5 maneiras eficazes de delegar tarefas no gerenciamento de projetos

“CEOs com alto talento de delegação geraram receita 33% maior, ou seja, US$ 8 milhões, do que aqueles com níveis baixos ou limitados de talento”. – Gallup

A estatística acima indica como a delegação é vital para as empresas alcançarem resultados de negócios positivos. Quando um gerente delega tarefas aos membros da equipe, eles são responsabilizados e responsáveis ​​por manter a qualidade do projeto. Isso instila um senso de propriedade e os inspira a trabalhar mais e com mais sinceridade, reduzindo a possibilidade de erros.

Além disso, delegar trabalho libera a carga de trabalho do gerente para atividades mais estratégicas, ao mesmo tempo em que oferece oportunidades de crescimento e aprendizado para os membros da equipe. Portanto, dominar a arte da delegação é a necessidade do momento, pois estabelecerá as bases para uma liderança eficaz e uma melhor eficiência organizacional.

Este blog discute as estratégias eficazes para delegar tarefas e como a solução de gerenciamento de recursos da SAVIOM pode ajudar em sua implementação.

Mas primeiro, vamos começar com o básico.

1. O que é delegação e seus vários elementos?

A delegação refere-se à transferência de responsabilidades ou atribuição de tarefas a membros qualificados da equipe ou subordinados adequados para executá-las. Isso aumenta sua produtividade e eficiência, o que, por sua vez, garantirá a entrega pontual dos projetos.
Existem três elementos principais que encapsulam a delegação:

1.1. Autoridade – Autoridade refere-se ao poder de um gerente de instruir os funcionários a executar tarefas específicas dentro do escopo de suas responsabilidades. Isso inclui poderes de tomada de decisão, alocação de recursos e responsabilidade pelos resultados das tarefas delegadas.

1.2. Responsabilidade – Os colaboradores a quem foi atribuída a tarefa têm a 'responsabilidade' de a cumprir no prazo e com qualidade. Isso inclui a responsabilidade pelo sucesso ou fracasso da tarefa.

1.3. Confiança: A confiança é um elemento crítico da delegação. O delegante deve confiar que o recurso pode concluir a tarefa de forma responsável e confiável.

1.4 Comunicação: O gerente deve comunicar a tarefa, incluindo seus objetivos, cronograma e expectativas, para garantir a entrega bem-sucedida.

Ao considerar esses elementos de delegação, indivíduos e organizações podem delegar tarefas e responsabilidades de forma eficaz a outros, resultando em melhor desempenho e maior produtividade.

Agora que conhecemos o âmago da questão da delegação, vamos entender as diferentes maneiras de delegar efetivamente o trabalho aos funcionários.

2. Formas de delegar responsabilidades à força de trabalho

Segundo uma estatística, “apenas 30% dos gerentes acreditam que são bons em delegar”.
No entanto, ao implementar as estratégias mencionadas abaixo, os gerentes podem melhorar suas habilidades de delegação e obter melhores resultados.

2.1. Inscrever as tarefas/subtarefas em um projeto

Antes de iniciar o processo de delegação, os gerentes devem primeiro criar um plano de projeto bem definido e listar as tarefas/subtarefas que precisam ser concluídas. Esse roteiro permite que os gerentes identifiquem as tarefas certas que podem ser delegadas entre os recursos.

Por exemplo, as atividades estratégicas podem ser delegadas a especialistas qualificados que podem entregar projetos sem comprometer a qualidade, enquanto as tarefas administrativas podem ser atribuídas a recursos juniores. Por outro lado, tarefas urgentes que requerem atenção imediata podem ser destinadas a recursos com capacidade extra. Essa clara divisão torna o processo de delegação mais organizado, levando a uma maior eficiência e sucesso.

2.2. Identificar e alocar recursos competentes

Quando os gerentes falham em delegar a tarefa certa para as pessoas certas, isso pode levar ao desengajamento, menor produtividade e dificultar a entrega do projeto. Portanto, torna-se imperativo para os gestores identificar os recursos com base em seus atributos, como conjunto de habilidades, conhecimento, experiência, etc., e então fazer a alocação de recursos.

No entanto, se os recursos necessários não estiverem disponíveis, as organizações podem tomar várias medidas para adquirir as habilidades e competências necessárias. Em primeiro lugar, eles podem alavancar os canais internos, como conduzir programas de treinamento/aperfeiçoamento. Como alternativa, as empresas também podem optar por contratações planejadas. Dessa forma, os recursos certos estarão disponíveis antes do início do projeto, garantindo a entrega bem-sucedida dos projetos.

2.3. Descreva o nível de autoridade para todos os membros da equipe

Definir o nível de autoridade para todos os membros da equipe é parte integrante do processo de delegação. Isso ajuda todos a entenderem suas responsabilidades e a extensão e os limites de sua autoridade. Ao delegar autoridade e poder vinculados diretamente ao seu cargo, os gestores podem capacitar seus subordinados para realizarem suas tarefas com maior independência.

Por exemplo, em um projeto AEC, o supervisor delega a um arquiteto sênior a revisão dos projetos enviados pelos arquitetos juniores antes da aprovação final. Isso não apenas agiliza o processo de revisão, mas também capacita o arquiteto sênior a assumir um papel mais ativo no processo de tomada de decisão. Além disso, como eles têm autonomia, isso os motiva a trabalhar e lhes dá um senso de propósito na empresa.

2.4. Forneça orientação e suporte claros quando necessário

Ao delegar tarefas, é vital que os gerentes transmitam o escopo, os objetivos e as entregas do projeto aos membros da equipe. Isso ajuda os subordinados a entender as interdependências do projeto e suas respectivas responsabilidades. Além disso, os gestores devem fornecer treinamento e ferramentas necessárias para apoiar os membros da equipe durante a execução.

Eles também devem promover um canal de comunicação transparente para uma colaboração eficaz. Isso ajudará a resolver riscos inesperados e obter atualizações em tempo real sobre o andamento do projeto. Além disso, eles podem criar uma política de portas abertas para abordar quaisquer ideias ou problemas relacionados ao trabalho. Isso fortalecerá as relações empregado-empregador, incentivará discussões saudáveis ​​e tornará o local de trabalho mais produtivo.

2.5. Monitorar o desempenho da força de trabalho e oferecer feedback construtivo

Os gerentes de projeto desempenham um papel crucial em garantir que o objetivo final do projeto atenda às expectativas do cliente. Para conseguir isso, mesmo após a delegação, eles devem monitorar o andamento do projeto e acompanhar os níveis de utilização dos funcionários para garantir que não sejam subutilizados ou superutilizados.

Além disso, eles também devem fornecer feedback construtivo aos funcionários regularmente. Isso ajudará os membros da equipe a identificar áreas para melhoria e desenvolver estratégias para melhorar seu desempenho. Assim, garantindo a conclusão bem-sucedida do projeto e a satisfação do cliente.

Agora, vamos entender como uma ferramenta de gerenciamento de recursos pode ser útil na implementação das estratégias acima.

3. Como o software avançado de gerenciamento de recursos pode ajudar a delegar tarefas?

Com a adoção de organizações matriciais e o aumento da complexidade dos projetos devido aos avanços tecnológicos, tornou-se um desafio para os gestores delegar tarefas adequadamente. É aqui que um software ERM moderno entra em cena.

• O recurso de visibilidade de 360 ​​graus da ferramenta e os filtros avançados ajudam as organizações a obter uma visão panorâmica das habilidades, localização, disponibilidade e outros atributos da força de trabalho, permitindo que os gerentes identifiquem os recursos mais adequados e deleguem o trabalho de acordo.
• Além disso, os recursos de previsão do software e o relatório de capacidade versus demanda ajudam os gerentes a identificar a lacuna de demanda e tomar as ações necessárias com antecedência para mitigá-las.
• Além disso, o relatório de previsão versus real e os relatórios de utilização adquiridos em tempo real auxiliam na otimização do processo de delegação, fornecendo informações valiosas sobre os níveis de utilização da força de trabalho.
• Além disso, o cenário hipotético permite que os gerentes criem e comparem vários cenários de projeto e determinem o plano de recursos mais adequado. Isso permite que os gerentes selecionem o plano de recursos ideal e tomem decisões informadas relacionadas à delegação.

Conclusão

A delegação eficaz é a chave para operações suaves em um negócio. Com as práticas mencionadas acima, juntamente com a ferramenta certa de gerenciamento de recursos, os gerentes podem delegar responsabilidades entre os funcionários com eficiência. Isso também ajudará a concluir as tarefas com sucesso e sem gargalos, aumentando a lucratividade e a sustentabilidade da empresa.