Co to jest HRIS (system informacji o zasobach ludzkich)?

Jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się,czym jest HRIS, jesteś we właściwym miejscu.

HRIS, czyli System Informacji Zasobów Ludzkich, jest kluczowy w zarządzaniu nowoczesnymi działami HR.

Jest to rozwiązanie programowe zaprojektowane w celu usprawnienia procesów HR, ograniczenia formalności i usprawnienia codziennych operacji.

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​firmy wdrażające HRIS często odnotowują zwiększoną produktywność, płynniejszy przepływ pracy i lepsze podejmowanie decyzji.

Zespoły HR mogą przenieść swoją uwagę z czasochłonnych zadań na bardziej strategiczne inicjatywy. Interesuje Cię, jak to działa i dlaczego zmienia zasady gry?

Przyjrzyjmy się bliżej HRIS, jego typom i temu, jak może przekształcić Twoją organizację.

Co to jest HRIS (system informacji o zasobach ludzkich)?

System informacji o zasobach ludzkich (HRIS) to oprogramowanie, które pomaga firmom centralizować i automatyzować procesy HR.

Obsługuje wszystko, od danych pracowników po płace, zgodność, rekrutację i nie tylko, zmniejszając potrzebę ręcznych zadań HR .

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy dużą korporację, HRIS może pomóc usprawnić operacje i poprawić wydajność.

HRIS to kompleksowa baza danych zawierająca niezbędne informacje o pracownikach, ułatwiająca zadania HR i zapewniająca stały dostęp do danych upoważnionym pracownikom.

To scentralizowane podejście do zarządzania zasobami ludzkimi pozwala na stworzenie bardziej zorganizowanego, ustrukturyzowanego i opartego na danych środowiska.

Większość systemów HRIS można dostosować do specyficznych potrzeb firmy, oferując funkcje od podstawowych zapisów po zaawansowaną analitykę.

Dzięki HRIS dni, w których zarządzanie zasobami ludzkimi odbywało się za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i niekończącej się papierkowej roboty, już dawno minęły.

System pozwala firmom automatyzować powtarzalne zadania i minimalizować błędy ludzkie, zwiększając dokładność i efektywność w codziennych operacjach.

Kluczowe cechy HRIS

HRIS zawiera funkcje, które upraszczają zarządzanie zasobami ludzkimi oraz czynią je bardziej wydajnym i lepiej zorganizowanym. Oto niektóre z podstawowych funkcjonalności powszechnie spotykanych w rozwiązaniach HRIS:

• Zarządzanie danymi pracowników:HRIS przechowuje wszystkie informacje związane z pracownikami, takie jak dane osobowe, historia stanowisk, oceny wyników i inne, w jednej centralnej lokalizacji. Dzięki temu dostęp do dokumentacji pracowniczej i jej aktualizacja są płynne i wydajne.
• Integracja płac:Oprogramowanie HRIS często zawiera funkcje zarządzania płacami, które automatyzują obliczenia wynagrodzeń, odliczenia podatkowe, premie i inne formy wynagrodzeń. Dzięki temu pracownicy otrzymują należne i terminowe wynagrodzenie, co zmniejsza ryzyko błędów w płacach.
• Śledzenie zgodności:Nadążanie za przepisami i regulacjami dotyczącymi pracy może być przytłaczające. Oprogramowanie HRIS pomaga firmom zachować zgodność, śledząc zmiany przepisów i zapewniając, że wszystkie wymagane dane są prawidłowo rejestrowane i przechowywane.
• Rekrutacja i wdrażanie:Systemy HRIS usprawniają również proces rekrutacji, umożliwiając zespołom HR publikowanie ogłoszeń o pracę, śledzenie kandydatów, planowanie rozmów kwalifikacyjnych i efektywne wdrażanie nowych pracowników. Zapewnia to płynne przejście nowym pracownikom i umożliwia zespołom HR zarządzanie procesem rekrutacji od początku do końca w systemie.
• Zarządzanie wydajnością:Rozwiązania HRIS zazwyczaj obejmują narzędzia do monitorowania i zarządzania wydajnością pracowników. Narzędzia te pozwalają działowi HR wyznaczać cele, śledzić postępy i zapewniać oceny wyników w jednym systemie.
• Zarządzanie świadczeniami:Kolejną funkcją HRIS jest zarządzanie świadczeniami pracowniczymi, takimi jak ubezpieczenie zdrowotne, plany emerytalne i płatny czas wolny. System dba o prawidłowe administrowanie świadczeniami, a pracownicy mają dostęp do informacji o swoich świadczeniach.
• Samoobsługa dla pracowników:Wiele systemów HRIS oferuje portale samoobsługi dla pracowników, umożliwiające pracownikom dostęp do ich danych osobowych i ich aktualizację, przeglądanie odcinków wypłat, wnioskowanie o urlop i przeglądanie opcji świadczeń bez konieczności przechodzenia przez dział HR.

Korzyści ze stosowania HRIS

Korzystanie z HRIS w Twojej firmie ma kilka zalet. Należą do nich:

• Większa wydajność:automatyzacja powtarzalnych zadań i centralizacja przechowywania danych pozwalają zespołom HR skupić się na bardziej strategicznych inicjatywach. Ta zwiększona wydajność może prowadzić do oszczędności kosztów i lepszej alokacji zasobów.
• Większa dokładność danych:gdy informacje kadrowe są zarządzane ręcznie, zawsze istnieje ryzyko błędów, takich jak literówka w dokumentacji pracownika lub błędnie obliczona wypłata. HRIS minimalizuje te błędy poprzez automatyzację wprowadzania danych i obliczeń, zapewniając większą dokładność.
• Lepsze podejmowanie decyzji:funkcje analizy danych umożliwiają zespołom HR generowanie raportów i spostrzeżeń na podstawie wskaźników i trendów pracowników. Raporty te mogą pomóc w podjęciu decyzji dotyczących planowania siły roboczej, zaangażowania pracowników i strategii zatrzymywania pracowników.
• Lepsze doświadczenie pracowników:dzięki portalom samoobsługowym i usprawnionym procesom kadrowym pracownicy mogą łatwiej uzyskać dostęp do potrzebnych informacji, przesyłać wnioski i zarządzać swoimi danymi. Prowadzi to do lepszego ogólnego doświadczenia pracowników i zmniejsza obciążenie personelu HR związane z ręcznym zarządzaniem tymi żądaniami.
• Skalowalność:niezależnie od tego, czy zatrudniasz dziesięciu, czy 10 000 pracowników, rozwiązania HRIS są skalowalne i mogą rozwijać się wraz z Twoją firmą. Oferują elastyczność w dodawaniu nowych funkcjonalności i dostosowywaniu się do zmieniających się potrzeb Twojej firmy.
• Mniejsze ryzyko braku zgodności:Systemy HRIS pomagają firmom przestrzegać stale zmieniających się przepisów prawa pracy i przepisów, automatyzując raportowanie i zapewniając aktualność całej niezbędnej dokumentacji.

Rodzaje HRIS

Systemy HRIS mogą się znacznie różnić pod względem zakresu i funkcjonalności.

W zależności od wielkości Twojej firmy i konkretnych potrzeb możesz wybierać pomiędzy różnymi typami systemów HRIS.

Poniżej podzielimy się na trzy główne kategorie HRIS:

1. Operacyjny HRIS

Systemy operacyjne HRIS przeznaczone są do obsługi zadań administracyjnych, takich jak:

• Prowadzenie dokumentacji pracowniczej
• Śledzenie obecności
• Monitorowanie czasu i obecności
• Zarządzanie korzyściami

Operacyjne systemy HRIS koncentrują się na codziennych procesach, dzięki którym dział HR działa sprawnie.

Są niezbędne do utrzymywania aktualnych informacji o pracownikach i zapewnienia efektywnego działania kluczowych funkcji HR w firmie.

2. Taktyczny HRIS

Taktyczne systemy HRIS nastawione są na zarządzanie rekrutacją, zarządzanie wydajnością i rozwój pracowników. Obejmują one narzędzia do:

• Rekrutacja i śledzenie kandydatów
• Zarządzanie programami szkoleniowymi
• Przeprowadzanie przeglądów wydajności
• Planowanie sukcesji

Systemy te pomagają zespołom HR planować i poprawiać wydajność pracowników.

Taktyczne systemy HRIS są cenne dla firm, które chcą zbudować solidny potok talentów i rozwijać swoją siłę roboczą poprzez ciągłe szkolenia i ocenę.

3. Strategiczny HRIS

Strategiczne systemy HRIS koncentrują się na długoterminowym planowaniu zasobów ludzkich, takim jak analityka siły roboczej i zarządzanie talentami. Funkcje często obejmują:

• Planowanie sukcesji
• Strategie utrzymania pracowników
• Programy rozwoju przywództwa
• Analityka siły roboczej

Strategiczne rozwiązania HRIS przynoszą korzyści firmom, które chcą dostosować swoje cele HR do długoterminowej strategii biznesowej.

Systemy te umożliwiają firmom proaktywne zarządzanie personelem poprzez analizowanie trendów i planowanie przyszłych potrzeb w zakresie talentów.

Tabela porównawcza typów HRIS

Aby pomóc Ci zrozumieć porównanie różnych typów HRIS, oto zestawienie ich funkcji i obszarów zainteresowania:

Jak HRIS może przekształcić Twój dział HR

Wdrożenie HRIS może radykalnie zmienić sposób działania działu HR.

Od ograniczenia ręcznej dokumentacji po podejmowanie decyzji opartych na danych, HRIS może zapewnić następujące korzyści:

• Zautomatyzowane procesy:Działy HR często są zajęte ręcznymi, powtarzalnymi zadaniami. HRIS automatyzuje te procesy, uwalniając cenny czas specjalistów HR, aby mogli skupić się na inicjatywach strategicznych.
• Scentralizowane dane:Zamiast zarządzać informacjami w wielu arkuszach kalkulacyjnych, HRIS umożliwia przechowywanie wszystkich danych związanych z pracownikami w jednym scentralizowanym systemie. Ułatwia to dostęp do informacji w razie potrzeby i gwarantuje, że dane są zawsze aktualne.
• Lepsza zgodność:HRIS śledzi najważniejsze wymagania regulacyjne i zapewnia, że ​​Twoja firma przestrzega przepisów prawa pracy. Pomaga to uniknąć kosztownych kar i problemów prawnych.
• Większe zaangażowanie pracowników:dzięki dostępowi do portali samoobsługowych pracownicy mogą przejąć większą kontrolę nad swoimi informacjami, co prowadzi do większego zadowolenia i zaangażowania w miejscu pracy.
• Podejmowanie decyzji w oparciu o dane:systemy HRIS oferują zaawansowane funkcje raportowania i analiz, które pozwalają zespołom HR śledzić kluczowe wskaźniki wydajności i podejmować decyzje w oparciu o dane. Może to pomóc w zwiększeniu retencji pracowników, optymalizacji planowania zatrudnienia i poprawie ogólnej wydajności biznesowej.

Przykład z życia wziętego: jak HRIS zmienił nasze procesy HR

Z własnego doświadczenia widziałem, jak wdrożenie HRIS może zmienić procesy HR w firmie.

W poprzedniej firmie mieliśmy problemy z aktualizowaniem dokumentacji pracowniczej i dokładnym zarządzaniem płacami.

Błędy w obliczeniach były częste, a śledzenie zgodności przyprawiało o ból głowy.

Po wdrożeniu HRIS zaobserwowaliśmy natychmiastową poprawę. Naliczanie płac zostało zautomatyzowane, co ograniczyło liczbę błędów i zapewniło terminowość płatności.

Akta pracowników zostały scentralizowane, co ułatwiło menedżerom dostęp do informacji.

Śledzenie zgodności nie stanowiło problemu, ponieważ system automatycznie informował nas o zmianach regulacyjnych.

Zespół HR stał się bardziej efektywny, a pracownicy byli bardziej zadowoleni ze swojego doświadczenia.

Kroki do wdrożenia HRIS w Twojej firmie

Jeśli zastanawiasz się nad przyjęciem HRIS w swojej firmie, oto kroki, od których należy zacząć:

1. Zidentyfikuj swoje potrzeby:określ, które procesy HR chcesz zautomatyzować lub ulepszyć. Może to być płace, zarządzanie danymi pracowników lub rekrutacja.
2. Wybierz odpowiedni HRIS:przeanalizuj różne systemy HRIS i wybierz taki, który odpowiada Twoim potrzebom biznesowym i budżetowi.
3. Przygotuj swoje dane:Zbierz wszystkie swoje aktualne dane HR, w tym dokumentację pracowników, informacje o płacach i dokumenty dotyczące zgodności.
4. Przeszkol swój zespół:Upewnij się, że Twój zespół HR i pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie skutecznego korzystania z systemu HRIS.
5. Uruchom i monitoruj:Po wdrożeniu monitoruj wydajność systemu i dostosowuj go w razie potrzeby, aby upewnić się, że spełnia Twoje cele.

Wniosek

Jeśli zastanawiałeś się, czym jest HRISi jakie korzyści może przynieść Twojemu biznesowi, teraz znasz jego wpływ na usprawnienie procesów HR i poprawę ogólnej wydajności.

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​korzystanie z HRIS całkowicie zmieniło sposób, w jaki radzimy sobie ze wszystkim, od płac po rozwój pracowników.

To narzędzie, bez którego nie może obejść się żaden dział HR, szczególnie w obliczu ciągłego rozwoju i ewolucji przedsiębiorstw.

Często zadawane pytania

Co oznacza HRIS?

HRIS oznacza system informacji o zasobach ludzkich. Jest to platforma oprogramowania, która pomaga firmom zarządzać, organizować i usprawniać funkcje związane z zasobami ludzkimi.

Tradycyjnie działy HR były zajęte ręczną papierkową robotą, arkuszami kalkulacyjnymi i izolowanymi procesami, co sprawiało, że zarządzanie informacjami o pracownikach było uciążliwe i podatne na błędy.

Jednak wraz z pojawieniem się HRIS wszystkie te funkcje można obsługiwać cyfrowo, dzięki czemu proces jest bardziej wydajny i niezawodny.

Systemy HRIS gromadzą wszystkie najważniejsze informacje o pracownikach na jednej scentralizowanej platformie, zapewniając łatwy dostęp i aktualność danych.

Platformy te mogą zarządzać różnymi zadaniami HR, od wdrażania pracowników i ocen wyników po administrowanie świadczeniami i śledzenie zgodności.

Automatyzując wiele powtarzalnych zadań, HRIS umożliwia specjalistom HR skupienie się na bardziej strategicznych inicjatywach skupionych na ludziach, takich jak zaangażowanie i utrzymanie pracowników.

System zapewnia także zgodność z lokalnymi i krajowymi przepisami prawa pracy poprzez automatyzację śledzenia i raportowania, minimalizując w ten sposób ryzyko błędu ludzkiego i potencjalnych problemów prawnych.

HRIS odgrywa kluczową rolę we wspieraniu działów HR, zapewniając im narzędzia potrzebne do skuteczniejszego i wydajniejszego wykonywania swoich obowiązków.

Jakie są trzy typy HRIS?

Systemy HRIS można ogólnie podzielić na trzy typy w zależności od ich funkcjonalności i obszarów zainteresowania:

Operacyjny HRIS

Operacyjne systemy HRIS skupiają się na codziennych operacjach i zadaniach administracyjnych, dzięki którym firma działa sprawnie.

Systemy te służą przede wszystkim do rejestrowania i śledzenia danych pracowników, zarządzania frekwencją, płacami i świadczeniami.

Operacyjny HRIS ma na celu automatyzację podstawowych procesów HR w celu zmniejszenia obciążeń administracyjnych personelu HR.

Przykładowe funkcje:prowadzenie dokumentacji pracowniczej, śledzenie czasu pracy i obecności, administrowanie świadczeniami.

Przypadek użycia:Operacyjny system HRIS może zostać zastosowany w dużej organizacji, w której zespół HR musi zarządzać setkami pracowników i zapewniać zgodność z przepisami prawa pracy.

Taktyczny HRIS

Taktyczne systemy HRIS mają za zadanie wspierać zespoły HR w procesach rekrutacji pracowników, zarządzania wydajnością i rozwoju.

Systemy te przynoszą korzyści firmom, które chcą poprawić zaangażowanie pracowników i rozwijać pulę talentów poprzez ustrukturyzowane oceny wyników, programy szkoleniowe i planowanie sukcesji.

Przykładowe funkcje:Rekrutacja i śledzenie kandydatów, oceny wyników, planowanie sukcesji i programy szkoleniowe dla pracowników.

Przypadek użycia:Firma skupiająca się na wzroście i rozwoju pracowników może wdrożyć taktyczny HRIS w celu śledzenia wydajności pracowników i tworzenia możliwości awansu.

Strategiczny HRIS

Strategiczne systemy HRIS wspierają długoterminowe planowanie HR i podejmowanie decyzji.

Zapewniają zaawansowane narzędzia analityczne i raportowe, które pomagają zespołom HR w dostosowaniu personelu do celów strategicznych firmy.

Systemy te umożliwiają organizacjom prognozowanie przyszłych potrzeb kadrowych, planowanie sukcesji i wdrażanie strategii zarządzania talentami, które zapewniają sukces biznesowy.

Przykładowe funkcje: analityka siły roboczej, zarządzanie talentami, rozwój przywództwa i planowanie sukcesji.

Przypadek użycia:Międzynarodowa korporacja może wykorzystać strategiczny HRIS do prognozowania popytu na pracę, identyfikowania pracowników o wysokim potencjale i planowania inicjatyw rozwoju przywództwa w celu zapewnienia długoterminowego sukcesu.

Każdy typ HRIS dotyczy różnych aspektów zarządzania zasobami ludzkimi, umożliwiając firmom wybór rozwiązania, które najlepiej odpowiada ich konkretnym potrzebom i celom.

Czy ADP jest systemem HRIS?

Tak, ADP (Automatyczne Przetwarzanie Danych) jest systemem HRIS. Jest to jedna z najbardziej znanych i powszechnie używanych platform oprogramowania HR na świecie.

ADP zapewnia kompleksowy pakiet usług obejmujący różne funkcje HR, w tym płace, administrację świadczeniami, śledzenie czasu pracy i frekwencji, rekrutację i zarządzanie zgodnością.

System HRIS firmy ADP jest wysoce konfigurowalny, dzięki czemu jest odpowiedni dla firm każdej wielkości, od małych start-upów po duże przedsiębiorstwa.

Integruje się również z innymi systemami biznesowymi, takimi jak oprogramowanie księgowe, umożliwiając bezproblemowe udostępnianie danych i większą dokładność między działami.

Oparte na chmurze rozwiązanie ADP zapewnia dostęp do danych pracowników z dowolnego miejsca, co jest korzystne dla firm posiadających zespoły zdalne lub rozproszone.

System zaprojektowano tak, aby rozwijał się wraz z Twoją firmą, zapewniając skalowalne rozwiązania, które można dostosować do zmieniających się potrzeb HR.

Krytyczne cechy ADP obejmują:

• Przetwarzanie płac:Automatyzuje naliczanie płac i zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi.
• Śledzenie czasu pracy i obecności:Pomaga monitorować godziny pracy pracowników i zarządzać harmonogramami.
• Zarządzanie świadczeniami:umożliwia pracownikom rejestrowanie się w programach świadczeń i zarządzanie ofertami świadczeń.
• Zarządzanie zgodnością:Śledzi zmiany regulacyjne i zapewnia przestrzeganie przez Twoją firmę przepisów prawa pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, ADP to HRIS, który może usprawnić wiele procesów HR, dzięki czemu jest rozwiązaniem preferowanym dla wielu firm.

Czy HRIS to to samo co lista płac?

Chociaż systemy HRIS i systemy płac często się pokrywają, nie są one takie same.

HRIS to szerszy system obejmujący różne funkcje HR. Jednocześnie płace są specyficznym elementem HR, który zajmuje się wyłącznie naliczaniem i dystrybucją wynagrodzeń pracowników.

Systemy HRIS zarządzają szerokim zakresem funkcji HR, takich jak:

• Zarządzanie danymi pracowników:przechowywanie i zarządzanie dokumentacją pracowników, taką jak dane kontaktowe, historia zatrudnienia i recenzje wyników.
• Rekrutacja i wdrażanie:Zarządzanie procesem rekrutacji, od zamieszczania ogłoszeń o pracę po wdrażanie nowych pracowników.
• Śledzenie zgodności:Zapewnienie, że firma przestrzega przepisów i regulacji dotyczących pracy.

Z kolei systemy płacowe skupiają się w szczególności na:

• Kalkulacja wynagrodzeń:Automatyzacja obliczania wynagrodzeń pracowników na podstawie przepracowanych godzin, nadgodzin, premii i potrąceń.
• Potrącanie podatku:Zapewnienie potrącania prawidłowej kwoty podatku z czeków pracowniczych.
• Wpłaty bezpośrednie:Dystrybucja wynagrodzeń pracowników poprzez bezpośrednią wpłatę na ich konta bankowe.

Chociaż niektóre systemy HRIS obejmują funkcję płac, nie wszystkie systemy płac obejmują funkcje HRIS.

Na przykład firma może korzystać z usług dedykowanego dostawcy usług płacowych wraz z systemem HRIS skupiającym się na rekrutacji i zarządzaniu wynikami.

Wiele nowoczesnych systemów HRIS integruje moduły płacowe, tworząc kompleksowe rozwiązanie obejmujące zarządzanie zasobami ludzkimi i przetwarzanie płac, co może usprawnić przepływ pracy i zmniejszyć redundancję.

HRIS to kompleksowe narzędzie obejmujące wiele funkcji HR, w tym płacowych, natomiast systemy płacowe specjalizują się w wynagradzaniu pracowników.