5 passos para implementar com sucesso a automação em sua organização
Publicados: 2021-06-1740% das grandes empresas automatizam completamente pelo menos um processo de negócios, e você também deveria. As empresas modernas estão continuamente procurando maneiras de melhorar o desempenho e obter uma vantagem competitiva. Eles querem aproveitar ao máximo seus recursos.
A automação faz toda a diferença.
Ele permite que as empresas aproveitem o poder da tecnologia. É por isso que mais e mais organizações estão automatizando seus processos de negócios. A automação reduz custos, diminui o espaço para erros humanos, torna as empresas mais produtivas, permite que os funcionários sejam mais criativos e agiliza os fluxos de trabalho.
O mundo dos negócios percorreu um longo caminho. Agora existem maneiras melhores de fazer negócios — e fazê-lo com mais eficiência. Um sistema de gerenciamento de processos de negócios tornou-se um dos facilitadores da agilidade, produtividade, lucratividade e controle dos negócios. Se você está pensando em adotar a automação, siga estes 5 passos para implementá-la de forma eficaz.
- Identifique as tarefas e processos que precisam ser automatizados
A automação de processos de negócios é vital nos negócios modernos, pois leva a uma maior eficiência e produtividade. Também ajuda as organizações a atenderem os clientes de forma rápida e organizada. Os clientes adoram um serviço excelente, é o que determina se eles fazem negócios com uma empresa.
O software de automação de negócios permite que as organizações reduzam o custo dos processos de trabalho automatizados em 30-40% e melhorem sua eficiência. Mas se você deseja adotar a automação e fazê-la funcionar, precisa automatizar as tarefas e os processos certos.
Alguns processos de negócios que podem ser automatizados incluem:
- Processo de contratação
- Integração de funcionários
- Análise e retenção de funcionários
- Auditoria
- Tickets de suporte de TI
- Solicitações e processamento de transcrição (em faculdades e universidades)
- Processamento de reivindicações
- Contas recebíveis
- Ordens de compra
- Suporte ao cliente
- Logística e gestão da cadeia de suprimentos
- Gerenciamento de operações
A Pebble automatizou seu sistema de faturamento porque queria economizar dinheiro. A empresa agora economiza mais de US$ 8.000 em papel a cada ano porque quase todas as suas faturas são processadas eletronicamente. Saiba o que você está automatizando e por que você está automatizando.
- Defina seus objetivos de negócios
Definir metas de negócios é importante por muitas razões. Ele fornece uma maneira de medir o sucesso e garante que todos os funcionários estejam na mesma página. A maioria das empresas tem esses objetivos comuns.
- Para fornecer um excelente atendimento ao cliente
- Para garantir que os funcionários e os recursos sejam produtivos
- Para contratar os melhores talentos e retê-los
- Ter valores centrais orientados para a missão
- Para desfrutar de um crescimento sustentável
As metas definem o que sua empresa realmente deseja alcançar. Ao descrevê-los, você garante que a empresa está no caminho certo e foca nos passos que o ajudarão a atingir os objetivos.
Veja os objetivos atuais da sua empresa e descubra como a automação pode ajudar. Eles devem se alinhar com os gargalos que a organização está procurando eliminar. Você também deve criar um método para medir o sucesso para ver se as metas foram alcançadas.
- Encontre o software de automação certo
Cada empresa tem muitos fluxos de trabalho operacionais que levam muito tempo ou envolvem muitas pessoas: processamento de faturas, envio de e-mails de marketing, atualização de contas de clientes e lançamento de operações internas em departamentos. Essas tarefas repetitivas são exaustivas para os funcionários e não exigem habilidades técnicas avançadas.
O software de automação comercial ajuda a simplificar a progressão de tarefas complicadas. Ele torna a transferência de informações mais fácil, agiliza diferentes processos e monitora a progressão das tarefas em tempo real. Também reduz custos alocando recursos de forma eficiente. Com o software certo, a possibilidade de erros é eliminada ou reduzida ao mínimo. A automação permite que os funcionários sejam mais criativos e examinem a análise de negócios para aumentar a receita dos negócios.
As máquinas podem trabalhar mais rápido e por mais tempo do que os humanos, e isso aumenta a taxa de produção. O software de automação melhora a qualidade do produto e a confiabilidade do trabalho. Todos os produtos são fabricados com as mesmas especificações e os reparos são poucos e distantes entre si.
Quando as organizações usam os recursos de forma eficiente, o resultado é maior produtividade – melhor qualidade do produto, maior segurança do trabalhador, uso eficiente de materiais, prazos de produção reduzidos e semanas de trabalho mais curtas. As operações industriais automatizadas aumentam a segurança do trabalhador. A segurança do trabalhador é boa para os negócios porque os trabalhadores felizes têm melhor desempenho.
- Prepare seus funcionários e a cultura da empresa
Há uma coisa que as empresas geralmente não entendem quando se trata de automação: fazer uma mudança nos negócios é fácil, mas fazer os funcionários aceitarem a mudança e implementá-la é difícil. Lembre-se, são seus funcionários que determinarão se a automação funciona ou não
Uma organização não pode adotar a automação sem levar sua equipe a bordo. Depois de obter um sistema de gerenciamento de processos de negócios, teste-o e implemente-o, depois treine seus funcionários. Para que a automação seja bem-sucedida, todos devem adotar o processo e a organização deve ter uma cultura de comunicação
Além disso, vale a pena mencionar que a automação às vezes falha por falta de supervisão. Algumas empresas perdem o controle de seus processos automatizados porque acreditam que o software de automação fará todo o trabalho. Mas esse erro pode fazer com que o que seria uma vantagem competitiva seja seu maior fracasso empresarial.
Depois de adotar a automação, não demita funcionários. Treiná-los para supervisionar e controlar as ferramentas de automação. Dessa forma, eles poderão consertar a ferramenta quando ela estiver com defeito.
- Cuidado com os soluços
Uma coisa que algumas empresas fazem de errado é automatizar grandes tarefas e processos independentes. Quando muitos processos independentes são automatizados, eles se tornam muito difíceis de integrar em um estágio posterior. Sim, a Amazon e a Domino's podem se dar ao luxo de automatizar todos os seus serviços de entrega, mas as grandes empresas têm muitos recursos à sua disposição. Não tente copiá-los.
O que você deve fazer é automatizar primeiro as pequenas tarefas repetitivas, aquelas que não são críticas para suas operações de negócios, como email marketing. Você pode automatizar o email marketing e ainda controlar sua estratégia de marketing.
Você também pode decidir automatizar um processo por vez. Por exemplo, você pode começar com o marketing por e-mail, depois passar para o faturamento, depois para o processo de contratação e assim por diante. Resolva um problema específico antes de passar para o próximo. Além disso, soluços podem acontecer quando você começa a implementar a automação. Fique atento a eles e esteja preparado para lidar com eles.
Comece a automatizar seus processos de negócios
De acordo com a pesquisa, 74% das organizações estão procurando novos casos de uso para automação. Eles querem aumentar a eficiência, reduzir custos e otimizar seus processos. A automação simplifica processos de negócios e fluxos de trabalho redundantes e complexos. Tem um grande impacto nas operações de negócios e na velocidade de entrega. Tarefas monótonas e de baixo nível consomem tempo e esforço indevidos. Adquira um software de automação e torne sua empresa mais lucrativa.
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