Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania grafikem

Aby pomyślnie realizować projekty, śledzenie czasu jest głównym kluczowym wskaźnikiem wydajności dla kierownika projektu.

Ale rynek jest zalewany ogólnymi narzędziami do zarządzania projektami z funkcjami śledzenia czasu i dedykowanym oprogramowaniem do zarządzania kartami czasu pracy.

Jako firma zajmująca się usługami w terenie – zaleca się trzymanie się z daleka od obu tych rozwiązań i wybranie dedykowanego oprogramowania do zarządzania usługami w terenie, które obejmuje funkcje zarządzania kartami pracy.

Ale co powinno zawierać idealne oprogramowanie do zarządzania kartami czasu pracy dla firmy świadczącej usługi terenowe? Przeczytaj więcej, aby dowiedzieć się, jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do śledzenia czasu.

Dlaczego warto wybrać oprogramowanie do zarządzania grafikem?

Stosowanie dobrych praktyk śledzenia czasu w ramach przepływów pracy projektu usługi terenowej pomaga:

• Przestrzegaj prawa pracy: jeśli prowadzisz firmę globalną, musisz przestrzegać prawa pracy kraju, z którego zatrudniłeś pracowników terenowych. Narzędzie do śledzenia czasu rejestruje godziny spędzone przez Twoich pracowników i pracę, dostarczając w ten sposób niezbędnych dowodów na wszelkie problemy prawne.
• Zoptymalizuj swoje procesy: czy jest jakieś zadanie, którego wykonanie zajmuje zbyt dużo czasu? Dlaczego praca zajmuje mniej czasu w jednym miejscu pracy, a nie w innych? Możesz znaleźć odpowiedzi i przeorganizować swoje operacje biznesowe, aby były bardziej produktywne.
• Płacić pracownikom uczciwie: zarządzanie grafikem pomaga w przeglądach wydajności, wiedząc, kto pracuje, a kto obija się w Twojej organizacji. Pomaga również zrekompensować nadgodziny, niepełny wymiar czasu pracy, płatne urlopy, czas wolny itp.
• Przejrzystość: wszelkie spory związane z umowami godzinowymi można łatwo rozwiązać za pomocą oprogramowania do zarządzania kartami czasu pracy. Pomaga radzić sobie z klientami i pracownikami za pomocą dowodów.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania kartami czasu pracy dla firmy świadczącej usługi terenowe

Jeśli jesteś właścicielem firmy świadczącej usługi terenowe, zacznij od zmapowania procesów biznesowych, w których śledzenie czasu jest wymagane lub pomocne. Może to dotyczyć twoich umów, zarządzania technikami serwisu terenowego, zapewniania czasu wolnego pracownikom itp.

Twórz standardowe procedury operacyjne dla tych procesów i komunikuj je odpowiednim interesariuszom. Upewnij się, że mają poparcie w procesach decyzyjnych i sposobie odliczania czasu.

Następnie, oceniając idealne oprogramowanie do zarządzania kartami czasu pracy, sprawdź poniżej pięć wymienionych kluczowych funkcji:

Bogate w funkcje opcje śledzenia czasu

Każde oprogramowanie do zarządzania kartami czasu pracy powinno śledzić czas i udostępniać opcje umożliwiające dostosowanie sposobu jego śledzenia. Na przykład, powinien zapewniać możliwość decydowania o różnych regułach śledzenia czasu dla różnych projektów, regionów miejsca pracy, klientów lub zadań.

Powinieneś mieć możliwość aktualizacji swojego grafiku z dowolnego miejsca, w tym z aplikacji na Androida lub iOS.

Proste doświadczenie użytkownika

Zarządzanie kartami czasu pracy jest jeszcze ważniejsze dla Twoich pracowników i techników serwisowych, ponieważ od tego zależy ich wynagrodzenie/dochód.

Dlatego upewnij się, że twoi pracownicy rozumieją interfejs użytkownika oprogramowania. Najlepiej zasięgnąć opinii od nich przed zakupem licencji.

Upewnij się, że dostawca oprogramowania do ewidencji czasu pracy dostarcza niezbędne materiały szkoleniowe do wdrożenia.

Integracje aplikacji z istniejącym oprogramowaniem

Twoje oprogramowanie do zarządzania kartami czasu pracy powinno zawierać odpowiednie przepisy dotyczące udostępniania lub pobierania danych z innego oprogramowania, z którego korzystasz.

Na przykład możesz już używać oprogramowania księgowego do faktur lub rozliczeń z dostawcami. Niektóre przypadki użycia mogą wiązać się z płatnościami, których wartość zależy od śledzonego czasu.

W związku z tym oprogramowanie do zarządzania kartami pracy musi przekazywać dane do oprogramowania księgowego, aby zapewnić bezproblemową pracę.

Zapytaj wsparcie oprogramowania do zarządzania grafikem, czy może zintegrować istniejące narzędzia.

Prywatność i bezpieczeństwo danych

Oprogramowanie do zarządzania kartami pracy zawiera dane, które mogą prowadzić do problemów prawnych, jeśli wpadną w niepowołane ręce. Dobrze zintegrowane oprogramowanie wymagałoby również dodatkowych danych prywatnych.

W związku z tym konieczne jest zapytanie dostawcy oprogramowania do zarządzania kartami czasu pracy o stosowane środki bezpieczeństwa dotyczące danych Twojej firmy.

Poproś o odpowiednie certyfikaty i zgodność z RODO (jeśli Twoje miejsca pracy, klienci lub firma znajdują się w Europie).

Solidna aplikacja na Androida i iOS do śledzenia czasu

Użytkownikiem końcowym narzędzia do śledzenia czasu są technicy terenowi i pracownicy. Ponieważ wielu będzie pracować w miejscu pracy, muszą mieć poręczną aplikację mobilną, której mogą używać do obecności.

Upewnij się, że aplikacja mobilna ma odpowiednie funkcje do oznaczania obecności, proszenia o czas wolny, uzyskiwania informacji o zatwierdzeniu ich urlopów, śledzeniu czasu pracy itp.

Twoje oprogramowanie do zarządzania grafikem powinno być dostępne zarówno na Androida, jak i iOS.

Uzyskaj oprogramowanie do zarządzania kartami pracy, które jest przydatne w działalności związanej z usługami terenowymi

Oprogramowanie do śledzenia czasu ma dobry stosunek jakości do ceny, gdy jest dostępne jako dedykowana funkcja w oprogramowaniu do zarządzania usługami w terenie.

Dzięki temu nie musisz polegać na zbyt wielu integracjach i danych zewnętrznych dla swoich operacji serwisowych w terenie.

W firmie Zuper nasze oprogramowanie do zarządzania kartami pracy zawiera zaawansowane funkcje, takie jak geo-fencing, zarządzanie listą płac i generowanie wnikliwych raportów ułatwiających podejmowanie decyzji.

Zarezerwuj prezentację, aby dowiedzieć się, w jaki sposób nasze funkcje śledzenia czasu pomagają rozwijać działalność w zakresie usług terenowych.

Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Napisz do nas poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.

Zalecenia redaktorów:

• Paycom definiuje przyszłość listy płac z Beti
• Najważniejsze branże, które odnoszą korzyści z oprogramowania do zarządzania projektami
• Jak zbudować niezależną stronę internetową do zarządzania projektami
• 6 strategii zarządzania danymi dla małych firm

Ujawnienie: To jest post sponsorowany. Jednak nasze opinie, recenzje i inne treści redakcyjne nie są pod wpływem sponsoringu i pozostają obiektywne .