Przewodnik dla początkujących po wirtualnej centrali PBX

Biznesowe systemy telefoniczne nie muszą być tak drogie, jak się wydaje. Nie musi też być tak niedostępna, jak mogłoby się wydawać. Istnieje mnóstwo opcji do wyboru, ale chcesz w pełni wykorzystać swój wirtualny lub hostowany system PBX.

Są tańsze niż lokalne systemy telefoniczne PBX, są łatwiejsze w obsłudze i automatycznie wykonują pracę, do której normalnie potrzebny jest zespół IT. Aby upewnić się, że rozumiesz, jak działają, przygotowaliśmy ten przewodnik.

Co to jest VoIP?

Technologia VoIP (Voice over Internet Protocol) umożliwia komunikację biznesową przez Internet. VoIP, znany również jako telefonia internetowa, przekształca wibracje głosu na skompresowane sygnały cyfrowe, które przekształcają się w pakiety danych. Mówiąc najprościej, korzystasz z Internetu do wykonywania i odbierania połączeń przychodzących, połączeń wideo i SMS-ów. Moglibyśmy mówić o VoIP, ale to wymagałoby całego artykułu – więcej informacji znajdziesz w naszym słowniczku VoIP!

Co to jest hostowana centrala PBX?

Hosted PBX to potężny system telefoniczny, który wykorzystuje połączenie internetowe w przeciwieństwie do standardowej usługi telefonicznej. Standardowa centrala IP PBX służy do przekazywania połączeń z Internetu (IP) do publicznej komutowanej sieci telefonicznej (PSTN). Wirtualna giełda prywatnych oddziałów może być uważana za bardziej opłacalną wersję; ponieważ nie jest zaangażowany żaden sprzęt, wszystko jest wirtualne i hostowane przez dostawcę usług.

Dlaczego tak trudno jest znaleźć informacje w hostowanej centrali PBX?

Jeśli jesteś nowym właścicielem firmy, może to być pierwszy raz, kiedy słyszysz o wirtualnej centrali PBX. Jeśli jesteś w grze od jakiegoś czasu i potrzebujesz obniżyć koszty lub jesteś zainteresowany bardziej przyjaznym dla użytkownika systemem, zapewni ci to wystarczającą ilość informacji, aby podjąć decyzję w oparciu o to, co najlepiej pasuje do Twojej firmy.

Być może zauważyłeś po wielu obszernych wyszukiwaniach w Google, że firmy są bardziej zainteresowane sprzedażą swoich produktów i podkreśleniem ich cech charakterystycznych, a nie ogólnym przeglądem działania systemów Virtual PBX.

Podzielmy to, co musisz wiedzieć o systemach Virtual PBX, dlaczego są one ważne, kluczowe funkcje i renomowanych dostawców usług.

UWAGA: Podczas wyszukiwania informacji natkniesz się na wiele różnych nazw systemów Virtual PBX. Nie daj się zmylić. Zobaczysz terminy takie jak „Cloud PBX” i „Hosted PBX”. Wszyscy trzej mówią o tym samym!

Wirtualna centrala PBX a lokalna centrala PBX

Często słyszysz, że mówimy, że nie ma gotowego, wszechstronnego systemu, który zrobi wszystko, czego chcesz, i że musisz wybrać to, co jest najlepsze dla Twojej firmy. Aby nakreślić możliwie najczystszy obraz, przedstawimy wady i zalety wirtualnych i lokalnych systemów PBX.

Jak widać, lokalne rozwiązania PBX są przeznaczone dla większych organizacji, które mogą sobie pozwolić na sprzęt i personel IT. Ale dla małego zespołu wirtualna centrala PBX oferuje mniej więcej te same funkcje za ułamek ceny. Jeśli nadal nie masz pewności lub chcesz uzyskać bardziej dogłębną analizę tego, który system PBX jest dla Ciebie najlepszy, oto szczegółowe spojrzenie na lokalną centralę PBX w porównaniu z hostowanym VoIP.

Zalety wirtualnych systemów PBX

Teraz zagłębmy się nieco głębiej w zalety wirtualnych systemów telefonicznych PBX. Wszystko to ostatecznie sprowadza się do cięcia kosztów; istnieją jednak bardzo interesujące funkcje integracji, automatyzacji i dostosowywania, dzięki którym wirtualne systemy PBX są warte inwestycji.

• Wirtualne centrale PBX wykonują całą pracę za Ciebie, ułatwiając firmom dowolnej wielkości działanie w profesjonalnym stylu nawet dla największych graczy.
• Wirtualne centrale PBX pozwalają nawet najmniej doświadczonym menedżerom biznesowym na dostosowanie swojego systemu telefonicznego.
• Firmy mogą łatwo włączać i wyłączać dowolną funkcję PBX za pomocą aplikacji na smartfonie lub portali zarządzania online.
• Niskie opłaty miesięczne pomagają znacznie obniżyć koszty, eliminując potrzebę dużych inwestycji w koszty sprzętu, okablowania biura i zespołu IT.
• Ponieważ wirtualne systemy telefoniczne nie wymagają kosztownego procesu instalacji sprzętu w celu dodania nowych linii telefonicznych, firmy mogą szybko i łatwo aktualizować platformę.

Narzędzia i funkcje automatyzacji

Tutaj znajdziesz niektóre z wielu funkcji oferowanych przez wirtualne systemy PBX. Tak, wszystkie są ważne i tak, przy wyborze dostawcy chcesz się zastanowić, co jest najbardziej sensowne dla Twojej firmy.

Funkcja poczty głosowej na e-mail

Jeśli jesteś typem szefa, który jest zawsze w ruchu, potrzebujesz systemu, który umożliwia automatyczne wysyłanie poczty głosowej na Twój telefon lub inne urządzenia mobilne. Czemu? Jeśli jesteś na spotkaniu z kimś i spodziewasz się ważnej rozmowy, możesz dyskretnie sprawdzić swoje wiadomości, nie przeszkadzając nikomu.

Menu telefonu

Chcesz, aby Twoi klienci/klienci nie bali się do Ciebie dzwonić, myśląc, że zostaną zawieszeni lub będą ciągle kierowani do niewłaściwego działu. Dzięki prostym menu możesz skierować każdego, kto dzwoni, dokładnie tam, gdzie musi.

Obsługa samochodowa

A co, jeśli w pobliżu nie ma nikogo, kto mógłby odebrać telefon? Czy chcesz, aby Twój klient/klient czekał? Wiesz, że kiedy odbierzesz telefon, usłyszysz tylko skargi dotyczące czasu oczekiwania.

Automatyczne sekretarki mogą kierować klientów/klientów do automatycznych sekretarek lub dostarczać im informacji niezbędnych do oddzwonienia lub samodzielnego rozwiązania konkretnych problemów.

Kolejkowanie połączeń, przekazywanie, nagrywanie

Kolejkowanie połączeń pozwala użytkownikom pozostać na linii, gdy jesteś zajęty kimś innym, zamiast kazać im się rozłączać i oddzwaniać, potencjalnie zapominając, że dzwonili. Przekierowanie połączeń pozwala na przekierowanie klientów/klientów na inny numer telefonu, dzięki czemu będąc poza biurem możesz pozostać w stałym kontakcie.

Nagrywanie rozmów jest dość oczywiste. Pozwala nagrywać rozmowy i przechowywać je jako pliki cyfrowe. Połącz to z oprogramowaniem CRM, a potencjalnie możesz stworzyć bardziej rozwinięte bazy danych klientów/klientów.

Pomost konferencyjny

Połączenie mostka konferencyjnego pozwala dużej grupie osób uczestniczyć w rozmowach telefonicznych. Tradycyjne usługi telefoniczne pozwalają jednocześnie na korzystanie z linii tylko trzem osobom. W przeciwieństwie do tradycyjnej centrali PBX, połączenia te mogą obejmować setki osób jednocześnie.

Jest to bardziej praktyczna opcja konferencji dla wielkich firm, ale z pewnością możliwość rozmowy z więcej niż dwiema osobami naraz jest dla większości z nas luksusem.

Jak wybrać dostawcę

Istnieje mnóstwo opinii na temat tego, który dostawca jest najlepszy. Mówiłem to już wcześniej i powiem to jeszcze raz: Musisz wiedzieć, co jest właściwe dla Twojej firmy, aby jak najlepiej wykorzystać swój wirtualny system PBX. Oto kilka ogólnych kryteriów, których należy szukać podczas przeglądania opcji:

Zaangażowane koszty

Koszty są zazwyczaj niskie, ponieważ sieć, z której korzysta system telefoniczny, już istnieje. Możesz spodziewać się mniejszej opłaty początkowej w przeciwieństwie do systemu On-premise PBX, a następnie dodatkowych opłat miesięcznych.

Dodatki naturalnie podniosą cenę, ale w porównaniu z zatrudnieniem zespołu IT i kosztami sprzętu można spodziewać się pewnych oszczędności. Nawet jeśli prowadzisz dużą firmę i potrzebujesz zmienić okablowanie biura, aby obsługiwało system VoIP, koszty powinny pozostać niższe.

Niektóre strony internetowe twierdzą, że średni koszt lokalnego systemu PBX wynosi około 1000 USD na użytkownika. Ta liczba będzie się zwiększać lub zmniejszać w zależności od wielkości Twojej firmy. Duże są bardziej skłonne do zawarcia transakcji, podczas gdy mniejsze mogą zapłacić więcej.

Wirtualne systemy PBX zyskują przewagę na dłuższą metę. Koszty początkowe mogą być wysokie w zależności od wielkości Twojej firmy. Jeśli jesteś duży, będziesz potrzebować drogich narzędzi do routingu połączeń, które mogą bezproblemowo obsługiwać system. Jeśli jesteś po mniejszej stronie, koszty będą minimalne.

Kiedy wszystko jest gotowe, cała ciężka praca nie jest już w twoich rękach; jest przesyłany do Twojego dostawcy Internetu. Oznacza to brak opłat za utrzymanie lub zatrudnienie nowego zespołu.

Jakość i niezawodność sieci

Niezawodność sieci jest niezwykle ważna z kilku powodów. Twój wirtualny system PBX zależy całkowicie od tego, jak dobrze działa Twoja sieć. Jeśli router nie jest w stanie obsłużyć obciążenia, jakie nałoży na niego wirtualna centrala PBX, możesz nie w pełni wykorzystać usługi.

Awaria sieci powoduje utratę dostępu do telefonów. Niezależnie od rozmiaru, niezawodność sieci powinna być najwyższym priorytetem.

Zawiera funkcje

Jak wspomniano wcześniej, wirtualne systemy PBX będą wyposażone w mnóstwo funkcji związanych z tym, co możesz zrobić ze swoimi telefonami. Zanim zapłacisz za funkcje, których możesz nie potrzebować, powinieneś znać swoją firmę. Pomoże to uniknąć tych typowych błędów migracji do chmury.

Jeśli prowadzisz małą firmę, połączenia konferencyjne mogą nie być dla Ciebie. Jeśli budzisz się z mnóstwem wiadomości głosowych, zajrzyj do systemu, który je organizuje i sprawia, że ​​są łatwo dostępne. Nie kupuj Ferrari za przebieg benzyny.

Opcje wsparcia

Chcesz, aby Twój dostawca był dumny ze swojej obsługi klienta. Wiele miejsc oferuje świetne opcje, ale potrzebujesz kogoś zdeterminowanego, aby rozwiązać każdy problem, który pojawia się podczas pierwszej rozmowy — zawsze i wszędzie.

Jedno miejsce, które wyskakuje, to Nextiva. Ich zespół wsparcia jest dostępny przez telefon, e-mail i czat. Na swojej stronie internetowej chwalą się, że 95% ich połączeń wsparcia jest odbieranych przez drugi dzwonek z niewielkim lub zerowym czasem oczekiwania. Poszukaj firm, które mają wszystkie te opcje. W tym przypadku więcej znaczy więcej, a nie mniej.

Zapoznaj się z tymi sześcioma historiami wsparcia klienta wykraczającymi poza zakres.

Dostępne integracje

Integracje z innymi firmami również powinny być brane pod uwagę przy wyborze dostawcy. Jeśli Twoje biuro działa w Google lub Microsoft Office, znajdź dostawcę, który robi to samo.

Oto przykład: VoIP może integrować się z rozwiązaniami CRM. Gdy pracownik pomocy technicznej odbierze połączenie telefoniczne, jego zintegrowany biznesowy system VoIP automatycznie wyświetli odpowiedni wpis CRM dla tego dzwoniącego. Dzięki systemowi IVR agenci nie będą musieli przeglądać okien i próbować znaleźć właściwych informacji, marnując czas podczas rozmowy telefonicznej.

To rozwiązuje połączenia przy mniejszym wysiłku, niższych kosztach i wyższym zadowoleniu klienta.

Wirtualna centrala PBX ma cenne funkcje

Nasz przewodnik tylko zarysowuje powierzchnię, jeśli chodzi o usługi wirtualne PBX. Ceny i funkcje będą się różnić w zależności od rodzaju działalności, którą prowadzisz. Bezpośrednia rozmowa z dostawcami może dostarczyć więcej informacji o tym, w jaki sposób wirtualna centrala PBX może spełnić Twoje potrzeby biznesowe, a bezpośrednia rozmowa może prowadzić do tego, że dostawcy będą próbować przelicytować się nawzajem, aby przyciągnąć Twoją uwagę.

Sprawdź naszą interaktywną tabelę porównawczą, aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat tego, który dostawca hostowanej centrali PBX jest dla Ciebie odpowiedni.