Co to jest VoIP? Kompletny przewodnik po protokole Voice Over Internet

Słyszeliście, że technologia VoIP znacznie obniża koszty operacyjne, zapewnia większą elastyczność, zapewnia funkcje połączeń komórkowych z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym i wydaje się, że całkowicie zrewolucjonizowała usługi telefoniczne do użytku biznesowego i osobistego.

Jedna rzecz, której nie słyszałeś?

Jednoznaczna odpowiedź na pytanie „ Co to jest VoIP? ”

Zastanawiające jest, że dostawcy i eksperci branżowi spędzają tyle czasu na wychwalaniu usług telefonicznych VoIP, a jednocześnie niewiele czasu na wyjaśnianie, czym tak naprawdę jest.

Ten post jest tutaj, aby rozwiązać ten problem.

Dowiesz się, czym jest VoIP, jak działa, jakich funkcji szukać i dlaczego warto się przełączyć.

Spis treści

• Co to jest VoIP?
• Jak działa VoIP?
• Plusy i minusy VoIP
• Kluczowe funkcje VoIP
• Sprzęt i sprzęt VoIP
• Ile kosztuje Voice Over IP?
• Czego szukać u dostawcy VoIP
• Która usługa telefoniczna VoIP jest dla Ciebie odpowiednia?
• Często zadawane pytania dotyczące VoIP

Co to jest VoIP?

VoIP (Voice over Internet Protocol) to wirtualny system telefoniczny, który umożliwia użytkownikom wykonywanie i odbieranie połączeń telefonicznych przez Internet, w przeciwieństwie do tradycyjnej przewodowej publicznej komutowanej sieci telefonicznej (PSTN).

VoIP ma wiele nazw: telefonia wirtualna, system telefoniczny online, usługa telefoniczna w chmurze, telefonia IP, wirtualne narzędzie do rozmów… lista jest długa.

Wszystkie te terminy oznaczają to samo: zamiast tradycyjnego telefonu stacjonarnego do połączeń głosowych, VoIP zarządza komunikacją telefoniczną przez Internet.

Inną kluczową częścią procesu jest „IP” w VoIP.

IP to skrót od „Internet Protocol” — i jest odpowiedzialny za ułatwianie połączeń lokalnych i międzymiastowych między urządzeniami za pośrednictwem wirtualnych linii telefonicznych zamiast fizycznych.

Poniższa tabela porównująca tradycyjną komunikację telefoniczną z komunikacją VoIP szybko przełamuje różnice między nimi.

Bardziej szczegółowe wyjaśnienie znajdziesz w naszym poście porównawczym dotyczącym VoIP i stacjonarnych .

Jak działa VoIP?

Technologia VoIP polega na dzieleniu dźwięku głosowego z rozmowy telefonicznej na cyfrowe pakiety danych głosowych, a następnie wysyłaniu tych pakietów danych do odbiorcy przez Internet.

Bardziej skomplikowane wyjaśnienie?

Kodeki kompresują/rozkładają te pakiety danych głosowych, aby mogły podróżować przez sieć IP (sieć lokalną lub rozległą). Gdy te pakiety danych głosowych dotrą do miejsca docelowego, są one dekompresowane/ponownie składane i wysyłane do odbiorcy, z powrotem do słów i fraz, a nie tylko do przesyłanych sygnałów cyfrowych.

Użytkownicy VoIP mogą wykonywać połączenia za pomocą softfonów VoIP, telefonów VoIP i/lub podłączając tradycyjne telefony analogowe do systemu VoIP za pomocą analogowego adaptera telefonicznego

Plusy i minusy VoIP

Poniższa tabela szybko przedstawia zalety i wady VoIP. Następnie omówimy więcej szczegółów na temat tego, gdzie wyróżnia się VoIP, a gdzie nie.

Zdecydowanie największą zaletą VoIP jest to, ile pieniędzy pozwala firmom zaoszczędzić na kosztach komunikacji.

Użytkownicy mogą spodziewać się oszczędności do 50% na opłatach telekomunikacyjnych, jeśli przestawią się z telefonu stacjonarnego na VoIP. Dodatkowo, ponieważ nie musisz kupować nowego sprzętu (ponieważ VoIP działa z wieloma urządzeniami, takimi jak smartfony i komputery stacjonarne), zaoszczędzisz jeszcze więcej.

Nie tylko to, ale udowodniono, że VoIP zwiększa produktywność pracowników. Zaawansowane funkcje mogą zaoszczędzić agentom ponad 30 minut rozmów dziennie i dodać dodatkowe 3,5 dnia wydajności rocznie na pracownika. Ogólnie rzecz biorąc, VoIP podnosi wskaźniki produktywności zespołu o około 20% .

Zaawansowane funkcje VoIP (które omówimy bardziej szczegółowo poniżej) poprawiają jakość obsługi klienta poprzez skrócenie długich czasów oczekiwania, zapewniają dzwoniącym dotarcie do najlepszego dostępnego agenta przy pierwszym kontakcie i ułatwiają przełożonym monitorowanie analizy połączeń w czasie rzeczywistym i przeszłych rozmów, aby szukać obszarów do poprawy.

Wreszcie funkcje, takie jak tłumienie szumów tła i jakość połączeń HD, zapewniają czystszą rozmowę, ograniczając nagłe zerwania połączeń i inne frustrujące nieporozumienia.

Prawda jest taka, że ​​zwłaszcza teraz, trudno znaleźć coś złego do powiedzenia na temat VoIP, poza zależnością od doskonałego połączenia internetowego.

Jedyny prawdziwy minus, jaki możesz napotkać?

Te nowe funkcje i funkcje mogą wymagać trochę nauki. Najlepszym sposobem, aby tego uniknąć, jest zapytanie dostawcy o możliwości szkolenia zespołu, które zapewnia.

Kluczowe funkcje VoIP

Chociaż istnieje ponad 90 funkcji VoIP — i wciąż rośnie! — do wyboru dzisiaj przedstawiliśmy podstawowe funkcjonalności definiujące wirtualną komunikację telefoniczną.

Routing połączeń

Routing połączeń to strategia zarządzania połączeniami, która rozdziela połączenia przychodzące do agentów zgodnie z ustalonymi kryteriami.

Celem routingu połączeń jest zapewnienie połączenia dzwoniącego z najlepszym dostępnym agentem, skrócenie czasu oczekiwania na połączenie i szybkości transferu połączeń oraz zwiększenie szybkości rozwiązywania pierwszego połączenia.

Do wyboru jest wiele różnych technik routingu, z których najpopularniejsze to:

• Routing w oparciu o listę : Trasuje połączenia zgodnie z wstępnie ustawioną, liniową listą, która zaczyna się od góry po każdym połączeniu. Na przykład połączenie jest najpierw wysyłane do Agenta A, a do Agenta B jest wysyłane tylko wtedy, gdy Agent A jest niedostępny. Następne połączenie jest ponownie wysyłane do Agenta A.
• Round Robin Routing: strategia routingu oparta na turach, która wysyła pierwsze połączenie do agenta A, następne połączenie do agenta B i następne połączenie do agenta C. Idealne rozwiązanie dla zespołów sprzedaży korzystających z prowizji i aby zapobiec nadmiernemu obciążeniu określonych agentów obsługi klienta.
• Routing oparty na umiejętnościach: wyznacza trasy połączeń przychodzących zgodnie z mocnymi stronami agenta, obszarami specjalizacji i umiejętnościami. Na przykład, jeśli klient zadzwoni z pytaniem, jaki produkt powinien kupić w Twojej firmie, zostanie wysłany do specjalisty ds. produktu. Ale jeśli klient zadzwoni z pytaniami o działanie produktu, zostanie wysłany do pomocy technicznej.
• Routing na podstawie czasu: trasuje połączenia zgodnie z określonymi harmonogramami agentów i/lub strefami czasowymi, co jest szczególnie przydatne w przypadku zróżnicowanych geograficznie czasów
• Routing oparty na relacjach: przekierowuje połączenia do agentów zgodnie z wcześniej ustalonymi relacjami roboczymi, takimi jak preferowany agent klienta lub status dzwoniącego VIP

Aby uzyskać informacje o dodatkowych strategiach routingu i sprawdzonych metodach, zapoznaj się z naszym Przewodnikiem routingu połączeń .

Interaktywna odpowiedź głosowa (IVR)

Interaktywna odpowiedź głosowa (IVR) to funkcja VoIP, która wykorzystuje nagrane wcześniej komunikaty głosowe, rozpoznawanie mowy i/lub interakcje z klientami za pośrednictwem klawiatury do kierowania połączeń do odpowiednich działów lub poszczególnych agentów.

Gdy klient wykonuje połączenie wychodzące do biznesowego systemu telefonicznego z IVR, nagrane wiadomości gromadzą niezbędne informacje, takie jak:

• Informacje kontaktowe klienta
• Powód wezwania
• Pożądany dział lub przedstawiciel
• Informacja o płatności

IVR jest przeznaczony do automatyzacji procesów biznesowych, które albo całkowicie negują potrzebę rozmowy rozmówcy z agentem na żywo, albo drastycznie skracają czas połączenia.

Dialery automatyczne

Zautomatyzowane dialery wychodzące (auto-dialery) przyspieszają penetrację listy potencjalnych klientów i wydłużają ogólny czas rozmów, eliminując potrzebę fizycznego wprowadzania numerów telefonów przez agentów i zapewniając, że agenci łączą się z połączeniami tylko wtedy, gdy potencjalny klient jest na drugiej linii i jest gotowy do rozmowy.

Ta funkcja automatycznie odfiltrowuje sygnały zajętości, rozłączone numery i urządzenia poczty głosowej.

Do wyboru jest kilka trybów wybierania numeru, opisanych poniżej:

• Predictive Dialer : Wykonuje jednoczesne połączenia wychodzące, odfiltrowując pocztę głosową, faksy, sygnały zajętości i rozłączone numery. Wykorzystuje algorytm do „przewidywania” dostępności agentów i odpowiednio przekazuje aktualne leady do agentów.
• Progresywny Dialer: Wykonuje jedno połączenie na agenta, aby utrzymać stałe tempo wybierania numeru wychodzącego, które można dostosować do dostępności i preferencji agenta. Agenci muszą całkowicie zakończyć swoje bieżące połączenia, zanim zostanie automatycznie wybrany następny numer telefonu.
• Power Dialer: Wykorzystuje wstępnie ustawiony współczynnik połączeń: agent, aby automatycznie wybierać numery telefonów potencjalnych klientów, gdy tylko agent stanie się dostępny. Łączy tylko agentów z aktywnym leadem. Idealny dla mniejszych zespołów, które mają do czynienia z dużymi listami leadów.
• Preview Dialer: automatycznie wykonuje połączenia wychodzące i dostarcza agentom istotne, aktualne informacje o klientach/potencjalnych klientach na podstawie wcześniejszych interakcji przed ich połączeniem. Agenci mogą, ale nie muszą, decydować o odebraniu połączenia na podstawie danych w trybie podglądu.

Nasz przewodnik po numerach telefonicznych centrum telefonicznego zawiera więcej informacji na temat trybów wybierania numeru i wyjaśnia najlepsze praktyki dotyczące połączeń wychodzących.

Nagranie rozmowy

Nagrywanie rozmów to forma monitorowania rozmów, która automatycznie rejestruje rozmowy między agentami a dzwoniącymi lub nagrywa je na żądanie.

Nagrania rozmów są następnie automatycznie przechowywane w chmurze do późniejszego przeglądu. W wielu przypadkach nagrania rozmów są automatycznie transkrybowane, a transkrypcje można wyszukiwać/organizować według słów kluczowych lub fraz.

Nagrania te pozwalają na:

• Ocena agentów i działów oraz zapewnienie jakości
• Bardziej dogłębny wgląd w klienta
• Ocena aktualnych materiałów szkoleniowych
• Niezawodne zapisy tego, co zostało powiedziane lub nie zostało powiedziane podczas rozmowy

Przed skonfigurowaniem tej funkcji upewnij się, że przestrzegasz lokalnych i federalnych przepisów dotyczących nagrywania rozmów .

Wizualna poczta głosowa

Wizualna poczta głosowa to funkcja VoIP, która umożliwia transkrypcję wiadomości głosowych pozostawianych agentom za pośrednictwem poczty głosowej na tekst i/lub poczty głosowej na e-mail.

Oznacza to, że agenci nie muszą poświęcać czasu na odsłuchiwanie poszczególnych wiadomości głosowych i mogą łatwo ustalać priorytety połączeń zwrotnych zgodnie z treścią wiadomości głosowych.

Wizualna poczta głosowa umożliwia również agentom odsłuchiwanie nagranych wiadomości w razie potrzeby.

Przekazywanie połączeń

Przekierowanie połączeń to strategia dystrybucji połączeń, która automatycznie wysyła (przekierowuje) połączenia przychodzące na różne numery telefonów powiązane z tym samym agentem lub działem w ustalonej kolejności.

Przekazywanie połączeń pozwala na większą elastyczność zespołu i jest szczególnie idealne dla agentów zdalnych lub połączonych, ponieważ eliminuje potrzebę fizycznego powiązania agentów z jedną lokalizacją w celu odbierania połączeń. Uniemożliwia to również dzwoniącym rozłączanie się i wybieranie wielu numerów telefonów w nadziei na dotarcie do żądanego agenta.

Na przykład, jeśli agent odbierze połączenie na swój telefon stacjonarny i nie odbierze, połączenie jest następnie przekazywane do jego smartfona po określonej liczbie dzwonków. Jeśli agent nie odbiera smartfona, połączenie jest wysyłane na jego numer telefonu domowego. Jeśli w domu nie ma odpowiedzi, połączenie można przekierować na pocztę głosową agenta lub przekazać do innego agenta.

Nasz post na temat zdalnego przekazywania połączeń zapewnia dodatkowy wgląd.

Sprzęt i sprzęt VoIP

Chociaż kompatybilność VoIP BYOD eliminuje w dużej mierze potrzebę korzystania z drogiego sprzętu, nadal wymaganych jest kilka podstawowych opcji sprzętowych.

Omówimy je, a także popularny opcjonalny sprzęt VoIP poniżej.

Aby uzyskać dodatkowe informacje, przeczytaj nasz przewodnik po najlepszych urządzeniach i producentach VoIP .

Niezbędny sprzęt i sprzęt

Poniższy sprzęt jest wymagany do uruchomienia i uruchomienia systemu telefonicznego VoIP.

Połączenie internetowe i router

Najważniejszą rzeczą, jakiej potrzebujesz do obsługi systemu VoIP, jest szybkie szerokopasmowe łącze internetowe i router.

Ogólnie rzecz biorąc, do prawidłowego działania systemy VoIP wymagają minimalnej przepustowości 90-156 kb/s — co oznacza, że ​​może być konieczna aktualizacja usługi internetowej. Należy pamiętać, że za wystarczającą przepustowość odpowiada użytkownik, a nie dostawca VoIP.

Router łączy urządzenia VoIP z Internetem i utrzymuje połączenie tych połączeń VoIP.

Zgodne urządzenie

Gdy masz już działający Internet, musisz określić konkretne urządzenia, których będziesz używać do wykonywania i odbierania połączeń VoIP.

Popularne urządzenia kompatybilne z VoIP to:

• Standardowe telefony stacjonarne (przez telefony ATA lub VoIP)
• Smartfony
• Komputery osobiste
• Laptopy
• Tablety

Kabel Ethernet

Kabel Ethernet zapewnia Twojemu systemowi VoIP wydajne, spójne połączenie internetowe. Chociaż połączenia VoIP są możliwe przez Wi-Fi, połączenie internetowe Ethernet jest znacznie bardziej niezawodne niż połączenie bezprzewodowe.

Adapter PoE

Adapter PoE jest podłączony do kabla Ethernet, a następnie podłączony bezpośrednio do gniazdka ściennego, aby zapewnić wystarczającą moc kabla.

Adapter do telefonu analogowego (ATA)

Adapter telefonu analogowego (ATA) umożliwia użytkownikom podłączenie istniejących telefonów stacjonarnych, (telefonów analogowych) faksów lub innych urządzeń lokalnych do sieci VoIP.

W skrócie?

To właśnie umożliwia standardowym telefonom wykonywanie i odbieranie połączeń VoIP.

Bramka VoIP

Bramka VoIP konwertuje analogowe sygnały telefoniczne na wirtualny SIP (Session Initiation Protocol), tworząc połączenie między tradycyjną konfiguracją systemu telefonicznego a siecią.

Opcjonalne wyposażenie i sprzęt

Chociaż nie musisz mieć tego sprzętu, posiadanie go zwiększa Twoje wrażenia z VoIP.

Telefony stacjonarne VoIP

Nawet jeśli użytkownicy polegają głównie na komputerach stacjonarnych i telefonach komórkowych, aby komunikować się za pośrednictwem głosu VoIP, wielu decyduje się również na inwestycję w tradycyjny telefon stacjonarny (zwany również telefonem stacjonarnym lub telefonem IP).

Kluczowe funkcje, których należy szukać w telefonach VoIP, to:

• Kolorowy ekran dotykowy LCD
• Programowalne klawisze i skróty
• Wbudowany ekran połączeń wideo
• Wbudowane porty USB
• Wskaźnik zajętości

Słuchawki

Zestawy słuchawkowe VoIP zapewniają lepszą ogólną jakość dźwięku, posiadają funkcje redukcji szumów i ułatwiają pracownikom słyszenie i skupienie się na bieżących rozmowach.

Dostępne są zarówno przewodowe, jak i bezprzewodowe zestawy słuchawkowe, chociaż te drugie są bardziej popularne i zapewniają większą elastyczność.

Szukaj zestawów słuchawkowych z:

• Zasięg Bluetooth co najmniej 5 stóp
• Podstawowe funkcje sterowania połączeniami w samym zestawie słuchawkowym
• Regulowany mikrofon
• Kompatybilna aplikacja na smartfona

Prelegenci konferencji

Zestawy słuchawkowe sprawiają, że rozmowy jeden na jednego są wyraźniejsze, ale rozmówcy mogą sprawić, że rozmowy konferencyjne będą znacznie lepsze dla wszystkich zaangażowanych osób.

Poszukaj prelegentów z:

• Wbudowane mikrofony
• Tłumienie szumów tła
• Promień odbioru dźwięku co najmniej 7-10 stóp
• Elementy sterujące użytkownika, takie jak wyciszanie, usuwanie z zestawu głośnomówiącego, domofon, regulacja głośności
• Łączność Bluetooth/porty USB

Ile kosztuje Voice Over IP?

Aby zrozumieć prawdziwy koszt VoIP, należy wziąć pod uwagę coś więcej niż tylko miesięczną cenę oprogramowania. Na ceny VoIP wpływają również inne czynniki, takie jak sprzęt/sprzęt, opłaty regulacyjne i podatki.

Poniższa tabela przedstawia czynniki i średnie koszty wpływające na miesięczne koszty VoIP (jednorazowe opłaty za konfigurację/instalację i sprzęt różnią się znacznie na poziomie indywidualnym i dlatego nie są uwzględniane).

Poniżej przedstawimy wszystkie wydatki związane z telefonią wirtualną. Aby uzyskać bardziej szczegółowe wyjaśnienie typowych kosztów wirtualnego systemu telefonicznego, zapoznaj się z naszym postem na temat podatków i opłat VoIP .

Ceny i plany VoIP: średnio 15-25 USD/użytkownika miesięcznie

Zacznijmy od podstaw: ile dostawca pobiera za oferowane usługi VoIP.

Większość usług VoIP oferuje szereg skalowalnych planów, dzięki czemu firmy mogą uniknąć płacenia za funkcje lub poziomy usług, których nie potrzebują. Ta wielopoziomowa opcja cenowa oznacza również, że firmy mogą łatwo skalować się do następnego planu, jeśli ich potrzeby się zmienią.

Czynniki wpływające na koszty planu VoIP to:

• Liczba użytkowników i/lub administratorów
• Cechy i funkcjonalności
• Dostępne integracje firm trzecich
• Ilość i rodzaj potrzebnych numerów telefonów służbowych (lokalny, bezpłatny itp.)
• Liczba bezpłatnych minut miesięcznie
• Pożądany poziom wsparcia dostawcy (wsparcie priorytetowe, wsparcie omnichannel itp.)
• Konfiguracja i instalacja

Plany są zwykle opłacane co miesiąc lub co rok (z roczną subskrypcją oferującą oszczędności od około 10 do 20%). Dostępne są również pakiety oparte na wycenach, które można dostosować, ale musisz skontaktować się bezpośrednio z dostawcą, aby omówić ich koszt.

Jeśli nie chcesz uaktualnić do następnego poziomu cen, ale nadal potrzebujesz funkcji, które nie są dostępne w bieżącym abonamencie, prawdopodobnie będziesz w stanie kupić „dodatkowe” funkcje, takie jak nagrywanie i transkrypcja rozmów, dodatkowe Numery telefonów VoIP lub wizualna poczta głosowa.

Na przykład poniższy obraz przedstawia trzy dostępne plany i warstwowe ceny oferowane przez operatora VoIP Dialpad.

Jak w powyższym przykładzie, firmy zajmujące się telefonią wirtualną zazwyczaj oferują nieograniczone lokalne połączenia VoIP w każdym planie.

Jednak niektórzy dostawcy oferują również połączenia „płatne zgodnie z rzeczywistym użyciem”, które są naliczane za minutę lub w blokach minut. Zwykle zapewnia to znaczne korzyści finansowe tylko mikrofirmom, nowszym firmom lub zespołom, które nie komunikują się głównie przez telefon, ale nadal chcą mieć numer służbowy.

Ostatnim czynnikiem w ustalaniu cen VoIP jest to, czy zdecydujesz się na hostowaną w chmurze centralę PBX (Private Branch Exchange) lub usługi oparte na siedzibie.

Usługi komunikacyjne w siedzibie mają wysoki koszt początkowy wynoszący od 3000 do 5000 USD, ale umożliwiają firmom większą kontrolę nad ich usługami VoIP. Opcje oparte na chmurze są bardziej popularne, ponieważ kosztują od 15,00 do 25,00 USD miesięcznie i sprawiają, że utrzymanie systemu jest obowiązkiem dostawcy, a nie użytkownika.

Opłaty i dopłaty regulacyjne VoIP: średnio 33 USD/miesiąc

Płacenie poniżej 30 USD za użytkownika raz w miesiącu za usługę VoIP jest rozsądne, należy jednak pamiętać, że dostawcy mogą pobierać dodatkowe opłaty. Niektóre z tych opłat są legalne, ale inne mogą być oznaką nieuczciwej firmy.

Ponieważ VoIP jest regulowany przez FCC, dostawcy muszą dokonywać wpłat na fundusze i usługi opisane poniżej. W rezultacie klienci prawdopodobnie zobaczą poniższe opłaty prawne na swoich miesięcznych rachunkach za VoIP, aby pomóc dostawcy w pokryciu opłat regulacyjnych.

E911 Opłaty

Opłaty E911 (Enhanced 911) pomagają zrekompensować koszty wymogów służb ratunkowych FCC.

Dostawcy muszą uczynić usługę 911 obowiązkową cechą każdego planu i zapewnić, że służby ratunkowe mają dostęp do lokalizacji dzwoniącego.

Opłaty E911 mogą wynosić od 0,20 USD do 2,00 USD za użytkownika miesięcznie.

Opłaty za fundusz usługi powszechnej

Opłaty z funduszu usług powszechnych (USF) pomagają dostawcom w pokryciu kosztów wymaganych składek na rzecz USF. Fundusz ten zapewnia dostęp do VoIP, telefonii stacjonarnej i Internetu społecznościom o niskich dochodach i wiejskich, szkołom i pracownikom służby zdrowia.

Opłaty USF zazwyczaj kosztują za linię co miesiąc. Jeśli zauważysz wahania miesięcznej opłaty USF, nie jest to natychmiastowy powód do niepokoju, ponieważ wymagane składki zmieniają się 4 razy w roku.

Oczekuj, że zapłacisz od 2,00 do 4,00 USD za użytkownika miesięcznie za opłaty USF.

Dopłaty inne niż FCC: Ceny różnią się

Poniższe dopłaty nie są związane z FCC, ale często widnieją one na rachunku za VoIP. Chociaż sama ich obecność nie jest powodem do niepokoju, pozbawieni skrupułów dostawcy mogą wykorzystać je jako wymówkę, aby obciążyć Cię wygórowaną miesięczną stawką – więc pamiętaj, jakie dopłaty zwykle kosztują.

Opłaty za przenoszenie numeru

Zdecydowana większość dostawców usług VoIP nie pobiera opłat za przeniesienie numeru (jednorazowy koszt, który umożliwia firmom przeniesienie istniejących numerów telefonów do nowego dostawcy).

Jednak jest to prawnie dozwolone. Średni koszt przeniesienia numeru wynosi 10,00–20,00 USD za przeniesiony numer telefonu i może potrwać od 1 do 3 tygodni, w zależności od istniejącego operatora.

Opłaty za usługi związane z infrastrukturą internetową i rekompensatą międzyoperatorską

Chociaż nie jest to obowiązkowe, niektórzy dostawcy pobierają opłaty za Intercarrier Compensation i Internet Infrastructure Service w celu pokrycia kosztów usług internetowych i opłat między operatorami.

Opłaty te są zazwyczaj mniejsze niż 1,00 USD miesięcznie.

Dodatkowe opłaty

Inne dopłaty mogą obejmować:

• Opłaty za wcześniejsze zakończenie
• Regulacyjne opłaty za odzyskiwanie
• Opłaty dotyczące przepisów, zgodności i własności intelektualnej
• Opłaty za dodatkowe funkcje
• Opłaty administracyjne/usługowe

W sumie średni koszt dopłat waha się od 5,00 USD do 50,00 USD+/użytkownika miesięcznie. W tym miejscu podstępni dostawcy próbują nabrać nadmiernych opłat, więc dokładnie przejrzyj swój miesięczny rachunek.

Podatki VoIP dla firm: średnio 7 USD za użytkownika miesięcznie

Dostawcy usług VoIP muszą zgodnie z prawem pobierać i odprowadzać podatki federalne, lokalne i stanowe.

Podatki te mogą również obejmować podatki miejskie, licencyjne i franczyzowe, podatki od użyteczności publicznej, a nawet podatki tranzytowe. Te stawki podatkowe będą się różnić w zależności od lokalizacji i świadczonych usług, ale zazwyczaj kosztują około 5,00 USD za użytkownika miesięcznie.

Dopłata przychodu brutto

Chociaż nie jest to prawnie wymagane, użytkownicy mogą również napotkać opłatę brutto za usługę Revenue Service.

Opłata GRS równoważy koszty federalnych i stanowych opłat podatkowych dostawcy i jest oparta na procentach przychodów podlegających opodatkowaniu, jakie każdy klient generuje dla dostawcy.

Chociaż opłaty będą się różnić, zazwyczaj wahają się od 1,00 do 3,00 USD za użytkownika miesięcznie.

Poniższy obraz przedstawia przykład miesięcznego rachunku za VoIP:

Czego szukać u dostawcy VoIP

Poza uczciwą i przejrzystą strukturą cen, co jeszcze należy wziąć pod uwagę podczas oceny oprogramowania VoIP ?

Z naszych badań wynika, że ​​przy wyborze usługi VoIP należy zwrócić uwagę na cztery główne czynniki:

• Skalowalność
• Dostępne funkcje
• Zgodność
• Obsługa klienta i wsparcie

Skalowalność

Skalowalność odnosi się do tego, jak łatwo jest użytkownikom „skalować w górę” lub „zmniejszać” swoje plany VoIP, gdy zmieniają się ich potrzeby. Na przykład dostawca oferujący tylko 2-3 plany nie jest tak skalowalny, jak dostawca oferujący 4-5 różnych struktur cenowych.

Skalowalne rozwiązania mają znaczenie, ponieważ:

• Uniemożliwić Ci płacenie za funkcje, których nie potrzebujesz
• Pozwól, aby Twoja usługa VoIP rozwijała się wraz z Twoją firmą (dodając dodatkowych użytkowników i/lub dodatkowe funkcje)
• Oferuj lepszą ogólną wartość, nawet jeśli możesz uzyskać „tańszą usługę” gdzie indziej

Zastanów się również, czy dostawca oferuje możliwość skalowania z biznesowego systemu telefonicznego do oprogramowania contact center lub systemu ujednoliconej komunikacji. . Daje to możliwość dodania w przyszłości większej liczby kanałów komunikacji, takich jak wideokonferencje lub czat na żywo — bez konieczności zmiany dostawców.

Dostępne funkcje

Jeśli chodzi o ocenę funkcji dostawcy, więcej nie zawsze oznacza lepsze. Zbyt wiele funkcji może wprowadzać w błąd i przytłaczać nowych użytkowników, często powodując więcej pracy, niż mieli zaoszczędzić.

Zamiast tego skup się na tym, czy dostawca oferuje funkcje, które są najważniejsze dla Twojej firmy.

Na przykład, jeśli pracujesz w branży medycznej, potrzebujesz rozwiązania VoIP zgodnego z HIPAA. Jeśli prowadzisz centrum obsługi połączeń wychodzących, prawdopodobnie będziesz traktować priorytetowo dużą liczbę dostępnych trybów wybierania numeru niż funkcje, takie jak wizualna poczta głosowa.

Zgodność

Najlepsza cena i wszystkie dostępne na świecie funkcje nie będą miały znaczenia, jeśli Twój system VoIP nie jest zgodny z Twoimi obecnymi narzędziami biznesowymi i systemami operacyjnymi.

Upewnij się, że każdy rozważany dostawca jest zgodny z:

• Twoje urządzenia mobilne (aplikacje mobilne Apple i Android itp.)
• Twój obecny system operacyjny (Mac, Windows itp.)
• Twoja preferowana przeglądarka internetowa (Google Chrome, Safari, Firefox itp.)
• Oprogramowanie innej firmy (system CRM, narzędzie do zarządzania projektami, aplikacja do czatu zespołowego itp.)
• Dodatkowy sprzęt (telefony analogowe, zestawy słuchawkowe itp.)

Obsługa klienta i serwis

Wreszcie, upewnij się, że dostawca VoIP oferuje jakość i responsywną obsługę klienta i wsparcie.

Musisz wiedzieć:

• Ile kanałów wsparcia jest dostępnych? (Telefon, czat na żywo, e-mail itp.)
• Jakie są dostępne godziny dla każdego kanału? (najlepiej 24/7 na co najmniej jednym kanale)
• Jak długo zazwyczaj zajmuje dostawcy rozwiązanie problemu klienta?
• Jaki jest średni czas odpowiedzi dostawcy?
• Jaki jest gwarantowany czas pracy bez przestojów? (99,9% to minimum, które powinieneś wziąć pod uwagę)
• Jakie standardy bezpieczeństwa/certyfikaty oferuje dostawca? (szyfrowanie end-to-end, zgodność z RODO, zgodność z HIPAA i PCI, zgodność z SOC II itp.)
• Jakie materiały szkoleniowe dla użytkowników są dostarczane? (Kursy online, tutoriale, indywidualne szkolenia pracowników itp.)
• Czy dostępne jest wsparcie priorytetowe?
• Jak aktywne są internetowe forum pomocy i społeczność programistów dostawcy?

Nasz szczegółowy przewodnik dotyczący wyboru dostawcy VoIP oferuje dodatkowe informacje, a także zestawienie najlepszych platform VoIP, takich jak Nextiva, RingCentral i Grasshopper.

Która usługa telefoniczna VoIP jest dla Ciebie odpowiednia?

Teraz, gdy już wiesz, czego szukać w usłudze telefonicznej VoIP, nadszedł czas, aby zastanowić się, która platforma najlepiej odpowiada Twoim obecnym i przyszłym potrzebom w zakresie komunikacji biznesowej.

Niezależnie od tego, czy już zastanawiasz się nad konkretnym dostawcą usług, czy też nie masz go jeszcze na myśli, nasza tabela porównawcza dla firm VoIP zawiera szczegółowe informacje na temat doświadczenia użytkownika, cen, dostępnych funkcji, telefonów programowych VoIP i nie tylko.

Często zadawane pytania dotyczące VoIP

Poniżej odpowiedzieliśmy na niektóre z najczęstszych pytań dotyczących VoIP.