Além da teleconferência: 4 tecnologias de reunião que toda equipe precisa

Postagem convidada de Elise Keith , cofundadora da Lucid Meetings.

Toda equipe se reúne. A maioria conduz suas reuniões da mesma forma que seus avós e avós de seus avós faziam. Registros de reuniões anteriores aos romanos descrevem um líder pontificando, uma breve discussão para frente e para trás, depois concluindo com um pouco inconclusivo de acordo murmurado. As reuniões não mudaram muito em milhares de anos.

Então, a invenção do telefone liberou as reuniões dos limites da sala de conferências. PowerPoint e projetores nos libertaram das pilhas de relatórios impressos.

O que os líderes modernos fazem com esse progresso? Exatamente o que seus ancestrais fizeram, só que agora seus discursos são distorcidos pelos telefones das salas de conferência.

É hora de trazer como nos encontramos para a era moderna.

Juntamente com a ascensão da tecnologia, o século passado viu avanços surpreendentes em nossa compreensão de como podemos trabalhar melhor juntos em grupos. Agora, os grupos de know-how podem colaborar, inovar, motivar e tomar decisões em conjunto de forma eficaz. (Dica: ouvir alguém ler os pontos de bala, não é.)

Esses quatro tipos de tecnologia de reunião aumentada se baseiam nessas revelações e possibilitam que sua equipe realize reuniões mais bem-sucedidas.

1. Videoconferência

A videoconferência sempre supera a audioconferência. A maioria das equipes corporativas tem acesso à tecnologia de videoconferência e gravação, mas poucas a utilizam.

Nós nos tornamos confortáveis ​​demais nos escondendo no mudo, onde estamos fora de vista, fora do alcance dos ouvidos e livres para colocar nossa atenção em outro lugar. Na verdade, pesquisas mostram que as pessoas geralmente preferem reuniões discadas precisamente porque isso significa que elas não precisam mais fingir que estão prestando atenção. Pegamos o desempenho abaixo da média das reuniões de nossos ancestrais e pioramos.

Para melhores reuniões remotas, configure uma boa videoconferência e use-a.

Elsie Keith

Dica de bônus: ative a gravação de videoconferência para reuniões pessoais importantes também.

Você finalmente encontrou um momento em que todos os principais executivos pudessem se reunir sobre seu grande projeto? Configure seu software de videoconferência para gravar essa reunião. Em seguida, obtenha o áudio transcrito em texto. Você não vai reunir todas essas pessoas de novo com facilidade e, dessa forma, obterá o máximo de detalhes possível com o tempo que tem. Você será mais capaz de se concentrar na discussão e não terá que trabalhar tanto para fazer anotações detalhadas.

Por exemplo, emparelhamos o software de videoconferência do Zoom com uma câmera Meeting Owl para garantir um bom vídeo em 360° do orador atual.

Isso não quer dizer que as notas não são valiosas. Na verdade, uma boa anotação é fundamental, e é por isso que as equipes precisam:

2. Software de gerenciamento de reuniões

O software de gerenciamento de reuniões facilita a colaboração das equipes nas agendas das reuniões e a captura de anotações das reuniões. As equipes que colaboram para documentar suas decisões e os próximos passos juntos durante a reunião são mais engajadas, mais eficientes e mais comprometidas com esses resultados.

Mais importante, os sistemas de gerenciamento de reuniões mostram a todos a melhor maneira de as equipes da sua organização realizarem suas reuniões.

Historicamente, todos aprendiam a conduzir reuniões participando de reuniões e copiando o que viram os outros fazerem. Assim, embora a pesquisa tenha descoberto centenas de técnicas brilhantes para reunir grupos, a maioria das pessoas nunca vê essas técnicas na prática. Eles não têm ideia do que é possível.

Um sistema de gerenciamento de reuniões torna as instruções de reuniões disponíveis para todos. Ninguém precisa adivinhar o que deveria estar na agenda, quanto tempo a reunião deveria durar, como conduzir cada parte da discussão ou o que precisa ser escrito. O sistema explica tudo isso, tornando possível para a organização trazer um ótimo processo de reunião e espalhar rapidamente isso para todos os membros da equipe.

Teeming , BoardVantage e Lucid Meetings são exemplos de tecnologias nesta categoria.

3. Colaboração Visual e Apoio à Decisão

Onde está a ação

Muitas das técnicas de reunião mais eficazes, envolventes e produtivas aproveitam nossa capacidade natural de processar informações visualmente. As equipes podem ver padrões com mais facilidade quando podem mover dados, desenhar conexões e incluir imagens.

As equipes que desenvolveram essas técnicas usaram muitas notas adesivas. Após a reunião, eles passaram algum tempo digitando todos aqueles rabiscos e limpando a sala – o que significava que a maioria das equipes guardava essas poderosas técnicas de colaboração para ocasiões especiais.

A colaboração visual e o software de suporte à decisão tornam as notas adesivas digitais. As equipes colaboram em tempo real de qualquer lugar e ninguém precisa digitar nada depois. As melhores ferramentas também oferecem benefícios que você não pode obter facilmente usando papel. Por exemplo, ao coletar feedback em uma ferramenta de suporte à decisão, você pode tornar cada contribuição anônima para aumentar as chances de obter feedback honesto e útil.

Exemplos de tecnologias incluem MURAL , Stormz , GroupMap e iObeya .

4. Feedback da reunião e acompanhamento do desempenho

Estimamos que haja mais de 55 milhões de reuniões todos os dias apenas nos EUA. Em média, os executivos gastam 72% de seu tempo semanalmente em reuniões.

Pouquíssimas organizações acompanham o desempenho dessa época. Você consegue pensar em algum outro processo de negócios que consome tantos recursos, mas não é rastreado ou medido de alguma forma?

O feedback da reunião e a tecnologia de rastreamento de desempenho fornecem às organizações informações sobre esse investimento maciço. Algumas tecnologias calculam automaticamente os custos das reuniões com base nos dados do calendário, criando os números concretos que os líderes precisam ao tomar decisões sobre como se reunir. Outras tecnologias usam a IA para analisar o feedback da reunião e, com base nas emoções dos participantes e nos padrões históricos, prever se um projeto será bem-sucedido ou se uma venda provavelmente será fechada.

As tecnologias nesta categoria incluem MeetingQuality , Gong.io e Inspirometer .

Melhores reuniões são possíveis. Grandes reuniões exigem mudanças na maneira como organizamos e conduzimos essas reuniões, o que no passado significava que você precisava de muito treinamento de facilitação e espaço na parede em branco.

Não mais. Com essas quatro tecnologias, grandes reuniões são possíveis para todos que trabalham em qualquer lugar.

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Elise Keith

Elise Keith é cofundadora da Lucid Meetings e autora de Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization . Para obter mais informações, visite www.jelisekeith.com ou www.lucidmeetings.com e conecte-se com Elise no Twitter @EliseID8.