13 maneiras de simplificar o processo de contas a pagar

As empresas estão sempre procurando maneiras de simplificar suas operações e economizar dinheiro. Uma área em que isso é particularmente importante é o processo de contas a pagar .

Essa pode ser uma tarefa complexa e demorada, mas não precisa ser! Neste artigo, discutiremos várias maneiras de agilizar seu processo de contas a pagar e torná-lo mais eficiente.

1. Limitar o acesso e estabelecer controles rígidos

O primeiro passo para otimizar seu processo de contas a pagar é limitar o acesso. Isso significa que apenas o pessoal autorizado deve ter a capacidade de visualizar ou fazer alterações em faturas e outros registros.

Você também deve estabelecer controles rígidos sobre quem pode aprovar faturas para pagamento. Isso ajudará a garantir que todos os pagamentos sejam devidamente autorizados e documentados.

2. Invista em software de automação de contas a pagar

Outra forma de simplificar seu processo de contas a pagar é investir em softwares de automação. Esse tipo de software pode automatizar muitas das tarefas associadas ao gerenciamento de faturas e pagamentos, incluindo entrada de dados, aprovação de faturas e processamento de cheques.

Existem muitas opções diferentes disponíveis no mercado hoje, por isso não deixe de fazer sua pesquisa para encontrar a melhor solução para o seu negócio.

3. Terceirizar serviços de contas a pagar

Se você não tiver os recursos internos para gerenciar seu processo de contas a pagar com eficiência, considere terceirizar esses serviços. Existem muitas empresas que oferecem serviços terceirizados de contas a pagar, que podem cuidar de todos os aspectos do processo para você.

Essa pode ser uma ótima opção se você quiser liberar sua equipe para se concentrar em outras tarefas ou se você não tiver o conhecimento necessário internamente.

4. Priorize as faturas de acordo com seus termos

Uma das grandes vantagens de ter um sistema automatizado de contas a pagar é que você pode priorizar as faturas em seus próprios termos. Por exemplo, você pode configurar regras para pagar automaticamente as faturas de seus fornecedores preferidos primeiro ou para conceder descontos para pagamento antecipado.

Você também pode usar seu sistema para rastrear pagamentos e desempenho, para identificar quaisquer problemas rapidamente e tomar medidas corretivas, se necessário.

5. Elimine as oportunidades de fraude

É importante tomar medidas para eliminar oportunidades de fraude em seu processo de contas a pagar. Isso inclui garantir que todas as faturas sejam devidamente autorizadas e revisadas antes do pagamento ser feito.

Você também deve considerar o uso de pagamento positivo ou outro tipo de serviço de verificação de cheques para evitar que cheques não autorizados sejam descontados.

6. Renegociar as Condições de Pagamento com os Fornecedores

Uma das melhores maneiras de simplificar seu processo de contas a pagar é renegociar as condições de pagamento com seus fornecedores. Se atualmente você paga faturas dentro de 30 dias, veja se pode obter um período de pagamento estendido.

Você também pode aproveitar descontos por pagamento antecipado ou outros incentivos. Ao trabalhar com seus fornecedores, você pode desenvolver um cronograma de pagamento que funcione melhor para ambas as partes.

7. Diminuir a Responsabilidade e Verificação da Assinatura

Uma maneira de agilizar seu processo de contas a pagar é diminuir a responsabilidade e a verificação necessárias para assinaturas.

Isso pode ser feito autorizando um único indivíduo a assinar cheques ou usando assinaturas eletrônicas sempre que possível. Isso ajudará a reduzir o tempo necessário para processar faturas e fazer pagamentos.

8. Use os descontos de forma inteligente

Se você não estiver aproveitando os descontos, provavelmente está pagando a mais em suas faturas. Muitos fornecedores oferecem descontos para pagamento antecipado, portanto, aproveite-os sempre que possível.

Você também pode negociar porcentagens de desconto mais altas com seus fornecedores. Essa é uma ótima maneira de economizar dinheiro e simplificar seu processo de contas a pagar ao mesmo tempo.

9. Considere alternativas de pagamento

Existem muitas maneiras diferentes de pagar faturas, e algumas podem ser mais vantajosas para o seu negócio do que outras. Por exemplo, você pode considerar usar um cartão de crédito para pagar faturas em vez de passar cheques.

Isso pode ajudá-lo a aproveitar os programas de recompensas e evitar multas por atraso. Você também deve explorar outras opções, como pagamentos ACH e transferências eletrônicas .

10. Use um Portal de Fornecedores para Organizar Dados de Fornecedores

Se você trabalha com muitos fornecedores diferentes, pode ser útil usar um portal de fornecedores para organizar todos os seus dados de fornecedores. Um portal de fornecedores é uma plataforma online que permite gerenciar seus relacionamentos com fornecedores em um local central.

Você pode usar o portal do fornecedor para armazenar informações importantes, como detalhes de contato, condições de pagamento e preferências de faturamento. Isso ajudará a agilizar seu processo de contas a pagar e facilitará o acompanhamento de seus relacionamentos com fornecedores.

11. Adote uma abordagem sem papel

Uma das melhores maneiras de simplificar seu processo de contas a pagar é sem papel. Isso significa que você não precisará mais imprimir e arquivar faturas ou outros documentos.

Em vez disso, você pode armazenar todos os seus dados eletronicamente e acessá-los a qualquer hora, de qualquer lugar. Isso economizará muito tempo e dinheiro a longo prazo.

12. Cuidado com pagamentos duplicados

Um dos erros mais comuns cometidos em contas a pagar é fazer pagamentos duplicados. Isso pode acontecer quando as faturas são processadas manualmente e várias cópias são feitas do mesmo documento.

Para evitar isso, certifique-se de acompanhar todas as faturas e pagamentos eletronicamente. Isso ajudará você a identificar e corrigir rapidamente quaisquer duplicatas que possam ocorrer.

13. Conciliar contas todos os dias

Outra maneira de simplificar o processo de contas a pagar é reconciliar suas contas todos os dias. Isso significa que você comparará as faturas recebidas com os pagamentos efetuados.

Isso irá ajudá-lo a identificar quaisquer discrepâncias e garantir que você esteja pagando apenas pelas faturas que recebeu. Ao conciliar suas contas diariamente, você pode evitar pagamentos atrasados ​​ou pagamentos excessivos de faturas.

A linha inferior

Há muitas maneiras diferentes de simplificar seu processo de contas a pagar. Aproveitando os descontos, usando um portal de fornecedores e sem papel, você pode economizar muito tempo e dinheiro.

Fique atento também a pagamentos duplicados e reconcilie suas contas todos os dias para evitar erros. A implementação de apenas algumas dessas dicas pode ajudar a agilizar seu processo de contas a pagar e torná-lo mais eficiente.