O que é GTD e quais são alguns dos melhores aplicativos GTD

O que poderia ser melhor do que concluir tarefas agendadas em sua lista de tarefas a tempo e ter uma sensação de realização no final do dia? E também, um reconhecimento de que o trabalho que você fez durante o dia foi feito com eficiência e bem? Como se vê, ter uma sensação de realização no trabalho pode ajudar as pessoas a sentir que estão progredindo em seu trabalho.

Como tal, existem vários aplicativos e softwares de produtividade que afirmam oferecer facilidade em lidar com todo o seu trabalho, tanto na vida pessoal quanto na profissional. No entanto, muitos deles não conseguem aliviar sua carga de trabalho - a menos, é claro, que você use um dos aplicativos e softwares baseados em GTD.

Mas o que exatamente é a metodologia GTD e quais são alguns dos melhores aplicativos GTD que você pode usar para melhorar sua produtividade. Aqui está um guia respondendo a todas essas perguntas.

O que é GTD?

GTD, ou Getting Things Done, é uma metodologia de gerenciamento de tempo e produtividade que ajuda você a concluir tarefas e cumprir prazos de forma eficaz e eficiente. Foi desenvolvido por David Allen, consultor de produtividade americano, que enfatiza que “a mente serve para ter ideias, não para armazená-las”.

O objetivo do sistema GTD é tirar tarefas, listas de tarefas e agendas da sua cabeça e se concentrar em realizar mais com facilidade. Dessa forma, você pode dividir as tarefas em etapas acionáveis ​​e executá-las, em vez de gastar tempo fazendo uma lista de tarefas (ou afazeres).

A metodologia GTD envolve uma sequência de etapas que você precisa seguir para gerenciar melhor suas tarefas e se tornar produtivo. Esses incluem:

1. Capturar

Como o próprio nome indica, a captura envolve tirar as coisas da sua cabeça e fazer anotações sobre elas para que sua mente fique livre de toda a desordem e você possa se concentrar em priorizar tarefas que o ajudarão a atingir seus objetivos.

2. Esclarecer

Com seus pensamentos definidos, o próximo passo na metodologia GTD envolve esclarecer esses pensamentos e ideias para determinar ações. Portanto, você sempre tem uma distinção clara entre tarefas acionáveis ​​e não acionáveis, o que é vital para mapear como você aborda seus objetivos.

3. Organize

Depois de capturar seus pensamentos e esclarecer suas ações, o próximo passo é organizá-los para simplificar sua abordagem para executar essas ações. Organizar é categorizar suas ações e priorizá-las de uma maneira que o ajude a fazer mais efetivamente.

4. Reflita

Para utilizar plenamente o sistema de produtividade GTD, é essencial revisar periodicamente o que está em sua agenda para que você fique ciente das ações realizadas e das que ainda estão pendentes.

5. Envolva

O passo final na metodologia GTD é engajar e realizar todas as ações listadas necessárias para atingir seus objetivos. Como tudo precisa ser feito, você precisa priorizar as tarefas com base na importância e trabalhar diligentemente para cumprir seus prazos.

Melhores aplicativos GTD

Tendo aprendido agora o que é a metodologia GTD e a ideia por trás de seu funcionamento, aqui estão alguns dos melhores aplicativos GTD que você pode usar para melhorar seu fluxo de trabalho e aumentar sua produtividade.

1. Controle do Caos

Chaos Control é um gerenciador de tarefas pessoal baseado em GTD. Ele prioriza a ação para reduzir a desordem e a ansiedade desnecessárias e, por sua vez, permite que você se concentre no que é importante em sua agenda. Sendo um software derivado do GTD, o Chaos Control oferece vários recursos que complementam a metodologia GTD. Assim, você pode organizar e gerenciar suas ações e adicionar contextos – informações adicionais – para adicionar mais clareza ao seu projeto e suas tarefas associadas.

Além desses recursos GTD essenciais, o Chaos Control também oferece a capacidade de sincronizar todas as suas entradas em diferentes dispositivos nos quais você usa o software. Além disso, ele ainda permite exportar automaticamente entradas do calendário Chaos Control para seu aplicativo de calendário preferido entre o Google Calendar e o iCloud Calendar.

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2. nTarefa

O nTask é outro software popular de gerenciamento de tarefas baseado no sistema de produtividade GTD. Ele é embalado com todos os recursos básicos que você precisa para organizar e gerenciar seus projetos (ou tarefas), para que você possa simplesmente se concentrar na execução de ações. Uma das melhores coisas do nTask é que ele permite que você colabore com outros membros da equipe e atribua tarefas a eles. Dessa forma, você pode ter todos em sua equipe trabalhando juntos de forma eficaz.

Ao trabalhar com equipes, a nTask oferece espaços de trabalho dedicados para manter tudo organizado, com a capacidade de definir funções e permissões, melhorando ainda mais a experiência de colaboração em equipe. Além disso, a plataforma também inclui um software de reuniões a bordo que pode ser usado para discutir a agenda e quaisquer ações ou decisões que precisem ser tomadas.

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3. Firetask

Firetask é um aplicativo de gerenciamento de tarefas fácil de começar. Ele emprega os princípios da metodologia GTD de David Allen e combina isso com os recursos essenciais de gerenciamento de tarefas para oferecer a você uma melhor experiência no gerenciamento de suas tarefas e abordá-las com base em sua prioridade. Um recurso interessante do Firetask é que você tem a opção de categorizar as tarefas como acionáveis, delegáveis ​​ou uma atividade pouco frequente, o que ajuda a diferenciar melhor as tarefas.

Ser baseado em GTD significa que você pode aproveitar todos os bits úteis da metodologia GTD no Firetask. Isso significa que você pode adicionar contexto às suas tarefas e revisá-las periodicamente, para que sempre saiba o que realizou e o que está por vir. Além disso, o FireTask também oferece suporte a anexos de link, categorização de cores e ícones para categorizar tarefas e projetos, sincronização na nuvem e integração com os aplicativos integrados de calendário, contatos e lembretes.

Planos: Gratuito, Pago (US$ 13,99)

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4. OmniFocus

OmniFocus é outra ferramenta popular de gerenciamento de tarefas baseada em GTD. A ideia básica do software é domar o caos e focar nas tarefas certas no momento certo. E tudo o que ele faz para ajudá-lo com o mesmo é simplificar o processo de captura de tarefas, para que você possa se manter organizado e começar a fazer as coisas. Além disso, a integração com dispositivos Apple facilita ainda mais a captura de tarefas de qualquer lugar.

Com o OmniFocus, você pode definir rapidamente como será a semana para você, listando todos os seus próximos projetos junto com suas datas de vencimento e tags. E a lista de tarefas a bordo ajuda você a acompanhar suas prioridades e apresenta as tarefas que você precisa realizar em seguida. Como a maioria dos gerenciadores de tarefas de plataforma cruzada, o OmniFocus também possui a funcionalidade de sincronização integrada, que sincroniza automaticamente todos os seus projetos e tarefas em diferentes dispositivos.

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5. Facil Things

O FacileThings é um poderoso gerenciador de tarefas que traz toda a qualidade do sistema de produtividade GTD em um software fácil de usar. Assim como qualquer outro aplicativo de gerenciamento de tarefas baseado em GTD da lista, o FacileThings também permite organizar e gerenciar suas tarefas com eficiência em um só lugar. Dessa forma, você pode consultar as tarefas acionáveis ​​e se concentrar em realizá-las.

Com o FacileThings você obtém suporte para integração com serviços de produtividade, como Evernote, Outlook Calendar, Google Calendar, Google Drive e muito mais. Portanto, se você usar algum desses serviços, poderá integrá-los ao FacileThings para aproveitar seus recursos. Além disso, você também obtém estatísticas para acompanhar todas as suas atividades, o que permite verificar seu progresso atual e melhorar seu fluxo de trabalho, se necessário.

Planos: Gratuito (30 dias de teste), Pago (US$ 7 por mês por 1 ano)

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Os mencionados acima são alguns dos melhores sistemas de gerenciamento de tarefas (aplicativos/software) baseados em GTD que você pode usar para funcionar melhor e melhorar sua produtividade.

Dito isso, porém, ao enfatizar como a metodologia GTD pode provar ser eficaz para acompanhar os projetos e gerenciar suas tarefas, não estamos inferindo de forma alguma que todos os serviços de gerenciamento de tarefas e tarefas não GTD existentes sejam ineficazes. Em vez disso, estamos apenas sugerindo que os aplicativos baseados em GTD são mais propensos a ajudá-lo a atingir seus objetivos, pois enfatizam a execução de ações em vez de apenas fazer anotações e lembrá-las repetidamente.