Co to jest faktura proforma i jak ją wygenerować?

Faktura proforma działa jak wycena lub kosztorys, umożliwiając określenie szczegółów zamówienia i zabezpieczenie płatności z góry przed podjęciem ryzyka wysyłki. Jednak nieprawidłowo sporządzona faktura proforma może spowodować ogromne problemy, opóźnienia i utratę zysków.

W tym artykule dowiesz się wszystkiego o fakturach proforma – od tego, czym są, aż po sposób ich tworzenia krok po kroku. Odkryjesz niezbędne szczegóły, które należy uwzględnić, unikniesz amatorskich błędów i wykorzystasz faktury proforma, aby za każdym razem sprawnie realizować zamówienia.

Niezależnie od tego, czy jesteś małym sprzedawcą e-commerce realizującym swoje pierwsze zamówienia, czy doświadczonym menedżerem ds. eksportu, ten przewodnik pomoże Ci. Na koniec z pewnością stworzysz faktury proforma, które zrobią wrażenie na kupujących i przyspieszą handel. Więc zacznijmy!

TLDR; Co to jest faktura proforma i jak ją wygenerować?

• Faktury proforma to faktury wstępne, które przedstawiają szczegóły proponowanego zamówienia przed wysyłką
• Wykorzystuje się je w handlu do definiowania terminów, zabezpieczania płatności i przyspieszania odprawy celnej
• Proformy pełnią funkcję wyceny, natomiast faktury końcowe rozliczają towar po dostawie
• Proformy wymagają szczegółowych informacji, takich jak ilości, ceny, sposób dostawy, cła i warunki płatności
• Sprzedawcy korzystają z faktur proforma, aby zmniejszyć ryzyko zamówień eksportowych i otrzymać zapłatę z góry
• Kupujący mogą sprawdzić i potwierdzić koszty przed sfinalizowaniem zakupu
• Proformy ostatecznie stają się fakturami końcowymi po wysłaniu przesyłki

Faktury proforma a faktury standardowe

Faktury proforma pełnią funkcję ofert cenowych, natomiast faktury końcowe dokumentują faktyczną dostawę i żądanie zapłaty. Z prawnego punktu widzenia proformy stanowią ofertę umowną podlegającą zatwierdzeniu przez kupującego, podczas gdy standardowe faktury stanowią dowód sprzedaży otrzymanego towaru.

Proformas przedstawia szacunki przed wysyłką, aby zabezpieczyć płatności z góry zgodnie z ustalonymi warunkami. Faktury standardowe wymagają zapłaty po wysyłce za towar, który kupujący otrzymał już zgodnie z tymi warunkami.

Proformy zmniejszają ryzyko dzięki uzgodnionym warunkom, ale nie mają prawa do rekompensaty w przypadku braku zapłaty. Faktury standardowe stanowią dowód spełnienia wcześniej ustalonych warunków, z możliwością podjęcia środków prawnych w przypadku ich niezapłacenia.

Faktury proforma i standardowe razem formalnie dokumentują początek i koniec sprzedaży, chroniąc jednocześnie kupującego i sprzedającego. W Internecie znajdziesz mnóstwo szablonów faktur proforma. Natomiast narzędzia takie jak darmowy generator faktur od Freshbooks pomagają w łatwym tworzeniu standardowych faktur.

Co to jest faktura proforma?

Faktura proforma to faktura wstępna wysyłana kupującym przed wysyłką towarów lub usług. W przeciwieństwie do zwykłej faktury wymagającej zapłaty, faktura proforma zawiera szczegółowe informacje o zamówieniu, aby dać kupującemu czas na potwierdzenie i zorganizowanie płatności przed wysyłką zamówienia.

Faktury proforma są powszechnie stosowane w zamówieniach handlowych i eksportowych. Umożliwiają eksporterom ustalenie szczegółów handlowych z kupującym i zabezpieczenie płatności z góry przed podjęciem ryzyka i logistyki wysyłki.

Podczas gdy zwykła faktura to rachunek żądający zapłaty za już dostarczone przedmioty, faktura proforma ma raczej charakter wyceny lub szacunkowego wyszczególnienia tego, co sprzedawca zamierza wysłać i proponowanych kosztów, jeśli kupujący wyrazi na to zgodę. Pomyśl o tym jak o formularzu zamówienia negocjowanym przed produkcją lub dostawą.

Gdy kupujący zatwierdzi fakturę proforma i dokona wszelkich żądanych zmian, wyśle ​​płatność na podstawie danych proforma. Następnie sprzedawca przekształci proformę w końcową fakturę handlową i wyśle ​​towar.

Faktury Proforma zapewniają przejrzystość zamówień z góry i ochronę sprzedawców wymagających depozytu. Przyspieszają również proces celny, ponieważ szczegóły handlowe są ustalane wcześniej. Z tych powodów faktury proforma są standardową praktyką w przypadku eksportu.

Kluczowe dane na fakturze Proforma

Faktura proforma zawiera wszystkie istotne dane dotyczące zamówienia, kupującego i handlowe, aby właściwie udokumentować transakcję eksportową. Kluczowe szczegóły obejmują:

• Numer/identyfikator faktury do wewnętrznego śledzenia
• Nazwa dostawcy, adres, dane kontaktowe
• Imię i nazwisko kupującego, adres, dane kontaktowe
• Pełniejsze opisy produktów
• Dokładne ilości wysyłane
• Cena jednostkowa za każdą sztukę
• Wyszczególniona lista zawierająca koszty
• Warunki płatności i terminy płatności
• Waluta transakcji
• Incoterms określające obowiązki kupującego/sprzedającego
• Sposób wysyłki i termin dostawy
• Koszty ubezpieczenia i frachtu
• Obowiązujące podatki i cła
• Całkowita kwota należna od kupującego
• Data ważności oferty
• Podpisy kupującego i sprzedającego

Faktury proforma pomagają uniknąć niespodzianek na dłuższą metę, ponieważ od razu uwzględniają wszystkie aspekty handlowe w formalnej wycenie. Umożliwiają obu stronom potwierdzenie logistyki, takiej jak koszty wysyłki, podatki i oczekiwana dostawa, przed dokonaniem płatności.

Zapewnienie dokładnych szczegółów w proformie przyspiesza również późniejszy końcowy proces fakturowania i odprawy celnej. Kupujący zyskuje pewność siebie, wiedząc dokładnie za co i kiedy płaci. Kluczowe jest wcześniejsze zdefiniowanie tych szczegółów.

Zastosowania i zalety faktur proforma

Faktury proforma oferują kilka kluczowych korzyści:

Dla handlu: Faktury Proforma umożliwiają eksporterom wcześniejsze zdefiniowanie transakcji, kosztów, warunków i obowiązków na piśmie. Zmniejsza to liczbę nieporozumień i niespodzianek podczas wysyłki.

W przypadku wyceny/szacowania: Proformas przedstawia formalną wycenę zawierającą proponowane ceny i szczegóły. Kupujący mogą potwierdzić zakres i koszty na piśmie, zamiast polegać na nieformalnych dyskusjach.

W celu zabezpieczenia płatności: Sprzedający mogą wymagać depozytu lub przedpłaty na podstawie proformy przed rozpoczęciem produkcji. Dzięki temu nie ponoszą kosztów do czasu ustalenia płatności.

Do odprawy celnej: Szczegółowe faktury proforma przyspieszają odprawę celną w kraju kupującego. Gdy urzędnicy celni znają od razu wartości i szczegóły, unikają opóźnień w dostawie związanych z zadeklarowanymi wartościami.

W przypadku zarządzania nieruchomością: Faktury Proforma pozwalają zarządcom nieruchomości na przedstawienie najemcom szczegółowego kosztorysu przed przystąpieniem do prac. Dzięki temu najemca może przeglądać i zatwierdzać przewidywane wydatki na konserwację, naprawy lub renowacje. Gdy najemca podpisze fakturę proforma, zarządca nieruchomości ma zobowiązanie do zapłaty i może spokojnie zaplanować prace. Faktury proforma zmniejszają zamieszanie, ustanawiając jasny, pisemny zapis zakresu i kosztów usług zarządzania nieruchomością . Dają także najemcom wgląd w przewidywane wydatki dla celów budżetowych

Faktury Proforma wspierają również kupujących poprzez przejrzystość kosztów, elastyczność wprowadzania zmian przed sfinalizowaniem oraz możliwość wcześniejszego zorganizowania finansowania lub otwarcia akredytyw. Ogólnie rzecz biorąc, faktury proforma zmniejszają ryzyko i opóźnienia na każdym kroku.

Tworzenie faktury proforma

Tworzenie faktury proforma polega na:

Zbieranie potrzebnych szczegółów – Skompiluj szczegółowe informacje dotyczące kupującego, produktów/usług, ilości, kosztów, warunków sprzedaży, metody wysyłki, daty dostawy oraz podatków i ceł.

Korzystanie z szablonu faktury – Skorzystaj z szablonu proforma, aby mieć pewność, że uwzględnisz wszystkie wymagane pola i język prawniczy. Wiele programów księgowych lub narzędzi do fakturowania online udostępnia szablony.

Dostosowywanie pól szablonu — wypełnij szablon szczegółami transakcji, warunkami handlowymi, obliczeniami i sumami. Opisz produkty w jasny sposób i określ ilości, stawki i koszty.

Przegląd przed sfinalizowaniem – przed wysłaniem do kupującego dokładnie sprawdź wszystkie szczegóły handlowe, specyfikacje, stawki i sumy. Poproś kogoś innego o sprawdzenie, aby wyłapał wszelkie błędy.

Weź pod uwagę numerację faktur i uwzględnienie limitów terminów — Numerowanie faktur sekwencyjnie i uwzględnianie daty ważności zapobiega pomyłkom i zapewnia porządek w ofertach.

Ogólnie rzecz biorąc, faktury proforma podlegają prostemu procesowi. Celem jest zapewnienie kompletnych i dokładnych szczegółów, profesjonalnego formatu i szybkiej dostawy do kupującego w celu wcześniejszego sprawdzenia i zatwierdzenia. Dzięki zorganizowanemu podejściu i dokładnemu przeglądowi faktury proforma przyspieszają proces sprzedaży eksportowej.

Wysyłanie i odbieranie płatności

Po sfinalizowaniu faktury proforma niezwłocznie wyślij ją kupującemu. Wyjaśnij, że następnym krokiem będzie sprawdzenie wszystkich szczegółów i zorganizowanie płatności zgodnie z określonymi warunkami.

Po zatwierdzeniu proformy przez kupującego prześle płatność za zadatek lub pełną wskazaną kwotę. Sprzedawca może wyprodukować lub wysłać zamówienie dopiero po otrzymaniu płatności.

Po wysłaniu towaru sprzedawca przesyła końcową fakturę handlową za dostarczone produkty na podstawie umowy proforma. Faktura końcowa pełni funkcję rachunku sprzedaży po dostawie.

Konwersja faktury proforma na fakturę końcową

Konwertując fakturę proformę na fakturę końcową, sprawdź, czy nie występują niezbędne korekty:

• Jeśli rzeczywiste koszty wysyłki różnią się, zaktualizuj koszty frachtu/ubezpieczenia
• Jeśli podatki lub cła okazały się wyższe, odpowiednio dostosuj kwoty
• Jeśli ilości uległy zmianie ze względu na produkcję, zmodyfikuj pozycje pojedyncze
• Jeśli kupujący zażądał zmian, zastosuj wszelkie uznania/zmiany

Po wprowadzeniu wszelkich zatwierdzonych zmian należy przekonwertować proformę na końcową fakturę handlową:

• Zaktualizuj tytuł na „Faktura”
• Oznacz go jako oryginalną kopię, a nie duplikat
• Zaktualizuj wszelkie sumy lub stawki, jeśli zostały skorygowane
• Dodaj datę faktury i termin płatności
• Uwaga „Faktura” zastępuje proformę

Dzięki tym krokom proforma stanie się ostatecznym dokumentem rozliczeniowym.

Kluczowe wnioski: czym jest faktura Proforma i jak ją wygenerować?

Z wielkim ryzykiem wiąże się wielka nagroda. Dla eksporterów faktury proforma są kluczem do bezpiecznego odblokowania globalnych nagród.

Te wstępne „formularze propozycji” zmniejszają ryzyko z góry, dopasowując się do kupujących w sprawie kosztów, logistyki i płatności przed realizacją dużych zamówień. Nigdy więcej niespodzianek w ostatniej chwili i opóźnień celnych!

Teraz masz kompletny przewodnik dotyczący tworzenia imponujących faktur proforma, które pozycjonują Twoją firmę jako doświadczonego eksportera. Wiesz, jakie szczegóły zdefiniować, jakich błędów unikać i jakie kroki wykonać bezbłędnie. Co najważniejsze, dokładnie rozumiesz, w jaki sposób faktury proforma chronią zyski i przyspieszają sprzedaż.

Świat czeka. Twoi wymarzeni klienci w odległych zakątkach globu czekają. Skorzystaj z tych możliwości, korzystając ze swojej wiedzy na temat faktur proforma. Płynnie finalizuj wyceny, ustalaj depozyty, przyspieszaj odprawy celne i pewnie zarządzaj klientami, korzystając z tych niezbędnych narzędzi handlowych. Tylko pamiętaj – najpierw proforma, potem zyski. Teraz prosperuj na tych rynkach! Na co czekasz?