8 recursos a serem buscados em um sistema de gestão de funcionários

As empresas costumavam depender de planilhas desajeitadas para gerenciar dados e processos de funcionários. Mas esse não é mais o caso. O mercado de talentos tornou-se muito competitivo e as organizações não têm outra escolha senão agilizar os recursos humanos ou os fluxos de trabalho de RH. É aqui que os sistemas de gestão de funcionários (EMS) vêm em socorro, oferecendo assistência.

A tecnologia de RH evoluiu tremendamente e os aplicativos de gerenciamento de funcionários agora podem automatizar tarefas tediosas e fornecer informações valiosas. Esses recursos agilizam os processos de RH, aumentando a eficiência.

O software de gestão de funcionários aumenta o envolvimento e a satisfação dos funcionários, o que não surpreende que pelo menos três milhões de empresas usem agora software de gestão de funcionários. (1)

As vantagens de usar sistemas de RH em vez de planilhas

As planilhas cumpriram seu propósito de gerenciamento de dados. Mas eles simplesmente não conseguem competir com as funcionalidades robustas de um sistema eficaz de gestão de funcionários. Existem várias áreas-chave onde o EMS supera as planilhas na simplificação da gestão de recursos humanos. Vamos explorar essas vantagens.

Gerenciamento e recuperação de dados mais eficientes

As planilhas rapidamente se tornam pesadas à medida que sua força de trabalho cresce. Encontrar informações específicas consome tempo. Requer classificação e filtragem manuais.

O software HRIS oferece um banco de dados centralizado, permitindo acesso rápido e fácil às informações dos funcionários por meio de funcionalidades de pesquisa intuitivas.

Maior precisão e redução de erros humanos

A entrada manual de dados em planilhas também está sujeita a erros de digitação e inconsistências. No entanto, o software de gerenciamento de funcionários automatiza muitas tarefas de entrada de dados. Eles minimizam erros e garantem a precisão do seu banco de dados de funcionários. Isto economiza tempo gasto na correção de erros e o não cumprimento dos regulamentos também se torna menos preocupante.

Recursos de segurança aprimorados para dados confidenciais

As violações de dados expuseram mais de oito milhões de registros em todo o mundo no quarto trimestre de 2023. O problema é que muitas vezes as planilhas carecem de medidas de segurança robustas. Isso deixa os dados confidenciais dos funcionários vulneráveis ​​a violações. Portanto, outro benefício de um sistema de gerenciamento de força de trabalho é priorizar a segurança dos dados com recursos como controles de acesso, criptografia e trilhas de auditoria. Isso lhe dá paz de espírito. Isso porque você sabe que as informações dos seus funcionários estão protegidas. (2)

Escalabilidade mais fácil e análises em tempo real

Admite; as planilhas se tornam complicadas à medida que sua empresa se expande. Um aplicativo de gerenciamento de funcionários foi projetado para acompanhar o seu negócio. Ele pode acomodar sua crescente força de trabalho e necessidades em evolução.

Além disso, o software de gerenciamento de força de trabalho fornece dados e análises em tempo real. Imagine ter todas as informações necessárias sobre os membros da sua equipe ao seu alcance. Isso não ajudaria você a fazer as melhores escolhas para seus funcionários? Não manteria as coisas funcionando perfeitamente? Com as organizações investindo trilhões apenas para se tornarem mais orientadas a dados, a resposta a essas perguntas deve ser absolutamente clara. (3)

Substituir planilhas pelo melhor software de gestão de funcionários oferece, de fato, uma infinidade de vantagens. Considere-os à medida que avança em sua busca pela solução certa de gerenciamento de RH.

Principais recursos de um sistema de gerenciamento de funcionários

Protetor de tela com diversos perfis de pessoas. Grupo de pessoas multirraciais e de várias gerações usando o aplicativo para videoconferência on-line, brainstorming, muitos funcionários fazem videochamadas juntos

A escolha do aplicativo de gerenciamento de funcionários certo depende da compreensão dos principais recursos que ele oferece. Eles devem estar alinhados com suas necessidades específicas de RH. Aqui está uma análise de algumas funcionalidades essenciais categorizadas para sua conveniência:

Usabilidade

1. Interface intuitiva

Uma interface de usuário amigável ajudará tanto os administradores de RH quanto os funcionários. Procure um sistema com layout limpo e navegação clara. Também deve ter requisitos mínimos de treinamento. Isso garante uma adoção tranquila e agiliza os fluxos de trabalho de RH.

2. Acessibilidade móvel

A capacidade de acessar o sistema remotamente permite que os funcionários gerenciem tarefas em qualquer lugar. Procure um EMS com um aplicativo móvel que ofereça funcionalidades básicas, como preencher pedidos de licença, visualizar recibos de pagamento ou acessar as políticas da empresa.

Capacidades de integração

3. Integração perfeita da folha de pagamento

A integração do seu sistema de RH com software de folha de pagamento elimina a entrada manual de dados e garante o processamento preciso e oportuno da folha de pagamento. Isso economiza tempo e recursos de RH e reduz erros.

4. Integrações de aplicativos de terceiros

Você usa software de contabilidade? Que tal ferramentas de gerenciamento de desempenho? Considere um EMS que permita a integração com outros aplicativos de negócios que você utiliza. Isso promove um ecossistema de dados unificado e simplifica a troca de dados entre departamentos.

Análise e relatórios

5. Dados e relatórios em tempo real

Recursos robustos de relatórios revelam informações valiosas sobre sua força de trabalho. Procure um sistema que forneça relatórios personalizáveis ​​sobre métricas importantes, como rotatividade de funcionários, tendências de folgas e dados de desempenho. Dados em tempo real tornam possíveis decisões baseadas em dados. Também leva a estratégias proativas de RH que beneficiam sua força de trabalho.

Autoatendimento para funcionários

6. Portal de autoatendimento

Um portal de autoatendimento para funcionários permite que os funcionários gerenciem suas próprias informações de RH, solicitem folga, atualizem detalhes pessoais e acessem documentos da empresa. Ele alivia a carga de trabalho do RH e ao mesmo tempo promove um senso de propriedade entre os funcionários.

Considerações adicionais

7. Flexibilidade de preços

Os sistemas de RH vêm em vários modelos de preços. Explore opções que atendam ao tamanho e ao orçamento da sua empresa. Procure soluções escalonáveis ​​que possam crescer de acordo com as necessidades do seu negócio.

8. Medidas de segurança de dados

Garanta que o sistema priorize a segurança dos dados com recursos como controles de acesso, criptografia e backups regulares. A conformidade com os regulamentos relevantes de privacidade de dados também é crucial.

Lembre-se de que esta não é uma lista exaustiva. Além disso, os recursos mais importantes variam dependendo das necessidades exclusivas da sua organização. No entanto, considere essas funcionalidades básicas e como elas abordam seus pontos fracos. Isso deve ajudá-lo a tomar uma decisão informada ao selecionar o EMS certo para o seu negócio.

Conclusão

EMS são soluções de software poderosas que simplificam os processos de RH, aumentam o envolvimento dos funcionários e geram insights valiosos para ajudá-lo a construir uma força de trabalho mais forte.

Observe que encontrar a melhor ferramenta de gerenciamento de funcionários para o seu negócio é como encontrar a roupa certa – ela precisa atender às suas necessidades! Sim, os recursos são importantes. Mas não se esqueça de considerar se o sistema pode crescer com você.

A empresa por trás da ferramenta ajudará você a configurar o sistema? Com que facilidade ele pode mover seus dados existentes? Responda a essas perguntas também.

Pese todos esses aspectos juntamente com suas necessidades específicas e planos de crescimento futuro. É assim que você pode escolher um EMS que proporcione um retorno positivo do investimento.

Referências :

1. “Relatório de Mercado de Sistemas de Gestão de RH para Pequenas Empresas”, Fonte: https://www.business.com/hr/management-market-report/

2. “Número de contas de usuários expostas em todo o mundo do 1º trimestre de 2020 ao 4º trimestre de 2023 (em milhões)”, Fonte: https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3. “5 maneiras de aumentar o valor do negócio por meio de análises”, Fonte: https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9