Dlaczego prognozowanie finansowe oparte na danych ma kluczowe znaczenie dla nowoczesnego dyrektora finansowego
Opublikowany: 2021-04-16Zespoły planowania i analiz finansowych (FP&A) odgrywają kluczową rolę w nowoczesnych firmach. Ponieważ funkcje takie jak budżetowanie, prognozowanie i analiza finansowa wchodzą w zakres ich kompetencji, kierownictwo wyższego szczebla polega na FP&A, aby oświetlić drogę naprzód.
Tradycyjnie FP&A było zadaniem wymagającym dużego nakładu pracy ręcznej. Zespoły polegają na arkuszach kalkulacyjnych, aby zrozumieć swoje dane finansowe i ręcznie je przechowywać. W takich przypadkach współpraca jest uciążliwa, ponieważ trudno jest ustalić ścieżki audytu, gdy plik jest modyfikowany przez wielu użytkowników za pośrednictwem dostępu do dysku współdzielonego. W rezultacie integralność danych jest zawsze zagrożona.
Rozwój rozwiązań i analiz big data wpłynął na sposób, w jaki dyrektorzy finansowi i ich zespoły FP&A przeprowadzają analizy finansowe. Oto trzy sposoby, w jakie dane wpływają na prognozowanie finansowe.
Zwiększona wydajność
Ponieważ ilość danych gromadzonych przez firmy rośnie wykładniczo, firmy zaczęły wykorzystywać zaawansowane oprogramowanie. Głównym powodem tego polegania jest większa wydajność. Oprogramowanie może zautomatyzować żmudne zadania biurowe i wprowadzić większą wartość do procesu biznesowego.
Na przykład zespoły FP&A spędzają dużo czasu na monitorowaniu jakości danych i egzekwowaniu reguł współdzielonego dostępu. Często zdarza się, że członek zespołu ręcznie śledzi zmiany w każdej komórce w arkuszu kalkulacyjnym z liczbą wierszy w tysiącach i porównywalnie dużą liczbą kolumn.
Rezultatem jest powolny proces, w którym trudno jest przekazać wyniki dyrektorowi finansowemu i innym kierownictwu wyższego szczebla. Oprogramowanie upraszcza wyzwanie integralności danych. Dane przychodzące z różnych źródeł w organizacji są automatycznie agregowane i prezentowane w gotowych szablonach.
Źródła danych, takie jak księgi główne, bilanse próbne, dzienniki faktur sprzedaży i prognozy budżetowe, mogą być automatycznie wprowadzane do platformy oprogramowania lub nawet do arkusza kalkulacyjnego wybranego przez zespół FP&A. Dzięki zautomatyzowanemu gromadzeniu danych zespoły nie muszą wybierać między przeprowadzaniem niezbędnych procesów ręcznych a równie istotną pracą o wartości dodanej.
Mogą skupić się na analizie danych i przedstawiać wnioski kierownictwu wyższego szczebla. Dzięki krótszym cyklom pracy i terminowym wglądom, zespoły FP&A mogą dostarczać większą wartość, która poprawia wyniki finansowe ich organizacji.
Szczegółowe ścieżki audytu
CFO i zespoły FP&A, które opierają się na ręcznych procesach, stają przed poważnymi wyzwaniami podczas monitorowania stanu swoich danych. Zazwyczaj pliki są przechowywane na dyskach współdzielonych, a zespoły z całej organizacji aktualizują je danymi z odpowiednich jednostek biznesowych.
Jednak za każdym razem, gdy nad jednym plikiem pracuje wielu użytkowników, nieuchronnie narażasz integralność danych. Niektóre zespoły ograniczają to ryzyko, określając procedury wprowadzania danych za pomocą szablonów. Jednak te oddzielne dane nadal wymagają ręcznej agregacji i pojawiają się błędy. Śledzenie źródła błędu jest żmudnym zadaniem, ponieważ zespoły muszą ręcznie sprawdzać sposób wprowadzania danych.
Zaawansowana technologia sprawia, że śledzenie błędów i zgodność są dziecinnie proste. Odpowiednie rozwiązanie FP&A integruje dynamiczne dane po stronie serwera z programem Excel (lub dowolnym programem do obsługi arkuszy kalkulacyjnych) i automatycznie rejestruje historię danych na poziomie komórki. W rezultacie ustalenie jednego punktu prawdy jest proste. Oprogramowanie może nawet śledzić zmiany formuł w czasie.
W procesie ręcznym śledzenie zmian w wielu wierszach i kolumnach jest żmudne. Jednak odpowiednie oprogramowanie umożliwia zespołom porównywanie ze sobą całych arkuszy kalkulacyjnych i automatyczne wyróżnianie zmian. Zgodność jest również uproszczona dzięki technologii. Zespoły mogą łatwo tworzyć raporty audytowe, eksportując dane do pożądanych szablonów zgodnie z wymaganiami Sarbanes-Oxley i innych protokołów zgodności.
Rezultatem jest większe zaufanie do liczb i dokładniejsze raporty. Na przykład porównywanie budżetów z rzeczywistymi lub rzeczywistych z najnowszymi prognozami staje się skuteczniejsze. Zespoły wiedzą, że patrzą na wiarygodne dane, i mogą bez obaw zgłaszać te liczby.
Lepsza analiza
Dzięki redukcji procesów manualnych zespoły FP&A mogą skupić się na prowadzeniu lepszej analizy swoich danych. Aby jednak uzyskać prawdziwy wgląd, najlepiej jest udostępniać dane innym oczom. Demokratyzacja danych i analiz pomaga zapobiegać myśleniu grupowemu i zmniejsza błędy w prognozach.
Dzięki integracji analiz z programem Excel osoby w firmie mogą szybko filtrować i analizować dane, aby uzyskać szczegółowe informacje. Członek zespołu FP&A będzie przeglądać dane z innego punktu widzenia niż dyrektor finansowy. Dzięki wyrafinowanemu oprogramowaniu dyrektor finansowy może nie tylko otrzymywać dynamiczne raporty, ale także samodzielnie dostosowywać swoje raporty.
W rezultacie format raportu jest mniej przewijany i z powrotem, czego oczekuje dyrektor finansowy, a więcej czasu spędza na zagłębianiu się w trendy, które ujawniają dane. Dzięki integracji z programem Excel zakłócenia, z jakimi borykają się zespoły, są minimalne. Nie muszą eksportować danych do innej aplikacji ani uruchamiać specjalnego oprogramowania, ponieważ analityka bezproblemowo dopasowuje się do ich istniejących przepływów pracy.
Dzięki pulpitom nawigacyjnym opartym na sieci Web kierownictwo może wyświetlać dane i spostrzeżenia w czasie rzeczywistym bez konieczności ciągłego kontaktowania się ze swoimi zespołami FP&A.
Chociaż raportowanie ad hoc nie jest automatycznym lekarstwem na uprzedzenia w raportach analitycznych, zwiększa szanse na odblokowanie lepszego wglądu. Dane mogą być dzielone i krojone w kostkę w locie, co daje organizacjom większą kontrolę nad ich przyszłością finansową.
Usprawnianie FP&A
Analiza danych znacznie usprawniła procesy FP&A. Zespoły mogą teraz skupić się na dodawaniu wartości do organizacji, zamiast marnować czas na zbieranie i agregowanie danych. Automatyzacja i analityka napędzają zmiany, a dzięki nim firmy lepiej rozumieją swoją sytuację finansową.
Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.