6 melhores ferramentas de comunicação em equipe para empresas em 2023 [Guia definitivo]

Como gerente de uma startup de tecnologia na América do Norte, aproveitei o benefício de encontrar os melhores talentos de toda parte. Para quebrá-lo; Dirijo uma equipe de 18 pessoas e mais da metade está em fusos horários diferentes. Dos 6 desenvolvedores, 2 estão em estados diferentes nos EUA, 1 na África, 1 na Ásia e o 1 restante está constantemente em movimento - aproveitando a vida de nômade digital.

Tenho um assistente administrativo e uma equipe vibrante de 6 profissionais de marketing trabalhando na mesma cidade. Basicamente, costumávamos trabalhar em nosso prédio de escritórios até que a pandemia aconteceu e todos passaram a trabalhar em casa.

Agora, considerando a dinâmica geográfica envolvida, só consigo sincronizar a equipe por meio de uma comunicação clara, mantendo um mínimo de cultura organizacional. Tem sido uma luta enviar e-mails de um lado para o outro, organizar chamadas em conferência apenas para encontrar falhas com diferentes produtos e até mesmo fazer chamadas diretas que provaram ser caras.

Trabalhar remotamente é uma das melhores coisas que podem acontecer no mercado de trabalho. Por um lado, os trabalhadores desfrutam da conveniência de trabalhar em qualquer lugar do mundo, enquanto os empregadores se beneficiam do amplo e rico conjunto de mão de obra qualificada e experiente em todo o mundo.

Então, para tentar me poupar do incômodo de administrar minha equipe, optei pela melhor ferramenta de comunicação. Levei meu tempo para testar diferentes produtos e até envolvi minha equipe nos testes. Abaixo está uma análise das minhas descobertas. Espero que ajude você a identificar um produto que corresponda às necessidades de comunicação de sua equipe. As ferramentas que analisei são:

• GoBrunch
  
• folga
  
• asana
  
• ClickUp
  
• Ms equipes
  
• Segunda-feira
  

Aqui está uma análise completa do melhor software de comunicação em equipe em 2023:

GoBrunch

Gobrunch.com

No topo da minha lista das melhores ferramentas de colaboração em equipe para empresas está o GoBrunch. A primeira coisa que notei sobre a plataforma é sua interface simples e amigável. É baseado na web, então não precisei baixar nada. O cadastro é simples e leva apenas alguns minutos.

A configuração é ainda melhor, pois imita salas virtuais para diferentes reuniões, o que é muito imersivo. Gosto da personalização e branding dos quartos para dar-lhes um toque pessoal. Isso me dá controle da aparência desde o início, o que inicialmente me levou algum tempo para decorar do jeito que eu queria.

Depois de criar a sala, peguei o link e enviei para minha equipe. Todos se juntaram remotamente usando diferentes dispositivos. Eles não precisaram criar contas GoBrunch adicionais. Somos uma equipe de 18 pessoas, então optei pela capacidade da sala para 32 pessoas. Existem muitas opções para diferentes números de pessoas, chegando a mais de 400 pessoas. Todos nós poderíamos fazer videoconferências e compartilhar nossas telas ao mesmo tempo.

Agora posso reutilizar salas e tenho acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que funciona a meu favor, considerando que os membros da equipe estão em fusos horários diferentes. Atualmente, já realizei 3 reuniões de equipe para discutir diversos assuntos, e todos estão satisfeitos com a experiência.

Esta foi a única plataforma que a minha equipa disse “uau”, porque é muito visual (como um escritório virtual), e cada um gostou de saltar para diferentes ambientes como a zona do café e a esplanada da praia.

Os melhores recursos incluem compartilhamento de tela simultâneo (muito útil para determinadas reuniões), controle da câmera e microfone de cada participante, transmissão para diferentes salas e personalização. Além disso, não há limite de tempo e minha equipe pode permanecer nas salas o tempo que quiserem.

Gosto do fato de receber feedback instantâneo, os membros podem colaborar em qualquer documento compartilhado e a sessão continua mesmo quando fico offline.

A qualidade do vídeo e do som são excepcionais, permitindo assim uma comunicação clara. Sem mencionar que ocupa uma largura de banda muito baixa. Pretendo criar mais salas para estagiários de ensino e treinamento, além de hospedar reuniões com clientes e diretoria.

Devo elogiar a equipe de suporte do GoBrunch porque eles foram rápidos e responderam a todas as minhas perguntas quando eu estava tentando descobrir o que fazer. A única desvantagem da plataforma é a falta de um sistema de notificação melhor, mas eles disseram que já estão trabalhando nisso.

Prós

• Fácil de navegar.
• Sem limites de tempo para reuniões.
• Acesso 24 horas por dia aos quartos.
• Super imersivo, você se sente dentro de um escritório físico.
• Excelente qualidade de vídeo e som.
• Compartilhamento de tela múltipla por membros ao mesmo tempo.
• Alto nível de personalização.
• Uma equipe de suporte notável.

Contras

• Há espaço para melhorar o sistema de mensagens.
• Nenhuma integração disponível.

Preços

• Plano Gratuito: Custa $ 0,00
• Gourmet: Custa $ 9,99 por mês, cobrado anualmente.
• Prime chef: Custa 29,99 mensais, faturados anualmente.
• Empresa: preços personalizados, portanto, você deve entrar em contato com a equipe.

folga

Slack.com

O Slack oferece uma ampla variedade de recursos para comunicação e colaboração em equipe. Gosto de como ele reúne perfeitamente equipes e clientes remotos. É muito usado por pequenas empresas e grandes organizações. Como e por que é especial? Deixe-me dar-lhe uma análise das minhas descobertas.

Primeiro, inscrever-se é fácil, pois você só precisa de um endereço de e-mail válido. Comecei usando a versão do navegador da web antes de baixar o aplicativo de desktop para o meu PC e o aplicativo móvel no meu telefone. Achei o navegador muito lento para usar no dia a dia. Em seguida, enviei convites pela plataforma para os e-mails dos membros da equipe. Depois, com a adesão de todos, consegui criar o meu espaço de trabalho, seguido de vários canais para várias equipas e assuntos. Tornei alguns dos canais públicos e outros privados.

As mensagens diretas tornaram conveniente entrar em contato diretamente com os membros da equipe e adoro a capacidade de arrastar arquivos, mas gostaria que houvesse algum tipo de repositório para ver a biblioteca completa. Agora, além de mandar as informações nos canais, posso fazer chamadas de áudio e vídeo e compartilhar arquivos e pastas de projetos, links e arquivos de áudio e vídeo. Como resultado, é útil monitorar o progresso, obter feedback e dar orientações às equipes. O que as pessoas adoram no Slack é o recurso integrado de compartilhamento de arquivos. Basta soltar seu arquivo e o Slack cuidará de exibir a mídia avançada, incluindo vídeo, gráficos e aplicativos de terceiros.

Outra coisa que gosto no Slack é sua interface de usuário intuitiva e responsiva. não é preciso muito para descobrir as coisas e utilizar todos os recursos. Sem falar que você pode integrar até 1.500 aplicativos.

Prós

• Fácil, simples e direto.
• Integração perfeita com diferentes aplicativos.
• Você pode ter diferentes grupos de trabalho para diferentes equipes.
• Você pode usá-lo convenientemente em diferentes dispositivos.

Contras

• A versão do navegador é lenta e consome muitos recursos.
• As chamadas de vídeo e áudio podem ser instáveis ​​às vezes.

Preços

Os pacotes de preços incluem:

• Freemium: Oferece no máximo 10k de histórico de mensagens, 2 membros em uma videochamada, 5 GB de armazenamento e 10 integrações.
• Plano Pro: custa $ 6,67 por usuário por mês quando cobrado anualmente e $ 8 por usuário por mês quando cobrado mensalmente. Este pacote oferece no máximo 10 GB de armazenamento por usuário e 15 membros em uma chamada de videoconferência.
• Business Plus: custa US$ 12,5 por usuário mensalmente quando cobrado anualmente e US$ 15 por usuário mensalmente quando cobrado mensalmente. O pacote oferece no máximo 20 GB de armazenamento por usuário e 15 membros em uma chamada de videoconferência.

asana

Asana.com

Asana é um serviço baseado em nuvem que está disponível como um aplicativo web e móvel. Para começar, criei uma conta e adicionei os membros da minha equipe. Mais tarde, configurei os projetos e designei os membros da equipe de acordo.

A ferramenta me permite definir prazos e deixar instruções e comentários específicos para os membros. Por outro lado, os membros podem fazer perguntas e dar atualizações sobre seu progresso. No geral, é um sistema muito fluido.

Se você tiver projetos em outras plataformas, poderá transferi-los facilmente para a Asana. Além disso, a ferramenta oferece mais de 100 integrações gratuitas com outros aplicativos de produtividade, ferramentas de controle de tempo e ferramentas de comunicação, incluindo o google drive.

Com a versão básica, posso colaborar com no máximo 15 membros da equipe, criar projetos e tarefas infinitas e enviar mensagens ilimitadas sem me preocupar com armazenamento de arquivos ou registros de atividades. Além da colaboração, você pode usá-lo para gerenciamento de projetos.

O centro de ajuda fornece guias de instruções detalhados e ainda possui um fórum da comunidade e uma academia para fornecer informações e treinar usuários. Isso é muito importante, porque para você dominá-lo, requer uma curva de aprendizado. Além disso, há um chatbot para responder a perguntas básicas. Problemas complexos geralmente são direcionados ao suporte ao cliente imediatamente.

Prós

• Fácil de configurar.
• Exibições de painel personalizáveis.
• Integrações de aplicativos e software de terceiros.
• Uma equipe de suporte ao cliente confiável.
• Plano básico rico em recursos.
• Oferece colaboração perfeita entre diferentes equipes.

Contras

• Os recursos podem ser opressores e levar tempo para se acostumar.
• É caro em comparação com outras ferramentas.

Preços

• O premium oferece tudo do plano básico e muito mais. Mas custará $ 10,99 por usuário mensalmente quando cobrado anualmente e $ 13,49 quando cobrado mensalmente.
• O plano de negócios vem com tudo sobre o premium e muito mais. Custa $ 24,99 por usuário mensalmente quando cobrado anualmente e $ 30,49 se você pagar mensalmente.

ClickUp

Clickup.com

Levei algum tempo para começar a usar o ClickUp. Mas, uma vez que o fiz, foi nada menos que uma ótima experiência. A princípio, a estética da plataforma para web e dispositivos móveis e a interface do usuário me interessaram. Aproveitei seus tutoriais para configurar as coisas e aprender sobre os recursos interessantes da plataforma. Além disso, o atendimento ao cliente estava disponível sempre que eu me deparava com algum problema. Assim como o Asana, o ClickUp não é apenas uma ferramenta de comunicação, mas pode ser usado como uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Graças à sua versatilidade, pude personalizar os layouts da web e do celular de acordo com minhas preferências. Felizmente, minha equipe adorou. A ferramenta oferecia um canal de comunicação e colaboração integrado. As notificações são enviadas instantaneamente no ClickUp e por e-mail, por isso é difícil perder qualquer informação e você pode sincronizar suas tarefas com o Google Calendar.

Os usuários podem deixar comentários/notas em projetos para saber onde pararam, @mencionar outro usuário para conversar e definir níveis de prioridade, datas de vencimento e tags em projetos. Eles também podem alterar a forma como visualizam seu painel.

Fiquei empolgado em adicionar trabalhadores externos para colaborações em projetos especiais e não me preocupar com invasões porque poderia limitar o acesso deles. Além disso, a integração com outras ferramentas é direta. Portanto, foi um alívio ter todas as minhas ferramentas favoritas a bordo. Excel, Gmail, GitHub, One drive, zoom, você escolhe.

O ClickUp é um tesouro de muitos recursos excelentes e eles continuam adicionando outros com frequência. Ele fornece um espaço interessante para os membros da equipe colaborarem e se comunicarem de forma eficaz.

Prós

• Oferece muitos recursos úteis de gerenciamento de equipe.
• Permite rastreamento de tarefas e fornece atualizações de status.
• Painéis personalizáveis.
• Notificações oportunas e atualizações por e-mail sobre todas as tarefas.
• Fácil integração com outros aplicativos úteis.

Contras

• Pode ser esmagador para novos usuários.
• Às vezes, os quadros brancos carregam lentamente.

Preços

• Gratuito: Custa $ 0,00 para sempre.
• Ilimitado: custa $ 5,00
• Negócios: Custa $ 12,00
• Business Plus: custa US$ 19,00
• Empresa: preços personalizados, portanto, você deve entrar em contato com o departamento de vendas.

Ms equipes

https://www.microsoft.com/en/microsoft-teams/group-chat-software/

A Microsoft atingiu a meta ao popularizar o Teams no início da pandemia. Devo dizer que eles estavam na hora certa e no lugar certo. O velho e problemático Skype não podia competir com as ferramentas emergentes de videoconferência, mas o robusto Teams tornou-se o padrão para organizações de médio e grande porte.

É fácil configurar chamadas de conferência de áudio, vídeo ou web para 10 a 10.000 membros da equipe. Além disso, posso participar ou iniciar bate-papos em grupo com todos ou alguns dos membros. O desempenho dos recursos de áudio, vídeo e até de mensagens é louvável.

Para colaborações, os usuários compartilham arquivos por meio do Sharepoint, o que é bastante decente. A plataforma suporta vários formatos de arquivo, facilitando a edição online. Experimentei o recurso de compartilhamento de tela para projetos de colaboração e devo dizer que é um dos melhores. Além disso, consegui gravar algumas sessões e enviá-las aos membros que faltaram à reunião.

A cereja do bolo da equipe é a integração com Outlook e Microsoft Office 365, que realmente faz a diferença, mas ao mesmo tempo torna você mais dependente do uso do framework Microsoft. Falando em reuniões perdidas, os membros podem integrar calendários em suas equipes MS e agendar as reuniões para garantir que eles entrem no horário com um único clique.

Infelizmente, a versão para desktop consome muitos recursos e torna o sistema mais lento. Além disso, você não pode excluir mensagens. Portanto, você deve sempre verificar sua mensagem antes de pressionar enviar.

Embora o Teams tenha um excelente mercado de aplicativos, nunca vi ninguém usá-lo e não posso apontar isso como um benefício valioso.

Prós

• Integração com Outlook
• Interface simples e fácil de navegar.
• Maneira segura de compartilhar arquivos e documentos.
• Suporta muitos formatos de arquivo.
• Agende e participe de reuniões no horário.

Contras

• Consome muitos recursos, fazendo com que o sistema fique lento.
• Você não pode excluir mensagens.

Preços

• Pacote gratuito: custa $ 0 para sempre.
• Microsoft Teams Essentials: custa US$ 4,00 mensais por usuário para a assinatura anual.
• Microsoft 365 Business Basic: Custa $ 6,00 por usuário mensalmente para a assinatura anual.
• Microsoft 365 Business Standard: Custa $ 12,50 por usuário mensalmente para a assinatura anual.

segunda-feira.com

segunda-feira.com

Para encerrar minha lista para ajudar as equipes a serem bem-sucedidas, vamos explorar o monday.com. Uma plataforma de gerenciamento de tarefas e comunicação interna que está disponível como um serviço web e aplicativo móvel. Assim como os outros produtos, é fácil de configurar.

Minha primeira ação foi criar quadros e rotulá-los de acordo com o(s) projeto(s) a atribuir e o status. A ferramenta apresenta uma interface de usuário simples, projetada de forma a permitir que eu personalize o painel ao meu gosto. Existem vários modelos para escolher e devo dizer que foi uma experiência agradável experimentá-los.

Enviei convites para uma equipe com a qual estávamos trabalhando em um projeto, mas mantive a comunicação por e-mail. Decidi reunir todos eles em um espaço onde todos pudéssemos acompanhar o andamento do projeto, fornecer relatórios de status e interagir livremente. Foi a minha maneira de cortar os e-mails de ida e volta. Além disso, a integração de mais de 40 plataformas ajudou a criar uma ferramenta completa de colaboração e gerenciamento.

No curto período de uso do teste gratuito, notei uma melhora significativa na produtividade. Teria sido ótimo se o período de teste fosse um pouco mais longo. Ou, melhor ainda, se alguns dos melhores recursos estivessem disponíveis no plano básico.

Prós

• Oferece diferentes visualizações de projeto.
• Modelos personalizáveis.
• Suporta integração de muitos aplicativos e software.
• Oferece automação no aplicativo.
• Apresenta uma interface de usuário moderna e intuitiva.

Contras

• Funções limitadas de aplicativos móveis
• Os muitos recursos podem ser opressores para alguns usuários.
• Muitos dos melhores recursos são limitados a usuários profissionais.

Preços

• O pacote gratuito para sempre: custa $ 0 para sempre e inclui 3 quadros, registros de atividades por uma semana e uma exibição kanban.
• O pacote Básico: Custa $ 8,00 por assento mensalmente, totalizando $ 24,00 por mês (cobrado anualmente). Inclui placas ilimitadas, visualizadores gratuitos ilimitados, armazenamento de 5 GB e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.
• O pacote Standard: Custa US$ 10,00 por assento mensalmente, totalizando US$ 30,00 por mês (cobrado anualmente). Inclui tudo no Basic. Além de visualizações de mapas, registros de atividades por até 6 meses, automação e integração, calendário e linha do tempo. O armazenamento aumenta para 50 GB.
• O pacote Pro: Custa $ 16,00 por assento mensalmente, totalizando $ 48,00 por mês (cobrado anualmente). Inclui armazenamento ilimitado, controle de tempo, exibição de gráfico, coluna de fórmula e tudo encontrado nos outros pacotes.

O pacote Enterprise: oferece preços personalizados. Portanto, você deve entrar em contato com o fornecedor.

O que procurar ao testar ferramentas populares de comunicação em equipe

Selecionar a melhor ferramenta pode ser desafiador e demorado (foi para mim). Existem muitos fatores diferentes a serem levados em consideração. Por exemplo, a dinâmica da equipe é diferente, as necessidades de comunicação são diversas e os projetos também variam. No entanto, as dicas a seguir realmente me ajudaram a escolher os produtos certos para minha equipe.

1. Fácil de usar

Quanto mais rápido você e sua equipe descobrirem como usar a ferramenta de comunicação, melhor. Você precisa ir e continuar com os projetos em mãos imediatamente. Portanto, é imprescindível que você procure uma ferramenta de comunicação com uma interface intuitiva e amigável.

2. Privacidade e segurança da comunicação da sua equipe

Dependendo da sensibilidade das informações e dados compartilhados entre você e a equipe, você precisa descobrir o nível de privacidade e segurança necessários em uma ferramenta de comunicação. Certifique-se de ler a política de privacidade da ferramenta e verifique os recursos de segurança disponíveis. Melhor ainda, converse com a equipe de atendimento ao cliente e peça esclarecimentos.

Se tudo estiver alinhado com os requisitos de privacidade da sua empresa ou do projeto, você pode prosseguir e usar a ferramenta.

3. A velocidade é importante

A agilidade na comunicação leva à agilidade na tomada de decisões e agiliza a produtividade do grupo. Você não quer esperar muito pelo feedback de um dos membros da equipe ou vice-versa, porque isso vai atrasar as coisas. No entanto, antes de colocar toda a culpa na ferramenta de comunicação, verifique se sua conexão com a Internet está boa.

4. Busque exclusividade

Uma ferramenta de comunicação da equipe deve ser exclusiva da equipe para evitar distrações de bate-papos pessoais. Um exemplo é quando você usa um aplicativo de mensagens como o WhatsApp para comunicação em equipe. É provável que você seja acionado por cada notificação, pensando que é relacionado ao trabalho quando são seus amigos enviando memes aleatórios.

5. Deve ter um bate-papo de equipe poderoso

Quer você goste de mensagens de texto ou não, um bate-papo poderoso é inestimável em uma ferramenta de comunicação em equipe. Ele permite anexar e compartilhar arquivos, fixar conversas importantes, encaminhar mensagens e pesquisar informações específicas.

6. Áudio e vídeo de alta qualidade

Se a maior parte da comunicação da sua equipe for por teleconferências, teste a qualidade do áudio e do vídeo da ferramenta de comunicação durante a avaliação gratuita. Novamente, certifique-se de que haja uma conexão de internet estável em ambas as extremidades da chamada.

7. Baseado em nuvem é o melhor

O armazenamento em nuvem permite sincronizar sua ferramenta de comunicação em vários dispositivos e acessar todas as suas mensagens e arquivos remotamente. Isso oferece muita comodidade para todos os funcionários. Dificilmente você perderá alguma informação. Especialmente quando você considera algumas ferramentas que possuem até versões para smartwatch. Assim, você sempre receberá a mensagem, mesmo durante uma corrida matinal ou uma caminhada noturna.

8. Integração com outras ferramentas

Quanto mais integrações uma ferramenta puder acomodar, melhor. Ainda mais se forem ferramentas que você usa diariamente para se comunicar e gerenciar equipes. Eles fornecem uma plataforma tudo-em-um, poupando assim o incômodo de alternar entre as guias, verificando uma mensagem, arquivo e várias outras coisas.

9. Servico de atendimento ao Consumidor

Você precisa testar a capacidade de resposta do suporte ao cliente. Será reconfortante saber que sempre haverá ajuda quando algo der errado com a ferramenta. Entre em contato com a equipe de suporte e envolva-os em diferentes aspectos do produto. Se você estiver satisfeito com a interação, fique à vontade para usar a ferramenta de comunicação deles.

10. Imersividade

Não encontrei uma palavra melhor para descrevê-lo, mas se você trabalha 100% remotamente como eu, é importante encontrar uma ferramenta que faça sua equipe sentir que está trabalhando em um escritório físico. Em vez de passar o dia trocando mensagens de texto e fazendo videochamadas curtas, pense em como você pode estender sua cultura em um ambiente que eles achem confortável o suficiente para trabalhar todos os dias sem se cansar ou se estressar.

Como as ferramentas de colaboração melhoram a comunicação da equipe?

As ferramentas de colaboração são essenciais para que as equipes se comuniquem de forma eficaz e eficiente. Eles permitem que os usuários colaborem em tempo real, em diferentes locais e sem precisar se encontrar fisicamente. Essas ferramentas fornecem uma plataforma organizada onde os funcionários podem compartilhar documentos, ideias e tarefas entre si. Eles também permitem que os usuários tenham reuniões virtuais e sessões de brainstorming. Conectar-se constantemente com sua equipe ajuda a criar uma cultura de comunicação aberta, quebrando silos entre departamentos e permitindo mais transparência. Além disso, essas ferramentas economizam tempo eliminando a necessidade de longas correntes de e-mail ou telefonemas, pois as informações são acessadas de forma rápida e fácil. Por fim, com a ascensão do trabalho remoto, os softwares de colaboração podem ajudar a tornar o ambiente virtual mais produtivo e, ao mesmo tempo, liberar a criatividade dos colaboradores.

Conclusão

A comunicação sempre estará no centro de nossa vida cotidiana - pessoal e profissional. Para este último, a comunicação eficaz determina o estilo de gestão da organização. Por que? Porque os gerentes fazem planos e tomam decisões com base nas diferentes informações que lhes são comunicadas.

Portanto, as equipes remotas não têm outra opção a não ser investir em uma boa ferramenta de comunicação desde o início. É a única coisa que ajuda você a trabalhar em sincronia, criar um relacionamento para uma melhor colaboração, mantê-lo atualizado e, por fim, levar ao sucesso do projeto.

Dennis Peter é um entusiasta de tecnologia e blogueiro.