Práticas recomendadas para gerenciamento de dados eficaz
Publicados: 2021-05-19Os dados são mais importantes do que nunca para empresas de todos os tamanhos. Infelizmente, muitas empresas não estão lidando com seus dados corretamente ou usando-os tão bem quanto poderiam. De acordo com Rivery, “apenas 3% dos dados nos negócios corporativos atendem aos padrões de qualidade e 60-73% dos dados nunca são usados para qualquer finalidade estratégica” e “apenas 20% das organizações que investem em governança da informação terão sucesso até 2022”.
Se você deseja que seu negócio cresça e prospere, você deve começar com um gerenciamento eficaz de seus dados. A implementação de algumas estratégias básicas de gerenciamento de dados não apenas ajudará sua empresa no curto prazo, mas nos próximos anos. Abaixo, você encontra algumas das melhores práticas a serem implementadas em sua empresa para um gerenciamento de dados eficaz.
Conheça seus limites
A primeira coisa a avaliar é o seu próprio conhecimento e habilidades. Quanto mais dados sua empresa usa, mais conhecimento você precisa sobre como gerenciá-los. Se este não é o seu conhecimento, talvez seja melhor contratar ajuda externa para ajudá-lo.
Por exemplo, digamos que sua empresa rastreie o inventário por meio de uma planilha do Excel. Depois de um tempo, essa planilha pode ficar tão grande que é difícil reunir informações úteis dela, especialmente se você for iniciante. Nesse caso, você pode querer trabalhar com uma empresa que oferece consultoria em Microsoft Excel. Se sua empresa possui planilhas grandes do Excel e você sente que pode obter mais delas, contratar um serviço para ajudá-lo pode ser um investimento valioso.
Aproveite o tempo para analisar seus pontos fortes junto com os de qualquer outra pessoa em sua equipe. Se não houver ninguém com ampla experiência em gerenciamento de dados, talvez seja hora de contratar alguém que tenha ou de alguém começar a aprender mais sobre isso. Ter uma pessoa em sua equipe que possa melhorar seus sistemas de gerenciamento de informações de forma eficaz facilitará muitas coisas no futuro.
Decida seus objetivos com antecedência
A próxima prática importante para o gerenciamento de dados é decidir seus objetivos com antecedência. Você deve considerar todas as coisas que está tentando alcançar coletando e analisando esses dados. Você está tentando melhorar seus esforços de marketing? Desempenho do funcionário? Satisfação do cliente? Você pode ter quantos objetivos quiser, mas trabalhe para torná-los específicos e detalhados. Decidir sobre seus objetivos ajudará você a se concentrar em todos os seus outros esforços de gerenciamento de dados em uma direção combinada.
Procure as ferramentas certas
A melhor maneira de melhorar suas práticas de gerenciamento de dados é usando o software certo. Com as ferramentas certas de gerenciamento de dados, você pode melhorar a eficiência, manter seus dados seguros e coletar insights mais profundos. Existem muitas ferramentas de gerenciamento de dados no mercado, portanto, reserve um tempo para explorar várias opções. Se puder, faça uso de testes gratuitos para ter uma noção melhor de quais ferramentas funcionarão melhor para você.
Ao explorar suas opções, é essencial que você obtenha algo seguro. A última coisa que você deseja é uma intrusão indesejada em seu sistema de dados ou que algo aconteça com seus dados essenciais. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver armazenando informações confidenciais sobre seus clientes ou funcionários, pois um vazamento pode ser desastroso para sua empresa. As práticas recomendadas de segurança de dados são um tópico próprio, portanto, passe algum tempo aprendendo o máximo que puder sobre elas.
Foco na qualidade dos dados
Muitas empresas têm muitos dados de baixa qualidade. O resultado é um sistema ineficiente em que demora muito para encontrar o que você está procurando ou a análise resultante não é confiável. Portanto, você deve priorizar o foco na qualidade de seus dados. Isso significa inserir apenas os dados necessários, certificar-se de que os dados estão completos e remover regularmente os dados obsoletos.
Para fazer isso, você precisa criar alguns padrões para o que considera dados de alta qualidade. Em seguida, você precisa apresentar esses padrões à sua equipe e garantir que todos os sigam ao inserir dados. Também pode ajudar contratar uma equipe de qualidade de dados que inspecionará rotineiramente suas informações ou implementará algum software de qualidade de dados. Independentemente do que você decidir fazer, colocar mais esforço na qualidade dos dados provavelmente levará mais tempo, mas produzirá melhores resultados a longo prazo.
Torne os dados facilmente disponíveis para as pessoas certas
Para que sua empresa opere com eficiência, as pessoas certas precisam acessar os dados de que precisam no momento certo. Por exemplo, se o seu vendedor ambulante não puder acessar um banco de dados de clientes em trânsito, ele terá dificuldade em dar o melhor de si. Implemente um sistema onde sua equipe possa acessar dados remotamente de forma segura. Isso normalmente envolve fazer com que todos criem nomes de usuário e definam permissões para cada usuário. Além disso, lembre-se de restringir o acesso apenas a quem precisa, pois dar acesso a muitas pessoas é um risco de segurança.
Tenha um sistema de recuperação no lugar
Não importa o quão cuidadoso você seja com seus dados, ainda é possível que algo ruim aconteça. Talvez o disco rígido sofra uma falha ou um vírus comece a excluir coisas na nuvem. Seja qual for a causa, perder suas informações por um curto período de tempo é problemático. De acordo com Datto, mesmo uma hora de inatividade pode custar até US$ 8.000 para uma pequena empresa, ou US$ 74.000 para uma média empresa e um total de US$ 700.000 para uma grande empresa. É por isso que é importante ter um sistema de recuperação.
Um bom sistema de recuperação faz backup regularmente dos dados em um local seguro. Ele também descreve como restaurar dados usando esse backup e como fazer sua empresa funcionar novamente no menor tempo possível. Crie um sistema de recuperação agora, incluindo todas as etapas que você seguirá para restaurar seus dados e espere nunca precisar usá-lo.
Revise regularmente as práticas e equipamentos de gerenciamento de dados
Por fim, a última prática recomendada é revisar regularmente suas práticas atuais e procurar melhorias. À medida que o tempo muda, suas necessidades de dados e o ambiente ao seu redor também mudam. Por exemplo, pode chegar um momento em que o provedor de armazenamento baseado em nuvem que você está usando não seja mais confiável ou seguro. Ao revisar regularmente suas práticas atuais, você pode identificar ineficiências rapidamente e fazer melhorias antes que elas afetem negativamente seus negócios por muito tempo.
Com os dados desempenhando um papel tão importante na maioria das empresas, é essencial gerenciá-los com eficiência. As práticas recomendadas acima são um bom ponto de partida e devem ajudá-lo a configurar um ambiente em que seus dados sejam eficientes, rápidos e seguros. A partir daí, você pode implementar mais práticas recomendadas com base em suas necessidades específicas e continuar procurando estratégias que o ajudarão a crescer no futuro.
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