Principais softwares de reunião on-line para conhecer

Publicados: 2018-08-20

Enquanto as empresas na era digital sempre usaram meios para se conectar e se comunicar com funcionários e clientes remotos, a pandemia de Covid-19 tem sido um grande catalisador para o aumento do uso de plataformas de reuniões virtuais. Em tempos de distanciamento social, as empresas contam com essas plataformas para se manterem conectadas, trocarem informações e trabalharem juntas para manter as operações funcionando sem problemas e consistentemente durante esse período incerto.

Neste artigo
  • Definição de Reunião Online
  • Lista das principais plataformas de reuniões virtuais
  • Como selecionar o software certo para reuniões online
  • Vantagens e desvantagens
  • Dicas para conduzir uma reunião online bem-sucedida

O que é uma Reunião Online?

Uma reunião online, também chamada de conferência virtual, é um método de comunicação que permite que várias partes se encontrem e interajam no mesmo espaço sem estarem fisicamente presentes. Por meio de canais de dispositivos eletrônicos como serviço de internet, projetores (para grandes equipes), fontes confiáveis ​​de áudio, laptops, tablets, webcams, etc., funcionários de negócios e superiores podem se comunicar uns com os outros usando várias plataformas de reuniões virtuais.

Melhores plataformas de reuniões virtuais

  1. Skype

    Um aplicativo fácil de usar que permite que você se conecte com uma única pessoa ou um grupo de pessoas. É uma plataforma bem conhecida que muitos participantes da reunião provavelmente já possuem contas pessoais para uso do serviço. O aplicativo Skype não tem custos de longa distância, mas é propenso a problemas de exibição de áudio e visual, atrasos no buffer e queda de chamadas.

  2. Folga

    O Slack ajuda a conectar os membros da equipe uns com os outros por meio de ferramentas de mensagens, notificações ajustáveis ​​e é simplificado com vários recursos de escritório. Com seus recursos de mensagens confiáveis ​​para os funcionários, o tráfego de e-mail entre os funcionários é reduzido. O uso deste serviço custa US$ 8 por pessoa ou US$ 15 por mês.

  3. Hangouts do Google

    Uma plataforma gratuita que oferece ferramentas para fazer chamadas telefônicas, usar mensagens instantâneas que se conectam com até 10 pessoas e videoconferência. Se você usa o Google, que é praticamente todo mundo, essa plataforma já está instalada em ferramentas do Google como o Gmail. Outro recurso interessante do Google Hangouts é que as videochamadas podem ser transmitidas em tempo real no YouTube.

  4. Reunião de zoom

    As empresas não apenas podem realizar reuniões virtuais nesta plataforma, mas também podem realizar seminários de treinamento, webinars etc. Durante as reuniões do Zoom, os usuários podem compartilhar simultaneamente mensagens e documentos entre si por meio da ferramenta de bate-papo do Zoom. Um plano básico com uma reunião do Zoom é gratuito por tempo ilimitado e oferece reuniões ilimitadas com um limite de tempo de 40 minutos para cada uma.

  5. GoToMeeting

    Essa plataforma oferece ferramentas que incluem mensagens entre os membros da equipe, transcrições de diálogos para vídeo e configurações ajustáveis ​​da equipe. Usando o GoToMeeting, as empresas podem realizar reuniões com até 100 pessoas, incluindo participar e realizar reuniões usando um smartphone. Essa plataforma é oferecida aos usuários por meio de uma avaliação gratuita de 14 dias com planos a partir de US$ 12 por mês.

  6. Equipes da Microsoft

    O Microsoft Teams é um sub-recurso da plataforma Microsoft Office 365. Esse sub-recurso pode realizar reuniões com até 300 participantes, além de acesso para convidados, vídeo pessoal e em equipe, chamadas telefônicas, arquivos compartilháveis ​​com 2 gigabytes por pessoa e 10 gigabytes por grupo, compartilhamento de área de trabalho para facilitar a colaboração e organização de arquivos através da coloração. Este serviço é gratuito com inscrição usando um endereço de e-mail.

  7. Facetime

    Esta plataforma bem conhecida não é usada apenas para se conectar com amigos e familiares, mas também pode ser usada para fins comerciais. Embora o Facetime seja compatível apenas com dispositivos Apple, os recursos incluem bate-papos em grupo que podem conter até 32 participantes, ferramentas para que você saiba quem está falando no momento e a capacidade de escolher quem você deseja ver na tela. Este serviço é gratuito para uso.

  8. Google Meet

    Esta versão atualizada e aprimorada do Google Hangout é simplificada no serviço de produtividade de escritório do G Suite. O Google Meet fornece ao usuário um número de discagem atribuído para que as reuniões virtuais possam permanecer privadas dentro da equipe, uma linha de acesso clara sem queda de chamadas e compatibilidade com dispositivos Apple e Android. Este serviço oferece 3 planos: G Suite Basic (US$ 6 por mês), G Suite Business (US$ 12 por mês) e G Suite Enterprise (US$ 25 por mês).

  9. Chamada de conferência gratuita

    Como indicado em seu nome, este serviço é totalmente gratuito. O FreeConferenceCall oferece ferramentas para colaboração e chamadas com membros do grupo para compartilhamento de área de trabalho, desenho e mensagens para uso público e privado. Não só é gratuito, mas também é simples de usar.

  10. Intermediário

    Originalmente chamado de AnyMeeting, o Intermedia sincroniza ferramentas de videoconferência, mensagens e compartilhamento de desktop em um serviço baseado na nuvem. Venha em 2 planos de pagamento de serviço: Lite ($ 10 por mês) e Pro ($ 13 por mês). Se você atualizar para o Plano Pro, poderá transcrever e gravar reuniões em tempo real, além de receber uma quantidade infinita de espaço na nuvem.

  11. Adobe Connect

    O Adobe Connect vai além quando se trata de uma plataforma de reunião virtual. Este serviço não apenas oferece recursos de compartilhamento de área de trabalho, mensagens e bate-papo por vídeo, mas você pode criar sites menores, organizar e-mails, criar salas digitais personalizáveis ​​para combinar com a marca da empresa. Para realizar reuniões nesta plataforma, você terá um preço inicial de US $ 50 por mês, enquanto os webinars custarão US $ 130 por mês.

  12. Amazon Chime

    Sem surpresa, este serviço é sincronizado com o Alexa, um serviço de assistente de IA criado pela Amazon, para reuniões de negócios virtuais. O Amazon Chime oferece chamadas, mensagens, reuniões digitais e videoconferência. O custo deste serviço é gratuito se você usar apenas os recursos básicos da plataforma, mas os preços dos recursos profissionais variam de US$ 3 por pessoa/por dia a US$ 15 por pessoa/por mês, dependendo de quais recursos são usados.

  13. Junte-se a mim

    O custo de usar esta plataforma de reunião virtual é de $ 0,00. O Join.Me possui ferramentas que permitem aos usuários alterar os links de URL ao seu gosto e a possibilidade de escolher o plano de fundo que desejar para a exibição exibida durante as reuniões virtuais. Ele também sincroniza com outras ferramentas de trabalho como Outlook, Office 365 e Google Calendar.

  14. Tamanho real

    A Lifesize oferece vídeo 4k de alta resolução para imagens nítidas, interface de tela sensível ao toque interativa para telefones de sala de conferência e ferramentas de compartilhamento de vídeo armazenadas na nuvem. O Lifesize Go, uma versão para navegador desta plataforma, é gratuito para todos os usuários. O Lifesize Standard para pequenos grupos custa US$ 16,95 por host/por mês, o Lifesize Plus para pequenas/médias empresas custa US$ 14,95 por host/por mês e o Lifesize Enterprise custa US$ 12,95 por mês com capacidade para transportar um mínimo de 50 hosts.

  15. Reuniões RingCentral

    Esta plataforma de reunião virtual possui um plano gratuito para usuários, suporte ao cliente para todos os outros planos de pagamento, incluindo o plano gratuito, e pode operar em todas as principais plataformas. No entanto, o RingCentral Meetings não possui recursos de compartilhamento com usuários externos e oferece apenas gravações locais. O plano de pagamentos para este serviço tem um preço inicial tão baixo quanto $ 14,99 por mês.

  16. Toca aqui

    Um recurso exclusivo que o HighFive possui em sua plataforma é que ele não exige senhas ou números PIN para acessar as reuniões. Os usuários devem esperar em uma sala de reunião digital até que sejam autorizados a participar de uma reunião por um gerente ou organizador. A videoconferência para sala de reuniões custa US$ 99 por mês/por sala anualmente.

  17. ON24

    O ON24 oferece aos profissionais de marketing a oportunidade de criar webinars interativos baseados em informações, aprendizado de conteúdo e interpretação do comportamento do público por meio de pesquisas, pesquisas, monitoramento de engajamento e conversas e análise de recursos. Você também pode gravar webinars ou reuniões em várias tomadas e alternar entre apresentações em tempo real e já gravadas. Este serviço oferece um período de teste gratuito de até 30 dias.

  18. BigBlueButton

    Essa plataforma é destinada a instrutores que ensinam crianças on-line, mas também pode ser usada por empresas como seminários de aprendizado e webinars. BigBlueButton oferece a capacidade de compartilhar facilitação, área de trabalho, vídeo e áudio enquanto trabalha simultaneamente com outros usuários por meio de mensagens, notas e pesquisas. Embora difícil de configurar, a plataforma é de uso gratuito e possui a interface de um software de reunião virtual de aprendizado digital caro.

  19. Reunião Zoho

    Essa conhecida plataforma de reuniões virtuais permite que os usuários conduzam e participem de reuniões online de qualquer lugar. Suas ferramentas de compartilhamento de área de trabalho e exibição garantem que os grupos possam colaborar efetivamente entre si. As reuniões virtuais baseadas em câmera da reunião do Zoho garantem que as chamadas online sejam executadas sem problemas. Há uma versão gratuita e planos de pagamento que variam de US$ 12 a US$ 980, dependendo do número de anfitriões e participantes.

  20. ClickMeeting

    ClickMeeting é uma plataforma simples de usar que oferece vários recursos. Salas de reunião personalizáveis ​​e uma variedade de ferramentas de colaboração (compartilhamento e facilitação da área de trabalho) são os principais recursos dessa plataforma. Os planos de pagamento variam de US$ 25 por mês para 25 participantes a US$ 165 por mês para até 5.000 participantes.

  21. Intrado

    Esta prestigiada plataforma realiza mais de 40.000 eventos digitais e webcasts anualmente usando tecnologia baseada em nuvem e parcerias globais. A Intrado oferece serviços em países como América do Sul, América Latina, Ásia-Pacífico, Oriente Médio, Canadá e, claro, Estados Unidos. A Intrado oferece um serviço de teste gratuito que dura 30 dias.

  22. Pexip

    Considerada uma das maiores plataformas de reuniões virtuais atualmente no setor, a Pexip permite que os usuários realizem reuniões online individualmente. O Pexip também permite que os usuários realizem reuniões em vários serviços em nuvem, como Google Cloud, Amazon Web Services e Microsoft Azure, com a capacidade de ajustar o tamanho e os recursos do serviço para sincronizar com as operações de vídeo tradicionais. O custo de usar este serviço depende do tamanho das reuniões que você deseja realizar, mas uma opção de avaliação gratuita está disponível.

  23. Centro de reuniões Cisco WebEx

    Tal como acontece com a maioria das plataformas de reuniões virtuais, o Cisco WebEx Meeting Center oferece aos seus usuários uma opção gratuita para usar seu serviço. Os recursos desta plataforma incluem tecnologia aprimorada para atraso de áudio e vídeo e pode exibir 25 feeds ao mesmo tempo. No entanto, o serviço permite apenas um host por licença e o plano “Call Me” tem custos adicionais.

  24. Digitell

    Esta organização de construção de multimídia digital atende a empresas que precisam de ajuda para alavancar seu conteúdo digital. A Digitell também fornece serviços para capturar a atenção de seus usuários com interfaces digitais aprimoradas que permitem acesso a transmissões ao vivo, facilitação educacional e webinars. Se sua conferência ou reunião precisa ser digitalizada, esta é a plataforma para você. O custo de utilização deste serviço não é mencionado no site principal. Entre em contato com o fornecedor para obter mais detalhes.

  25. Conferência Infinita

    O Infinite Conferencing é uma plataforma de reuniões virtuais que busca agilizar o processo de realização de reuniões virtuais. O uso deste serviço fornece aos usuários ferramentas de solução de problemas para conferência na Web e por telefone, além do Infinite Conferencing ser baseado em navegador. O custo de utilização deste serviço é de $ 100.

  26. Reunião na Nuvem ezTalks

    O uso deste serviço é gratuito para até 100 usuários. O ezTalks Cloud Meeting é especializado em ferramentas de mensagens, vídeo e áudio. Com recursos de compartilhamento de desktop e documentos, essa plataforma também oferece aos usuários um recurso de quadro branco que pode compartilhar destaques, escritos, desenhos e capturas de tela com outros membros do grupo. O ezTalks Cloud Meeting é compatível com todos os dispositivos móveis e desktop.

  27. Webinar ao vivo

    Embora “webinar” faça parte do nome do LiveWebinar, essa plataforma versátil também é ótima para hospedar reuniões, cúpulas virtuais, aulas on-line e muito mais. Sem downloads ou plugins necessários, você pode começar imediatamente com seu evento! Desfrute de mais de 50 recursos, de quadros brancos a salas de discussão, enquetes e testes para compartilhamento de tela, até mesmo personalize a sala de reuniões com suas cores e logotipo. Comece com uma avaliação gratuita de duas semanas, a partir daí você pode selecionar um dos três pacotes ou optar por uma opção corporativa totalmente personalizável.

Quando devo realizar uma reunião virtual?

Ao realizar reuniões de negócios, o tempo é fundamental. Embora as reuniões virtuais sejam muito convenientes para usar a qualquer hora e em qualquer lugar, isso não significa que serão boas para a produtividade. De acordo com a CNBC, terça-feira à tarde, por volta das 14h30, é o momento perfeito para uma conferência/reunião virtual. Não é muito cedo ou muito tarde durante o dia. Além disso, terça-feira não está muito longe da semana de trabalho anterior para breves revisões e para revisar o que é esperado para a semana de trabalho atual.

O que procurar no software de reunião online?

  • Insight : Certifique-se de que a plataforma de reunião virtual que você escolhe usar tenha recursos que possam acomodar necessidades futuras
  • Confiável e superior : serviço de qualidade consistente e recursos visuais de alta resolução garantem que as reuniões on-line funcionem sem problemas, o que pode levar a um aumento na produtividade de uma empresa
  • Compartilhamento de área de trabalho: um aspecto importante da colaboração em equipe não é apenas poder ver os colegas trabalhando, mas ter a capacidade de interagir e editar o trabalho em tempo real
  • Videoconferência : Este é o principal recurso que uma plataforma de reunião virtual deve ter para que as reuniões online ocorram
  • Mensagens instantâneas simplificadas : as ferramentas para comunicação entre os membros da equipe devem ser fáceis de usar, podem ser usadas em várias plataformas e podem ser sincronizadas com dispositivos populares
  • Botão Sign-On : É fácil para um novo usuário criar uma conta e fazer login novamente para usar o serviço?

Benefícios das plataformas de reuniões virtuais

  • Sem perda de tempo : para manter os membros da equipe engajados, é recomendável que os anfitriões tenham reuniões virtuais com no máximo 30 minutos. Os recursos das plataformas de reuniões virtuais ajudam a aliviar o tempo potencial que pode ser perdido
  • Comunicações aprimoradas : as interações face a face ajudam a melhorar a forma como as mensagens são transmitidas, recebidas e interpretadas, mesmo que esteja atrás da tela do computador
  • Reduz os custos e o tempo de viagem : não há necessidade de viajar pela cidade, estado ou até mesmo linhas do país quando um usuário pode falar com qualquer pessoa de qualquer lugar do mundo com o toque de um botão
  • Eficiência aprimorada : a produtividade aumenta quando a comunicação é clara, as metas são conhecidas e todos têm voz
  • Espalhe o conhecimento : o software de reunião virtual ajuda uma empresa (tanto funcionários quanto superiores) a saber o que está acontecendo com as operações quando todos estão trabalhando remotamente
  • Dando convites infinitos : Não importa quantos membros a empresa tenha, desde que o host tenha a capacidade de dar acesso a reuniões virtuais por meio de seus recursos
  • Diferentes horários de reuniões : Apesar do conselho anterior de realizar reuniões virtuais nas tardes de terça-feira, atualizações de trabalho de última hora e emergências podem exigir reuniões pop-up que podem ser agendadas e conduzidas usando vários recursos da plataforma
  • Interface fácil de usar : o nível de usabilidade de uma plataforma de reunião virtual é essencial para saber se uma reunião foi produtiva ou uma bagunça desorganizada
  • Reunião gravada ao vivo : Embora a tomada de notas seja útil durante uma reunião, ser capaz de gravar não apenas exatamente o que foi dito, mas quem disse e como eles disseram é uma dádiva de Deus para funcionários e supervisores que já estão incrivelmente ocupados
  • Aumento geral da produtividade : Reuniões curtas, poder ficar em um só lugar, registrar tudo o que está acontecendo e a fácil colaboração entre funcionários e supervisores garantem um aumento garantido no trabalho que pode ser feito

Desvantagens das plataformas de reuniões virtuais

  • Interação menos direta : embora as plataformas de reuniões virtuais permitam que os usuários tecnicamente fiquem cara a cara, o ambiente de trabalho físico não pode ser replicado
  • Conexão instável : Por mais avançada que seja uma plataforma tecnológica, ainda existe a possibilidade de ocorrerem dificuldades técnicas
  • Menos contato humano : os funcionários interagindo uns com os outros online não se comparam às relações pessoais que podem se formar estando fisicamente presentes em um espaço
  • Hacking : Trolls não estão apenas nas plataformas de mídia social. Recentemente, o Zoom teve um incidente em que pessoas invadiram sessões de aprendizado on-line e lançaram comentários racistas insensíveis a seus usuários, muitos dos quais eram crianças.

Como conduzir uma reunião online de sucesso

  • Compartilhe links de URL com os participantes um dia antes da data oficial da reunião para dar a eles a oportunidade de se familiarizarem com a interface e os recursos da plataforma
  • Comece e seja pontual. A cortesia não termina apenas porque o trabalho agora está sendo feito em casa
  • Comunicar aos participantes quais comportamentos serão esperados deles durante a reunião
  • Incentive a participação usando recursos que permitem que os indivíduos sejam destacados ao falar
  • Certifique-se de que todos estejam atentos ao que está acontecendo. Estar em casa pode permitir que os usuários se distraiam facilmente
  • Revisão e acompanhamento dos principais objetivos e metas que foram discutidos durante a reunião para garantir que todos estejam na mesma página

Pensamentos finais

As plataformas de reuniões virtuais têm sido uma graça salvadora para muitas empresas durante esse período de distanciamento social. Comunicação, participação e engajamento são os pilares para administrar com sucesso as operações de um negócio. Esses tempos difíceis deram luz a diferentes maneiras de as empresas permanecerem conectadas com funcionários e gerentes.

***

Kierra Benson é aluna da University of North Texas em Dallas com bacharelado em Comunicação e Tecnologia. Anteriormente, ela fez um estágio em um jornal local e trabalhou como criadora de conteúdo para uma pequena empresa online. Seu objetivo é trabalhar na indústria de mídia em redação/edição e publicidade. Ela sempre foi fascinada pela forma como as mensagens são comercializadas na mídia para influenciar as massas e vender produtos. Conecte-se com ela no LinkedIn.

Artigos relacionados:

GoToMeeting: 5 principais benefícios para o seu negócio

Construindo uma cultura de sucesso remotamente