As 10 principais alternativas do Basecamp para gerenciamento de projetos

É difícil permanecer produtivo quando sua equipe está em todo lugar. Sem uma solução para ajudar a definir uma lista de tarefas sólida e priorizar, ninguém saberá quem deve estar trabalhando no quê e quando. As equipes que se mantêm organizadas são capazes de permanecer produtivas. Claro que desde que existia um problema, a necessidade de uma ferramenta digital de gestão de projetos ou de colaboração em equipa, nasceu a solução.

Há anos, o Basecamp continua sendo uma escolha incrivelmente popular para muitas equipes. A solução passou por várias atualizações e alterações, mas no geral o conceito permanece o mesmo. O que o Basecamp faz, ele faz bem, fornecendo às equipes uma solução fácil e simples para rastrear suas tarefas e nada mais. Simplicidade e foco a laser podem ser uma coisa boa, permitindo que a solução resolva um problema e o resolva bem.

Mas, chega um ponto em que as equipes superam as soluções simples ou apenas alguns recursos extras para fazer o trabalho. E assim, onde falta o Basecamp, muitas soluções alternativas surgiram para brilhar. Queríamos dar uma olhada nessas alternativas e ajudar a determinar qual alternativa do Basecamp ofereceria a melhor solução para sua equipe. E embora não seja uma parte importante das tendências de colaboração em equipe que prevemos para 2017, o gerenciamento de projetos é provavelmente uma das primeiras ferramentas que sua equipe deve adotar.

O que o Basecamp faz certo

Ao comparar outras soluções, é importante começar do início — precisamos de uma base para comparar. Portanto, como o Basecamp é o padrão do qual construiremos, queríamos destacar as principais funções e recursos que os usuários adoram. Como o Basecamp faz seu trabalho bem e ajuda muitas equipes a se manterem organizadas e produtivas, não pense no Basecamp como uma alternativa ao Slack, mas sim uma nova solução que pode complementar um aplicativo de mensagens como o Slack.

Essencialmente, tudo o que o Basecamp realmente faz é fornecer aos usuários uma lista organizável de “Afazeres”. O Basecamp pode ser dividido em diferentes seções e você pode ter diferentes equipes vivendo nessas diferentes seções. Em seguida, dentro de cada seção, os usuários podem criar vários tópicos ou seções da lista de tarefas. A partir daí, convide sua equipe, preencha suas listas de tarefas com tarefas e comece a trabalhar. Os usuários podem abrir cada tarefa e encontrar uma seção de comentários em linha para compartilhar pensamentos, atualizações, imagens ou arquivos. Fora isso, o Basecamp apenas incorpora alguns recursos extras em torno de sua abordagem de lista.

O Basecamp foi tão bem-sucedido porque se concentrou em aspectos-chave:

• Um design simplista, minimalista e básico e uma abordagem de experiência do usuário.
• Uma plataforma para criar gerenciamento de tarefas baseado em lista simples e fácil sem muito esforço.

Mas, no geral, o Basecamp permite que os usuários façam um pouco mais:

• O Basecamp permite que os usuários acompanhem todos os seus projetos, criem diferentes listas de tarefas, organizem com base na prioridade e até definam datas de vencimento
• Os usuários podem utilizar seções de comentários em linha em cada tarefa para colaborar e compartilhar arquivos
• Os usuários podem atribuir tarefas e datas de vencimento às tarefas.

O que falta no Basecamp?

Então, se o Basecamp faz bem seu trabalho, por que há a necessidade de uma substituição? Bem, como eu disse antes, o Basecamp é uma abordagem muito simples. Simples é bom quando simples é tudo que você precisa. Mas simples também não é suficiente quando sua equipe está se deparando com paredes de tijolos, ou a plataforma está simplesmente faltando recursos que de outra forma deveria ter.

No final das contas, esse é o caso do Basecamp. Mesmo depois de alguma maturidade, a plataforma está faltando algumas funcionalidades básicas e recursos que os usuários precisam. Claro, você pode utilizar integrações para criar a ferramenta específica de que precisa, mas isso pode ser visto como um curativo no problema para muitos.

Mas as desvantagens do Basecamp podem ser resumidas da seguinte forma:

• Embora simples, o Basecamp oferece uma abordagem limitada. A plataforma usa apenas listas de tarefas simples e comentários em linha. Isso pode ficar confuso rapidamente.
• O Basecamp não tem suporte para adicionar subtarefas. Isso pode ser importante porque, às vezes, uma grande tarefa precisa ser dividida em muitas tarefas menores para ajudar a manter a organização e acompanhar adequadamente o progresso.
• A falta de recursos esperados para uma solução mais aprofundada. Por exemplo, o Basecamp não possui análises, pode ser difícil pesquisar tarefas anteriores ou filtrar especificamente o que foi concluído em prazos específicos.
• O Basecamp não tem uma maneira simples e fácil de rastrear o tempo gasto em uma tarefa específica ou fornecer estimativas para comparar o tempo real até a conclusão.
• Comunicações em tempo real. O chat do Basecamp é apenas mais um silo de comunicação, com comentários em linha no estilo de e-mail, tudo separado de suas outras comunicações.

As alternativas

Não existe uma solução perfeita. O que uma solução ou aplicativo é excelente, outro falhará facilmente. E seria quase impossível desenvolver uma solução única que atendesse a todos os pontos para cada equipe. Como cada equipe é diferente, trabalha de maneira diferente e precisa de uma solução diferente, você sempre encontrará desvantagens em qualquer solução. Por um lado, é por isso que as integrações existem e você provavelmente pode criar a solução “certa” para sua equipe. Mas, na realidade, isso não é plausível para a maioria das equipes – aquelas que precisam apenas de uma solução, precisam disso o mais rápido possível e não querem desembolsar pagamentos mensais maciços por isso.

Começando com um dos maiores nomes do mercado, demos uma olhada no Trello. A solução foi recentemente adquirida por outro gigante da colaboração, a Atlassian. De acordo com a aquisição, a Atlassian disse que o Trello tem cerca de 19 milhões de usuários, então eles devem estar fazendo algo certo. Olhando mais de perto a solução, ele oferece uma forma diferente de Basecamp.

Em vez de um formato de lista baseado em texto, o Trello é visual primeiro. As equipes podem organizar suas tarefas e projetos em seu “Quadro”, onde os usuários podem fixar “cartões” diferentes para cada tarefa. Esses cartões rastreiam todas as informações importantes que sua equipe precisa saber sobre todas as tarefas em um só lugar - em seu quadro. Os usuários podem dividir cartões com listas de verificação, subtarefas, anexos ilimitados para arquivos

O Trello ainda possui um poderoso sistema de notificação para que você saiba quando algo deve acontecer em breve, foi adicionado ou concluído. Em comparação, o Basecamp conta com e-mails antigos para notificações. Desde que o Trello foi comprado pela Atlassian, a plataforma foi recentemente expandida para se integrar profundamente com soluções como JIRA e a alternativa Slack do provedor, HipChat (embora HipChat tenha vindo primeiro) entre outras integrações de terceiros, incluindo Slack. Mas o verdadeiro poder do Trello é o formato visual que permite uma organização mais fácil e profunda além de uma simples lista de tarefas baseada em texto.

Ainda com foco nos grandes nomes, a Asana é outra alternativa amplamente utilizada. A Asana parece combinar uma abordagem visual e baseada em listas para o problema da organização. Com a capacidade de iniciar grandes projetos ou tarefas simples, a Asana ajuda os usuários a se organizarem com base no tamanho e na prioridade. Listas de tarefas simples, como Basecamp, podem ser usadas para atribuir tarefas rápidas aos colegas de equipe.

Mas dando um passo adiante, as listas de tarefas também podem ser organizadas em Projetos, onde os usuários podem compartilhar ainda mais informações, como listas, arquivos, reuniões ou qualquer outra coisa. Isso resolve imediatamente o problema, permitindo que os usuários criem subtarefas e organizem além de listas simples – embora a Asana também ostente especificamente uma função de subtarefa para dividir as tarefas em partes menores para dividir o trabalho.

Mas a Asana oferece ainda mais recursos, como seções e colunas para personalizar a plataforma para corresponder aos fluxos de trabalho específicos de suas equipes e adicionar mais estrutura à organização. Além disso, os usuários também podem atribuir datas de vencimento e acompanhar o progresso com base no tempo ou compartilhar anexos. Mas além da organização, a Asana permite uma comunicação mais profunda com conversas de tarefas, conversas de projetos e até mesmo páginas de equipe.

Outros recursos exclusivos incluem painéis para verificar o andamento dos projetos com guias visuais, como tabelas e gráficos, ou a capacidade de acompanhar e receber notificações apenas dos projetos que são importantes para você e sua equipe. No geral, a Asana oferece uma organização profunda em formato visual ou baseado em texto, com os recursos poderosos necessários, como análise e comunicação profunda, para ir além da simplicidade do Basecamp.

Se sua equipe precisa de tudo sob o mesmo teto, o Zoho Projects pode estar no seu caminho. O Zoho consegue atingir vários pontos, desde a simples lista de tarefas, até alguns recursos realmente intensos, como uma lista de bugs para desenvolvedores. No geral, a plataforma não inclui apenas novos recursos, inclui categorias totalmente novas de produtos e soluções no mesmo aplicativo. A partir do Portal, toda a seção de sua equipe, os usuários podem criar Projetos e tarefas dentro desses projetos.

A criação de um projeto permite visualizar o painel, que relata as informações mais atualizadas sobre esse projeto – por exemplo, quais tarefas estão sendo trabalhadas, concluídas ou adicionadas à sua equipe. Mas também há uma seção de feeds para descobrir tudo o que você precisa saber assim que fizer login no Zoho. Você também pode postar diretamente no feed para obter feedback de sua equipe, que pode comentar diretamente em seu feed.

Além de projetos e tarefas simples, as equipes podem configurar Marcos para seus projetos, bem como acompanhar o progresso e estabelecer esses aspectos cruciais no desenvolvimento do projeto. O Zoho também inclui algumas funções realmente poderosas que vão além do simples gerenciamento de projetos. Os usuários podem acessar uma seção de tarefas para essa lista de tarefas padrão, mas também outras seções, incluindo calendário, documentos, planilha de horas, fóruns, páginas, bate-papo e até uma lista de bugs.

É claro que essas seções dedicadas ajudam os usuários a se manterem organizados em mais do que apenas o gerenciamento de tarefas e podem até eliminar a necessidade de um aplicativo de bate-papo de terceiros. O Zoho também inclui alguns recursos poderosos para se manter organizado, como ferramentas de relatórios, gráficos de Gantt, funções de coordenador e gerente de projeto, software de quadro de horários e uma solução de rastreamento de bugs. No geral, o Zoho está quase no extremo oposto do espectro ao Basecamp. O Zoho tem essa abordagem de todos os negócios, em oposição ao simples foco a laser do Basecamp.

Há um grande cruzamento entre gerenciamento de projetos e colaboração. O Wrike se concentra nesse cruzamento em sua solução, com o objetivo de remover a barreira tecnológica para que as equipes possam se concentrar em seus projetos, tarefas e colaboração. O principal benefício do Wrike parece ser sua barreira de entrada muito fácil e pequena. Assim como o Basecamp, que é simples e fácil de entender, o Wrike também fornece uma configuração simples que pode ser instalada e executada em minutos.

Exceto, onde o Basecamp apenas o deixa como uma lista básica com outras ferramentas que você teria que trazer, o Wrike faz mais desde o início. Portanto, embora o Wrike permita um gerenciamento intenso de tarefas, ele também permite o gerenciamento contínuo de projetos e trabalhos para que os usuários possam voltar a um projeto ou recurso sem precisar riscá-lo ou desordenar sua lista de tarefas. Assim como outros soluções, o Wrike permite que você inicie um projeto e filtre todas as suas tarefas e atribua essas tarefas com prazos à equipe certa.

O Wrike também permite que comentários e arquivos sejam compartilhados em tarefas. Mas, como eu disse antes, com gerenciamento de projetos de longo prazo, o Wrike também permite que os usuários configurem pastas que também podem ter subpastas. Eles podem abrigar seus objetivos de longo prazo ou trabalho geral, como modelos de postagem de mídia social.

Recursos mais poderosos do Wrike incluem estimativas de tempo de conclusão de tarefas juntamente com rastreamento de tempo, e os usuários também podem definir dependências para vincular várias tarefas. Todos os seus resultados podem ser rastreados e organizados em gráficos de Gantt para um impulso extra de análise. Falando de todos os resultados, os usuários também podem ter sua própria seção dedicada “Meus projetos” ou dar uma olhada em seu fluxo de atividades para ver quem está fazendo o quê. No geral, a experiência ainda está focada em listas e feeds de atividades, mas os recursos de organização são muito mais poderosos do que o Basecamp pode oferecer.

Originalmente construído como uma ferramenta de colaboração baseada em conversas, o Glip faz tudo o que você precisa para seu trabalho e colaboração em um aplicativo. Originalmente, fomos práticos e comparamos o Glip ao Slack, e acabei gostando muito da solução. O Glip não usa um fluxo de atividades ou painel, mas tem um foco principal no aspecto conversacional, com todas as ferramentas extras que você precisa para se manter organizado e produtivo. Isso significa que mensagens instantâneas persistentes, baseadas em nuvem e pesquisáveis é um dado.

Mas quando se trata do nosso foco, o Glip também fornece sua própria ferramenta de gerenciamento de tarefas que se integrará diretamente a um calendário compartilhado entre sua equipe. Glip tem tudo a ver com contexto em torno de suas conversas. Isso oferece a capacidade de colaborar em documentos com uma “trilha de auditoria” para acompanhar todas as alterações feitas. Além disso, um espaço independente para arquivos compartilhados ajuda a acompanhar todos os documentos que são carregados, baixados, alterados e movidos.

Embora seja focado na conversa primeiro, o Glip ainda contém as ferramentas necessárias para gerenciar projetos e tarefas e consegue incluir mais do que o Basecamp. Dentro do Glip, os usuários podem criar equipes e, em seguida, criar projetos dentro das equipes para acompanhar o progresso duradouro com subtarefas ou simplesmente atribuir tarefas em um formato baseado em lista à medida que aparecem. Mas as tarefas não são tão básicas, os usuários podem atribuir tarefas, definir datas de início, datas de vencimento ou horários, anexar arquivos, atribuir cores para organização e até especificar como e quando a tarefa será marcada como concluída. O Glip ainda permite criar notas para trabalhar e editar projetos dentro do aplicativo.

Mas voltando ao gerenciamento de tarefas: os usuários podem até marcar tarefas como % concluídas para ajudar a acompanhar o progresso ao longo do tempo. Os projetos são os objetivos abrangentes a serem alcançados, enquanto as tarefas podem atuar como pontos de trabalho específicos nesse projeto ou outras tarefas que surgem de forma independente. O Glip oferece o nível intenso de organização, com os recursos poderosos que as equipes precisam, tudo isso em uma plataforma poderosa de bate-papo e colaboração.

Embora o ProofHub não seja tão conhecido quanto alguns outros nomes em nossa lista, a solução ainda é um forte candidato. Com foco em colaboração e gerenciamento, o ProofHub tem tudo a ver com as ferramentas necessárias para realizar o trabalho e entender onde surgiram os obstáculos. É claro que os usuários podem rastrear suas tarefas, mas, mais importante, as tarefas podem ser divididas em subtarefas e os usuários podem rastrear o tempo gasto nas tarefas. O Proofhub ainda permite que os usuários definam estimativas de tempo em suas tarefas, portanto, um grande acima do Basecamp até agora para os recursos cruciais ausentes.

Obviamente, o ProofHub também inclui os recursos de relatórios mais poderosos, além do rastreamento de tempo. Gráficos de Gantt e outros logs são incluídos para auxílio visual, mas os gerentes também podem configurar ou solicitar relatórios para mostrar o status de um projeto e como os recursos estão sendo utilizados para esse projeto.

Isso leva a alguns recursos administrativos poderosos para que os gerentes executem as ações necessárias para ajudar a manter o foco da tarefa. Outros recursos úteis, como a inclusão de um Calendário, ajudam a rastrear tudo visualmente e cronologicamente, e as notas permitem que os usuários salvem quaisquer artigos, comunicados de imprensa ou apenas notas que precisem fazer durante uma reunião.

Algumas ferramentas de colaboração mais poderosas, como opções de revisão para ajudar a agilizar o processo de aprovação e revisão de documentos. O Proofhub também possui alguns recursos exclusivos, como bate-papo em tempo real, mas também opções de entrada de e-mail para contribuir diretamente por e-mail. Os modelos de projeto estão incluídos para ajudar sua equipe a começar

Se sua equipe está procurando uma solução simples, mas não algo tão simples quanto o Basecamp, o Active.Collab pelo menos se posiciona como uma solução simples. Mas quando se trata disso, a solução é realmente simples – se houver alguma coisa, o Active.Collab pode ser visto como uma versão reforçada e autônoma do Basecamp. O gerenciamento de tarefas é feito principalmente por meio de um formato de tarefas baseado em texto, como no Basecamp, mas além disso, os usuários podem filtrar suas tarefas para encontrar o que desejam ou organizar listas e filtrá-las por equipes atribuídas ou datas de vencimento.

No entanto, o Active.Collab é realmente capaz de “adaptar-se ao seu fluxo de trabalho”, como eles próprios dizem. Além de uma lista simples, você pode optar por utilizar linhas do tempo de Gantt ou cartões Kanban organizados em colunas. Assim, onde o Basecamp para em uma lista, o Active.Collab adiciona alguns dos mesmos recursos que vimos em outras soluções e oferece aos usuários a opção de escolha.

As funções de colaboração em equipe são tratadas por meio do calendário de equipe tudo-em-um e do chat persistente baseado em nuvem. Na verdade, o Active.Collab também oferece suporte à escrita colaborativa, que permite que os usuários criem notas e, em seguida, abram permissão para sua equipe entrar e ajudar a editar ou reescrever. Tudo é salvo em tempo real e, assim como o poderoso relatório de gerenciamento de tarefas, você pode visualizar um log de auditoria completo das alterações. Ah, e o Active.Collab também inclui uma opção de faturamento para ajudar a rastrear pagamentos.

Isso pode ser útil para rastrear as despesas por cada projeto. Portanto, embora o Active.Collab se posicione como a solução simples, isso pode não ser tão verdadeiro quando comparado ao BaseCamp. Mas o Active.Collab pode ser facilmente visto como a alternativa mais simples da nossa lista, que adiciona os recursos extras que as equipes precisam sem confusão.

Com um foco tão forte no lado fiscal, a Mavenlink possui um forte conjunto de ferramentas para gerenciamento de recursos e custos. O Mavenlink ajuda a fornecer às equipes uma visão completa com uma visão em tempo real do que toda a sua equipe está trabalhando em um determinado momento. Essa visão macro, que o Mavenlink chama de Gerenciamento de Recursos, pode ser focada em uma visão micro para examinar tarefas específicas, mas o poder vem da compreensão de onde estão seus recursos, para onde podem ir e para onde precisam ir.

Isso ajuda as equipes a planejar mais do que apenas tarefas individuais, mas também se elas precisam crescer e expandir, ou talvez até diminuir e reagrupar seu foco. Mas quando se trata de gerenciamento de projetos, o Mavenlink tem uma abordagem um pouco mais complicada. Isso não quer dizer que seja ruim, porque para algumas equipes isso pode ser o Santo Graal. Mas direi que torna o Mavenlink mais denso e poderoso do que outras soluções.

As equipes podem criar planos de projeto maciços com mais gráficos de Gantt para visualizar e agendar. Mas os usuários também podem criar atribuições, tarefas, marcos e entregas. Isso pode ser organizado em uma estrutura de divisão, um pouco como uma lista, mas com status claro, responsável e significantes de tempo de início e término.

Se trabalhar do zero parece muito complexo, o Mavenlink também permite criar modelos de projeto para reutilização. Além de seu gerenciamento intenso, o Mavenlink hospeda alguns recursos de colaboração em equipe, bem como um painel central dedicado para seus projetos, tarefas pendentes, feed de atividades e diretório da empresa. Os usuários podem compartilhar arquivos, comunicar e coeditar documentos juntos diretamente no aplicativo.

Com uma abordagem diferente, a Podio parece focar na lente social e transparente para colaborar e gerenciar nossos projetos. A ideia do Podio é tornar tudo fácil de encontrar, fácil de ler, fácil de compartilhar e fácil de agir. O Podio permite que os usuários criem grandes projetos e quebrem esses projetos em tarefas e fluxos de trabalho individuais.

É claro que os usuários podem atribuir tarefas uns aos outros, compartilhar arquivos e discutir em comentários sobre a tarefa. Mas algo realmente único, esses fluxos de trabalho que mencionamos. As tarefas do Podio são projetadas para serem “integradas com todo o trabalho no Podio” e podem até ser automatizadas diretamente no Podio.

O exemplo que o Podio fornece é o gerenciamento de um projeto de design. Adicionar um fluxo de trabalho do Podio a este projeto criará uma tarefa para o gerente aprovar os designs assim que eles forem carregados por sua equipe. Todo o objetivo é promover o compartilhamento e a colaboração, além de simples comentários em linha ou uma verificação na conclusão.

Toda a plataforma é flexível e os fluxos de trabalho ou modelos podem ser alterados em tempo real para se adequar à maneira como sua equipe trabalha. Quando se trata de relatórios, o Podio também cobre você – as equipes podem visualizar o trabalho em tabelas ou cartões para essa vantagem visual. Os usuários podem exibir relatórios de seu pipeline de vendas, orçamentos de projetos ou o tempo restante em projetos abertos, para citar alguns.

Mas e se você passou por toda a nossa lista e ainda não encontrou uma solução que pareça certa para sua equipe? Afinal, o benefício do Basecamp é sua simplicidade e seu foco a laser na remoção da desordem. É completamente possível que sua equipe não queira todos aqueles calendários flash, funções de bate-papo, ferramentas de edição e colaboração e tabelas ou gráficos complexos.

Se tudo o que sua equipe precisa é de uma versão melhor do Basecamp e não de todos os sinos e assobios, os Projetos de Trabalho em Equipe podem fazer o trabalho. Ele verifica as caixas certas, com uma interface simples e focada em tarefas. Tudo ainda é baseado em lista, mas com opções de permissões poderosas, você pode limitar quem vê o quê, as tarefas podem ser divididas em subtarefas ou vinculadas a dependências.

Por exemplo, a tarefa A depende de outras tarefas B e C, A não pode ser concluída até que B e C sejam. Além disso, o Teamwork Projects possui as ferramentas de estimativa de tempo e rastreamento que faltam no Basecamp, e um painel principal geral fornece todas essas informações rapidamente. Há uma visualização de gráfico de Gantt incluída, mas é uma alternativa - embora seja interessante que funcione em tempo real, edite algo no gráfico e sua lista também será editada.

Há também uma função de calendário para se manter organizado, como a maioria das outras soluções, então outro ponto sobre o Basecamp. As mensagens também existem, mas parecem ter um estilo in-line como o Basecamp. No geral, o Teamwork Projects se expande na plataforma baseada na web do Basecamp, adiciona mais alguns recursos, se você quiser, mas fornece uma solução básica com os recursos certos.