10 coisas que você deve saber antes de assinar um contrato de 3 anos com um provedor de VoIP

Comprometer-se com um contrato com um provedor de VoIP empresarial não é fácil. E é compreensível que você esteja preocupado em fechar um contrato de três anos com um provedor de VoIP empresarial. Três anos pode ser muito tempo se você não estiver recebendo o serviço de qualidade para o qual se inscreveu.

Para garantir isso, vamos detalhar dez coisas cruciais a serem consideradas antes de assinar um contrato de três anos com um provedor de VoIP empresarial ou PBX virtual para aproveitar ao máximo seu sistema telefônico e melhorar a experiência geral do usuário e do cliente.

Como acabamos de dizer, três anos pode ser muito tempo se o serviço para o qual você se inscreveu não atende às suas expectativas. Também pode custar três anos caros se não houver como desistir de um contrato. Alguns provedores podem cobrar taxas de cancelamento, como empresas de telefonia celular, por isso é imperativo entender quanto custa cancelar, se necessário.

Conhecer a política também é fundamental para determinar quando é o melhor momento para deixar um contrato. Se você está a alguns meses de renovar seu contrato atual, mas não tem certeza se é melhor esperar o tempo restante ou cancelar imediatamente, é isso que torna tão importante saber o que você está assinando. Dependendo da sua situação atual, pode ser melhor esperar ou cancelar e economizar algum dinheiro.

• Se um agente parecer hesitante em revisar a política de cancelamento, isso deve ser considerado um sinal de que você pode querer reconsiderar suas opções. No entanto, a maioria dos provedores é transparente sobre preços e terá prazer em compartilhar essas informações.

Os provedores de VoIP baseados em nuvem têm o benefício de atualizar facilmente seus recursos regularmente para se manterem competitivos. Isso é particularmente útil quando falamos de segurança. As soluções VoIP corporativas hospedadas na nuvem precisam aderir a protocolos específicos que garantem que seu serviço ofereça os melhores recursos de segurança possíveis para evitar violações de segurança e roubo de dados. A Vonage, por exemplo, descreve isso claramente em suas perguntas frequentes.

A razão para verificar a frequência com que um provedor de VoIP corporativo atualiza seu serviço é porque está informando o quanto eles priorizam a experiência do usuário. As empresas hoje se diferenciam da concorrência oferecendo uma experiência melhor. Se eles não estiverem destacando a frequência com que atualizam o serviço, pode ser um indicador de que seus melhores interesses não são a principal prioridade. E se você estiver considerando um contrato de três anos com esse provedor, a falta de usabilidade será um prejuízo significativo para sua empresa.

• Certifique-se sempre de ir ao site do provedor e confira seu blog. Eles podem até ter notas do desenvolvedor que mencionam as atualizações de software mais recentes.

Também é imperativo entender quanto custa o plano que você vai se inscrever. Às vezes é preciso um pouco de pesquisa para descobrir isso. Por exemplo, dê uma olhada neste mergulho profundo que fizemos nos preços do Dialpad. Melhor ainda, você deve saber se ficará preso a esse preço inicial. Três anos é muito tempo na indústria de tecnologia. Tendências, recursos e funcionalidades estão mudando rapidamente em conjunto com o esforço para melhorar a experiência do cliente.

Se você é uma startup e prevê que sua empresa precisará de mais para se manter competitiva, deve ficar claro que você pode atualizar seu plano a qualquer momento. Ou, pelo menos, existem complementos que você pode comprar para personalizar a experiência do usuário. As prioridades mudam à medida que sua empresa cresce. O plano em que você se tranca não deve impedi-lo de atender às necessidades específicas de seus clientes.

• Nosso gráfico de comparação dos melhores provedores de VoIP para negócios é um ótimo ponto de partida antes de assinar um contrato de três anos.

Se você tiver o contrato de três anos à sua frente, uma das coisas mais importantes que você precisa procurar é um acordo de nível de serviço (SLA). As soluções Business VoIP, SaaS e UCaaS vendem-se pelo serviço que oferecem por meio de seu software. Sabemos que o VoIP funciona através da Internet em vez de linhas telefônicas padrão, e é por isso que é importante garantir, por escrito, que haja um nível de serviço acordado que deve ser fornecido.

Os proprietários de empresas entendem que interrupções ocorrem de tempos em tempos ou que o sistema de telefonia VoIP de sua empresa só pode ser tão bom quanto a infraestrutura em que investiram. No entanto, se uma empresa perceber que não está recebendo o nível de serviço inicialmente acordado eles têm todo o direito de ir ao SLA e exigir seu dinheiro de volta ou obter o serviço pelo qual pagaram.

• Se você não estiver recebendo o nível de serviço em seu contrato e seu provedor não for útil, você pode entrar em contato com a FCC e mostrar seu SLA. A partir daí, eles podem decidir que seu caso é suficiente para legitimar sua reclamação.

Os serviços para os quais você se inscreve geralmente vêm dos recursos disponíveis para você. Novamente, se você quiser saber mais sobre o que cada provedor oferece, tudo o que você precisa fazer é acessar a página de recursos. A partir daí, você verá o que é oferecido em cada plano de preços. Normalmente, há uma grande diferença entre o plano mais barato ou gratuito e o plano mais alto. É por isso que os planos de preços escaláveis ​​são tão importantes.

Não apenas os recursos e funcionalidades devem ser escaláveis ​​com o preço, mas também devem ser atualizados com frequência para garantir a experiência do usuário da mais alta qualidade. Alguns recursos e funcionalidades para não sacrificar em 2019 são comunicações e análises com inteligência artificial, bate-papo ao vivo, integrações de software de CRM e APIs.

• Se você já usa um software de CRM e não planeja mudar para outro provedor, encontre um provedor de VoIP empresarial que se integre perfeitamente ao que você já usa.

Não se sinta obrigado a assinar um contrato de três anos sem saber o que pode obter pelo dinheiro que está disposto a gastar. Pode haver outro provedor por aí que ofereça tantos recursos por um preço significativamente mais baixo ou sem a necessidade de assinar um contrato. Por outro lado, ter um contrato garante que as empresas permaneçam fiéis à sua palavra.

Quando você sabe o que a concorrência está oferecendo, você se dá a oportunidade de negociar antes de assinar o contrato. Não é uma garantia, mas os provedores geralmente querem seu dinheiro e farão de tudo para garantir que você tenha uma experiência personalizada. Se eles estiverem dispostos a colocar isso por escrito, você não precisa se preocupar com a legitimidade de sua oferta. E quem sabe? Se você estiver realmente amando sua solução de telefone VoIP por causa desse recurso, sempre poderá aumentar a escala.

• Não vá apenas para o preço mais baixo. A coisa mais importante a lembrar é que quando você está escolhendo um provedor de VoIP empresarial, ele tem que se adequar aos objetivos e estratégias atuais do seu negócio.

À medida que as empresas buscam recuperar a confiança perdida de seus clientes, estão oferecendo mais opções de suporte para tornar a experiência mais suave e transparente. Isso significa que eles vão oferecer vários canais para se conectar com eles. Também pode significar que, embora ainda não seja padrão do setor, eles ofereçam suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. Em geral, quanto mais eles oferecem, melhor. Se você vir alguma coisa sobre omni-channel, não deixe de perguntar sobre isso.

O suporte ao cliente omnicanal é uma grande tendência de negócios em 2019, o que significa que as empresas estão oferecendo a seus clientes a capacidade de usar vários canais simultaneamente para oferecer uma experiência mais personalizada ao cliente. Os provedores de VoIP de negócios estão oferecendo a mesma coisa aos seus clientes. Se, por exemplo, você for proprietário de uma empresa e tiver problemas com o aplicativo, poderá abri-lo enquanto fala com um agente de suporte ao mesmo tempo para que ele possa solucionar o problema em tempo real.

• Os provedores de VoIP normalmente têm uma página de suporte em seu site. A partir daí, você pode acessar as perguntas frequentes, sua base de conhecimento, um blog e muito mais. Escolha um plano com suporte ao cliente de qualidade antes de assinar o contrato de três anos.

Os custos de inicialização geralmente são um fator determinante para determinar se um provedor de VoIP comercial é ou não adequado para uma empresa. Antes de assinar um contrato de três anos com um provedor de VoIP comercial, você precisa entender quais são os custos iniciais. Se você não ler as letras miúdas ou se não fizer perguntas ao agente de vendas sobre esses custos, poderá se fechar em um contrato de três anos em que está pagando demais.

Isso não quer dizer que os provedores de VoIP estão querendo enganá-lo. Quanto mais fácil for para você ver o custo de se inscrever em um sistema VoIP empresarial, mais provável é que o provedor esteja confiante em sua capacidade de oferecer uma experiência de usuário poderosa. Mesmo que tenha havido uma surpresa que você não esperava, um bom provedor explicará o que aconteceu e por que enquanto tenta encontrar uma solução.

• Certifique-se também de que sua empresa está pronta para mudar para uma solução VoIP empresarial. Isso significa que você tem ou está comprando sistemas de telefonia VoIP, tem uma forte conexão com a Internet e tem um computador.

Escusado será dizer que você precisa de uma conexão de internet estável para usar com sucesso um sistema VoIP empresarial. Mas o que isso significa mesmo? Como você provavelmente está esperando, depende. Mas é bem direto. Seu provedor de internet pode fazer a diferença, assim como quantos dispositivos usam wifi em seu escritório.

Para começar, você quer saber quanta largura de banda funcional sua empresa obtém. Algumas empresas gostam de dizer “até 200 mbps”, enquanto outras dizem “200 mbps”, o que é uma grande diferença. São necessários apenas 500 kbps para suportar 1 chamada telefônica simultânea. 30 mbps podem lidar com até 67 chamadas telefônicas simultâneas, levando em consideração outros usos da Internet. Para chats de vídeo e chamadas em conferência, você pode usar vários mbps. Novamente, tudo isso depende do tipo de negócio que você opera. Equipes e startups menores podem se safar com menos, mas empresas maiores precisam de muito mais para evitar problemas.

• Use nosso teste de velocidade da internet para obter uma leitura precisa. Faça isso com frequência para garantir que você receba o que pagou. Se você ainda não garantiu um provedor de internet, peça orientação e conte suas intenções.

Também é possível que o hardware que você recebe com a compra de um sistema VoIP comercial possa ser danificado na chegada ou no intervalo. Se você está pagando um bom dinheiro por um serviço e precisa que o hardware funcione corretamente, você tem todo o direito de perguntar como é a política de garantia deles.

Haverá, é claro, letras miúdas, que você deve pedir para ir com um agente para entender exatamente o que você recebe. Algumas garantias podem cobrir tudo no primeiro ano, enquanto outras podem cobrir apenas coisas que estão fora do controle do usuário, como fiação defeituosa. Então, primeiro, preste atenção em quanto tempo a garantia é válida e, em seguida, observe atentamente o que exatamente ela cobre.

• O site da Cisco permite que os clientes verifiquem que tipo de garantia estão cobertos com base no produto que compraram. Você pode pesquisar por número de SKU ou família de produtos. A política deles também está claramente listada para você revisar a qualquer momento. Tente encontrar fornecedores que sejam transparentes sobre suas políticas.

A palavra final

Você ainda pode estar se perguntando por que precisa de um contrato em primeiro lugar. A principal razão é que ele garante a você os recursos e funcionalidades anunciados no site de um provedor. Alguns negócios parecem bons demais para ser verdade e, na maioria das vezes, são. No entanto, você recebe responsabilidade legal ao obter os recursos anunciados por escrito quando assina um contrato.

Três anos pode ser muito tempo na indústria de tecnologia se você assinar um contrato sem considerar nenhuma das variáveis ​​listadas acima. Essas dez coisas cruciais a serem consideradas antes de assinar um contrato de três anos com um provedor de VoIP comercial garantirão que você mantenha as necessidades da sua empresa à frente e no centro. Um bom contrato dará à sua empresa a capacidade de escalar e se adaptar aos tempos de mudança. Nosso conselho final é ser cético em relação a qualquer provedor de VoIP comercial que não ofereça nenhum dos recursos, funcionalidades ou políticas listadas acima.