Mantenha-se Organizado, Mantenha-se Produtivo – Como Encontrar a Melhor Solução de Colaboração em Equipe

Neste ponto, as soluções de colaboração e gerenciamento de projetos estão em um barco muito semelhante às soluções de mensagens de equipe. Se sua equipe não está aproveitando um, você pode estar perdendo um enorme aumento de produtividade - mas as opções também são um centavo. Basta dar uma breve olhada em nossa lista de alternativas ao Basecamp, e sua cabeça já pode estar girando com perguntas, e tivemos que reduzir nossa lista para focar em nossas opções favoritas.

Agora, quando falamos de ferramentas de colaboração, não nos referimos necessariamente apenas a mensagens de equipe. Mais ao longo das linhas de gerenciamento de projetos, tarefas e arquivos, essas soluções de colaboração geralmente reúnem práticas antigas com apresentação moderna.

Entre aplicativos baseados em lista ou opções com estilo de pinboard e visual focado, com tantas soluções disponíveis, é fácil se perder nas opções. E isso mesmo depois de reconhecer que um aplicativo de colaboração é a ferramenta certa para sua equipe. Alguns de vocês que estão lendo isso ainda podem estar se perguntando se o investimento ainda vale a pena. Então, vamos descobrir – por que sua equipe deve usar uma solução de colaboração e, então, como você escolhe qual é a melhor?

Por que sua equipe deveria se incomodar?

A primeira pergunta que tenho certeza que todos fazem seria por que sua equipe se incomodaria com um desses aplicativos de gerenciamento e colaboração. Afinal, as empresas funcionam há décadas sem computadores, e mesmo com computadores não precisávamos de um “app” para gerenciar nossos projetos. Podemos apenas usar quadros brancos para acompanhar projetos e tarefas em andamento, podemos usar diretórios para gerenciar nossas equipes, podemos usar post-its em nossos monitores para nos lembrar de tarefas ou simplesmente agendar tudo em um calendário.

Claro, temos papel e caneta, ou pelo menos alguma metodologia por trás de nossa organização. Assim como as mensagens de equipe, havia telefones e e-mail antes disso, ou apenas interação humana básica e conversa pessoalmente. Exceto que ainda vemos um motivo para aproveitar esses aplicativos de mensagens em nosso trabalho diário e até em vidas pessoais.

As soluções de colaboração são as mesmas — elas substituem nossos métodos antigos por um aplicativo centralizado para nos ajudar a gerenciar tudo. Esses aplicativos podem nos ajudar a transformar a maneira como trabalhamos com um novo nível de eficiência: seja uma simples lista de tarefas em andamento e a quem elas são atribuídas; ou um painel de equipe para acompanhar o progresso contínuo de um projeto de um mês, ou até mesmo um espaço de trabalho colaborativo para compartilhar e editar documentos ao vivo.

A forma como trabalhamos está mudando, todos são remotos, as equipes estão espalhadas, documentos e arquivos estão sempre sendo compartilhados e os projetos evoluem com o tempo. Não deveríamos ter uma metodologia para nossa loucura que seja tão flexível quanto nossas novas vidas de trabalho?

Benefícios sobre os métodos tradicionais

Portanto, a ideia básica é contratar uma solução – geralmente um aplicativo da Web baseado em nuvem – que ajude sua equipe a se organizar, ficar por dentro das informações mais recentes e colaborar em projetos para fazer o trabalho melhor, mais rápido e ainda mais fácil.

Parece ótimo, mas como exatamente um aplicativo baseado na web o ajuda a fazer isso melhor do que um calendário, uma caneta e um papel? Bem, quase todas as soluções diferem um pouco na maneira como organizam sua equipe e sua colaboração - mas todas se enquadram nos mesmos conceitos básicos.

• Colaboração poderosa em movimento

Um dos maiores benefícios aqui é a informação instantânea, acessível em qualquer lugar a qualquer hora. Como essas soluções são integradas e em torno da nuvem, assim como seus outros aplicativos de negócios, você pode usá-las em qualquer lugar. Aplicativos móveis, aplicativos de desktop ou mesmo apenas acesso à Web podem ser acessados ​​em qualquer lugar em que você tenha um computador e uma conexão com a Internet - e tudo permanece exatamente como estava da última maneira que você deixou.

Em vez de deixar seu livro de planejamento no escritório ou desenhar tudo no quadro branco que você não pode trazer, todo o planejamento, gerenciamento de tarefas, agendamento e colaboração de toda a sua organização são armazenados na Nuvem; e a plataforma vai aonde você for. Mantenha-se sempre atualizado com o que sua equipe está fazendo, seu progresso e até mesmo colabore ou delegue em tempo real.

• Melhore a Agilidade dos Negócios

Com um conjunto de colaboração sempre atualizado disponível em qualquer lugar, sua equipe pode estar sempre pronta para resolver um problema ou obstáculo à medida que eles aparecem. Em vez de apenas deixar o rascunho na mesa do seu chefe ou enviar um e-mail e aguardar uma resposta, os aplicativos de colaboração permitem que você compartilhe arquivos ou atualizações instantaneamente, com alertas e notificações instantâneos para o destinatário.

Isso por si só deve ajudar a melhorar o tempo de resposta e a agilidade de sua empresa com uma plataforma concisa para compartilhar atualizações, enviar e até editar rascunhos ou responder a desenvolvimentos críticos em projetos. Tudo está disponível em plataformas móveis, o que só ajuda a solidificar ainda mais essa agilidade e flexibilidade.

• Consolidar soluções

Seria totalmente possível para sua equipe criar uma metodologia para acompanhar o progresso e colaborar que não dependesse de um aplicativo na nuvem. As planilhas do Excel podem rastrear projetos, as planilhas do Google compartilhadas podem até ser usadas para rastrear projetos para várias equipes com consistência. Mas então, todos precisam atualizar seus calendários individualmente ou utilizar e-mail ou até mesmo um aplicativo de mensagens de equipe para compartilhar arquivos e rascunhos – ou soltá-los em uma pasta de caixa de depósito.

Mas então você precisa enviar um e-mail para alguém para perguntar sobre uma atualização ou correção, e o e-mail é enterrado e o arquivo foi retirado da caixa de depósito. O ponto é que, com tantas soluções diferentes, é difícil ficar por dentro de tudo, e o tempo é desperdiçado apenas tentando pular obstáculos. Não seria muito mais fácil com apenas uma solução, mantendo o controle de tudo em um só lugar, com comunicação integrada?

• Melhore o processo, economize tempo

No final, tudo isso funciona em conjunto para ajudar a economizar o tempo do seu negócio. Ao melhorar todo o seu processo de colaboração e gerenciamento de tarefas, menos tempo será gasto no microgerenciamento. Com uma solução de colaboração, todos na equipe podem ser notificados de uma só vez, o calendário de todos atualizado instantaneamente e simultaneamente, todos os envolvidos em um projeto específico podem receber as mesmas atualizações ou notificações ao mesmo tempo, e os arquivos permanecerão consolidados e de fácil acesso .

O objetivo principal é economizar tempo, e isso pode ser feito melhorando a maneira como sua equipe colabora e conclui o trabalho com os processos que essas soluções ajudam a estabelecer.

Em que sua equipe já confia

Se você decidiu que uma dessas soluções é ideal para você, ótimo. Agora, você só precisa entender como encontrar a solução certa que funciona melhor para sua equipe. Assim como em nosso guia de transição para UC, o melhor lugar para começar é dar uma olhada no que você já tem. As chances são de que sua equipe já esteja usando uma mistura de e-mail ou até mesmo mensagens de equipe para se comunicar, e a colaboração é tratada durante reuniões informais em salas de reunião ou um rápido e-mail ou bate-papo online.

No final, isso varia de acordo com o setor em que sua empresa está e o tipo de trabalho que está sendo feito. Mas, no geral, você deve dar uma olhada no que sua equipe já confia:

• Como as equipes sabem no que estão trabalhando?
• Como todos sabem quais tarefas são atribuídas a eles?
• Qual é o processo existente para rastrear e concluir o trabalho?
• Qual é o processo para colaborar e compartilhar rascunhos ou ideias?
• Como os arquivos são transferidos, compartilhados e editados?
• Como os calendários são gerenciados e as reuniões agendadas?

A partir daqui, os tomadores de decisão devem tentar inventariar o hardware ou software existente utilizado para colaboração, seja e-mail, mensagens, chamadas telefônicas, videoconferência ou soluções específicas como Drop Box para compartilhamento de arquivos ou Google Docs para edição de documentos. Entender quais ferramentas precisam ser substituídas ajudará a estruturar a decisão final.

Entenda o que sua equipe precisa

A colaboração em equipe para uma grande empresa será bem diferente de uma SMB. Se você estiver procurando por uma solução corporativa, um bom lugar para começar seria nosso artigo comparativo entre o WebEx Teams da Cisco e o Microsoft Teams, os dois maiores nomes em software de colaboração de equipe corporativa. Para empresas de todos os tamanhos, nem todos trabalham da mesma maneira e nem todas as soluções lidam com sua colaboração e gerenciamento de projetos da mesma maneira. Dependendo das soluções, processos ou aplicativos que sua equipe já utiliza para colaborar, a solução escolhida para cada equipe pode ser diferente.

Construir um inventário, ou uma ideia geral, de como sua equipe já trabalha ajudará a focar a decisão em uma solução que melhor se adapte ao que sua equipe já faz ou precisa fazer. A partir daqui, os tomadores de decisão podem priorizar diferentes abordagens, ou mesmo diferentes recursos que as soluções oferecem – essa lista de prioridades pode ajudar a filtrar essa lista de compras.

Para uma análise rápida, os recursos mais comuns de colaboração e gerenciamento de projetos incluem:

• Texto, gerenciamento de projetos baseado em listas. O Basecamp é conhecido por seu foco “baseado em lista”, que permite aos usuários gerar projetos baseados em texto e listas de tarefas. Às vezes, mais simples é melhor.
• OU visual, gerenciamento de projetos focado no “board”. Isso é mais parecido com o que o Trello faz, organizando p projetos e tarefas em “cartões” visuais que oferecem muitas informações em apenas uma olhada rápida.
• Um feed de atividades para ver quem está trabalhando no quê.
• Notificações automáticas por e-mail para atualizações
• Crie e compartilhe calendários personalizados que podem ser sincronizados simultaneamente.
• Gerenciamento de projetos em profundidade — diferenciação entre projetos grandes, tarefas menores e subtarefas ainda menores. Algumas soluções não vão tão a fundo na organização.
• Painéis personalizáveis ​​— “Painéis” diários, semanais ou focados em projetos que fornecem uma visão panorâmica do projeto e do progresso.
• Compartilhamento e edição de arquivos ao vivo para colaboração

Depois de entender o que sua equipe já está usando e quais novos recursos ou funções eles podem usar para melhorar, você pode começar a procurar a solução certa.

Comparando suas opções

Saber o que sua equipe precisa é apenas metade do processo. A segunda metade é então pegar essa informação e procurar a melhor solução. Com tantos no mercado, e não uma quantidade incrível de diferenciação, pode ser muito demorado e cansativo olhar para todos eles. Quando tentamos coletar nossa lista de soluções favoritas, geralmente nos concentramos em alguns aspectos-chave. O preço é importante, mas não a única peça do quebra-cabeça.

• Recursos e funções incluídos

Eu falei sobre isso acima, mas vale a pena mencionar novamente. Nem todos os aplicativos são criados iguais, e a principal diferença que você verá está na abordagem e na apresentação. Por exemplo, o Basecamp é baseado principalmente em texto e lista, enquanto o Trello utiliza “Cartões” para ajudar a organizar visualmente seus projetos e colaboração. O Basecamp fica aquém e não permite que os usuários adicionem “subtarefas”, enquanto a Asana permite que os usuários se aprofundem e adicionem quantas subtarefas forem necessárias.

Algumas soluções incluirão um calendário ou até mesmo mensagens de equipe integradas, e outras não. É por isso que é importante saber em que sua equipe já está confiando, para encontrar uma solução que não tenha lacunas nos recursos e permaneça familiar para a equipe.

• Integrações e Flexibilidade

Além dos recursos e funções integrados, outro aspecto igualmente importante é a capacidade de desenvolver a solução. As integrações, que são alimentadas pelo acrônimo mais importante de 2017, tratam da adição de recursos e funções totalmente novos.

Normalmente, as integrações nos permitem conectar uma solução existente a outra - para colaboração em equipe e gerenciamento de projetos, isso pode significar adicionar seu CRM para manter as informações relevantes à mão ou integrar, digamos, o Basecamp ao Slack, para que todas as atualizações do seu projeto sejam colocadas em uma sala do Slack, em vez de e-mails lotando sua caixa de entrada.

• Experiência do usuário e facilidade de uso

No final das contas, se a solução for complicada, confusa, complexa ou simplesmente difícil de usar, sua equipe não vai querer mudar. A última coisa que você precisa é gastar todo esse tempo e dinheiro pesquisando, investigando e comprando uma solução apenas para que ninguém se incomode. Para evitar gritos de que “o jeito antigo era muito mais fácil”, a experiência do usuário precisa ter uma prioridade muito alta.

Se sua equipe está acostumada a listas, fique com uma solução baseada em lista, por que adicionar os visuais e painéis com os quais ninguém se incomoda? Entender como sua equipe trabalha atualmente e quais ferramentas eles já usam, combinados com um período de teste, ajudarão a determinar a melhor solução. Esses aplicativos geralmente têm avaliações ou garantias de devolução do dinheiro, então use-os.

• Preços e Limitações

Como acontece com qualquer grande decisão de negócios, o custo é uma preocupação absoluta. Se a solução for muito cara e sua equipe não puder justificar a inclusão, eles não se incomodarão. No entanto, mais importante, é a forma como os aplicativos e soluções são vendidos. Com modelos baseados em assinatura, é incrivelmente comum “classificar” pacotes diferentes para diferentes tamanhos de equipe ou faixas de preço. O aspecto importante aqui é que diferentes camadas geralmente terão limitações diferentes.

Portanto, o plano básico pode permitir 10 usuários, mas limita suas “equipes” a 2 e seus “projetos” a 5, para um exemplo hipotético. Preste atenção ao custo, mas também exatamente o que você está recebendo por esse custo.

Juntando tudo

Depois de coletar todas as informações necessárias e entender como sua equipe trabalha, é hora de iniciar a pesquisa. Obviamente, o método mais óbvio é simplesmente pesquisar no Google as principais soluções . Um documento básico do Word ou planilha do Excel pode ajudar a rastrear todas as opções relevantes que você encontrar ou ajudar a organizar diferentes prioridades.

Isso é semelhante ao que nós da GetVoIP fazemos ao organizar nossas páginas de provedores, como nossa lista de soluções de colaboração, ou até mesmo algumas de nossas postagens, como as principais alternativas do Basecamp que mencionei no início.

Experimente antes de comprar

Seria útil começar uma lista contínua dos recursos que sua equipe precisa ou deseja e usá-la para formar uma lista de verificação para executar cada solução diferente - isso também pode ajudar a acompanhar as diferentes limitações de preços nos diferentes recursos.

No final das contas, no entanto, o verdadeiro teste é testar a solução. Experimente soluções diferentes por uma semana ou duas de cada vez, ou coloque duas equipes em duas soluções diferentes e ouça seus pensamentos após um período de teste. Você pode se surpreender com o quanto mais eles realizam em um período tão curto de tempo.