10 recursos ocultos do Planilhas Google que você não sabia que existiam

Se você usa o Planilhas Google regularmente, provavelmente está familiarizado com as ferramentas que usa com frequência. No entanto, existem muitos recursos desse aplicativo de planilha que passam despercebidos e subutilizados.

Aqui, abordaremos vários recursos interessantes do Planilhas Google que podem se tornar seus favoritos rapidamente. Acesse o Planilhas Google, faça login com sua conta do Google e experimente algumas dessas joias escondidas.

1. Extrair dados de um chip inteligente

Se você aproveitou os Smart Chips nos aplicativos do Google, ficará feliz em saber que pode fazer ainda mais com eles. Depois de inserir um Smart Chip, você pode extrair dados dele e colocá-los em sua planilha, tornando os chips ainda mais úteis.

Atualmente, você pode extrair dados de Smart Chips de pessoas, arquivos e eventos de calendário. Isso inclui nome e e-mail, proprietário e nome do arquivo e resumo e localização.

1. Depois de inserir um chip inteligente, passe o cursor sobre ele, selecione-o ou clique com o botão direito do mouse. Em seguida, escolha Extrações de dados .

2. Quando a barra lateral abrir, use a guia Extrair para marcar as caixas de seleção dos itens que deseja extrair.

3. Use o campo Extrair para para inserir ou selecionar o local da planilha onde deseja os dados.

4. Escolha Extrair e você verá seus dados exibidos no local selecionado.

Se precisar atualizar os dados extraídos, você pode usar a guia Atualizar e gerenciar na barra lateral.

2. Crie um código QR

Os códigos QR são formas populares de compartilhar informações, direcionar as pessoas para o seu site e até mesmo oferecer descontos. Ao criar seu próprio código QR no Planilhas Google sem complementos ou ferramentas de terceiros, você ou seus colaboradores podem agir rapidamente.

Para fazer o código QR, você usará a função IMAGEM do Planilhas Google e um link para o URL raiz do Google: https://chart.googleapis.com/chart? .

Aqui, criaremos um link para o site na célula A1 usando a fórmula abaixo. Coloque a fórmula na célula onde deseja o código QR.

=IMAGEM(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

Use os seguintes argumentos para construir sua fórmula:

• Argumento CHS : Defina as dimensões do código QR em pixels (chs=500×500).
• Argumento CHT : Especifique um código QR (cht=qr).
• Argumento CHL : Escolha os dados da URL (chl=”&ENCODEURL(A1)).

Em seguida, use o operador e comercial (&) para conectar os argumentos.

Depois de ver o código, talvez seja necessário redimensionar a linha e/ou a coluna para visualizar seu tamanho total. Em seguida, digitalize o código QR para garantir que funcione conforme o esperado.

Você também pode usar argumentos opcionais para codificar os dados de uma maneira específica ou atribuir um nível de correção. Para saber mais sobre esses argumentos, confira a página de referência de infográficos do Google Charts para códigos QR.

3. Insira uma lista suspensa

Listas suspensas são ótimas ferramentas para entrada de dados. Ao selecionar um item de uma lista, você pode garantir que está inserindo os dados desejados e, ao mesmo tempo, reduzir os erros.

Desde a introdução das listas suspensas no Planilhas, o recurso foi aprimorado para oferecer uma maneira mais simples de criar e gerenciar essas listas úteis.

1. Insira uma lista suspensa seguindo um destes procedimentos:
2. Selecione Inserir > Lista suspensa no menu.
3. Clique com o botão direito do mouse e escolha Menu suspenso .
4. Digite o símbolo @ (At) e escolha Menus suspensos na seção Componentes.

5. Você verá a barra lateral Regras de validação de dados aberta. Insira o local da lista na caixa Aplicar ao intervalo e confirme se a opção Suspenso está selecionada no menu suspenso Critérios.

6. Em seguida, adicione seus itens de lista nas caixas de opções e, opcionalmente, selecione cores para eles à esquerda.

7. Para exibir o texto de ajuda, escolha a ação para dados inválidos ou escolha o estilo de exibição, expanda a seção Opções avançadas.

8. Ao terminar, selecione Concluído . Em seguida, use sua nova lista suspensa para inserir dados em sua planilha.

4. Valide um endereço de e-mail

Quando você tem uma planilha que contém endereços de e-mail, seja Gmail, Outlook ou qualquer outra coisa, verifique se eles são válidos. Embora o Planilhas não mostre se um endereço é legítimo, ele mostra se ele está formatado corretamente com o símbolo @ (At) e um domínio.

1. Selecione a(s) célula(s) que deseja verificar e vá para Dados > Validação de dados no menu.

2. Quando a barra lateral Regras de validação de dados abrir, selecione Adicionar regra , confirme ou ajuste as células no campo Aplicar ao intervalo e escolha O texto é um e-mail válido na caixa suspensa Critérios.

3. Opcionalmente, selecione as Opções avançadas, como mostrar texto de ajuda, exibir um aviso ou rejeitar a entrada. Escolha Concluído para salvar e aplicar a regra de validação.

Você pode testar a validação e as opções inserindo um endereço de e-mail inválido.

5. Crie uma função personalizada

Você é fã do uso de funções e fórmulas no Planilhas Google? Se sim, por que não criar o seu próprio? Usando o recurso Custom Function, você pode configurar sua própria função e reutilizá-la sempre que quiser.

1. Selecione Dados > Funções nomeadas no menu.

2. Na barra lateral Funções nomeadas que se abre, use Adicionar nova função na parte inferior para criar sua função personalizada. Você também pode ver um exemplo, assistir à demonstração ou saber mais sobre o recurso.

3. Digite o nome da função, a descrição e, opcionalmente, os espaços reservados do argumento. Insira a fórmula que deseja usar para definir a função e selecione Avançar .

4. Confira a visualização da Função e selecione Voltar para fazer alterações ou Criar para salvar a nova função. Observe que você também pode adicionar argumentos opcionais, se necessário.

5. Você verá a função na lista da barra lateral. Insira-o em uma célula em sua planilha para testá-lo.

Se precisar fazer edições, reabra a barra lateral de Funções nomeadas, selecione os três pontos à direita da função e escolha Editar .

6. Use um Slicer para Filtrar um Gráfico

Os gráficos fornecem maneiras práticas e eficazes de exibir seus dados. Usando uma segmentação de dados, você pode filtrar os dados exibidos no gráfico. Isso é conveniente para revisar partes específicas dos dados do gráfico quando necessário.

Inserir um cortador

Depois de inserir seu gráfico, selecione-o e vá para Dados > Adicionar uma segmentação de dados no menu.

Quando a barra lateral abrir, abra a guia Dados , confirme o intervalo de dados na parte superior e escolha a coluna a ser usada para o filtro.

Você verá o cortador aparecer como um retângulo preto arredondado que você pode mover ou redimensionar como quiser.

Use um fatiador

Depois de ter seu cortador, selecione o botão Filtro à esquerda ou a seta suspensa à direita. Em seguida, selecione os dados que deseja ver no gráfico que coloca marcas de seleção ao lado desses itens.

Selecione OK e você verá sua atualização de gráfico imediatamente.

Para retornar seu gráfico à exibição original mostrando todos os dados, abra o filtro e escolha Selecionar tudo > OK .

7. Calcule dados rapidamente

Às vezes, você deseja ver um cálculo rápido sem adicionar uma fórmula à sua planilha. No Planilhas Google, você pode simplesmente selecionar os valores e escolher um cálculo para visualizar sem nenhum trabalho extra.

1. Selecione os dados que deseja calcular e procure no canto inferior direito da linha da guia. Você verá o menu de cálculo em verde que contém a Soma de seus dados.

2. Abra esse menu e escolha o cálculo que deseja realizar. Você verá o novo resultado nesse menu.

3. Você também pode simplesmente abrir o menu para ver todos os cálculos disponíveis em tempo real.

Se você decidir incluir o cálculo em sua planilha, mantenha a célula selecionada e escolha Explorar à direita das guias da planilha.

Quando a barra lateral abrir, arraste o cálculo que deseja usar para uma célula em sua planilha.

8. Explore maneiras de apresentar seus dados

Talvez você tenha dados em sua planilha, mas não tem certeza da melhor maneira de exibi-los ou analisá-los. Com o recurso Explorar, você pode ver várias maneiras rápidas de apresentar seus dados, revisar detalhes sobre eles e fazer perguntas.

Selecione seus dados e escolha Explorar no canto inferior direito.

Quando a barra lateral Explorar abrir, você verá opções para seus dados. Digite uma pergunta na seção Respostas, aplique cor usando a seção Formatação ou insira um gráfico da seção Análise.

Depois de terminar, basta usar o X no canto superior direito da barra lateral para fechá-la.

9. Aprovações de folha de solicitação

Se você usa uma conta do Google Workspace para negócios ou educação, confira o recurso Aprovações. Com ele, você pode solicitar aprovações de outras pessoas e acompanhar o que foi aprovado e o que não foi.

Vá para Arquivo e selecione Aprovações .

Quando a barra lateral Aprovações abrir, escolha Fazer uma solicitação .

Na janela pop-up, adicione aqueles que você deseja aprovar sua solicitação e, opcionalmente, uma mensagem. Você também pode incluir uma data de vencimento, permitir que os aprovadores editem a planilha ou bloquear o arquivo antes de enviar sua solicitação de aprovação. Escolha Enviar solicitação quando terminar.

Se você ainda não compartilhou o documento com os aprovadores, será solicitado a fazê-lo e atribuir as permissões.

Você pode visualizar o status retornando à barra lateral de Aprovações.

10. Configure um formato de data e hora personalizado

Embora o Planilhas Google forneça muitas maneiras diferentes de formatar suas datas e horas, talvez você queira algo em particular. Você pode criar seu próprio formato de data e hora com a estrutura, cores e estilo que desejar.

1. Selecione a(s) célula(s) que contém a data ou hora e vá para Formatar > Número > Data e hora personalizadas . Como alternativa, você pode selecionar a opção Mais formatos na barra de ferramentas e escolher Data e hora personalizadas .

2. Quando a janela abrir, você verá o formato atual para sua data e/ou hora. Selecione um elemento existente na parte superior para alterar o formato ou excluí-lo.

3. Para adicionar um elemento diferente, selecione a seta no lado direito e escolha um da lista. Você pode então formatar esse elemento usando sua seta.

4. Quando terminar, selecione Aplicar para usar o formato de data e hora personalizado e você deverá ver sua planilha atualizada.

Com esses recursos do Planilhas Google, você pode fazer ainda mais com seus dados. Certifique-se de experimentar um ou mais e ver qual é útil para você.

Para tutoriais relacionados, veja como encontrar duplicatas no Planilhas Google usando as opções de formatação condicional.