Zoho WorkDrive: wspólne rozwiązanie do zarządzania plikami w celu usprawnienia danych

Wszystkie firmy — bez względu na to, jak małe lub duże — potrzebują niezawodnych platform pamięci masowej i współpracy, aby skutecznie działać. Chociaż masz wiele dobrych opcji dla obu z nich, trudno jest znaleźć platformę, która zapewnia obie funkcje pod jednym dachem.

Wejdź do Zoho WorkDrive, platformy do przechowywania i współpracy w chmurze, która usprawnia Twoje dane, oferując im bezpieczne przechowywanie w chmurze i narzędzia do współpracy w jednym miejscu.

Przejdźmy do szczegółowego poznania Zoho WorkDrive i dowiedzmy się, co sprawia, że ​​jest to świetna platforma do przechowywania plików i współpracy.

Co to jest Zoho WorkDrive?

Zoho WorkDrive to oparta na chmurze platforma do przechowywania plików i współpracy, która umożliwia zespołom łatwe przechowywanie, udostępnianie i wspólną pracę nad plikami w czasie rzeczywistym.

Został wprowadzony na rynek jako zamiennik Zoho Docs kilka lat temu, aby służyć jako podstawowa platforma pamięci masowej dla pakietu aplikacji biurowych i biurowych. W tym czasie na platformie wprowadzono kilka zmian.

Najnowsza rata ma postać WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 oferuje wiele nowych funkcji obejmujących różne aspekty, w tym interfejs użytkownika, administrację danymi, integrację z zewnętrznymi rozwiązaniami i nie tylko, aby nadążyć za rosnącymi potrzebami hybrydowego środowiska pracy.

Zoho WorkDrive jest dostępny zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i na komputerach.

W czym Zoho WorkDrive może Ci pomóc?

Będąc platformą do zarządzania plikami i współpracy, Zoho WorkDrive umożliwia znacznie więcej niż tylko przechowywanie plików. Jest to możliwe dzięki różnorodnemu zestawowi funkcji, który obejmuje:

Praca drużynowa

Jedną z najlepszych rzeczy w WorkDrive jest współpraca zespołowa. WorkDrive robi to za pomocą folderów zespołu, które umożliwiają członkom zespołu przesyłanie dokumentów do jednego folderu, aby były dostępne dla wszystkich członków zespołu jednocześnie. W ten sposób użytkownicy nie muszą indywidualnie wysyłać plików pocztą e-mail i kontaktować się z innymi osobami później.

Podobnie, jeśli ktoś z zespołu wprowadzi jakiekolwiek zmiany w jakimkolwiek pliku w folderze zespołu, WorkDrive powiadomi o tym wszystkich za pomocą powiadomień, dzięki czemu będą oni zawsze na bieżąco ze zmianami i nie będą musieli co jakiś czas sprawdzać miejsca potem sami aktywnie.

Jako sposób na uporządkowanie wszystkich plików i dokumentów projektu, WorkDrive umożliwia administratorom obszaru roboczego tworzenie podfolderów w folderze zespołu. Jest to coś, co duże organizacje mogą najlepiej wykorzystać do kategoryzowania plików według działów. Administratorzy mogą również ustawić uprawnienia dostępu dla każdego członka zespołu, aby ograniczyć jego dostęp do zawartości folderu.

Wreszcie, każdy obszar roboczy WorkDrive ma Kosz w folderze zespołu, aby zapewnić bezpieczeństwo wszystkich plików i dokumentów. W związku z tym za każdym razem, gdy ktoś w zespole usunie plik lub folder, trafia on do Kosza. W ten sposób istnieje możliwość odzyskania go, jeśli będzie potrzebny później lub gdy ktoś w zespole przypadkowo go usunie.

Dostęp do potężnego pakietu biurowego Zoho

Kiedy zespoły subskrybują WorkDrive, uzyskują również dostęp do Zoho Office Suite. Zoho Office Suite to zestaw narzędzi pomagających zespołom w pracy biurowej. Zawiera trzy narzędzia: Writer, Sheet i Show. Wszystkie trzy oferują przejrzysty i łatwy w użyciu interfejs oraz różnorodne szablony, które przyspieszają pracę i to nawet w trybie offline.

Dodatkowo, każde narzędzie oferuje kilka innych przydatnych funkcji, takich jak skoncentrowany tryb pisania w Zoho Writer, predefiniowane i niestandardowe funkcje w Zoho Sheet oraz różne opcje projektowania i animacji w Zoho Show.

W połączeniu z WorkDrive nie tylko pomaga to zespołom w wykonywaniu zadań biurowych, ale także pomaga im przechowywać swoje pliki w jednym miejscu. W rezultacie członkom zespołu łatwiej jest współpracować w czasie rzeczywistym, zbierać opinie i publikować swoją pracę, aby wszyscy w zespole mogli ją zobaczyć.

Przestrzeń robocza do współpracy

WorkDrive przenosi współpracę na wyższy poziom. Daje ci możliwość zbudowania wspólnego obszaru roboczego, w którym możesz pracować ze współpracownikami bez zapraszania ich do folderu zespołu. Podobnie upraszcza udostępnianie plików poszczególnym osobom lub innym zespołom na platformie, co z kolei sprawia, że ​​współpraca jest bardziej wydajna.

Ponieważ wiele osób może jednocześnie pracować nad plikiem, może to spowodować powstanie wielu kopii tego samego pliku. Może to sprawić, że identyfikacja oryginalnego pliku będzie trudnym i żmudnym procesem. Ale na szczęście WorkDrive obsługuje historię wersji, więc członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do wszystkich różnych wersji pliku, porównać je i w razie potrzeby powrócić do poprzedniej wersji bez żadnych problemów.

Zgodnie z tym kolejną przydatną funkcją, która poprawia współpracę na platformie, jest monitorowanie aktywności. Korzystając z tego, liderzy zespołów mogą łatwo kontrolować wszystko, co dzieje się w ich obszarze roboczym, aby śledzić postępy. Ponadto działania można szczegółowo sprawdzać za pomocą filtrów, aby uzyskać bardziej wartościowe spostrzeżenia.

W sytuacjach, gdy członkowie zespołu muszą omówić coś lub podzielić się opinią na temat pliku lub dokumentu, przydatna może być funkcja zbierania opinii WorkDrive (nazywana adnotacjami do plików). Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo dzielić się swoimi przemyśleniami na temat pomysłu lub zostawiać opinie w plikach lub dokumentach za pomocą komentarzy kontekstowych.

Narzędzia do zarządzania danymi

Zoho WorkDrive obsługuje ponad 220 formatów plików. Ponieważ obejmuje to dość szerokie spektrum formatów plików, zapewnia brak problemów ze zgodnością na platformie, dzięki czemu zespoły mogą bezpośrednio przeglądać pliki w obszarze roboczym lub przesyłać te, które chcą, bez konieczności ich wcześniejszej konwersji.

Aby ułatwić odnajdywanie i wyszukiwanie plików na platformie, WorkDrive umożliwia wyszukiwanie plików według nazwy, twórcy lub słowa kluczowego w dokumencie. Podobnie obsługuje OCR i wykrywanie obiektów, co pozwala zlokalizować obrazy i zeskanowane dokumenty w obszarze roboczym, po prostu wprowadzając do nich słowo kluczowe.

Poza tym istnieje opcja kategoryzowania plików w folderze zespołu. Pozwala to uporządkować pliki i dokumenty, aby każdy członek zespołu mógł je łatwo znaleźć.

Współpracuj z osobami spoza zespołu

Jeśli Twój zespół współpracuje z innymi firmami, możesz pokazywać klientom swoje postępy, aby informować ich na bieżąco lub uzyskać od nich opinie.

WorkDrive sprawia, że ​​jest to bardzo proste. Platforma umożliwia szybkie utworzenie zewnętrznego linku do pliku, który chcesz udostępnić. Aby ta współpraca była bezpieczna i Twoje dane były bezpieczne, narzędzie pozwala zabezpieczyć każde wysyłane łącze za pomocą niezależnych uprawnień dostępu, dat wygaśnięcia i haseł. Zasadniczo zapewnia pełną kontrolę nad łączami i pozwala decydować, do czego użytkownicy dołączający do obszaru roboczego mogą, a czego nie mogą uzyskiwać dostępu lub robić.

Podobnie „Użytkownicy klienta” WorkDrive mogą pozwolić Ci zaprosić zewnętrznego klienta lub partnera do Twojego zespołu. Może się to przydać, gdy chcesz, aby interesariusze przez krótki czas przyglądali się projektowi lub współpracowali nad nim.

Zaawansowana analiza

Pracując z dużymi zespołami, chciałbyś znać pewne statystyki dotyczące swojego obszaru roboczego. W WorkDrive masz dostęp do wszystkich takich statystyk wraz z raportami o wszystkim, co dzieje się w Twoim miejscu pracy w jednym miejscu.

Na przykład, jeśli jesteś administratorem obszaru roboczego, możesz łatwo sprawdzić, kiedy plik jest aktualizowany, ile miejsca zajmuje projekt i ile wolnego miejsca jest dostępne.

Nieprzerwany dostęp do plików

Zoho WorkDrive jest dostępny zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i na komputerach stacjonarnych i zapewnia synchronizację wszystkich plików i folderów na urządzeniach. Dzięki temu możesz pracować na jednym urządzeniu i kontynuować od miejsca, w którym przerwałeś na innym.

Ponadto platforma synchronizuje również pliki i foldery z komputerem, dzięki czemu możesz pracować nawet w trybie offline, a następnie synchronizować zmiany, gdy przejdziesz do trybu online.

Plany i ceny Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive oferuje trzy plany: Starter, Team i Business.

• Starter: 2,5 USD (140 Rs) na użytkownika miesięcznie; przestrzeń dyskowa zaczyna się od 1 TB na zespół z limitem przesyłania plików 1 GB
• Zespół: 4,5 USD (275 Rs) na użytkownika miesięcznie; 3 TB przestrzeni dyskowej na zespół i limit przesyłania plików 5 GB
• Biznes: 9 USD (550 Rs) na użytkownika miesięcznie; przestrzeń dyskowa 5 TB na zespół z limitem przesyłania plików 50 GB

Każdy plan oferuje wszystkie podstawowe funkcje przechowywania i zarządzania plikami. Jednak przejście na wyższy poziom odblokowuje dostęp do kilku dodatkowych. Sprawdź plany WorkDrive, aby uzyskać kompleksowe spojrzenie na różnice między wszystkimi trzema planami i wybrać odpowiedni dla swojej organizacji.

Dodatkowo, gdy oferowane miejsce do przechowywania jest niewystarczające, Zoho oferuje dodatkowe opcje przechowywania, które można dokupić osobno.

Zoho zapewnia nowym użytkownikom 15-dniowy bezpłatny okres próbny z pełnym dostępem do wszystkich funkcji WorkDrive. Dzięki tej wersji próbnej poszczególne osoby i zespoły mogą testować i eksplorować usługę, aby określić, czy spełnia ona ich wymagania, a następnie odpowiednio wykupić plan.

Sprawdź Zoho WorkDrive