Práticas recomendadas para hospedar reuniões online

Muitas empresas estão adotando as reuniões online como uma solução econômica para realizar webinars, realizar treinamentos e realizar conferências. As empresas estão optando por esses tipos de reuniões graças, em parte, à facilidade de adoção e conveniência. Além disso, o mercado está repleto de ferramentas projetadas para atender às necessidades de pequenas, médias e grandes empresas.

As reuniões virtuais fornecem uma maneira viável de aumentar a produtividade de uma entidade e seguir as regras de distanciamento social associadas à pandemia de COVID-19. Para garantir uma comunicação sem falhas, você precisa selecionar as tecnologias e o software ideais. A escolha certa da ferramenta é determinada pelo tipo de informação compartilhada e pelo público participante.

Os especialistas recomendam projetar a apresentação, incluindo dados baseados no ambiente do escritório. A apresentação de dados ou informações para uma audiência ao vivo difere da apresentação para uma audiência virtual. Por esse motivo, evite usar material de uma reunião ao vivo em um monitor de vídeo para uma reunião online.

A reunião virtual limita o alcance da interação com o público. Reuniões realizadas em local físico permitem que você adote uma abordagem mais casual sobre a agenda e o uso de materiais. Por outro lado, as reuniões virtuais exigem uma preparação adequada. Daí a necessidade de planejar o evento com bastante antecedência.

Você deve entregar a agenda aos participantes com antecedência. Além disso, considere criar materiais visuais poderosos para tornar sua mensagem mais envolvente. Certifique-se de que os recursos visuais e materiais cheguem aos participantes antes do evento. Os destinatários precisam ter credenciais de login, URLs e números de chamada pelo menos 24 horas antes da reunião.

Isso permite que os participantes verifiquem se tudo está funcionando conforme o planejado ou baixem o software necessário. Para evitar falhas, certifique-se também de que os participantes façam login entre 10 e 15 minutos antes do início da reunião. Isso permite que você teste a conectividade.

Os especialistas recomendam a realização de uma chamada nominal para verificar o sistema e revisar o cronograma. Também é vital fornecer detalhes de contato offline para que o membro do painel entre em contato com você em caso de problemas técnicos.

Quando a reunião é transmitida por um apresentador para um grande público, você deve atribuir a função de facilitador a um colega. O facilitador fornece assistência muito necessária ao apresentador.

Reuniões online durante o COVID-19

À medida que o coronavírus se espalha para mais países ao redor do mundo, as reuniões online se tornaram uma solução crítica para empresas e governos. As reuniões virtuais permitem que os participantes realizem negócios seguindo as regras de distanciamento social desencadeadas pela pandemia.

Muitos profissionais estão trabalhando em casa; daí a necessidade de realizar reuniões virtualmente. Essa nova realidade leva as organizações a explorar maneiras de usar as ferramentas de conferência de forma mais eficaz. As ferramentas de reunião online facilitam a realização de conferências ininterruptas.

Noivado

Para aumentar o engajamento durante uma reunião online, você deve resistir à tentação de se lançar direto na tarefa. Fazer isso compromete a construção de relacionamentos. Em vez disso, você precisa quebrar o gelo pedindo aos participantes que se apresentem e compartilhem brevemente qualquer informação interessante.

Essa abordagem aumenta os níveis de engajamento adicionando um elemento social à reunião. Ao participar compartilhar algo pessoal, os procedimentos virtuais simulam a interação presencial. Por outro lado, você precisa convidar perguntas do painel antes do início da reunião.

Essas medidas fornecem uma maneira segura de manter o painel engatado. Além disso, considere fazer uma enquete e pedir respostas via chat para receber feedback sobre problemas específicos. Fazer perguntas com frequência torna mais fácil manter uma conexão pessoal com os participantes. No entanto, evite fazer perguntas abertas que muitas vezes levam ao fenômeno do ar morto.

Mantenha o foco

As reuniões online oferecem uma ampla variedade de vantagens, incluindo a capacidade de se conectar de qualquer local. No entanto, os participantes não devem frequentar espaços públicos para evitar distrações. Locais como saguões de aeroportos e cafés podem dificultar a concentração do participante. O ruído ambiente pode ser problemático mesmo em escritórios domésticos.

Em outro nível, os especialistas desaconselham a aglomeração de muitos tópicos ou agendas em uma única reunião virtual. Tente se concentrar em um ou dois tópicos e dê um tempo ao painel antes de introduzir um novo tópico. Cada segmento deve ser curto (máximo de 30 minutos) para garantir que os participantes possam permanecer atentos durante as discussões.

Sempre reserve tempo para quebra-gelos para quebrar quaisquer barreiras sociais e criar uma atmosfera de grupo ideal. Quebrar o gelo também permite que as pessoas se familiarizem, o que fomenta a confiança.

A maioria dos quebra-gelos presenciais é possível virtualmente. É possível tornar o engajamento divertido compartilhando fotos ou usando fundos virtuais atraentes para o Zoom.

Brainstorming virtual

Atividades como brainstorming e votação contribuem para aumentar o engajamento. Você pode embarcar nessas atividades usando uma ampla variedade de ferramentas especializadas. Sempre mantenha os procedimentos interessantes para evitar que os participantes fiquem cansados ​​ou entediados. Você sempre pode pedir que eles façam uma pausa e refresquem suas mentes antes de prosseguir com a conferência.

Estabelecer uma maneira eficaz de chamar o painel é uma parte essencial do gerenciamento de reuniões online. O método apropriado depende da plataforma de conferência que você está usando. Se sua reunião usa uma plataforma somente de áudio, considere usar a técnica do relógio. Este método envolve a atribuição de números de participantes no relógio, que você usará para conduzir as apresentações.

Ao trabalhar com uma plataforma de videoconferência, você pode chamar os participantes por ordem na tela. Em alternativa, pode optar por introduzir o painel por ordem alfabética.

É importante monitorar o movimento dos olhos dos membros do painel durante uma reunião de videoconferência. O movimento rápido dos olhos pode ser um sinal de que um participante está lendo e o movimento do braço pode ser devido à digitação. Além disso, tome cuidado com expressões entediadas e sinais de fadiga mental.

Quando você percebe que um indivíduo está distraído, você precisa chamar a atenção de todo o painel. Ao final da reunião, reserve um tempo para avaliar a produtividade da conferência. Destaque quaisquer áreas de preocupação e encontre maneiras de corrigir as deficiências.

Reuniões híbridas

Se você planeja hospedar reuniões híbridas envolvendo participantes virtuais e ao vivo, considere empregar um moderador de ponte. Essa função pode ser desempenhada por um colega que esteja participando de uma reunião física. O moderador monitora a conexão entre o painel ao vivo e o virtual.

É importante garantir que os palestrantes online possam ver, ouvir e contribuir com os procedimentos. Por outro lado, o moderador deve manter os painelistas físicos cientes do grupo virtual. A maneira mais fácil de atingir esse objetivo é mostrar os rostos dos participantes remotos em uma tela grande.

Muitos membros do painel não leem as atas das reuniões. Você pode garantir que todos leiam os documentos minuciosos, tornando-os breves e concisos. Muitos membros do painel não leem as atas das reuniões. Você pode garantir que todos leiam os documentos minuciosos tornando-os breves e concisos com este exemplo. Isso permite que seus colegas aprendam sobre tópicos que podem ter perdido durante a reunião online.

Em alguns casos, os profissionais não confiam nas informações obtidas verbalmente, pois podem resultar em falhas de comunicação. Por esse motivo, considere enviar um e-mail de acompanhamento breve e conciso que liste os principais detalhes da conferência.

Considerações adicionais

Se os participantes não estiverem familiarizados uns com os outros, você deve quebrar o gelo permitindo que todos se apresentem. Isso torna mais fácil para os participantes se sentirem confortáveis ​​uns com os outros. Por sua vez, a atmosfera agradável melhora os níveis de produtividade da reunião.

Incentive os líderes de equipe a quebrar o gelo compartilhando alguns momentos mais leves com o grupo. Além disso, promova a solução de problemas de colaboração durante a reunião online. Esses tipos de sessões podem fornecer uma maneira mais fácil de substituir os relatórios padrão que comprometem o bom andamento dos procedimentos.

Resolver problemas de forma colaborativa envolve o líder selecionando um tópico para os palestrantes discutirem. O grupo trabalha em conjunto para descobrir pontos de vista e informações vitais. Como resultado, fica mais fácil formular soluções inovadoras que abordem desafios de negócios específicos.

Todos os participantes devem ter tempo para se concentrar na agenda. Ao fazer isso, você ajuda a aumentar a produtividade durante as sessões de resolução de problemas.

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