Benefícios de implementar a automação do fluxo de trabalho

Publicados: 2021-07-09

Praticamente todos os negócios sempre se esforçam para serem mais eficientes do que antes para reduzir as despesas operacionais e maximizar a lucratividade. No mundo empresarial saturado e muito competitivo de hoje, as empresas precisam utilizar seus recursos disponíveis para atingir seus objetivos com eficiência.

Caso contrário, eles não podem ficar à frente da concorrência.

Uma das opções mais viáveis para melhorar a eficiência dos negócios é a automação do fluxo de trabalho .

A automação do fluxo de trabalho usando as tecnologias certas surgiu como uma maneira de as empresas eliminarem o envolvimento e a supervisão humanos na execução de tarefas demoradas e repetitivas. Como resultado, as empresas podem reduzir as despesas operacionais para executar essas tarefas e, ao mesmo tempo, eliminar erros humanos.

Com vários avanços nas tecnologias nos últimos anos, existem muitos processos e elementos de negócios para implementar a automação do fluxo de trabalho.

O que é automação de fluxo de trabalho?

A automação de fluxo de trabalho refere-se a como usamos ferramentas e tecnologias para automatizar fluxos de trabalho ou processos de negócios para:

Reduza ou elimine os custos trabalhistas associados à contratação de funcionários internos
Liberando o tempo valioso dos funcionários da execução de tarefas administrativas repetitivas
Melhorando a produtividade organizacional
Reduzindo despesas operacionais

Nem todos os fluxos de trabalho podem e devem ser automatizados, alguns são impossíveis de automatizar devido à falta de tecnologias e alguns podem ser muito caros para automatizar.

Em geral, devemos automatizar fluxos de trabalho que são:

Repetitivo e/ou demorado para executar
Não requer tomada de decisão avançada até a conclusão
É propenso a erros e precisão e consistência são essenciais para esse fluxo de trabalho

Princípios na execução da automação do fluxo de trabalho

Embora a implementação real da automação do fluxo de trabalho possa variar dependendo do processo em si, aqui estão alguns princípios essenciais a serem seguidos:

Verifique se você entendeu o fluxo de trabalho corretamente

Antes de implementar a automação, você precisa entender completamente o fluxo de trabalho e o sistema existente em torno dele.

É importante entender que só vale a pena automatizar um workflow quando ele já é eficiente . Automatizar o fluxo de trabalho ineficiente também amplificará suas ineficiências, o que pode ser contraproducente a longo prazo.

É imperativo mapear primeiro o fluxo de trabalho com o software de mapeamento de fluxo de trabalho para que você possa ter uma visão geral de todo o processo. Com a visualização adequada por meio do mapeamento do fluxo de trabalho, você pode identificar rapidamente gargalos e redundâncias para otimizar o fluxo de trabalho o máximo possível.

Verifique a consistência

O fluxo de trabalho automatizado seria consistente com os processos de negócios circundantes.

Lembre-se de que todos os fluxos de trabalho em sua empresa são exclusivos uns dos outros, portanto, ao automatizar um fluxo de trabalho, você deve garantir que ele não interrompa outros processos e suas entradas e saídas correspondentes.

Concentre-se nos menores passos, um passo de cada vez

É importante entender que você não precisa automatizar todas as etapas do fluxo de trabalho de uma só vez. Fazer isso pode resultar em um processo de automação muito caro. Você pode automatizar parcialmente os fluxos de trabalho e, se necessário, dividir o projeto de automação em várias fases.

Fluxo de trabalho automatizado = fluxo de trabalho mais simples

Foco na simplicidade: a automação do fluxo de trabalho visa torná-lo mais simples, não mais complexo do que antes. Avalie o fluxo de trabalho depois de automatizado. Se requer mais supervisão humana do que intervenção, então algo está errado.

Certifique-se de que é escalável e ágil

Seus fluxos de trabalho e processos de negócios evoluirão , portanto, certifique-se de que a tecnologia de automação seja versátil o suficiente para se adaptar e acompanhar a evolução do seu negócio.

Integração

Um fluxo de trabalho automatizado só atingirá seu valor máximo quando sua equipe entender como usá-lo corretamente. Quanto melhor sua equipe entender um processo de negócios, melhor a automação funcionará e se integrará a outros processos. Novamente, o mapeamento do fluxo de trabalho é essencial para que todos em sua equipe possam entender adequadamente do que se trata o fluxo de trabalho.

Benefícios da automação do fluxo de trabalho

Sua empresa precisa de automação de fluxo de trabalho? Aqui, discutiremos alguns dos principais benefícios que a automação do fluxo de trabalho pode trazer para o seu negócio:

Eficiência de Custo Melhorada

Provavelmente, o benefício mais importante da implementação da automação do fluxo de trabalho é a redução de custos. A automação do fluxo de trabalho pode ajudar significativamente a reduzir suas despesas operacionais (especialmente os custos de mão de obra humana) e melhorar a lucratividade.

Por exemplo, provavelmente é muito mais barato executar software automatizado 24 horas por dia, 7 dias por semana, do que contratar três funcionários para cumprir três turnos diferentes. Além disso, não é segredo que funcionários humanos cometem erros, o que pode custar muito a longo prazo. Eliminar esses erros pode acabar economizando muito dinheiro para o seu negócio.

Produtividade melhorada

A automação pode liberar seus principais funcionários de tarefas administrativas redundantes, como faturamento e cobrança. Se pudermos automatizar essas tarefas, podemos permitir que esses funcionários se concentrem em suas competências e contribuam mais para alcançar seus objetivos organizacionais.

Mais controle sobre seus fluxos de trabalho

A automação é uma ótima maneira de estabelecer controle em todos os seus processos de negócios. Por quê? Qualquer fluxo de trabalho que tenha sido automatizado está essencialmente sempre sob seu controle e sempre documentado. Você obterá registros claros que podem dizer o que foi realizado.

Melhore o moral e a produtividade dos funcionários

Um problema comum na implementação da automação é que funcionários e gerentes temem que a automação possa assumir as funções dos funcionários. No entanto, embora de fato a automação possa reduzir os turnos de funcionários e até eliminar algumas funções, ela pode ajudar a melhorar o moral dos funcionários existentes, oferecendo-lhes mais oportunidades de usar suas competências essenciais e desenvolver um senso de propósito.

Palavras finais

A automação do fluxo de trabalho pode contribuir significativamente para o sucesso de uma organização em muitos níveis diferentes. Além disso, enquanto no passado automatizar processos de negócios costumava ser muito caro quando as empresas precisavam investir na instalação cara de soluções de automação no local, hoje em dia, várias soluções em nuvem são acessíveis.

No entanto, a chave é garantir que seu fluxo de trabalho já seja eficiente antes de automatizá-los. Ter uma solução avançada de gerenciamento de fluxo de trabalho pode ajudar a garantir a eficiência e a transparência de todos os seus fluxos de trabalho.

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