Um guia de inicialização para trabalho remoto

O surto de COVID-19 e seus subsequentes períodos de quarentena forçaram as empresas que trabalham em escritórios a adotar um estilo de trabalho remoto. No entanto, as startups não sentiram o aperto, pois em sua maioria já haviam optado por uma cultura remota.

O trabalho remoto, no entanto, é muito mais amplo do que o sentido usual em que é retratado – sair do escritório para trabalhar no conforto de sua casa .

O trabalho remoto também envolve a mudança de todos os seus processos e operações físicas para digitais ou remotos. Infelizmente, isso pode não apenas interromper alguns fluxos de trabalho, mas também abrir sua empresa a vazamentos financeiros, falta de visibilidade e comunicação e mais problemas desse tipo. Assim, os proprietários de startups precisam considerar a criação de um plano à prova de balas para abordar o trabalho remoto como um todo.

Mas por onde começar? Elaboramos este artigo para ajudá-lo a encontrar novas maneiras de abordar e tornar o trabalho remoto bem-sucedido para sua startup. Então vamos começar!

Como sua startup pode adotar uma abordagem melhor para o trabalho remoto?

1. Incentive os gerentes e equipes a realizarem encontros individuais e standups diários

Garanta que as equipes atualizem regularmente o progresso do trabalho, prazos e obstáculos que possam estar enfrentando.

A comunicação excessiva é necessária com o trabalho remoto para garantir que todos tenham clareza sobre suas responsabilidades e objetivos. É sempre melhor lembrar os funcionários mais de uma vez do que eles já sabem, em vez de desenvolver mal-entendidos que levam ao desperdício de tempo.

Palavra de cautela, enquanto você tenta impor isso, deixe os gerentes saberem que eles não devem chegar ao ponto de distrair os funcionários para essas reuniões diárias. Em vez disso, deixe-os manter suas sessões diárias de standup ou sincronização para garantir que os funcionários estejam no caminho certo e focados em alcançar seus objetivos.

2. Aproveite os benefícios da videoconferência

Não há como negar que toda empresa precisa usar ferramentas de videoconferência para se locomover no trabalho hoje.

Incentive os funcionários a sempre ligarem suas câmeras durante as reuniões como regra geral. Ter vídeos vai garantir que você entenda todos os fatores de comunicação não-verbal, como movimentos faciais, emoções e outros gestos. Isso ajudará você a entender se eles estão de acordo com seu plano, se têm dúvidas ou se parecem nervosos com isso. Além disso, isso aproximará suas equipes, dando-lhes a aparência de trabalhar no escritório.

Recomendar ferramentas para videoconferências:

• Google Meet
• Ampliação
• Através do qual
• ClickMeeting

3. Certifique-se de que todos saibam o que precisa ser feito

O trabalho remoto só é eficaz quando todos na equipe estão cientes de suas responsabilidades específicas.

Para facilitar isso, certifique-se de que seus gerentes definam metas e marcos importantes com suas equipes. Se um objetivo parece grande demais para ser abordado, divida-o em alvos menores e mais acessíveis – trampolins que se tornam os passos essenciais para o plano maior.

As ferramentas de gerenciamento de projetos existem para ajudá-lo a configurar esses pequenos marcos para atingir seus objetivos.

Recomendar ferramentas de gerenciamento de projetos:

• Trello
• Asana

4. Documente minuciosamente qualquer trabalho que seja feito

Embora mensagens de texto ou e-mails sejam uma maneira de manter todos os membros da equipe informados sobre os últimos desenvolvimentos no trabalho, anotar as coisas em um documento compartilhado pode garantir que todos na organização possam se informar sobre o progresso. Além disso, isso cria uma cultura de inclusão dentro de sua empresa.

Ferramentas recomendadas para documentação:

• documentos Google
• Noção

5. Proteja suas finanças automatizando seu gerenciamento de despesas

“Cuidado com as pequenas despesas; um pequeno vazamento pode afundar um grande navio” – Benjamin Franklin.

Não é surpresa que uma equipe de Finanças eficiente esteja presente no centro de cada startup de sucesso. No entanto, o trabalho remoto deixou as finanças da startup em um estado vulnerável, adicionando distâncias físicas entre os funcionários, o que levou a processos interrompidos. Isso fez com que as equipes de finanças trabalhassem horas intermináveis ​​para obter uma visão completa das despesas comerciais.

O trabalho remoto interrompe o gerenciamento manual de despesas e deixa sua organização vulnerável a vários vazamentos financeiros por meio de registros quebrados, fraude de despesas e muito mais. Como resultado, as empresas em todo o mundo começaram lentamente a adotar um software de gerenciamento de despesas para garantir finanças sólidas.

O software de reembolso de despesas cobre sem esforço todos os seus vazamentos financeiros e libera tempo para tarefas mais urgentes. Ele garante que apenas as despesas em conformidade sejam enviadas automatizando as verificações de pré-envio; assim, mantendo a fraude à distância. Além disso, um software de relatório de despesas vem com tecnologia OCR que extrai automaticamente dados de recibos e preenche automaticamente todas as colunas essenciais de um relatório de despesas. Isso garante a não dependência do trabalho manual e evita erros de entrada de dados, mantendo as finanças da sua empresa seguras.

6. Contrate as pessoas certas

Ao contratar, procure sinais que o informem se o candidato se encaixa na cultura de trabalho remoto da sua organização. Faça perguntas como “Você já trabalhou remotamente antes?” ou “Você já trabalhou como freelancer?” Pessoas com essas experiências geralmente têm mais disciplina e são motivadas a “fazer coisas” por natureza.

Ao mesmo tempo, gaste tempo entendendo como você pode equipar seus funcionários já existentes para quem essa mudança pode ser nova. Forneça a eles os recursos e ferramentas certos para ajudá-los a preencher a lacuna e fazer o melhor uso do trabalho remoto, de trabalho e de outras formas.

7. Confie em seus funcionários

Muitas vezes, é mais fácil falar do que fazer, os gerentes têm dúvidas iminentes sobre se os membros de sua equipe estão realmente trabalhando. Portanto, uma regra prática aqui é que, se você deseja que o trabalho remoto seja bem-sucedido, a confiança precisa ser uma via de mão dupla. Comece primeiro!

O microgerenciamento e o controle excessivo não funcionam bem em um ambiente remoto. Ao dar às pessoas a liberdade de que precisam, você notará que elas começam a se responsabilizar mais por seus projetos. Estabeleça diretrizes claras sobre o tipo de desempenho esperado e mecanismos de comunicação.

PS – Algo que seria visto como uma ditadura limítrofe é pedir que suas equipes gravem as telas enquanto trabalham ou tirem screenshots para reportar regularmente. Isso destrói sua moral a longo prazo.

8. Tenha conversas virtuais sobre bebedouros

Crie canais separados onde seus funcionários possam se socializar e fazer pausas muito necessárias no trabalho. Os funcionários podem usar esses espaços para compartilhar interesses pessoais e momentos engraçados para apenas rir com os membros da equipe. Não tenha muitos desses canais, pois eles podem sobrecarregar seu espaço de trabalho e agir como uma distração.

Além disso, você pode manter esses canais no mudo e dedicar uma certa quantidade de tempo todos os dias para checá-los quando precisar de uma distração. Dessa forma, eles não interromperão seus funcionários enquanto tentam se concentrar no trabalho.

Pensamentos de despedida

As ferramentas e estratégias mencionadas aqui podem ajudá-lo a mudar com eficiência para um modo de trabalho 100% remoto, facilitando o processo. Com nossos retornos a um espaço de escritório olhando mais longe, é o momento certo para garantir que sua startup esteja pronta para o longo prazo.