3 melhores práticas para automação de contas a receber

Um negócio de sucesso é aquele em que a escala de crescimento é holística, onde todas as partes interessadas contribuem conforme o esperado e são recompensadas de forma equivocada. Os investidores que contribuem com capital para a empresa devem receber os seus dividendos em tempo útil com a valorização do capital da sua participação. Da mesma forma, os fornecedores precisam ser pagos em dia para que possam continuar a fornecer sempre que houver necessidade.

Os clientes que são os principais interessados ​​que compram os produtos de uma marca se beneficiam de propostas de valor e descontos para pagamentos imediatos. O valor devido pelas contas a receber dos clientes, também conhecido como dívidas remanescentes. Geralmente é um valor que resta após a subtração do desconto e dos retornos, se houver. À medida que a empresa cresce e o número de vendas aumenta, fica tedioso fiscalizar o faturamento manual e verificar se todas as taxas foram recebidas ou não. Existem vários outros problemas que atrasam o processo que podem ser superados se uma empresa começar a usar serviços gerenciados de contas a receber.

Os clientes podem atrasar por vários motivos. Os mais comuns são esquecer os prazos de vencimento, não ter fundos suficientes, receber faturas atrasadas ou incorretas e insatisfação do cliente com um item faturado. Apesar de algumas dificuldades genuínas, os clientes devem ser incentivados a pagar. Se os gestores não forem assertivos no recebimento das quotas, a empresa encontrará um desequilíbrio no fluxo de caixa e não sobrará dinheiro suficiente no caixa ou reservas para pagar aos fornecedores.

Em um mundo onde as pessoas enfrentam desafios na gestão do seu tempo, é possível esquecer cronogramas e prazos. Mas as competências de gestão do tempo dos nossos clientes não deverão afectar os nossos fluxos de entrada. Enviar-lhes lembretes frequentes de vários canais, como e-mail, chamadas telefônicas automatizadas com mensagens gravadas e mensagens curtas como alertas, não apenas envolverá os clientes, mas também garantirá que eles não deixem de pagar o que nos devem. Curiosamente, não é possível lembrar manualmente todos os clientes que devem dinheiro sem perder alguns. É aqui que entra a automação de contas a receber para assumir a carga do processo dos ombros humanos e sincronizá-lo com um sistema orientado por IA que correlaciona todos os dados e envia automaticamente os alertas.

Automação de contas a receber: uma virada de jogo

Os desafios enfrentados com o processamento manual de AR são tediosos, trabalhosos, demorados e suscetíveis a erros humanos devido à fadiga ou descuido. Não é possível concluir faturas de grande volume sem incorrer em algum tipo de erro ou inconsistência em um processo manual. A automação do processo aliviará os desafios que causam atrasos no recebimento das dívidas dos clientes. Todo o ciclo é simplificado com a empresa existente e os dados de colocação de pedidos, detalhes antecipados, dados de estoque e desafios de entrega são comparados para garantir que não haja erros nas faturas. Aqui está um resumo de como a AR automatizada pode resolver os problemas existentes:

• Alertas oportunos

A automação cuidará do envio de lembretes por e-mail e mensagens aos clientes. Haverá também mensagens de acompanhamento para que seja dado tempo suficiente aos clientes para liquidar suas dívidas. É sabido que a maioria dos clientes pagantes perde um encontro por falta de gestão do tempo ou esquecimento. Um lembrete os ajuda a manter o controle de seu cronograma de pagamentos.

• Faturamento adequado

A automação reduz erros no faturamento com detalhes referentes à cópia do pedido, devoluções, adiantamentos pagos, informações do cliente como nome e endereço, etc. Não há demora no processamento de qualquer quantidade de faturas, pois o processo depende do trabalho de integração de KPIs e aprendizado de máquina com semântica e processamento de linguagem neural.

• Reconhecimento de padrões

Os clientes que pagam dentro do prazo regularmente podem ser incentivados com descontos de fidelidade ou pontos brownie que podem ser trocados como prêmios em dinheiro ou descontos. Haverá outros que normalmente pagam com atraso, mas tentam manter o seu compromisso. Os dados podem apontar algumas dificuldades financeiras que o cliente está enfrentando. Oferecer uma estrutura de pagamento para esses clientes irá ajudá-los e a empresa conquistará a confiança do cliente por um longo prazo.

Melhores práticas para implementar AR automatizada

Depois de convencer sua equipe financeira e contábil sobre os benefícios do uso de AR automatizada, é hora de implementá-la e otimizar o sistema para obter melhores resultados. Aqui estão dicas para fazer isso acontecer:

• Requisitos do medidor

A automação de AR é BPA e está disponível em formato de suíte, infra-estrutura de nuvem, modelo de assinatura ou integração empresarial. Dependendo das necessidades do negócio, os recursos do pacote são diferentes. Ferramentas abrangentes são mais caras que as versões básicas. Deve-se optar por AR específico de acordo com suas necessidades e orçamento. Uma empresa só deve investir em uma versão superior se ela estiver alinhada com as necessidades do negócio, e não apenas porque pode pagar por isso.

• Integração Suave

Mesmo que sua equipe seja boa em DIY, conte com a ajuda de um profissional para integrar a plataforma AR com sistemas empresariais ou CRM atuais. Trabalhar em silos complicará ainda mais o assunto, em vez de resolver um problema existente. O processo só será tranquilo quando não houver silos de dados, interrupções no fluxo de trabalho, requisitos de entrada manual e insights limitados. A integração suave fará com que os dados sejam limpos antes de automatizá-los.

• Equipes treinadas

A automação não isenta completamente a influência humana de um processo. Treinar as equipes para usar ferramentas de automação ajudará na solução de problemas durante tempos de inatividade. As equipes também maximizam o uso de uma ferramenta quando são treinadas para utilizá-la. Qualquer atraso pode ser identificado e relatado à equipe técnica para cursos corretivos imediatos quando a equipe for treinada para usar AR automatizada.

Conclusão:

A gestão do dinheiro é um componente crítico de um ciclo operacional. Se os fundos secarem antes de a entrada de dinheiro ocorrer, haverá perdas consideráveis ​​de tempo, reputação e dinheiro. O primeiro não pode ser recuperado, o segundo fica abalado por um longo período e o terceiro não pode reparar completamente a perda a menos que o segundo seja recuperado. Portanto, se uma ferramenta facilita as tarefas para você, é hora de automatizar a AR.