10 maneiras de organizar documentos no Google Docs

A organização eficaz de documentos, especialmente os longos, pode ser um desafio. Com os recursos integrados do Google Docs, você tem várias maneiras de redigir relatórios, artigos, ensaios, propostas, documentos de equipe e muito mais de maneira eficiente.

Você precisa estruturar o documento para facilitar a exibição de informações e a verificação de detalhes. Então, vamos ver vários recursos importantes para organizar seu próximo Documento Google.

1. Digitalize o documento com um resumo e esboço

Uma das maneiras mais simples de criar uma visão geral dos detalhes do seu documento é com os recursos de resumo e estrutura de tópicos. Essas ferramentas úteis ficam fora do conteúdo para não distrair e podem ser mostradas ou ocultadas com um clique.

Esses recursos organizacionais permitem resumir o conteúdo do seu documento e pular para a seção necessária com o esboço gerado automaticamente.

Mostrar e fechar o resumo e estrutura de tópicos

Para exibir o resumo e a estrutura de tópicos, vá para a guia Exibir e selecione Mostrar estrutura de tópicos .

Você verá o ícone Mostrar estrutura de tópicos do documento no canto superior esquerdo do espaço do documento. Selecione-o para expandi-lo.

Ao concluir o resumo e a estrutura de tópicos, use a seta Fechar estrutura de tópicos do documento para ocultá-los e exibir novamente o ícone Mostrar estrutura de tópicos do documento .

Adicionar um resumo e estrutura de tópicos

Para adicionar um resumo, use o sinal de mais para abrir a caixa e digite seu texto.

Para alterá-lo posteriormente, basta selecionar o ícone Editar (lápis).

Para usar o esboço, adicione títulos ao seu documento (explicado abaixo) e eles aparecerão no esboço automaticamente. Em seguida, você pode selecionar um título para pular para essa seção do documento.

Você pode remover um título específico do esboço, se necessário, selecionando o X à direita dele no esboço.

2. Incluir e personalizar um sumário

Se você quiser algo dentro do conteúdo que seus leitores possam usar para navegar em seu documento, você pode inserir um sumário no Google Docs. Esse recurso era básico, mas o Google o aprimorou ao longo do tempo para torná-lo personalizável e atraente.

Inserir um sumário

Para criar um sumário, estruture a seção do documento com títulos. Digite o texto de um título, selecione-o e escolha um nível de título na caixa suspensa Estilos na barra de ferramentas. Esses títulos aparecem automaticamente na tabela para você.

Quando estiver pronto para inserir a tabela, coloque o cursor no documento onde deseja. Em seguida, abra o menu Inserir , vá para Índice e escolha um estilo entre Texto Simples, Pontilhado e Vinculado.

Escolha o design que deseja usar e você verá a tabela aparecer.

Personalizar um sumário

Você pode ajustar a aparência e o funcionamento do seu índice no Google Docs, o que é um recurso interessante.

Para abrir as ferramentas de edição, selecione a tabela para exibir a pequena barra de ferramentas. Em seguida, use os três pontos na barra de ferramentas para escolher Mais opções .

Quando a barra lateral abrir, você verá duas seções para Formatação e Níveis de Título.

• Formatação : escolha um estilo de tabela diferente, mostre ou oculte os números de página e, opcionalmente, use uma guia de tabulação como pontos, traços ou linhas.
• Níveis de cabeçalho : escolha os cabeçalhos que deseja exibir na tabela e, opcionalmente, ajuste os recuos.

Você deve ver seus ajustes atualizados em tempo real.

3. Trabalhe de forma eficiente com títulos recolhíveis

O Google adicionou um recurso super útil ao Documentos no início de 2023 que permite que você trabalhe com documentos longos com um pouco mais de facilidade. Você pode recolher e expandir os títulos. Isso é ótimo para focar nas seções do documento que você está usando enquanto recolhe as que não está.

Até o momento em que este livro foi escrito, os títulos recolhíveis só funcionam quando você usa o layout sem páginas. Não está claro se o recurso será transferido para o layout do Pages.

Para usar o layout Sem páginas em um documento novo ou existente, vá para Arquivo e selecione Configuração de página . Em seguida, escolha Sem página na parte superior e OK na parte inferior.

Você deve ver setas à esquerda dos títulos em seu documento. Basta usar essas setas ou clicar com o botão direito do mouse para recolher e expandir os títulos.

4. Rastreie informações facilmente com blocos de construção

Os Building Blocks no Google Docs oferecem maneiras rápidas e convenientes de exibir informações usando tabelas, entradas de texto e listas suspensas. Basta inserir um desses blocos pré-embalados e inserir seus dados em um local.

Atualmente, você pode escolher entre quatro blocos pré-fabricados, incluindo um roteiro de produto, rastreador de revisão, ativos de projeto e rastreador de conteúdo de lançamento. Você pode usar o Building Block como está ou personalizá-lo para atender às suas necessidades.

Para inserir um Building Block, selecione um local em seu documento e vá para Inserir > Building blocks . Escolha o tipo que deseja usar no menu pop-up.

Você verá o bloco aparecer em seu documento, pronto para uso. Se quiser alterar os títulos para corresponder ao seu conteúdo, você pode editá-los como qualquer outro texto.

5. Crie e reutilize blocos personalizados

Se você tiver uma conta do Google corporativa ou escolar compatível, poderá configurar Building Blocks personalizados no Documentos. Isso permite criar um bloco, salvá-lo e reutilizá-lo. O bloco é salvo em seu Google Drive como um tipo de arquivo do Google Docs, para que você também possa usá-lo em novos documentos no futuro.

1. Vá para Inserir > Blocos de construção e escolha Bloco de construção personalizado no menu pop-up.

2. Quando a mensagem pop-up aparecer em seu documento, escolha Novo bloco de construção personalizado .

3. Selecione o conteúdo que deseja usar como bloco personalizado e escolha Salvar na barra azul na parte superior.

4. Digite o nome do seu bloco e, opcionalmente, uma descrição. Em seguida, selecione Criar . Você receberá uma confirmação de que seu bloco foi salvo.

Para usar seu novo bloco, digite o símbolo @ (At) seguido do nome do bloco e escolha-o na lista que aparece.

6. Insira trechos de programação com blocos de código

Se o seu documento contiver código de programação como Java, JavaScript ou Python, você poderá aproveitar o Building Block de código. Isso permite que você estruture seu código perfeitamente em seu documento.

Vá para Inserir > Blocos de construção , vá para Bloco de código e escolha o idioma no menu pop-up.

Quando seu bloco aparecer, basta inserir seu trecho. Se você quiser alterar a linguagem de programação, use a caixa suspensa no canto superior esquerdo. Para atualizar as cores, use o ícone Atualizar no canto superior direito.

7. Colabore em e-mails, convites de calendário e notas de reunião

Outra ferramenta interessante para organizar itens no Google Docs é um bloco de modelo integrado. Eles são especialmente úteis se você estiver trabalhando de forma colaborativa em e-mails, convites de calendário e notas de reunião.

Para e-mails, você pode preencher os destinatários, assunto e mensagem. Em seguida, selecione o ícone do Gmail para criar o rascunho diretamente no Gmail.

Para convites de calendário, insira o título, convidados, horário de início e término, local e descrição. Use o ícone Calendário para abrir o evento no Google Agenda.

Para notas de reunião, escolha um evento na lista suspensa e você receberá um bloco com o título, data e participantes com marcadores para notas e caixas de seleção para itens de ação. Use o ícone E-mail para criar um rascunho com as anotações da reunião no Gmail.

FALTA IMAGEM

Para usar um desses modelos, vá para Inserir > Blocos de construção e escolha uma opção no menu pop-up.

8. Insira detalhes usando uma lista suspensa

Usando os Building Blocks acima para rastrear informações, você pode aproveitar as listas suspensas predefinidas do Google Docs. No entanto, você pode criar sua própria lista suspensa, como no Planilhas Google. Isso é útil para você, seus leitores ou seus colaboradores inserirem os detalhes necessários com facilidade.

Coloque o cursor onde deseja a lista, abra o menu Inserir e escolha Lista suspensa .

Para usar uma lista suspensa predefinida, escolha uma na seção inferior.

Para criar o seu próprio, escolha Novo menu suspenso . Em seguida, insira o nome e a lista de opções. Você pode escolher uma cor ao lado de cada item da lista, adicionar mais itens e reorganizar a ordem usando arrastar e soltar. Ao terminar, selecione Salvar .

Você verá sua nova lista suspensa, que pode ser reutilizada repetidamente. Basta selecioná-lo no menu Inserir > Suspenso .

Para fazer alterações posteriormente, abra a lista suspensa e escolha Adicionar/editar opções .

9. Insira informações com chips inteligentes

Para listar e visualizar contatos, eventos, arquivos, locais e datas claramente, você pode inserir Smart Chips em seus documentos. Essas ferramentas bacanas permanecem condensadas, mas se expandem para mostrar os detalhes e permitir que você execute ações com um clique.

Você pode inserir um chip inteligente digitando o símbolo @ seguido do nome do item ou acessando Inserir > Chips inteligentes e escolhendo um no menu pop-up.

Depois de inserir o chip, passe o cursor sobre ele ou selecione-o para visualizar. Cada chip contém diferentes detalhes e ações, dependendo do tipo de chip. Por exemplo, com um chip inteligente de arquivo, você pode visualizar o arquivo, copiar um link para ele ou abri-lo.

Se você tiver uma conta do Google Workspace compatível, terá acesso a chips inteligentes adicionais, incluindo cronômetro, cronômetro e variáveis ​​reutilizáveis.

Aproveite esses Smart Chips para incluir as informações de que você precisa, mantendo seu conteúdo curto e agradável.

10. Insira equações com facilidade

Mais uma boa ferramenta que o Google Docs oferece é para equações. Seja um aluno ou professor, você pode parar de procurar os símbolos corretos e formatá-los para caber no seu documento. Basta usar o editor de equações.

Para abrir o editor, vá para Exibir > Mostrar barra de ferramentas da equação . Você também pode selecionar Inserir > Equação . Você verá a barra de ferramentas de edição aparecer na parte superior do seu documento.

Use as caixas suspensas na barra de ferramentas para adicionar seus símbolos. Você pode usar letras gregas, operadores matemáticos, símbolos de relação e setas.

Você verá sua equação aparecer em uma caixa de texto bonita e organizada em seu documento.

De um resumo a uma tabela de rastreamento, de uma lista suspensa a um chip detalhado, você pode organizar seus documentos do Google de várias maneiras para atender às suas necessidades. Qual desses recursos se tornará seu favorito rapidamente?

Para tutoriais relacionados a outros aplicativos do Google, veja como definir uma data de expiração em seus arquivos do Google Drive.