10 dicas para um evento de sucesso: Como fazer seu próximo evento correr bem
Publicados: 2022-01-31Os eventos são parte integrante da estratégia de qualquer empresa. Eles ajudam a gerar buzz, aumentar as vendas e criar grandes oportunidades de networking.
Mas você sabe muito bem que nem tudo sai como planejado. É por isso que é essencial estar preparado para qualquer coisa. As dicas a seguir ajudarão você a planejar seu próximo evento para que ele corra bem.
Defina seu propósito para o evento
Os proprietários de empresas podem usar eventos para gerar buzz em torno de sua empresa, aumentar as vendas ou criar oportunidades de networking.
O primeiro passo no planejamento de um evento é identificar seus objetivos para o evento. Depois de decidir quais são seus objetivos para o evento, você pode usá-los como um guia para ajudá-lo a planejar o resto do evento.
Qual saída você está esperando?
Antes de começar a planejar seu evento, é essencial decidir a afluência desejada. Isso irá ajudá-lo a planejar adequadamente e saber o que você pode esperar.
Por exemplo, se seu objetivo é ter uma pequena reunião com 50 pessoas presentes, isso não exigirá tanta comida e bebida quanto um evento onde 200 pessoas são esperadas.
Defina um orçamento
O primeiro passo para se preparar para o seu próximo evento é definir um orçamento. Este é o processo de determinar quanto você espera gastar na ocasião.
Isso inclui custos fixos e variáveis. As despesas fixas são mais previsíveis, enquanto os custos variáveis podem ser mais imprevisíveis.
Seja qual for o seu orçamento, é importante que você não acabe gastando mais do que o previsto em seu evento.
Independentemente do que acontecer no seu evento, você deve sempre saber quanto vai custar de antemão.
O orçamento também ajuda a decidir quanto você deve gastar em componentes específicos do evento, como comida ou decoração, o que ajuda a garantir que você fique dentro do orçamento.
Uma maneira de economizar dinheiro é negociar com os fornecedores com antecedência. Você pode negociar com fornecedores comparando preços e negociando acordos antes que a data da festa se aproxime.
E se você está procurando dicas de como conseguir negócios de sucesso, confira este artigo da Revista Entrepreneur .
Considere os locais e locais com cuidado .
Primeiro, você precisa pensar sobre o seu local. Você quer uma área que seja visível e grande o suficiente para todas as pessoas que participarão do evento. Também é importante considerar todos os requisitos de acessibilidade com antecedência.
Em segundo lugar, você precisa pensar sobre a localização. Considere que tipo de visitantes estarão presentes no evento e como eles podem chegar lá rapidamente.
Por exemplo, suponha que seu evento seja em uma área rural. Nesse caso, você pode oferecer serviços de transporte ou oportunidades de carona para que as pessoas possam se divertir sem se preocupar com o trajeto para casa.
Finalmente, é importante considerar o tempo – certifique-se de que seu evento não caia em um feriado ou outro dia em que muitas pessoas estejam viajando ou trabalhando horas extras.
Se isso for inevitável, você deve oferecer incentivos para os participantes que viajam longas distâncias.
Presencial, híbrido ou virtual?
Você precisa determinar que tipo de evento você está executando. Será tudo presencial? Todos virtuais? Ou uma combinação de ambos?
Se você estiver organizando um evento presencial, há algumas coisas que você deve fazer primeiro. Verifique se o espaço do seu evento está configurado corretamente.
Crie uma agenda alinhada com seus objetivos para a reunião ou conferência. Certifique-se de ter bebidas e lanches suficientes disponíveis para seus convidados.
E forneça direções para o local em seu site e materiais promocionais para que as pessoas possam encontrá-lo facilmente.
Se você estiver realizando um evento híbrido, use ferramentas como Skype ou Google Hangouts para criar uma experiência combinada.
Você pode começar hospedando a sessão de abertura como uma discussão ao vivo e, em seguida, alternando para sessões gravadas para mais conversas individuais. Você deseja garantir que todos os participantes obtenham o mesmo valor da reunião, não importa onde estejam participando.
Por fim, se você estiver executando um evento virtual, certifique-se de que ele tenha um componente interativo para que as pessoas se sintam conectadas a seus colegas, mesmo que não estejam fisicamente juntos.
Você pode começar com uma apresentação educacional por meio de gravação de vídeo antes de iniciar uma conversa casual entre os participantes por meio do Skype ou do Google Hangouts.
Reserve na melhor tecnologia
A tecnologia certa pode diferenciar entre um evento médio e um incrível. Você não quer decepcionar seus participantes com baixa qualidade de som ou telas que não funcionam corretamente.
A boa notícia é que você tem muitas opções para tecnologia de eventos, o que torna o processo de decisão muito mais gerenciável. Quando se trata de encenação, você deve considerar alugar projetores e telas, bem como telas instaladas nas paredes para sinalização digital.
Para a iluminação, dependendo do tipo de evento que você está realizando, você precisará de algo diferente – desde iluminação superior para casamentos até luzes LED para eventos corporativos – para criar um clima perfeito para seus convidados.
Você também vai querer investir em sistemas de alto-falantes que forneçam um som cristalino, mesmo se o local estiver lotado. Isso ajudará a garantir que os participantes possam ouvir tudo claramente para que não percam nada importante.
E, claro, há a questão da rede – garanta que todos os seus convidados tenham Wi-Fi confiável. Um aluguel de hotspot é ideal para essa situação, para que eles não tenham problemas ao usar seus telefones ou tablets.
Considere a acessibilidade
É essencial ter em mente que nem todos os participantes podem ter o mesmo acesso que os outros. Isso inclui pessoas com deficiência, deficientes auditivos, cegos ou aqueles que usam um animal de serviço. ]
Considere todas as acomodações possíveis que você pode fazer para esses indivíduos e como você os informará sobre quaisquer acomodações específicas.
Muitos organizadores de eventos planejam isso comprando serviços especiais ou fornecendo informações no site do evento.
Por exemplo, se um participante precisar de um intérprete de linguagem de sinais, você poderá acessar um feed de vídeo do evento por meio de uma transmissão ao vivo. Você também pode oferecer uma opção de legenda remota para surdos ou fornecer um intérprete de ASL no próprio evento.
Tenha planos de backup
Você precisa ter um plano de backup para qualquer coisa que possa dar errado. Por exemplo, se você tiver um palestrante em seu evento, é uma boa ideia ter um palestrante reserva alinhado.
Você nunca sabe quando alguém pode cancelar no último minuto ou se o palestrante que você reservou será atrasado devido ao clima ou outro evento imprevisto. Também é essencial garantir que você tenha bastante comida e bebida à mão, caso as pessoas fiquem com fome ou sede.
Seria prudente que as empresas investissem em um aplicativo de eventos para ver rapidamente quais eventos estão acontecendo no local do evento. Dessa forma, eles não perdem nenhuma oportunidade lá.
Marketing
O marketing do seu evento garante que as pessoas saibam sobre ele e participem. Ao comercializar um evento, você deseja criar buzz e entusiasmo. No entanto, não se esqueça de mencionar os benefícios para os participantes.
Por que eles deveriam vir? O que eles vão aprender? O que eles vão ganhar com isso? O marketing do seu evento é importante porque ajuda a garantir que as pessoas o conheçam e participem.
Você pode usar postagens de mídia social, cartões de visita, folhetos ou páginas de eventos em um site para ajudar a gerar buzz e entusiasmo.
Por exemplo, suponha que você esteja organizando um workshop sobre como aumentar seu número de seguidores no Facebook organicamente. Nesse caso, você pode postar uma foto de um jovem com cabelos lindos usando o telefone em um café com a legenda:
“Aprenda como aumentar seu número de seguidores no Facebook organicamente com os especialistas Steph & John em apenas uma hora! Registre-se gratuitamente aqui. #growfacebookfollowers #evento”
Certifique-se de que todos estejam na mesma página sobre seus deveres .
Antes de seu evento, certifique-se de que todos conheçam seus deveres e responsabilidades. Suas tarefas devem ser claramente delineadas e atribuídas.
Em seguida, defina uma pessoa responsável por cada trabalho para manter as coisas funcionando sem problemas durante todo o evento. Isso irá ajudá-lo a evitar quaisquer contratempos ou mal-entendidos.
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