5 Problemas Comuns de Comunicação Empresarial (+Soluções)

O cenário dos negócios foi um dos muitos elementos da vida cotidiana que foi totalmente virado de cabeça para baixo em 2020 pela pandemia do COVID-19. O coronavírus forçou quase todos os membros da força de trabalho a se afastarem no futuro próximo. Isso, sem saber, criou uma série de problemas de comunicação empresarial.

Muitos locais de trabalho que anteriormente tinham políticas rígidas em relação aos funcionários que trabalhavam em casa tiveram que renunciar a essas regras anteriores. Isso os colocou em território completamente desconhecido, o que significava que as empresas precisavam aprender a se comunicar de uma maneira que antes não conheciam. Neste artigo, abordaremos alguns problemas comerciais comuns causados ​​pela pandemia de coronavírus e como resolvê-los:

• Falta de padronização
• Interpretação e Ambiguidade
• Falta de pistas não verbais na comunicação escrita
• Estar excessivamente conectado
• Falta de feedback

Falta de padronização

No futuro próximo, as reuniões presenciais são coisa do passado. A tecnologia nos deu uma infinidade de opções para onde essas comunicações podem ir, mas agora a questão é que tipo de comunicação deve ir para onde. Você precisa decidir quando e onde você se comunica sobre diferentes tópicos. A falta de padronização pode levar a silos de comunicação e confusão entre seus funcionários. No geral, isso prejudicará as operações do dia-a-dia da sua empresa.

A melhor maneira de resolver esse problema é padronizar os processos de comunicação no local de trabalho para todos os canais. Crie diretrizes claras para que tipo de comunicação deve ir em quais canais. Por exemplo, tarefas importantes devem ser documentadas em um e-mail para os membros apropriados da equipe.

Seu sistema de mensagens instantâneas entre escritórios, como o Slack, deve ser reservado para conversas específicas de projetos e conversas sobre bebedouros. Comentários sobre interações com clientes devem ser reservados para a solução de gerenciamento de relacionamento com clientes de sua equipe.

A padronização firme das comunicações internas trará uma infinidade de vantagens para sua organização. Por um lado, você terá uma trilha de papel formal em todas as interações. Precisa verificar os comentários do seu subordinado direto sobre o projeto mais recente? Verifique a folga. Procurando revisar as informações necessárias antes de uma reunião com o cliente? Dê uma olhada no seu CRM.

A implementação da padronização da comunicação interna do seu escritório geralmente também manterá as coisas organizadas. Se sua equipe está enviando spam para o slack ou e-mail com qualquer coisa, desde informações pertinentes ao cliente até o último meme em tendência no Twitter, é provável que as pessoas comecem a ignorar as mensagens recebidas. Ao definir que tipo de mensagens devem ser enviadas para onde, seus funcionários saberão exatamente o que esperar com cada notificação recebida.

Interpretação e Ambiguidade

Talvez o maior benefício das reuniões presenciais seja que o contexto e as motivações por trás das palavras trocadas em conversas geralmente são bastante claros. Isso porque as pessoas podem fazer perguntas esclarecedoras de acompanhamento no momento, se precisarem. Com a conversa escrita, essa oportunidade é perdida e falhas de comunicação e falhas de comunicação acontecem.

Mas como as comunicações pessoais foram severamente limitadas devido à pandemia de coronavírus, mais pessoas estão optando por canais de comunicação de intranet, como Slack e e-mail, para se comunicar com colegas. É simplesmente mais rápido e eficiente do que a necessidade de coordenar vídeo ou chamadas telefônicas. Mas aqueles que recebem o slack ou o e-mail podem não recebê-lo em tempo real. Isso pode levar a alguns problemas na comunicação clara e conversas potencialmente difíceis.

A conveniência desses canais é ótima para um funcionário ocupado, mas vem com várias desvantagens. É fácil interpretar mal os pensamentos de alguém por meio de comunicação escrita. As pessoas podem estar muito intimidadas ou sem tempo para enviar uma mensagem de acompanhamento e aguardar uma resposta. Portanto, isso significa que, às vezes, os funcionários operam sob uma ideia ambígua ou incompreendida de qual deve ser sua tarefa.

A solução para isso é simples – sente-se com uma mensagem importante por alguns momentos antes de enviá-la a um colega. É mutuamente benéfico para todas as partes envolvidas garantir que todas as comunicações organizacionais sejam claras. Isso é especialmente importante durante a pandemia de coronavírus, pois as pessoas estão trabalhando com horários diferentes em diferentes fusos horários.

Enviar mensagens vagas e pouco claras aos colegas pode atrapalhar projetos importantes, pois eles podem exigir acompanhamento adicional. Para evitar isso, certifique-se de revisar as mensagens e, possivelmente, faça uma revisão de terceiros também, se for apropriado.

Falta de pistas não verbais na comunicação escrita

Assim como o envio involuntário de mensagens ambíguas, confiar apenas em canais de comunicação escritos pode causar alguns problemas de comunicação. Sem poder aproveitar pistas corporais, expressão facial ou tom, é incrivelmente fácil para os comunicadores interpretarem mal as intenções de alguém. A falta de pistas verbais pode ser especialmente confusa em conversas em que as diferenças culturais são um fator. A pessoa mais amigável pode parecer diferente em uma conversa escrita, o que pode ser incrivelmente chocante para algumas pessoas.

Você pode utilizar vários métodos de comunicação para garantir que sua mensagem seja enviada com o mesmo tom que você pretendia transmitir. Se você quiser enviar uma mensagem mais alegre, coloque um emoji ou ponto de exclamação. Mais empresas estão começando a usar emojis como uma ferramenta inovadora de comunicação empresarial . Isso transformará uma mensagem de som severo em uma mensagem positiva e encorajadora. Isso evitará que você involuntariamente force um colega a se perguntar se você está descontente com ele.

Claro, você sempre pode simplesmente incluir o que está tentando transmitir na mensagem em palavras simples. É uma das maneiras mais diretas de garantir que a pessoa para quem você está enviando uma mensagem saiba exatamente o que você está tentando dizer.

Mas a maneira mais eficaz de evitar problemas relacionados a isso é fazer uma videochamada. Com a pandemia de coronavírus continuando a devastar o mundo, as reuniões presenciais não são uma opção no momento. As videoconferências são a próxima melhor coisa. Eles são a melhor maneira de colaborar efetivamente com os colegas. As expressões faciais e o tom são claramente expressos em uma videochamada.

Como informamos anteriormente , “87% dos funcionários remotos dizem que se sentem mais conectados e envolvidos com equipes e projetos ao usar videoconferência”. As chamadas de vídeo, sem dúvida, aumentam a eficiência das comunicações empresariais.

Estar excessivamente conectado

Fonte: Gineris

Com quase todos os membros da força de trabalho trabalhando em casa no futuro próximo, as linhas entre o horário de expediente e a vida pessoal dos funcionários ficaram borradas. Tem sido relatado regularmente durante a pandemia que a esmagadora maioria das pessoas está passando mais tempo no escritório, pois agora está localizado em sua casa. Isso significa que os funcionários correm o risco de serem superconectados.

A capacidade de ser superconectado com tanta facilidade leva as pessoas a trabalhar demais. Com a flexibilidade oferecida por um horário de trabalho em casa, muitas pessoas sentem a pressão de estar “ligado” o tempo todo. Isso significa que eles podem estar enviando mensagens fora do horário comercial.

Isso pode levar as pessoas que anteriormente tinham limites estabelecidos a sentirem a pressão de fazer o mesmo. Trabalhar muito além do horário comercial normal pode levar ao esgotamento, fazendo com que os funcionários tenham um desempenho inferior. Isso pode afetar negativamente seus negócios e o engajamento de seus funcionários também sofrerá.

A melhor maneira de evitar que isso aconteça com seus funcionários é estabelecer regras básicas. Deixe claro que ninguém deve trabalhar além do horário normal. Incentive os funcionários a fazer logoff dos dispositivos de trabalho assim que terminarem a noite — a maioria das mensagens pode esperar até o dia seguinte.

Uma ótima maneira de impor essa mensagem é que a alta administração siga essas regras. Os funcionários estarão menos propensos a trabalhar depois do expediente se não virem seus supervisores fazendo as mesmas coisas. Manter sua organização atualizada garantirá que ela opere com o melhor de suas capacidades. Em geral, promoverá o trabalho em equipe saudável.

Falta de feedback

Fonte: Ótimo lugar para trabalhar

Um negócio saudável e próspero precisa se examinar de todos os lados. Se a administração não solicitar feedback de seus funcionários, a comunicação entre os funcionários se tornará ineficaz. Ele precisa fluir nos dois sentidos para trabalhar a favor da sua empresa. A coleta de feedback dos funcionários por meio de métodos como o envio de pesquisas mostra como seus funcionários estão se saindo no momento.

O feedback de seus funcionários é importante agora mais do que nunca. Embora a pandemia de coronavírus tenha dilacerado o mundo há quase um ano, pessoas diferentes têm reações diferentes a ela. Algumas pessoas podem estar apenas sentindo o estresse e a ansiedade da situação agora. As reações de seus funcionários à pandemia estarão em constante evolução.

O feedback regular é a única maneira de obter informações sobre como seus funcionários estão se saindo, dadas as circunstâncias, e o que você pode fazer para apoiá-los. Essas informações podem ajudá-lo a se antecipar aos funcionários que perdem a motivação para trabalhar duro.

O feedback também fornece informações sobre como a administração está se saindo. Você pode não estar ciente de que algo que está fazendo não está funcionando, a menos que seus funcionários o informem. Agir com base nesse feedback e ajustar os processos no futuro é a única maneira de melhorar suas operações.

Conclusão: uma boa comunicação tornará os funcionários mais felizes

A pandemia de coronavírus mudou a cara do escritório no futuro próximo. Trabalhar em um ambiente de escritório pode nunca mais ser o mesmo. A situação fluida em questão significa que sua empresa terá que girar constantemente para evitar grandes desafios de comunicação. Haverá solavancos ao longo do caminho, mas reserve um tempo para resolver problemas comuns de comunicação que possam surgir.

Só porque a aparência do seu escritório está diferente hoje em dia não significa que seus funcionários remotos não possam ser felizes . Como informamos anteriormente, 90% dos funcionários remotos desejam continuar trabalhando em um horário flexível pelo resto de suas carreiras. Ao atender às necessidades de seus funcionários, você garantirá que eles estejam felizes, o que beneficiará enormemente seus negócios a longo prazo.