Um guia Ulimate sobre como planejar e organizar um evento de sucesso

Os eventos são uma das formas mais comuns de celebrar, comemorar e construir uma comunidade. Eles podem servir como uma forma de reunir as pessoas em comemoração, ou simplesmente promover a conscientização sobre algo importante. A chave para planejar um evento é primeiro entender que tipo de evento você está organizando: se for estritamente para diversão (ou arrecadação de fundos), mantenha as coisas simples. Mas se seu objetivo também for o desenvolvimento educacional ou profissional - e você deseja que os participantes tirem algo da experiência - considere incluir algum tipo de agenda formal com objetivos de aprendizado junto com o que mais acontecer em seu evento.

Definindo a Agenda

O que é uma agenda?

Uma agenda é uma lista de itens a serem discutidos em uma reunião ou evento. Ajuda as pessoas a se prepararem para a reunião, para que saibam sobre o que vão falar e quando acontecerá.

Por que é importante definir uma agenda?

As pautas ajudam a garantir que todos os que precisam falar durante uma reunião tenham sua chance, além de garantir que nenhum tópico importante seja esquecido durante a discussão. Se houver vários palestrantes agendados para um horário (por exemplo: dois palestrantes às 15h), ter uma agenda também garante que cada palestrante tenha tempo suficiente para sua apresentação antes de prosseguir com o próximo tópico da sua lista!

Planejamento e organização do local

A escolha do local é uma parte importante do planejamento do evento. Você quer ter certeza de que o espaço do seu evento se encaixa no tipo de evento que está planejando, bem como no número de pessoas que comparecerão e em quaisquer outros requisitos.

• Escolha um local que esteja de acordo com o seu evento: se você estiver organizando um pequeno coquetel em casa, escolher um grande salão de baile pode não ser necessário ou prático. Por outro lado, se você está realizando uma cerimônia de casamento ao ar livre com 500 convidados de todo o mundo (e deseja que todos caibam confortavelmente), pode ser necessário alugar um estádio esportivo inteiro!
• Escolha um local acessível para todos os envolvidos: se for difícil para pessoas que viajam longas distâncias ou para quem não tem carro (como usuários de transporte público), considere fazer os preparativos com antecedência para que eles possam chegar facilmente sem se preocupar com o tempo de condução. / questões de distância em cima de tudo o mais acontecendo durante eventos como casamentos etc.
• Escolha opções acessíveis sempre que possível, já que a maioria dos orçamentos está apertada hoje em dia devido às condições econômicas em todo o mundo.”

Trazendo as pessoas e parceiros certos a bordo

O primeiro passo para planejar um evento de sucesso é trazer as pessoas e parceiros certos a bordo. É importante escolher pessoas apaixonadas por sua causa e que possam trazer seu próprio conjunto de habilidades para ajudar a fazer isso acontecer.

Você pode começar se perguntando: quem eu conheço que pode estar interessado em me ajudar com meu projeto? Em seguida, considere como cada pessoa pode ser útil durante sua execução – que tipo de habilidades ela possui? Eles têm conexões dentro de nossa indústria que nos beneficiariam?

Depois de identificar possíveis membros da equipe, entre em contato! Certifique-se de não apenas explicar por que este projeto é tão importante para eles (e por que será divertido), mas também de dar a eles opções de como eles podem contribuir com seu tempo e energia - seja por meio do voluntariado em um evento ou doando dinheiro para sua criação custos

Criando um Site de Eventos

Você pode criar um site para o seu evento usando uma plataforma como Wix ou Squarespace. Você também pode contratar alguém para fazer um para você, se preferir não fazer isso sozinho. Depois de ter seu site instalado e funcionando, certifique-se de incluir todos os itens a seguir:

• Uma descrição do que acontecerá no evento (por exemplo, “Venha se juntar a nós em nossa conferência anual, onde discutiremos como as melhores práticas de RH mudaram ao longo do tempo.”)
• Uma visão geral de quem deve participar (por exemplo, “Esta conferência é aberta apenas para funcionários de nossa empresa.”)
• A(s) data(s) e hora(s) em que o registro abre e fecha (por exemplo, “O registro será aberto em 1º de janeiro às 9h EST e encerrado em 1º de março às 17h EST.”). Certifique-se de que todos os inscritos tenham uma oportunidade antes disso!

Marketing de seu evento

Além das mídias sociais, o marketing por e-mail e a publicidade impressa também são métodos eficazes de promover seu evento. A mídia social oferece a vantagem de atingir um grande público em um instante, mas é importante lembrar que muitas pessoas preferem não ser bombardeadas com anúncios em seus feeds de notícias ou cronogramas. O marketing por e-mail oferece mais controle sobre quem vê sua mensagem e também permite mais personalização ao criar o próprio modelo de e-mail (por exemplo, adicionar links diretamente de uma planilha). A publicidade impressa pode incluir panfletos ou pôsteres em empresas locais onde as pessoas possam vê-los enquanto fazem compras ou comem em restaurantes próximos ao local onde o evento será realizado. Também vale a pena considerar anúncios de rádio e TV, pois geralmente são mais baratos do que outras formas de publicidade devido aos custos de produção mais baixos.

Use um software de gerenciamento de eventos

O uso de software de gerenciamento de eventos, como alternativas e concorrentes da Cvent, é uma excelente maneira de se manter organizado e acompanhar seu planejamento. O software permitirá que você acompanhe todos os detalhes que precisam ser considerados para um evento, como orçamento, agendamento e até emissão de ingressos.

Você também pode usá-lo como um hub central para compartilhar informações com outras pessoas envolvidas no processo de planejamento. Isso permite que todos os envolvidos no projeto (incluindo patrocinadores, fornecedores e voluntários) acessem de qualquer lugar a qualquer momento, para que possam contribuir com suas ideias ou comentários sobre o que acham que deve acontecer a seguir.

Key Takeaway

Você pode organizar um evento de sucesso criando um plano, obtendo as pessoas e parceiros certos, criando um site e fazendo o marketing do seu evento.

Em primeiro lugar, você precisa decidir quem estará envolvido no planejamento do evento. Certifique-se de que todos tenham suas próprias funções e responsabilidades específicas para cada estágio do seu projeto. Além disso, é aconselhável incluir alguém que tenha experiência na organização de eventos, pois eles poderão orientá-lo sobre quaisquer problemas que surjam durante o processo de planejamento ou organização de um evento.

Ao procurar locais, considere se há espaço suficiente disponível para todos os participantes ao mesmo tempo; considere também se há ou não restrições quanto ao tipo de comida/bebida que pode ser servida neste local (ou seja, não é permitido álcool). Se possível, tente reservar espaços mais próximos, em vez de mais distantes, para que as pessoas não tenham grandes distâncias entre eles ao viajar entre os locais durante os intervalos entre as sessões etc. após a pausa para o almoço, talvez?

Conclusão

Em conclusão, é importante lembrar que não existe uma abordagem única para o planejamento de um evento. Depende do tipo de evento que você está organizando e quais são seus objetivos. Esperamos que este guia tenha ajudado você a entender os meandros do planejamento de eventos para que você possa criar uma experiência inesquecível para seus convidados!