Automação de processos de negócios e como ela está impulsionando a eficiência da empresa
Publicados: 2022-01-13Toda empresa tem centenas de tarefas internas que acontecem manualmente. As áreas são estruturadas para cumprir suas tarefas e objetivos independentemente do tempo que leva, ou das funções desempenhadas. Então, por que não lançar a automação de processos e a transformação digital?
Diante da constante evolução do mercado e das mudanças de tendências, as empresas devem deixar de lado tarefas que desperdiçam tempo e recursos para automatizar processos.
Hoje em dia, parece estranho falarmos de empresas que realizam processos extensos manualmente, mas não é. 69% das organizações em todo o mundo não saltaram para a transformação digital, talvez devido à ignorância ou medo da inovação.
A verdade é que as empresas que não automatizam processos gastam tempo excessivo em tarefas que poderiam terminar com a ajuda da tecnologia.
O que é Automação de Processos de Negócios?
Quando falamos de automação de processos de negócios, nos referimos à tecnologia para executar tarefas ou processos recorrentes em um negócio. Esse uso permite minimizar custos, aumentar a eficiência e agilizar operações cada vez mais complexas.
A transformação digital tem muito a ver com automação; descreve a otimização dos processos de negócios com a ajuda de novas tecnologias.
Os processos automatizados impulsionam a eficiência, criam padrões razoáveis e, por fim, ajudam as organizações a economizar tempo, dinheiro e recursos. Também organiza tarefas repetitivas e de alto volume, pois são mais acessíveis às máquinas e geram os maiores lucros da organização.
Você sabia que as equipes gastam quase 20% do tempo em tarefas que podemos automatizar, como analisar dados operacionais e revisar relatórios de status? Por isso, os CEOs entenderam que a automação de processos se tornou uma tendência e estão trabalhando para incorporá-la.
Por exemplo, um agente de vendas que liga e acompanha uma grande base de clientes se beneficiaria do uso de um sistema de controle e automação que configura chamadas, cria lembretes e atualiza automaticamente um calendário ou banco de dados de clientes. O mesmo exemplo vale também para as áreas de vendas ou suporte técnico, considerando suas peculiaridades.
Mas não pense que a automação beneficia apenas algumas áreas. A automatização de processos é mais eficaz para aspectos multifuncionais, abrangendo todo o negócio e integrando aplicativos. Mais adiante neste guia, você descobrirá todos os benefícios da automação de processos.
Como as ferramentas de automação de processos de negócios estão atrapalhando o local de trabalho
Cada empresa deve fazer uma análise criteriosa para entender suas próprias necessidades e, assim, implementar a automação nas áreas que relatam mais benefícios.
Neste guia, escolhemos os tipos de automação de processos mais comuns no mercado.
1. Base de Conhecimento
Esse tipo de automação de processos tem ganhado relevância no mercado. A geração do milênio usa cada vez mais um mecanismo de pesquisa para encontrar respostas antes de fazer uma chamada de serviço para o cliente. Além disso, a Econsultancy descobriu que 51% dos clientes preferem suporte técnico por meio de uma base de conhecimento, pois é mais interativo e fácil de usar.
Da mesma forma, 67% dos clientes millennials aumentaram suas expectativas no último ano em relação ao atendimento ao cliente (incluindo a implementação de novas ferramentas, como bases de conhecimento), e 78% mudaram seus negócios para outro lugar após apenas uma experiência ruim de atendimento ao cliente.
A realidade é que os clientes mudaram seus hábitos de consumo e preferem ferramentas que lhes permitam ser mais independentes.
2. Autocuidado
A revista Forbes revelou que 40% dos clientes preferem o autoatendimento ao contato humano, pois se sentem mais à vontade para resolver seus problemas em particular e não querem parecer “estúpidos” com suas perguntas.
Self é a estratégia que utiliza os canais digitais para que os clientes façam pedidos, tirem suas dúvidas e busquem atendimento ou atendimento sem a ajuda de um representante.
É um sistema de atendimento ao cliente que utiliza inteligência artificial e oferece aos consumidores autonomia, agilidade e eficiência.
Neste ponto, você pode pensar que estamos nos referindo a uma base de conhecimento e não há diferenças entre elas. No entanto, o autoatendimento vai muito além, pois foca na experiência do cliente.
3. Gestão de Relacionamento com o Cliente
Quando falamos em automação de processos em uma empresa, não podemos esquecer de uma das grandes estrelas dessa categoria: o CRM em vendas.
No guia sobre CRM em vendas, definimos esse tipo de software como “uma ferramenta tecnológica que é responsável por organizar todos os dados do cliente em um só lugar e permite que sua equipe de vendas automatize tarefas administrativas, organize processos e otimize e gerencie o pipeline”.
A definição é clara e precisa. Ele aborda várias nuances e indica que um CRM é uma ferramenta útil para ajudar os representantes de vendas no dia-a-dia.
4. Atenção Omnicanal
Omnichannel é a estratégia que você pode usar para fornecer aos seus clientes atendimento e serviço de qualidade.
Falar de automação omnichannel é falar de outros tipos de automação de processos. Está sob o guarda-chuva em que todos otimizam o tempo dos funcionários e melhoram a experiência do cliente.
As estratégias omnicanal facilitam a automação dos processos de negócios e, quando todos os canais estão bem integrados, os usuários se beneficiam do uso que melhor se adapta às suas necessidades no momento.
Considerando os tipos de automação de processos citados acima, podemos ver algumas características do omnichannel e sua importância para dar um salto para a transformação digital. Cada um desempenha um papel fundamental dentro da estratégia omnichannel para otimizar o tempo e os recursos do negócio.
5 razões pelas quais sua empresa deve automatizar suas operações
A automação de processos traz uma série de vantagens para as empresas que a implementam. A priori, podemos pensar que os grandes beneficiados serão os colaboradores e equipes de trabalho que evitarão algumas tarefas que demandam muito tempo.
Mas a verdade é que a organização e os clientes também serão beneficiados. Aqui estão sete vantagens da automação de processos.
1. Aumento da Produtividade
O sonho de todos os gestores é aumentar a produtividade da equipe sem precisar estender o horário de trabalho ou investir em mais recursos. Algumas tarefas exigem esforço desnecessário e podem aumentar a produtividade por serem automatizadas.
Por exemplo, os profissionais demoram em média 18 minutos para localizar um documento manualmente, o que representa entre 20% a 40% do seu tempo, e passam 50% do dia pesquisando informações.
Imagine o que eles poderiam conseguir automatizando esses processos!
De fato, as equipes de trabalho deveriam ocupar melhor seu tempo para se dedicar a outras atividades, como melhorar o atendimento e atenção ao cliente e ter um espaço no seu dia para realizar treinamentos ou aumentar seus conhecimentos.
60% das áreas da empresa poderiam economizar 30% do seu tempo com a automação dos processos de negócios. Essa melhoria se refletirá no aumento da produtividade, pois terão mais tempo para focar no cumprimento dos objetivos propostos.
2. Salte em direção à transformação digital
A transformação digital pode parecer um objetivo complexo e avassalador para organizações que não estão nesse caminho. No entanto, a automação de processos pode ser um passo fundamental para adotar aquela cultura de transformação contínua que permite que sua empresa reduza o tempo com tarefas administrativas para focar na melhoria em outros aspectos.
Em princípio, será possível automatizar processos manuais exigindo uma maior disponibilidade de recursos e uma mudança de rumo devido à sua demanda. Assim que ocorrerem algumas diferenças, será mais fácil automatizar os processos para melhor utilizar o tempo da sua equipe.
3. Processos mais claros
A automação exige certa clareza e compreensão de cada processo da empresa. Se você não conhece as pessoas responsáveis por executar os processos e as tarefas envolvidas, não pode projetar e automatizar seu fluxo de trabalho de forma eficaz.
O mapeamento de processos pode servir como recurso de treinamento e esclarecer todos os colaboradores. As informações obtidas pela análise de um processo automatizado podem mostrar a lacuna entre como ele está ocorrendo atualmente e sua versão definitiva.
4. Processos mais ágeis
Parece redundância, mas um dos grandes resultados da automação de processos é a simplificação. Responsabilidade clara, análise de resultados, notificações personalizáveis, insights valiosos e retornos mais rápidos facilitam a eliminação de atividades de baixo custo e o foco na melhoria de tarefas que agregam valor.
5. Registros do Cumprimento de Tarefas
Com a automação de processos, há também o registro de todos os detalhes de uma determinada atividade. Podemos apresentar essas informações para demonstrar conformidade durante auditorias ou avaliações internas
As 5 melhores soluções de automação de processos de negócios para vários setores
Os principais benefícios da automação de operações são a redução de custos, aumento da produtividade, disponibilidade, confiabilidade e desempenho.
1. Redução de Custos
A automação tem muitos benefícios, e este é um dos principais. Todo negócio enfrenta pressão internacional para aumentar sua lucratividade. Uma abordagem para alcançar isso é a redução de custos. Mas a redução dos recursos do data center impacta negativamente toda a empresa.
O software de automação é uma abordagem mais inovadora e melhor para conter e reduzir custos. A oportunidade mais significativa que apresenta é aumentar o serviço ao cliente (usuário final) enquanto diminui sistematicamente os custos.
A administração muitas vezes ignora esse potencial de economia. A maioria dos servidores modernos tem custos operacionais baixos, o que significa que o custo total de propriedade é menor. O preço do pessoal de operações pode chegar a 71% do custo total.
2. Aumento da Produtividade
O segundo grande benefício da automação de processos e tarefas é um aumento significativo na produtividade. À medida que as necessidades de tecnologia de uma organização crescem, a produtividade se torna uma preocupação importante. Normalmente, como algumas áreas de negócios tinham ferramentas para aumentar sua eficácia e produtividade, as operações de TI ficavam em segundo plano.
A proliferação de software de produtividade de desktop gerou conquistas substanciais nos ambientes de escritório e de recursos humanos. Mas, em vez de aliviar a carga de trabalho dos profissionais de TI, a disseminação do PC significa que eles precisam fazer mais.
À medida que as pessoas usam mais computadores, elas também exigem mais do sistema. Mais usuários geram mais trabalhos e a produção de impressão aumentou apesar da redução dos relatórios impressos.
Apesar da tendência para transações online e sistemas cliente/servidor, as cargas de trabalho em lote continuam a crescer. Os trabalhos em lote ainda consomem a maior parte do tempo da CPU e, nas grandes empresas, os trabalhos são abertos constantemente.
3. Disponibilidade
A disponibilidade é o terceiro grande benefício da automação de processos. As empresas estão cada vez mais dependentes de computadores. As pessoas realizam negócios diários por meio de sistemas on-line: carregamento de pedidos de compra, reservas, instruções de montagem, pedido de remessa e a lista continua. Se o computador não estiver disponível, a empresa sofre.
Anos atrás, era aceitável que o computador ficasse indisponível por algumas horas. Nesta era, com o alto volume de computação em nuvem, a interrupção de sistemas críticos pode custar milhões de dólares em vendas perdidas e prejudicar a reputação da empresa.
4. Confiabilidade
A produtividade é um benefício óbvio da automação. No entanto, a confiabilidade é a verdadeira jóia da coroa. É a pedra angular de qualquer bom departamento de operações de TI e, sem ele, você cria confusão, caos e usuários insatisfeitos.
As operações de TI exigem dois conjuntos de habilidades opostas: Por um lado, uma pessoa de operações precisa de habilidades altamente técnicas, como entender as complexidades de um sistema operacional e analisar e resolver problemas à medida que surgem. Por outro lado, essa mesma pessoa deve ficar satisfeita apertando botões e colocando papel.
Os processos automatizados garantem que os trabalhos não sejam esquecidos ou fiquem fora de sequência, que você insira os dados corretos e que qualquer processamento especial necessário aconteça.
5. Desempenho
O quinto benefício da automação de processos está relacionado a uma melhoria acentuada no desempenho. Toda empresa quer que seu ambiente funcione como um puro-sangue.
Embora os avanços na computação os tornem mais rápidos e mais baratos a cada ano, as demandas sempre os fazem funcionar com capacidade total e eventualmente excedem o nível de capacidade que a infraestrutura de computação possui. Isso deixa muitas empresas querendo melhorar o desempenho do sistema.
Duas opções para melhorar o desempenho são: atualizar seu hardware ou comprar um sistema mais novo. E ambas as opções são caras. Também é possível ajustar e configurar um sistema para melhor desempenho, mas isso requer o trabalho de uma pessoa altamente qualificada que geralmente não está disponível 24 horas por dia.
E, uma vez que configuramos um sistema para uma determinada carga de trabalho, a configuração não é mais ideal se a carga de trabalho mudar. O software de automação pode resolver esses desafios e ajudar a aumentar o desempenho do sistema.
Conclusão
A automação de processos se tornou uma tendência, e as empresas devem se adaptar para evitar o rebaixamento ao mercado. Claro que cada organização tem suas prioridades, mas é inegável que a tecnologia é o meio para otimizar muitas tarefas e aumentar a produtividade das equipes.
Pense em como a transformação digital revolucionou as tarefas manuais e minimizou o erro humano. Identificar os processos a serem automatizados é essencial para redefinir o caminho da empresa para a transformação digital. Os funcionários terão mais tempo disponível para tarefas mais complexas e cruciais, enquanto as organizações aproveitarão os benefícios.
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