7 maneiras infalíveis de gerenciar melhor seus devedores

Ao gerenciar fluxos de caixa para pequenas e médias empresas, é importante ter um sistema de gestão simples, mas abrangente, para acompanhar seus devedores. Na verdade, para empresas individuais, é possivelmente uma das coisas mais importantes que uma empresa pode fazer para evitar pagamentos perdidos, dados financeiros mal mantidos e inúmeros outros problemas futuros.

Desde crédito comercial (empresas que emprestam fundos umas às outras) e verificações abrangentes de antecedentes até pagamentos de clientes mal monitorados, manter o controle de suas dívidas comerciais externas e internas pode ajudar a reduzir os encargos financeiros, aumentar suas contas a receber e ajudar sua empresa a pagar suas próprias dívidas. credores de forma mais tempestiva.

1 Implementando clareza e caos nas faturas

Parece fácil em princípio. Afinal, que negócio não começa com um plano para administrar suas transações financeiras com cuidado? Mas quando você está no meio disso, e várias taxas, empréstimos e faturas estão entrando e saindo rapidamente do seu departamento de contabilidade, como você vai garantir que está evitando problemas desnecessários?

Bem, é tudo uma questão de preparação, comunicação e autorreflexão que pode ser resumida em 7 passos eficazes. Atenha-se a essas dicas para garantir que sua PME esteja um passo à frente de seus pagamentos e receba os fundos necessários a tempo.

2 Aproveite os benefícios das faturas eletrônicas

As faturas eletrônicas são uma maneira simples e sustentável de garantir que um cliente ou devedor receba uma fatura prontamente com mais rastreabilidade também para o seu negócio. O faturamento digital se tornou popular ao longo dos anos e, com atualizações e lembretes automatizados para que os clientes paguem dentro do prazo acordado, não é difícil entender o porquê.

De um modo geral, uma fatura eletrónica pode ser apresentada das seguintes formas:

• Um e-mail diretamente de uma plataforma de software de contas
• Uma fatura enviada diretamente para um portal do cliente
• Uma fatura que se integra ao seu sistema de contabilidade

De qualquer forma, a plataforma de contabilidade envia notificações ao cliente em nome da sua empresa, o que fornece atualizações constantes sobre o status de uma fatura e mais detalhes sobre o histórico de pagamentos de clientes regulares.

3 Você oferece desconto para pagamento antecipado?

Como forma de persuadir as pessoas a usar seus serviços novamente e pagar em dia, muitas empresas agora oferecem algum tipo de incentivo para ajudar a receber pagamentos mais rápidos de um cliente. Em particular, os descontos em faturas ou mercadorias em troca de pagamento em uma determinada data antecipada provaram ser extremamente eficazes.

No entanto, esse incentivo depende inteiramente de muitos fatores diferentes, incluindo o tipo de setor em que você opera, a necessidade de pagamento imediato de sua empresa e sua disposição de reduzir os preços em prol de uma resolução mais rápida.

4 Confirme as condições de pagamento antes de prosseguir

Se um novo cliente ou cliente tiver a impressão de que não há problema em demorar mais do que o limite padrão de 30 dias para pagar suas faturas, é provável que o faça. Para evitar esse problema, concordar com os termos de pagamento antes de seguir em frente é uma ótima maneira de reduzir problemas desnecessários posteriormente.

Sua empresa não deve se preocupar em manter-se à tona até que uma fatura seja paga. É importante lembrar que você está fornecendo bens ou serviços com o entendimento de pagamento imediato por eles. Simplesmente aceitar um novo cliente ou carga de trabalho e não definir datas de pagamento específicas nunca levará a um resultado mutuamente satisfatório.

5 Acompanhe e lembre-os das datas acordadas

Depois de enviar sua fatura, aguarde alguns dias e entre em contato para perguntar educadamente sobre seu status. Mesmo se você tiver atualizações digitais, não há nada de errado em um bom e velho telefonema para confirmar que eles receberam e que estão cientes do prazo de pagamento.

Se você não se sentir à vontade para ser tão direto, pode usar uma atualização como desculpa para ligar para o cliente em questão. Na verdade, você pode até ligar para informar que está no portal de faturas como um lembrete educado, em vez de questionar quando você será pago.

Para cada um desses cenários, o mais importante é que você anote e registre os seguintes aspectos da sua ligação:

• A hora que você ligou
• A pessoa com quem você falou
• O que foi dito durante a ligação
• O que eles confirmaram com você em relação ao pagamento

Espero que não chegue a uma situação em que você precise contatá-los novamente e reclamar ou solicitar atualizações continuamente. No entanto, se for esse o caso, as informações acima ajudarão a reforçar seu caso para que um cliente cumpra sua parte do negócio e fornecerá as informações necessárias para encaminhar sua reclamação.

Você está dentro de seus direitos legais de insistir no pagamento em até 60 dias após uma transação comercial, portanto, se um período de pagamento mais longo não tiver sido acordado anteriormente, informe-os sobre as possíveis consequências e juros adicionais sobre o valor em que podem incorrer.

Realize verificações de crédito completas

Ninguém quer se sentir como se não pudesse confiar na palavra de um cliente, mas para uma pequena e média empresa, às vezes esse luxo simplesmente não é viável. Se um devedor passar por insolvência, a emissão de uma nota de crédito por meses de trabalho duro não será cumprida, e suas finanças incorrerão na ira de um problema que poderia ter sido facilmente evitado com uma simples verificação de antecedentes.

A lição aqui? Um pequeno administrador no início de um possível relacionamento comercial pode poupar muitos aborrecimentos meses depois. Você está apenas protegendo os interesses do seu negócio, então não tenha medo de vasculhar algumas verificações de antecedentes antes de tomar uma decisão final sobre um cliente.

6 Analise sua flexibilidade de pagamento e compatibilidade do sistema

A análise da flexibilidade de pagamento que você oferece pode ocorrer de duas formas principais: flexibilidade digital e flexibilidade de negócios. Ambos ajudam a definir o que sua empresa pode e não pode permitir ao lidar com pagamentos de clientes.

Por um lado, é importante ter um sistema que seja compatível com outros sistemas e possa se integrar perfeitamente para garantir que sua empresa receba esses fundos no prazo. Afinal, não adianta oferecer um desconto na fatura eletrônica para pagamento rápido apenas para um novo cliente descobrir que seus portais de pagamento não são capazes de acomodá-lo!

Por outro lado, também é vital que você seja claro e aberto sobre como pode receber pagamentos antes de concordar com um contrato. Se você não pode oferecer um plano de pagamento que dê aos clientes a chance de fazer pagamentos mensais menores, ou sua empresa vive e morre por uma janela de 60 dias entre a entrega dos serviços e o pagamento, é essencial comunicar isso no início.

7 Faça sua parte para garantir o pagamento imediato

Ter essa capacidade de desafiar seus próprios processos internos é vital para o método final de gerenciar melhor seus devedores – fazendo sua parte para facilitar pagamentos mais rápidos. A falha em fazer isso pode levar os clientes a receber e processar outras faturas que chegaram no prazo e colocar a sua em segundo plano.

Esperar até o final do mês para enviar todas as suas faturas é uma receita para o desastre. Em vez disso, crie uma rotina para gerar faturas dentro de um prazo rigoroso de conclusão do trabalho. Certifique-se de manter as faturas precisas e verifique cada detalhe antes de enviá-las.

Se você puder mostrar aos clientes que é uma máquina financeira rápida, meticulosa e bem lubrificada, isso lhes dará motivação para responder na mesma moeda e pagar o mais rápido possível. Como empresa, você está dando o primeiro passo ao entregar uma fatura, você define o tom de como o restante dos relacionamentos se desenvolverá.