10 maneiras de melhorar a experiência do usuário final do Microsoft Teams

A pandemia transformou tremendamente a maneira como vivemos e trabalhamos. Para facilitar o trabalho remoto e híbrido, empresas em todo o mundo adotaram soluções como Slack, Google Meet, Microsoft Teams etc. Isso significa que as empresas que usam nuvens tradicionais mudaram para as avançadas para aproveitar os recursos de colaboração que oferecem para se comunicar entre equipes remotas.

Seguindo a jornada de trabalho remoto, muitas empresas alternaram entre as diferentes plataformas de armazenamento e colaboração em nuvem, ou seja, migraram do Box para o Google Drive , do Dropbox para o Google Drive e muitas migraram do Slack para o Microsoft Teams, dependendo de seus requisitos de negócios.

Desde o final de 2019, o Microsoft Teams é a principal ferramenta de colaboração da empresa. Todos os dias, quase 115 milhões de pessoas usam o Teams em seu trabalho diário. A Microsoft adicionou vários novos recursos para empresas que começaram a adotar sua plataforma de colaboração desde o início do surto de COVID-19, além de migrar do Slack para o Teams.

Este artigo ajudará você a explorar as melhores maneiras de aproveitar ao máximo o Microsoft Teams e melhorar a experiência do usuário final, empregando seus recursos adequadamente.

1. Crie canais relevantes

Os canais são uma ótima maneira de organizar conversas com sua equipe. Crie canais para todas as áreas de sua equipe e publique suas comunicações nesses canais. Isso tornará mais fácil para todos em sua equipe encontrar as informações de que precisam.

2. Colabore em arquivos do Office

Se você e seus colegas de equipe precisarem colaborar no mesmo documento simultaneamente, o Microsoft Teams permite que você faça isso. Muitas empresas mudaram do Slack para o Microsoft Teams para tornar a colaboração mais eficaz e produtiva, colaborando em arquivos remotamente em tempo real.

Abra o arquivo em seu aplicativo de desktop e colabore com sua equipe depois de compartilhá-lo no canal apropriado ou no bate-papo no Microsoft Teams. Você pode acompanhar as alterações feitas no documento por seus colegas de equipe e fornecer comentários para eles, se necessário.

3. Gerencie tarefas com o Microsoft Planner

Para manter você e sua equipe remota organizados, use o Planner no Microsoft Teams. Esta é uma ferramenta fantástica, e você pode usá-la diariamente para acompanhar suas atividades e desempenho. Faça uma lista de tarefas, categorize as tarefas, especifique um prazo, priorize-as e atribua-as ao

respectivos membros de sua equipe. Você também pode anexar links e documentos à sua mensagem. Você também pode usar comentários para colaborar com outros profissionais.

Veja também: Cotações do TeamWork

4. Mantenha-se organizado com os calendários do Teams

Quando uma equipe está localizada em todo o mundo e opera em vários fusos horários, pode ser difícil agendar reuniões que sejam convenientes para todos. Usando o Assistente de Agendamento no Teams, você pode encontrar o melhor horário conveniente para marcar uma reunião para cada membro de sua equipe.

Se você não estiver migrando para o Microsoft 365 e em vez de mudar do Box ou Dropbox para o Google Drive para aproveitar o Google Workspace, o Google Calendar é uma ótima alternativa ao Microsoft Scheduling Assistant. Usando o Google Agenda, você pode integrar as agendas dos membros de sua equipe para saber quando todos estarão disponíveis, e é simples planejar e agendar uma reunião.

5. Compartilhe sua tela durante uma reunião

As apresentações e a apresentação dos resultados do nosso trabalho são componentes essenciais do nosso dia a dia. E, embora você possa fazer isso no escritório em uma reunião ou conversando com um colega de trabalho, terá que fazê-lo online se trabalhar remotamente. Há, no entanto, uma solução para isso também.

Você pode compartilhar sua tela ou escolher qual janela deseja compartilhar com outras pessoas na reunião com o Microsoft Teams. Dessa forma, ninguém verá ou ouvirá as notificações que você receber de outros aplicativos.

6. Grave suas reuniões

Se você tiver uma reunião importante para a qual deseja voltar e revisar algumas questões cruciais, gravá-la e até obter resumos da reunião é uma ideia fantástica. Você pode então compartilhá-los com sua equipe.

Essa função é especialmente valiosa para indivíduos que não puderam comparecer à reunião, mas gostariam de se manter informados sobre a agenda e as ações tomadas.

7. Alterne facilmente entre diferentes dispositivos

Emergências ocorrem e também podem ocorrer durante uma videoconferência. Seu laptop pode quebrar, sua internet pode estar inoperante, sua câmera pode parar de funcionar ou você pode precisar sair para uma emergência. Tais situações podem afetar seu trabalho quando você está em uma ligação importante.

Felizmente, o Microsoft Teams permite que você participe de uma chamada de vários dispositivos. Você pode permanecer na chamada usando seu telefone, tablet e PC simultaneamente ou pode passar de um dispositivo para outro conforme necessário.

8. Use os aplicativos do Microsoft Teams

Graças à rica conexão digital e física, as equipes podem trabalhar perfeitamente com o Outlook, Word, Excel, PowerPoint e outros aplicativos. Suas gravações de reunião são armazenadas no SharePoint, os dados são armazenados no OneDrive e seu calendário do Outlook é constantemente sincronizado com o Teams.

Você pode conectar qualquer aplicativo da Microsoft ou de terceiros ao seu ambiente do Microsoft Teams, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes plataformas.

9. Adicione guias em seus canais

As empresas podem usar a interface do Teams para integrar aplicativos como uma guia em um canal. Com isso, o Teams pode servir como uma plataforma única para todos os aplicativos da empresa, melhorando a experiência do usuário.

Para adicionar um aplicativo às suas guias, clique no ícone “+” em um bate-papo, grupo ou canal e selecione o aplicativo desejado na janela do aplicativo.

10. Use o quadro branco virtual

Você pode ter uma ótima experiência virtual usando o Whiteboard no Teams, onde todos na reunião podem contribuir com suas ideias e anotações, assim como em uma sessão offline. Você poderá observar como cada um de seus colegas de trabalho contribui, e seus pensamentos o fortalecerão. Após a reunião, os resultados do trabalho do grupo podem ser simplesmente compartilhados através do canal apropriado.

Conclusão

Esses recursos do Microsoft Team permitem que você trabalhe remotamente e permaneça conectado profissionalmente com seus colegas de trabalho de qualquer lugar e a qualquer hora, interaja com suas equipes em várias tarefas em tempo real e mantenha um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.