8 ulg podatkowych WFH, do których uprawnieni są pracownicy zdalni w 2025 r

Jeśli jesteś jednym z szacunkowych 22,5 miliona pracowników w USA, którzy obecnie pracują z domu, prawdopodobnie czujesz się zadowolony z oszczędzania pieniędzy na dojazdach do biura i lunchach w mieście.

Jednak od inwestycji w ergonomiczne krzesła biurowe po pokrycie kosztów podróży służbowych – praca w domu nie jest darmowa. Na szczęście niektórzy pracownicy mogą złagodzić to obciążenie finansowe, ubiegając się o ulgi podatkowe na wydatki związane z WFH – od kosztów biura domowego po opłaty licencyjne na oprogramowanie.

Jeśli chcesz ubiegać się o zwrot pieniędzy w tym sezonie podatkowym, przed udzieleniem praktycznych porad, które pomogą Ci złożyć wniosek, przedstawiliśmy kilka kluczowych ulg podatkowych związanych z pracą zdalną, o których powinieneś wiedzieć.

Którzy pracownicy zdalni mogą ubiegać się o ulgi podatkowe?

W 2025 r. większość osób prowadzących działalność na własny rachunek , w tym freelancerzy, właściciele małych firm i niezależni wykonawcy, będzie mogła ubiegać się o ulgi podatkowe z tytułu wydatków związanych z pracą.

Jednakże większość formalnie zatrudnionych pracowników W-2 nie kwalifikuje się do federalnych ulg podatkowych , chyba że są zatrudnieni w następujących stanach lub miastach: Kalifornia, Illinois, Iowa, Massachusetts, Minnesota, Montana, New Hampshire, Nowy Jork, Dakota Północna, Pensylwania , Dakota Południowa, Dystrykt Kolumbii i Seattle.

Są jednak pewne wyjątki. Rezerwiści wojskowi mogą ubiegać się o zwrot podatku od kosztów podróży, jeśli podróżują ponad 160 km od domu w celach usługowych, nawet jeśli są pracownikami W-2. Ustawa Fair Labor Standard Act stanowi również, że wszyscy pracownicy w USA są uprawnieni do odpisów podatkowych, jeśli koszty związane z pracą w domu spowodują, że ich zarobki spadną poniżej federalnej płacy minimalnej .

Jakie ulgi podatkowe przysługują pracownikom zdalnym?

Jeśli planujesz ubiegać się o ulgi podatkowe, musisz najpierw zapoznać się z warunkami. Oto kilka typowych odpisów podatkowych, do których uprawnieni są zdalni pracownicy:

1. Koszty biura domowego
2. Sprzęt biznesowy
3. Koszty podróży
4. Przebieg pojazdu
5. Posiłki biznesowe
6. Opłaty licencyjne
7. Składki na ubezpieczenie zdrowotne
8. Składki emerytalne

1. Odliczenia z tytułu biura domowego

Czy pracujesz z domowego biura? Jeśli tak, możesz odliczyć część wydatków domowych w zeznaniu podatkowym. Rząd oferuje tę ulgę podatkową, aby pomóc pracownikom zdalnym zrównoważyć wydatki na utrzymanie biura domowego.

Ulga podatkowa przysługuje właścicielom domów i najemcom (pod warunkiem, że spełniają wymagania IRS) i może pomóc w obniżeniu kosztów odsetek od kredytu hipotecznego, ubezpieczenia właścicieli domów, czynszu, mediów, podatków od nieruchomości i innych.

Aby mieć prawo do ulgi podatkowej w przypadku biura domowego, pracownicy muszą wykorzystywać przestrzeń biurową wyłącznie i regularnie do celów służbowych. Oznacza to, że jeśli pracujesz w pomieszczeniu o wielu celach – takim jak sypialnia, jadalnia lub salon – prawdopodobnie nie będziesz się kwalifikować.

Twoje biuro domowe musi być także Twoim głównym miejscem pracy. Jeśli więc od czasu do czasu pracujesz z domu, możesz nie kwalifikować się.

2. Sprzęt biznesowy

Samozatrudnieni i uprawnieni pracownicy W-2 mogą również ubiegać się o ulgi podatkowe do kwoty 1 050 000 USD na kwalifikowany sprzęt biznesowy.

Kwalifikujące się produkty obejmują sprzęt komputerowy, monitory i drukarki, meble biurowe, takie jak biurka, krzesła i stojaki na laptopy, a także artykuły papiernicze, takie jak papier, organizery na biurko i tusze do drukarek.

Jednak według IRS, aby mieć prawo do ulgi podatkowej, musisz być właścicielem całej nieruchomości i móc z niej korzystać przez ponad rok. Nieruchomość musi być również wykorzystywana do zarabiania pieniędzy lub wspierania Twojej roli, a w ramach swojego wniosku musisz wyjaśnić, jak to się robi.

3. Koszty podróży

Jeśli Twoja praca zdalna wymaga podróżowania do różnych lokalizacji i nie posiadasz pojazdu, możesz również ubiegać się o ulgi podatkowe na koszty podróży. W zależności od metody podróży koszty podróży podlegające odliczeniu mogą obejmować opłaty za transport, takie jak bilety kolejowe, autobusowe lub lotnicze.

Jednakże, podobnie jak w przypadku wszystkich ulg podatkowych, obowiązują pewne zastrzeżenia. Podróż, o którą się ubiegasz, musi odbywać się „z dala od domu podatkowego”, czyli miejsca, w którym prowadzisz sprawy biznesowe, i wymagać noclegu. Będziesz także musiał prowadzić szczegółową dokumentację swoich podróży, w tym informacje o celu podróży i rachunki za bilety podróżne.

4. Przebieg pojazdu

Jeśli podróżujesz własnym pojazdem w celach służbowych, możesz również mieć możliwość ubiegania się o zwrot podatku od przebiegu pojazdu. Ta zaleta ma zastosowanie niezależnie od tego, czy odbywasz długą podróż przez stany, czy pokonujesz krótkie dystanse w obrębie własnego miasta.

Możesz ubiegać się o odszkodowanie na podstawie faktycznego poniesionego wydatku lub standardowej stawki milowej IRS. Aby móc ubiegać się o zwrot w tym drugim terminie, musisz prowadzić rejestr przejechanych kilometrów i oddzielać odległości prywatne i służbowe. Od 2025 r. standardowa stawka IRS dla kwalifikujących się pracowników wynosi 70 centów za milę.

Jednak oprócz stawek za przebieg możesz ubiegać się o zwrot podatku również od innych kosztów związanych z pojazdem, w tym ubezpieczenia, rejestracji pojazdu, konserwacji, kosztów parkowania i opłat drogowych.

5. Posiłki biznesowe

Czy Twoja praca wymaga częstego spożywania posiłków poza domem? Jeśli tak, pracownicy zdalni są również uprawnieni, pod pewnymi warunkami, do ulg podatkowych na posiłki służbowe.

Zgodnie z aktualnymi wytycznymi IRS, 50% kosztu posiłku podlega odliczeniu . Aby jednak się zakwalifikować, posiłek będzie musiał albo odbyć się z klientami, współpracownikami biznesowymi, zostać spożyty podczas noclegu w celach służbowych, albo zostać podany podczas spotkań biznesowych lub wydarzeń bezpośrednio związanych z pracą.

Posiłki przeznaczone do spożycia na własny użytek lub dla wygody nie są jednak objęte tym odliczeniem podatku. Oznacza to, że jeśli DoorDash dostarczy Ci posiłek do domu w czasie pracy, niestety będziesz musiał sam pokryć jego pełne koszty.

6. Opłaty licencyjne

Jeśli płacisz za licencje bezpośrednio związane z Twoją pracą zdalną, możesz ubiegać się o ulgi podatkowe od tych opłat.

Licencje podlegające odliczeniu obejmują licencje zawodowe wymagane do pracy w zawodach takich jak medycyna, prawo czy księgowość, licencje potrzebne firmom do prowadzenia działalności oraz subskrypcje oprogramowania potrzebne do codziennych czynności zawodowych, takie jak na przykład Microsoft Office 365 lub Adobe Creative Cloud.

Krótko mówiąc, aby licencja mogła być odliczona od podatku, musi być bezpośrednio powiązana z Twoją pracą zdalną. Oznacza to, że licencje i subskrypcje do użytku osobistego, takie jak subskrypcje magazynów lifestylowych lub zajęcia społeczne i rekreacyjne, nie będą objęte gwarancją.

7. Składki na ubezpieczenie zdrowotne

Ubezpieczenie zdrowotne może być ogromnym wydatkiem dla osób prowadzących działalność na własny rachunek. Prawdopodobnie odczujesz ulgę, słysząc, że możesz także ubiegać się o ulgi podatkowe na składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Jeśli prowadzisz działalność na własny rachunek i korzystasz z ubezpieczenia zdrowotnego zakupionego pod Twoją nazwą lub nazwą Twojej firmy, będziesz mógł odliczyć koszt składek na ubezpieczenie zdrowotne za siebie, współmałżonka i dzieci w wieku poniżej 27 lat. Jednakże , nie będziesz mógł ubiegać się o to odliczenie, jeśli Ty lub Twój współmałżonek kwalifikujecie się do ubezpieczenia zdrowotnego dotowanego przez pracodawcę, nawet jeśli zdecydujesz się nie rejestrować w planie swojej firmy.

W roku 2025 kwalifikujące się ubezpieczenie zdrowotne obejmuje ubezpieczenie medyczne, określone kwalifikujące ubezpieczenie na opiekę długoterminową oraz wszystkie składki na Medicare (części A, B, C i D).

8. Składki emerytalne

Planowanie przyszłości jest konieczne, ale może być kosztowne. Na szczęście niektórzy pracownicy mogą ubiegać się o obniżki podatków od składek emerytalnych, aby zmniejszyć obciążenie finansowe związane z uzupełnianiem puli emerytur.

Odliczenia te obejmują kilka planów emerytalnych, w tym plan uproszczonej emerytury pracowniczej (SEP) IRA, plan Solo 401(k) i plan SIMPLE IRA. Pierwsze dwa plany mają limity składek do 66 000 dolarów, podczas gdy SIMPLE IRA jest znacznie niższe i wynosi 15 000 dolarów lub 19 000 dolarów, jeśli macie ponad 50 lat.

Jeśli jesteś pracownikiem, który wpłaca składki na sponsorowany przez pracodawcę plan emerytalny, pieniądze wpłacane na te konta są zazwyczaj przed opodatkowaniem, co oznacza, że ​​automatycznie zmniejszają one dochód podlegający opodatkowaniu.

W jaki sposób pracownicy zdalni powinni ubiegać się o ulgi podatkowe?

Jeśli uważasz, że kwalifikujesz się do niektórych z tych zwolnień podatkowych, ale nie złożyłeś jeszcze żadnego wniosku – możesz być spokojny. Proces jest stosunkowo prosty i nie powinien zająć zbyt długo, pod warunkiem, że prowadzisz szczegółową dokumentację swoich wydatków.

Po pierwsze, zalecamy skorzystanie z dedykowanego oprogramowania podatkowego, które pomoże Ci śledzić ważne dane i mieć pewność, że odbierzesz wszystkie swoje odliczenia. Możesz także zatrudnić księgowego do zarządzania procesem, jeśli chcesz mieć pewność, że uwzględniono wszystkie podstawy.

Następnie, jeśli jesteś osobą samozatrudnioną, będziesz musiał ubiegać się o odliczenia podatku od większości wydatków służbowych, korzystając z formularzy podatkowych z załącznika C (zysk lub strata z działalności gospodarczej) i uwzględnić podatki z tytułu samozatrudnienia w formularzu Schedule SE .

Proces będzie nieco inny w przypadku tradycyjnych pracowników W-2. Jeśli należysz do tej kategorii, będziesz musiał skorzystać z formularza Załącznika A (wyszczególnione odliczenia) w celu uzyskania kwalifikujących się odliczeń, a także złożyć stanowe zeznanie podatkowe, jeśli Twój stan zezwala na dodatkowe odliczenia.

Kiedy pracownicy zdalni powinni ubiegać się o ulgi podatkowe?

Powinieneś starać się ubiegać o te odliczenia podatkowe podczas składania zeznań podatkowych . W USA sezon podatkowy trwa od 1 stycznia do 15 kwietnia . Jeśli nie możesz dotrzymać kwietniowego terminu, możesz również poprosić o przedłużenie zgłoszenia, korzystając z formularza 4868 . Jeśli Twój wniosek zostanie zatwierdzony, będziesz mieć czas do 15 października na złożenie zeznań podatkowych.

Jednakże osoby prowadzące działalność na własny rachunek są zobowiązane do płacenia podatków kwartalnie, a terminy płatności upływają 15 kwietnia , 15 czerwca , 15 września i 15 stycznia , dlatego ważne jest, aby znać daty przed rozpoczęciem przygotowywania wniosku.

Jeśli prowadzisz własną firmę, nie zapomnij zapoznać się z naszym przewodnikiem po dotacjach dla małych firm, który dostępny jest w tym miesiącu.