Contas telefônicas comerciais: navegando por taxas ocultas e razões para considerar o VoIP

As empresas estão sempre procurando economizar dinheiro onde podem. Um ótimo lugar para começar é examinar os custos de sua conta. Pode ser fácil ignorar a quantidade de dinheiro que sua empresa está gastando em serviços para telefones fixos e celulares. Com a pandemia de coronavírus levando o mundo dos negócios a confiar no VoIP empresarial para se manter à tona, o serviço telefônico que você selecionar é mais importante agora do que nunca.

As chamadas telefônicas são a maneira mais comum de os novos clientes se envolverem com uma empresa e os telefones continuam sendo uma opção de suporte ao cliente. Dada essa necessidade, as operadoras de telefonia geralmente se sentem à vontade para cobrar várias cobranças que podem aumentar significativamente o custo de sua fatura mensal.

Algumas das cobranças podem ser por serviços que você raramente (ou nunca) usa, enquanto outras são ambiguamente chamadas de “taxas de manutenção” e as favoritas de todos: impostos. Não há limite para o nível de criatividade que alguns provedores de telefonia comercial exibem ao encontrar maneiras de ganhar dinheiro com seus clientes. A menos que você já tenha auditado cuidadosamente a fatura da sua empresa, há uma boa chance de você estar pagando mais do que o necessário.

Se você está fora de contato com o quanto os telefones tradicionais estão custando à sua empresa, anotamos algumas dicas para itens que você pode querer ficar de olho na próxima vez que sua fatura chegar. Neste artigo, abordaremos as seguintes seções:

• Como reduzir sua conta de telefone
• Verifique sua conta de telefone existente
• Considere os recursos que você precisa
• Considere o que mais você pode obter de uma solução VoIP moderna
• Revise suas escolhas

Como reduzir sua conta de telefone

Sua fatura pode ser uma despesa comercial necessária, mas isso não significa que ela tenha que custar um braço e uma perna à sua empresa. Esse custo pode ser especialmente difícil para os proprietários de pequenas empresas. Uma coisa a considerar é o custo total de operação do seu sistema telefônico atual. Você pode encontrar esse custo adicionando quanto custou comprar o sistema telefônico com quanto custa para você operá-lo.

Depois de determinar esse custo, você pode decidir se o que você pagou pelo seu sistema telefônico comercial e o que você paga atualmente para operá-lo vale a pena. Você pode comparar esse preço com qualquer que seja sua fatura atual a cada mês. Dessa forma, você pode ver qual aspecto da sua configuração você deve alterar.

Verifique sua conta de telefone existente

A maneira mais fácil de ver quanto você deve cortar dos custos associados ao seu serviço telefônico é verificar sua fatura existente. Por exemplo, os provedores geralmente oferecem um desconto para vários pacotes e podem reduzir os custos administrativos da sua empresa consolidando as contas em um único pagamento.

Isso faz parecer que você está economizando dinheiro. No entanto, isso também leva a uma fatura mais complicada, onde os provedores podem acumular cobranças adicionais que, de outra forma, não seriam possíveis com uma fatura mais simples.

A FCC chegou ao ponto de criar páginas de perguntas frequentes que cobrem assuntos como cobrança de contas telefônicas para ajudar a informar as pessoas sobre o hábito das companhias telefônicas fazerem cobranças não autorizadas. A agência observa que quanto mais sua fatura começar a parecer uma fatura de cartão de crédito, mais você deve se preocupar se está pagando uma quantia justa.

“A decepção é a marca registrada do cramming. Crammers muitas vezes confiam em contas confusas para induzir os consumidores a pagar por serviços que não autorizaram ou receberam, ou que custam mais do que o consumidor foi levado a acreditar… A FCC estimou que o cramming prejudicou dezenas de milhões de lares americanos”.

Você provavelmente já experimentou o choque de receber sua primeira fatura de um novo serviço. A cotação inicial da companhia telefônica provavelmente não mencionava despesas com impostos, sobretaxas ou que você seria cobrado com um mês de antecedência na primeira fatura (as operadoras às vezes cobram a partir da data de instalação, bem como no mês seguinte na primeira fatura).

As companhias telefônicas geralmente têm que pagar impostos sobre vendas sobre o serviço, então não é surpresa que eles cobram isso de seus clientes. No entanto, você deve certificar-se de que a porcentagem arrecadada está realmente de acordo com seus impostos sobre vendas locais e não inflacionada.

Por outro lado, sobretaxas e outros itens são totalmente subjetivos e podem fornecer mais espaço de manobra para negociar sua conta.

Aqui estão alguns itens da sua fatura aos quais você deve prestar muita atenção:

• Linhas de Rollover — São encontradas em linhas telefônicas PSTN tradicionais e permitem que sua empresa lide com várias chamadas de uma só vez, para que seus clientes não encontrem sinais de ocupado. Estes não são baratos, pois podem custar à sua empresa até US $ 30 por linha. É importante observar que você pode obter essa mesma funcionalidade de um sistema IP sem nenhum custo extra.
• Manutenção de Fios — Mais uma vez, este é um item específico para telefones fixos. Esta é uma taxa associada ao custo de fiação de seu escritório.
• Tarifas de longa distância e pedágio — Você não pode evitar se sua empresa tiver que fazer um grande número de chamadas de longa distância e gratuitas. Mas você pode reduzir esse custo mudando essas comunicações para e-mail ou um sistema de telefonia IP.
• Usuários e ramais — Os sistemas telefônicos tradicionais não apenas cobram pelas linhas de rollover, mas cobram por cada linha de que você precisa. Observe que os provedores também tendem a cobrar por usuário, então vale a pena comparar os preços de diferentes provedores aqui.

Algumas acusações serão gravadas em pedra, mas você pode ter um pouco de espaço de manobra em algumas. Se houver uma taxa específica que pareça muito alta para você, vale a pena entrar em contato com seu provedor e tentar negociar.

Considere os recursos que você precisa

O próximo passo para reduzir os custos associados à sua fatura é considerar todos os recursos que você precisa em seu sistema telefônico. Esteja você ou não em um sistema de telefonia PSTN ou IP, muitas vezes você pode ficar preso a contratos caros se tiver agrupado recursos que não está usando.

É importante considerar os recursos de que você precisa em seu sistema telefônico para encontrar um plano que exija apenas que você pague pelo que precisa. Aqui estão alguns recursos básicos e vitais a serem considerados em seu próximo provedor de sistema telefônico.

Encaminhamento de chamadas — Este é um recurso básico que garante que seus clientes possam entrar em contato com você, não importa o que aconteça. Portanto, se você dividir seu tempo entre trabalhar em um escritório e em casa, poderá encaminhar as chamadas do seu número comercial para o seu dispositivo móvel. Muitos provedores de VoIP, como o RingCentral, oferecem o encaminhamento remoto de chamadas como um recurso básico para que você possa encaminhar chamadas em tempo real para garantir que esteja sempre disponível.

Extensões — Em um sistema telefônico PSTN tradicional, um ramal é outro número de telefone fisicamente conectado a um número principal. Quanto mais fiação você fizer, mais isso custará. Os sistemas IP fazem isso virtualmente, e muitos oferecem uma certa quantidade de extensões incorporadas aos planos básicos. Por exemplo, o Grasshopper oferece um plano individual por US$ 26 que inclui até três extensões.

Suporte Remoto — Sem dúvida, chegará um momento em que você precisará fazer a manutenção do seu sistema telefônico. Mas, como a pandemia de coronavírus continua mantendo a grande maioria da força de trabalho remota, pode não ser mais viável que um funcionário externo entre em seu escritório para examinar sua configuração.

Procurar um provedor de telefonia que ofereça suporte remoto é uma opção mais viável hoje em dia. A Nextiva oferece um sistema de suporte remoto para fornecer essa oferta aos seus usuários.

Chamadas ilimitadas – Graças à pandemia, as chamadas telefônicas são mais vitais agora do que nunca. Como as reuniões presenciais praticamente pararam, sua empresa provavelmente passará ainda mais tempo no telefone. Portanto, um sistema telefônico que ofereça minutos de chamadas ilimitados deve ser uma prioridade. Muitos provedores de telefone IP oferecem chamadas ilimitadas, incluindo Vonage Business.

Registros de chamadas — O registro de chamadas é uma ótima maneira de estudar o desempenho de seus funcionários, principalmente de sua equipe de vendas, e avaliar a experiência que você está oferecendo a seus clientes. Os registros de chamadas podem fornecer detalhes importantes, como data e hora da chamada, duração, identificação do chamador e se a chamada foi ou não aceita ou enviada para o correio de voz.

Este é um recurso básico que muitos provedores podem oferecer. 8×8 fornece registro de histórico de chamadas, capacidade de gerenciar registros de chamadas e métricas de registro de chamadas dentro de seus planos.

Considere o que mais você pode obter de uma solução VoIP moderna

Dado que sua empresa provavelmente já está pagando por uma conexão de Internet de banda larga e pode até ter construído uma intranet completa, deve haver um atrito mínimo e uma economia considerável ao mudar para um serviço IP. Não é necessário nenhum hardware adicional, exceto possivelmente um telefone IP.

A maioria das empresas cobra algo em torno de US$ 20 por mês por uma linha VoIP empresarial que inclui tudo o que você esperaria de sua linha telefônica padrão (saudação de correio de voz comercial, chamada em espera etc.), juntamente com uma longa lista de recursos que geralmente não estão incluídos no ofertas de telefone tradicionais ou não estão disponíveis.

Você pode esperar recursos aprimorados de qualquer provedor de VoIP que você selecionar. Aqui estão alguns para ficar de olho:

IVR — Hosted IVR (resposta de voz interativa) é um menu de telefonia e sistema de roteamento que oferece um menu interativo para os chamadores para direcioná-los ao departamento de que precisam. Por se tratar de um sistema inteligente, o IVR pode realizar tarefas que envolvam respostas sim/não ou relacionadas a números dos chamadores. Esse recurso recupera o tempo e a produtividade de seus funcionários, além de garantir que seus clientes tenham um tempo de espera menor.

Atendente Automático — Esse recurso pode ajudar a substituir a função de recepcionista em sua organização. Assim, em vez de exigir que seus chamadores falem primeiro com uma recepcionista para serem transferidos para a parte correta, eles simplesmente terão que pressionar um número associado ao ramal do departamento correto. Assim como no IVR, esse recurso também pode economizar tempo e dinheiro da sua organização.

Videoconferência — A maioria dos provedores de VoIP inclui outros métodos de comunicação em seus planos de telefonia. A videoconferência é uma das opções mais populares. Esta é simplesmente uma função que um sistema de telefonia PSTN não pode fornecer.

Os recursos de videoconferência para determinados planos de telefone IP permitem que centenas de participantes participem de uma só vez, aproximando você de uma reunião presencial da empresa durante a pandemia.

Aplicativo móvel — A maioria dos provedores de telefonia VoIP tem seus próprios aplicativos de softphone, permitindo que você atenda suas chamadas de negócios em qualquer lugar. Os aplicativos geralmente permitem bate-papo por vídeo e mensagens comerciais SMS, além de uma chamada de voz tradicional. Normalmente, você pode alternar entre os meios de comunicação, com informações de conversas anteriores salvas em cada um de seus dispositivos.

Com uma tendência cada vez maior para comunicações unificadas, o VoIP também possibilita uma maior centralização de suas operações comerciais como um todo. A maioria das plataformas VoIP suporta integração com plataformas externas como Salesforce, permitindo que você consolide comunicações e outros aplicativos em um único local. Isso vem com uma longa lista de benefícios que descrevemos recentemente em nosso guia para iniciantes para comunicações unificadas.

Revise suas escolhas

Se o seu serviço telefônico não estiver fornecendo muito mais do que um tom de discagem e você estiver pagando mais de US$ 20 ou US$ 30 por mês por isso, sua empresa provavelmente ficará muito melhor com um pacote VoIP de qualquer número de provedores. Aqui está um detalhamento dos cinco provedores de VoIP corporativos mais bem avaliados de acordo com as classificações de centenas de usuários do GetVoIP:

Conclusão: VoIP é a melhor maneira de reduzir sua conta de telefone comercial

Apesar de todas as formas criativas com que as companhias telefônicas incham suas contas e de todas as maneiras pelas quais você pode negociar uma taxa mais baixa, o VoIP pode ser a maneira mais fácil de economizar dinheiro em suas necessidades de serviços telefônicos para pequenas empresas.

Além de serem mais baratas do que os serviços telefônicos tradicionais, as plataformas de comunicação baseadas em nuvem permitem uma ampla gama de recursos que podem ter um impacto considerável na eficiência operacional e na eficácia geral da capacidade de uma empresa se comunicar internamente e com os clientes.