP solution. Modern-day VoIP solutions have evolved greatly beyond their early days, and now represent an incredibly stable and cost-effective solution that just about any business can take advantage of. However, that does not mean that a more analog approach with a Traditional PBX is completely obsolete just yet. This rings especially true for large scale Enterprise organizations, particularly those with multiple locations around the globe.
Traditional PBX solutions still have their place, and when utilized in a hybrid approach with a hosted solution, can represent the best of both worlds for a business that is looking to keep absolute control of their business communications platform completely in house. However, the overall costs and maintenance associated with a traditional PBX solution makes them less and less desirable to teams of all sizes as time goes on. Business VoIP solutions truly hit that sweet spot of cost and functionality provided, offering many more modern features without the need for additional hardware or costs.
However, depending on the specific needs of your organization, read our guide for a complete understanding of what cloud PBX is.