As melhores dicas e truques do Microsoft Teams

Tem sido um ano e tanto para os trabalhadores híbridos. Desde as demissões em tecnologia até a abundância de novos empregos remotos em todo o país, muita coisa mudou em 2022, e isso não poderia ser mais verdadeiro para a plataforma de colaboração em equipe favorita de todos: o Microsoft Teams.

No último ano, o Microsoft Teams adicionou uma ampla gama de novos recursos e funções à sua plataforma, melhorando a produtividade, facilitando a comunicação da equipe e até adicionando um pouco de diversão ao local de trabalho. Na verdade, há tantas novas adições à plataforma que queríamos garantir que nossos leitores estivessem totalmente atualizados sobre o que você pode fazer com o Microsoft Teams.

Neste guia, abordaremos algumas das dicas e truques que tornam o Microsoft Teams uma plataforma de colaboração tão popular no mundo dos negócios.

• Pesquisar tópicos de mensagens
• Legendas traduzidas ao vivo
• mensagens de vídeo curtas
• Funcionalidade de imagem em imagem
• recapitulação inteligente
• integrações de assinatura eletrônica
• jogos para trabalho
• música de espera jazzística
• Atalhos do teclado
• Filtrar mensagens
• Não perturbe

Melhorar a produtividade

Embora facilitar a comunicação eficaz seja obviamente importante para plataformas como o Microsoft Teams, certamente não faria mal se a produtividade também aumentasse. Afinal, o Microsoft Teams se comercializa como mais do que apenas uma ferramenta de videoconferência, então o que mais ele pode fazer para dar à sua equipe um pouco mais de produtividade?

Acontece que um pouco! Na verdade, o motivo pelo qual o Teams é tão amplamente utilizado pelas empresas é porque ele oferece recursos que vão além da comunicação e facilitam o trabalho real dos funcionários. Aqui estão algumas maneiras de usar o Microsoft Teams para melhorar a produtividade.

Funcionalidade de imagem em imagem

Quer esteja num escritório ou a trabalhar a partir de casa, as videochamadas tornaram-se parte do seu dia-a-dia. Como muitos funcionários provavelmente concordarão, nem todas as videoconferências exigem toda a sua atenção, o que significa que trabalhar um pouco durante as calmarias pode realmente melhorar sua produtividade. Infelizmente, algumas plataformas de videoconferência dificultam o acesso a outros aplicativos ou sites durante uma reunião.

Mas não o Microsoft Teams! Graças a uma atualização recente, o aplicativo Microsoft Teams em iPhones e iPads permite a funcionalidade picture-in-picture , para que você possa acessar outros aplicativos durante uma reunião. Ele ainda oferece uma janela ajustável, para que você possa escolher exatamente quanto espaço na tela sua videoconferência ocupa.

recapitulação inteligente

O poder da inteligência artificial já foi usado inúmeras vezes para melhorar a produtividade nos negócios. O Microsoft Teams não é diferente, com muitos recursos automatizados e inteligentes destinados a ajudar sua equipe a trabalhar com mais eficiência. Uma delas é a recapitulação inteligente das reuniões, que oferece um resumo pós-reunião alimentado por IA fornecido a todos os participantes.

Lançado em uma atualização de outubro que viu uma ampla gama de melhorias no Teams, a recapitulação inteligente ainda é um pouco rudimentar, recapitulando tudo em toda a reunião, em vez de selecionar aspectos importantes específicos. Ainda assim, dado o ritmo com que o Microsoft Teams é atualizado, imaginamos que esse recurso será bastante útil nos próximos meses.

integrações de assinatura eletrônica

Todos nós sabemos que entrar e sair de várias contas é uma grande perda de tempo quando se trata de negócios diários. Na verdade, o Microsoft Teams costumava ter uma integração de design que permitia aos usuários assinar documentos online que exigiam que os usuários entrassem na conta toda vez que a utilizavam.

Felizmente, esse não é mais o caso, pois uma atualização recente resolveu o problema permitindo que os usuários entrassem a cada 30 dias, em vez de todos os dias. Claro, pode parecer pouco, mas essas pequenas melhorias no site podem fazer uma grande diferença quando se trata de aumentar a produtividade.

Se divirta

O trabalho nem sempre tem que ser sobre o trabalho. Com o equilíbrio entre vida profissional e pessoal se tornando cada vez mais importante para funcionários e empregadores em 2022, encontrar uma maneira de envolver sua equipe fora do trabalho pode ajudar muito a reter os melhores talentos e incentivar a produtividade.

O Microsoft Teams foi projetado para fazer mais do que apenas hospedar reuniões e realizar o trabalho. A plataforma é feita para reunir colegas de trabalho além dos limites dos projetos de trabalho, a fim de construir uma cultura na qual as pessoas realmente desejam trabalhar. Veja como o Microsoft Teams traz um pouco de diversão para o local de trabalho.

jogos para trabalho

Se você já jogou um quebra-gelo no início de uma reunião, sabe que há uma necessidade extrema de padrões atualizados de diversão. As plataformas de videoconferência podem oferecer a funcionalidade de bate-papo por vídeo para conversar com sua equipe, mas isso não significa que elas possam realmente tornar seus jogos divertidos.

Bem, o Microsoft Teams realmente pode tornar seus jogos divertidos, pois fornece quatro deles diretamente na plataforma. É isso mesmo, o Microsoft Teams lançou recentemente um novo recurso chamado Games for Work que oferece Minesweeper, Solitaire, Wordament e IceBreakers, todos disponíveis diretamente na plataforma e podem ser jogados com colegas de trabalho.

música de espera jazzística

A única coisa pior do que ser colocado em espera é ter que fazer isso em silêncio. As chamadas telefônicas têm música de espera, os elevadores têm música de elevador e, felizmente para os usuários, o Microsoft Teams também tem música de espera!

É isso mesmo, uma atualização de novembro permite que os administradores adicionem música de espera ao Microsoft Teams, que será ativada quando as chamadas forem transferidas entre funcionários. Pode não ser considerado divertido, mas tente não dançar quando aquelas batidas de jazz da vida começarem a tocar no alto-falante do seu laptop entre as reuniões.

Funcionalidade básica

O Microsoft Teams tem tanto a oferecer que pode ser fácil esquecer alguns dos recursos mais básicos incorporados à plataforma. Em um esforço para fornecer um pouco mais de conhecimento sobre o que o Microsoft Teams pode oferecer, aqui estão algumas dicas básicas de funcionalidade que podem ajudá-lo a usar a plataforma em todo o seu potencial.

Atalhos do teclado

Em 2022, os atalhos de teclado são incorporados em praticamente todas as plataformas que você pode imaginar; você só precisa descobrir quais funcionam para você. Aqui estão alguns dos atalhos de teclado mais úteis para o Microsoft Teams:

• Pesquisar : Ctrl + E
• Iniciar novo bate-papo : Ctrl + N
• Desligue a câmera : Ctrl + Shift + O
• Silenciar reunião : Ctrl + Shift + M
• Filtro aberto : Ctrl + Shift + F
• Ativar desfoque de fundo : Ctrl + Shift + P

Há muito mais, mas esses são um bom ponto de partida. Para obter mais informações sobre os atalhos de teclado do Microsoft Teams, confira o site para ver uma lista completa.

Filtrar mensagens

As plataformas de mensagens de equipe são ótimas, mas com equipes maiores, elas podem ficar um pouco complicadas. Afinal, nem todos os membros da equipe precisam ser incluídos em todas as comunicações, e é aí que a filtragem de mensagens pode ser realmente útil.

Assim como o Slack, o Twitter e muitas outras plataformas, o Teams utiliza o símbolo “@” para permitir que os usuários marquem e filtrem mensagens de forma específica. Basta digitar o símbolo e começar a escrever o nome de uma pessoa ou grupo e você receberá uma lista suspensa de opções para suas mensagens.

Não perturbe

Ninguém quer estar disponível para mensagens o tempo todo. Às vezes, é necessário um pouco de tempo de inatividade para começar a trabalhar e terminar o trabalho, e é aí que alterar as configurações de suas notificações é útil.

Ao contrário do seu telefone, o Microsoft Teams não possui um modo Não perturbe dedicado; portanto, se você quiser obter um pouco de privacidade, deverá acessar a página de configurações e desativar as notificações por enquanto. Certifique-se de colocar um limite de tempo, pois você não vai querer perder nada importante que chegue no final da semana.