5 aspectos-chave do gerenciamento de mudanças regulatórias para conhecer em sua empresa

Na gestão financeira e de investimentos, a conformidade é uma parte crucial da administração de qualquer tipo de organização. À medida que as regulamentações mudam e evoluem, é fundamental que todas as empresas mantenham-se atualizadas sobre a conformidade necessária. Para atingir esse objetivo, as empresas devem ter fortes sistemas de gerenciamento de mudanças regulatórias configurados como parte de sua operação geral. É um componente integral dos esforços de conformidade de qualquer empresa e garante que a empresa esteja pronta para quaisquer novos regulamentos em potencial estabelecidos por agências governamentais (ou outras). Também ajuda as organizações a se adaptarem rapidamente quando as regulamentações mudam. Além disso, ajuda você a manter a conformidade com os regulamentos existentes e evita que você se encontre em um estado de não conformidade. Aqui estão cinco itens-chave que toda empresa deve ter para enfrentar os desafios regulatórios que podem enfrentar hoje.

Entendendo os regulamentos em seu setor

O primeiro passo no gerenciamento de mudanças regulatórias é entender quais regulamentos se aplicam à sua empresa como um todo. A maioria das indústrias não é autorregulada e exige conhecer os meandros de como as coisas devem funcionar dentro de suas estruturas operacionais. Isso significa entender como as regulamentações afetam seu setor, como aplicá-las amplamente à sua organização e saber quais regulamentações terão impacto no futuro de sua empresa. Independentemente de onde você trabalha, os regulamentos e a conformidade parecerão um pouco diferentes de setor para setor. As regulamentações de telecomunicações serão bem diferentes das regulamentações do setor financeiro, por exemplo. Esforce-se para entender quais leis e regulamentos se aplicam diretamente aos seus clientes, organização e partes interessadas. Descubra quais leis federais e internacionais específicas se aplicam direta ou indiretamente ao seu negócio. Por fim, você precisa estar ciente de quais regulamentos provavelmente podem afetar sua empresa no futuro. Confira qualquer legislação pendente que possa afetar o funcionamento do seu negócio para que você possa se preparar e não ser pego de surpresa por possíveis mudanças. A última coisa que qualquer organização de sucesso quer fazer é ser reativa quando um pouco de proatividade e compreensão podem ajudar bastante a permanecer em conformidade em toda a empresa.

Observância

Se você administra sua empresa há algum tempo ou trabalha em seu setor específico há algum tempo, entende a importância da conformidade. Em sua essência, a conformidade é apenas o processo de garantir que as políticas e procedimentos sejam seguidos adequadamente e usados ​​de forma consistente em toda a organização. As regras não são necessariamente gravadas em pedra sem qualquer maleabilidade. Eles são apenas uma diretriz e um regulamento consistentes que precisam ser seguidos, muitas vezes de uma maneira que possa resistir ao escrutínio legal ou ao acompanhamento de uma agência reguladora. A conformidade é muito importante em todos os aspectos. A conformidade ajuda a protegê-lo de ações judiciais ou penalidades governamentais se algo der errado. Também permite efetivamente que uma organização opere com eficiência. Há menos casos de desperdício de tempo, energia ou tentativa de descobrir como as coisas devem funcionar. Também incentiva clientes ou acionistas a investir em uma empresa que esteja sempre em conformidade. Ao permanecer em conformidade e seguir os procedimentos adequados, uma empresa pode ter mais sucesso e deixar todos felizes enquanto faz tudo da maneira correta.

Monitoramento

O monitoramento é um aspecto essencial do Gerenciamento de Mudanças Regulamentares que ajuda a identificar o quão bem você está indo, o que pode precisar ser alterado e o que está funcionando (e o que não está). O monitoramento permite acompanhar o progresso e detectar quaisquer problemas ao longo do caminho. O monitoramento pode incluir a revisão de relatórios de status de conformidade, alertas de monitoramento, verificação de notificações de reguladores/fornecedores ou revisão de dados obtidos de ferramentas de terceiros. O monitoramento é facilitado usando alguns tipos de ferramentas, incluindo recursos baseados em inteligência artificial que podem ajudá-lo a seguir todos os protocolos de gerenciamento de mudanças regulatórias pertinentes ao seu setor. O objetivo do monitoramento é determinar se sua organização está em conformidade com todos os regulamentos ou não, em todos os momentos. Portanto, reserve um tempo para garantir que seu monitoramento esteja adequado e você poderá manter a conformidade sem muita dificuldade ao longo do tempo.

Auditoria

A auditoria envolve a realização de revisões regulares de quão bem o processo de gerenciamento de mudanças regulatórias da sua empresa está funcionando até agora (ou não, o que às vezes pode ser o caso). A auditoria pode envolver a avaliação de documentação ou alterações em tempo real que foram feitas em várias políticas e procedimentos ao longo de períodos. Também pode significar levar algum tempo para examinar minuciosamente os processos internos da empresa. A busca pela eficácia dos programas de treinamento de funcionários pode se enquadrar nessa categoria ou verificar a relação custo-benefício de seus procedimentos de mudança regulatória para sua empresa. Esteja você analisando relatórios, realizando pesquisas ou participando de vários protocolos de gerenciamento de risco. As auditorias melhoram a força dos esforços de conformidade, tornando-as uma ferramenta inestimável para a missão da sua organização de estar sempre em conformidade com a conformidade.

Comunicando

A importância da conformidade efetiva é inegável, mas nem sempre é fácil de configurar ou manter. É por isso que você precisa de relatórios que evidenciem seus padrões de conformidade. Parte do seu plano de gerenciamento de mudanças regulatórias deve envolver procedimentos robustos de relatório e um pouco de treinamento extra para seus funcionários. Os relatórios financeiros e a compreensão de seus relatórios são essenciais para a conformidade adequada. Estabeleça programas de conformidade que incluam processos de monitoramento, auditoria e relatórios extensivos. Também é uma boa política geral abordar quaisquer proteções de denunciantes, treinamento de ética necessário ou quaisquer outras práticas recomendadas que possam ajudar sua empresa a ter sucesso onde mais importa. Em última análise, é importante garantir que todos os funcionários estejam cientes das regulamentações atuais do setor e estejam fazendo o possível para garantir que os padrões de conformidade regulamentar sejam configurados, verificados e funcionem 100% do tempo em sua organização.