Vantagens baseadas em dados dos sistemas de telefonia VoIP

Você já ouviu falar sobre os sistemas de telefonia virtual, mas antes de se livrar do telefone tradicional do escritório, você quer ver os dados por trás do porquê mudar para VoIP é a ideia certa.

VoIP (Voice Over Internet Protocol) pode ser o mais conhecido por reduzir drasticamente os custos de comunicação empresarial, mas também pode aumentar a produtividade dos funcionários, fornecer mais flexibilidade para equipes remotas, oferecer uma qualidade de chamada mais alta e muito mais.

Abaixo, mostraremos os números que justificam os benefícios do VoIP e informaremos sobre os recursos que reduzem as falhas de comunicação e melhoram a experiência geral do cliente.

Custos operacionais reduzidos

Mudar para a telefonia VoIP de um telefone comercial fixo tradicional economiza às empresas uma média de 49-69% em custos mensais de comunicação. (Fonte)

Dado que a tabela acima mostra como o VoIP reduz os custos de comunicação, manutenção e hardware, não é difícil acreditar em um estudo recente da Microsoft que provou que 82% das empresas tiveram uma economia significativa de custos ao mudar para as opções de baixo custo de VoIP .

A comunicação pela Internet, em oposição ao sistema telefônico tradicional, o PSTN, também pode economizar:

• Até 40% dos custos mensais das ligações telefônicas locais e redução dos custos das ligações de longa distância
• Até 90% dos custos mensais das chamadas internacionais
• Até 90% dos custos de comunicação de inicialização para novos negócios
• Até 30% dos custos de teleconferências (ao usar recursos de voz e vídeo)

Embora você queira comprar equipamentos básicos de VoIP, como telefones IP e fones de ouvido, a única coisa que você realmente precisa para operar um sistema de telefonia virtual com sucesso é uma conexão de Internet de banda larga confiável, que custa em média de US$ 50 a US$ 75 por mês.

Além disso, mesmo se você optar por comprar telefones e equipamentos VoIP compatíveis, uma pequena empresa com 30 funcionários ou menos ainda economizará até US$ 1.200/mês mudando para VoIP. E se você usar os recursos do softphone VoIP com seu equipamento atual? Você pode ver uma economia de até $ 1727/mês.

(Fontes: Virtual PBX Whitepaper, Microsoft, MightyCall, OnSIP, Harbor Networks)

Ampla gama de recursos e planos

Os recursos avançados de VoIP podem economizar ao usuário médio 29 minutos de tempo de chamada todos os dias. (Fonte)

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Telefones analógicos e linhas telefônicas tradicionais têm recursos básicos como correio de voz, identificador de chamadas e opções limitadas de encaminhamento de chamadas.

Mas os recursos VoIP são muito mais avançados, permitindo que os usuários levem a comunicação empresarial para o próximo nível.

Os recursos a serem procurados incluem:

• Gravação de chamadas
• Distribuição automática de chamadas e sistemas IVR
• Auto atendimento
• Roteamento de chamadas, transferência de chamadas, estacionamento de chamadas e chamada em espera
• Encontre-me/Siga-me
• Integrações de CRM de terceiros
• Vídeo conferência
• Fila de chamadas
• Correio de voz para texto
• Grupos de toque
• Monitoramento de chamadas, barca de chamadas, sussurro de chamadas
• Análise e dados avançados de chamadas

Esses recursos podem:

• Aumente as taxas de resolução na primeira chamada, o que pode diminuir a rotatividade de clientes em 80% e aumentar a aceitação de vendas cruzadas em 20%
• Diminua a necessidade de os chamadores falarem com um agente ao vivo confiando no IVR de autoatendimento (que custa 100 vezes menos do que uma chamada de agente ao vivo)
• Diminua o tempo de espera do cliente, o que reduz a taxa de abandono de chamadas, economizando até 40% na perda de receita
• Diminuir o potencial de falha de comunicação comercial, que pode custar anualmente às empresas entre US$ 4.000 e US$ 6.000 por funcionário
• Aumente as taxas de retenção de chamadas em até 98% graças à retenção de músicas e mensagens

Como discutiremos mais adiante neste post, as funcionalidades de VoIP também aumentam a produtividade dos funcionários e oferecem um nível mais alto de flexibilidade para equipes remotas.

Isso é especialmente verdadeiro para recursos de videoconferência, que

Os serviços VoIP também oferecem vários planos diferentes por produto, não apenas tornando muito mais fácil para você aproveitar a escalabilidade com seu serviço telefônico no futuro, mas também ajudando você a evitar pagar por recursos avançados que talvez não sejam necessários.

Além dos recursos incluídos nos planos, muitos provedores oferecem recursos complementares, como transcrição de gravação de chamadas, espaço extra de armazenamento em nuvem e correio de voz para e-mail. À medida que sua empresa cresce, você pode adicionar canais de comunicação adicionais e novos recursos para acompanhar suas necessidades em expansão.

(Fontes: Pointillist, Twilio, SHRM, Business2Community, OnHoldInc)

Qualidade de chamada melhorada

A má qualidade das chamadas custa às empresas cerca de US$ 550/funcionário por ano. (Fonte)

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Problemas como ruído de fundo do telefone de mesa, chamadas perdidas, notificações de correio de voz perdidas e estática não são apenas irritantes - eles também custam a receita da sua empresa em termos de chamadas abandonadas e diminuição da produtividade dos funcionários.

Na verdade, o funcionário médio perde cerca de meia hora toda semana devido a problemas com a qualidade do áudio das chamadas.

Além disso, a baixa qualidade de áudio é um pesadelo quando se trata de uma audioconferência bem-sucedida ou uma chamada de vídeo em grupo. Mais de 80% das equipes dizem que o áudio de alta qualidade é um dos fatores mais importantes para o sucesso ou não de uma conferência em grupo.

Os provedores de serviços VoIP podem oferecer chamadas HD de alta qualidade usando recursos como supressão de ruído de fundo, codecs de áudio de banda larga e atualizações automáticas de qualidade de chamada otimizando o uso da largura de banda.

Para saber mais sobre como lidar com problemas comuns de qualidade de chamadas, como latência e perda de pacotes de dados, confira nosso post sobre problemas e soluções de VoIP.

(Fontes: EPOS, UCToday)

Maior produtividade da equipe

A telefonia VoIP pode aumentar a produtividade da equipe em até 20%. (Fonte)

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A tecnologia VoIP não aumenta apenas a produtividade da equipe, economizando o tempo anteriormente perdido com a baixa qualidade de áudio e recursos avançados.

Recursos como discadores automáticos tornam a penetração na lista de chamadas muito mais eficaz, pois eles discam números para agentes, ignoram números que estão ocupados ou desconectados e limpam automaticamente as listas de chamadas. Eles também só transferem agentes para uma chamada quando o chamador está ao telefone e pronto para falar.

Os agentes que discam números manualmente têm apenas cerca de 10 a 15 minutos de conversação por hora, enquanto a economia de tempo oferecida pelo VoIP pode aumentar esse tempo de conversação em 200 a 300%.

Além disso, os recursos IVR (Interactive Voice Response) permitem um alto nível de autoatendimento ao cliente sem a necessidade de falar com um agente ao vivo. Isso não apenas libera seus agentes para atender a questões mais urgentes, mas também significa que sua empresa está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Além disso, nenhum funcionário quer repetir as mesmas respostas para as mesmas perguntas todos os dias. Ao permitir que os sistemas IVR lidem com as partes mais mundanas do trabalho, os membros de sua equipe poderão se concentrar nas coisas de que gostam – e funcionários mais felizes são pelo menos 13% mais produtivos do que os infelizes.

Por fim, como veremos a seguir, o VoIP aumenta a capacidade dos membros da equipe de trabalhar remotamente — o que é essencial para a produtividade. Mais de 75% dos trabalhadores remotos relatam um nível mais alto de produtividade do que em um espaço de escritório tradicional, enquanto quase 1/4 dos trabalhadores remotos dizem que trabalham mais horas graças à flexibilidade adicional e à falta de deslocamento.

(Fontes: Call Center Helper, Harbor Networks, Personnel Today, CoSo Cloud)

Amigável para trabalho remoto

Quase 60% dos funcionários dizem que o VoIP aumentou sua capacidade de trabalhar remotamente sem sacrificar a qualidade. (Fonte)

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É seguro dizer que o trabalho remoto é o novo normal.

Um relatório recente da Nextiva mostra que, mesmo antes do COVID-19, 1 em cada 3 empresas tinha pelo menos alguns funcionários que trabalhavam remotamente, enquanto uma pesquisa do Gartner mostra que 74% das empresas terão alguma forma de trabalho remoto permanente até o final de 2021.

Os aplicativos móveis VoIP significam que os membros de sua equipe estão acessíveis em todos os lugares. De fato, uma pesquisa recente da Gallup descobriu que esses aplicativos podem aumentar a produtividade dos funcionários em 20%.

Não é à toa que mais de 75% dos empresários dizem que a maior mobilidade que o VoIP oferece aos membros da equipe foi uma das melhores coisas para fazer a mudança.

O encaminhamento de chamadas e o acesso remoto ao correio de voz são dois dos maiores recursos que ajudam os trabalhadores remotos. Perto de 30% dos funcionários dizem que sua maior necessidade de trabalho remoto era poder encaminhar chamadas para seus dispositivos pessoais, enquanto 25% mais precisavam de um sistema de correio de voz flexível.

Recursos adicionais, como sincronização de vários dispositivos, mensagens de bate-papo em equipe, roteamento avançado de chamadas, notificações de chamadas perdidas e correio de voz, softphones e integrações de CRM também facilitam que os membros da equipe levem seu trabalho para qualquer lugar com a portabilidade de um sistema de telefonia VoIP.

(Fontes: Gartner, Gallup, Nextiva, MightyCall)

Descubra as vantagens do VoIP você mesmo

Agora que você pode ver o que o VoIP fez por outras empresas, é hora de sua empresa experimentar os mesmos benefícios.

Claro, o verdadeiro sucesso do seu sistema de telefonia virtual depende de qual provedor você escolher.

Você precisará considerar os recursos que cada plano oferece se o serviço for compatível com seu software comercial de terceiros ou hardphones existentes e os custos gerais de um novo sistema telefônico comercial.

Nossa tabela interativa compara os recursos, preços, planos disponíveis e avaliações de usuários dos principais provedores de VoIP empresariais, como Nextiva, Vonage, RingCentral e GoToConnect.

Perguntas frequentes sobre o serviço de telefone VoIP

Abaixo, compilamos uma lista das perguntas mais frequentes sobre serviços de telefonia VoIP.