Empresas desperdiçam 89 dias por ano com “matéria escura”, revela relatório

Um novo relatório produzido pelo provedor de software de gerenciamento de projetos Wrike concluiu que a “matéria escura” do trabalho – atividades e informações sobre as quais os líderes de equipe não têm visibilidade e são difíceis de rastrear – representa 89 dias do tempo médio de uma empresa todos os anos.

O boom do trabalho híbrido turvou as águas cada vez mais, com aplicativos de videoconferência e outras tecnologias que nos permitem comunicar de diferentes locais, aumentando a complexidade e a tecnologização das funções baseadas no conhecimento.

O preocupante para as empresas é que isso não apenas desperdiça tempo, mas milhões de dólares todos os anos – mas pode haver uma solução na centralização.

O que é a “Matéria Escura do Trabalho”?

O relatório – que pesquisou 2.807 trabalhadores nos EUA e no Reino Unido em empresas com mais de 1.000 funcionários – define a “Dark Matter of Work” como “atividade e informação que não podemos ver imediatamente, mas que tem uma influência poderosa em tudo ao seu redor. isto."

Inspirado na definição do CERN da matéria escura presente no universo – The Dark Matter of Work existe “em textos, aplicativos, videochamadas, planilhas e conversas” e pode “puxar facilmente negócios e projetos na direção errada”.

Fundamentalmente, é o tipo de trabalho não quantificável, muitas vezes de natureza logística, organizacional ou administrativa, que é difícil de rastrear e consome tempo de trabalho valioso.

Os líderes empresariais estão a par disso – de acordo com o relatório, eles acreditam que só têm visibilidade de 54% do trabalho que ocorre, o que significa que 46% é “matéria escura”. Os funcionários, por outro lado, acham que até 55% de seu trabalho não é visível.

O trabalho híbrido tornou os trabalhos mais complexos

Embora a matéria escura no local de trabalho existisse muito antes da pandemia, a mudança em massa para arranjos de trabalho remotos e híbridos – dos quais 84% ​​dos líderes de funções de negócios consideram “irreversível” – aumentou a complexidade de nossas vidas profissionais e reduziu ainda mais a visibilidade do trabalho.

Uma área-chave onde isso pode ser visto é na aceitação de novos aplicativos.

Desde março de 2020, a equipe de marketing média viu cerca de 10 novas ferramentas de não comunicação adicionadas ao arsenal de aplicativos existentes que usam para o trabalho, além de três novas ferramentas de comunicação e colaboração.

De acordo com o relatório, as agências criativas tiveram que se familiarizar com 12 novos aplicativos de não comunicação no mesmo período e, além disso, três novas ferramentas de comunicação, como Microsoft Teams e Slack.

Fazer malabarismos com um número maior de ferramentas leva tempo, especialmente quando são ferramentas desconhecidas, mas os períodos de ajuste não foram possíveis para muitas empresas lançadas em cenários híbridos e remotos pela pandemia.

As equipes que fizeram a mudança levaram um tempo médio de transição de apenas 10,5 dias, em comparação com um processo que a maioria das empresas previa levar cerca de 15 meses antes da pandemia. Isso deixou pouco tempo para analisar o impacto dos novos aplicativos necessários para facilitar o trabalho em casa.

Não é surpreendente, então, que 70% dos trabalhadores do conhecimento tenham dito que estão “estressados ​​por ter que fazer malabarismos com várias tarefas, sistemas e aplicativos”, com 60% pensando que já havia muitos antes da pandemia.

Os líderes de negócios não são ingênuos ao estresse causado pela explosão de aplicativos – 79% sabem que há muitos, mas não preveem outra maneira de concluir o trabalho.

Eles ainda estão desconectados, no entanto. Por exemplo, os líderes empresariais acreditam que, em média, seus funcionários usam 10 aplicativos por dia – os funcionários relatam que usam cerca de 14.

A propagação da atividade da matéria escura

A mudança em massa para o trabalho remoto facilitou a atividade da matéria escura, sustentada pela crescente complexidade do trabalho realizado em espaços digitais.

Um bom testemunho disso é o fato de que um trabalhador do conhecimento agora envia uma média de 295 mensagens por dia, todas elas levam tempo para serem escritas e serão essenciais para a colaboração em projetos e outros trabalhos, mas essas mensagens são completamente 'invisíveis ', não quantificável e difícil de rastrear em relação às metas da equipe ou do negócio.

Isso pode ser classificado como trabalho não estruturado, do qual “o propósito e os benefícios não são claros, documentados, comunicados ou tangíveis”.

Outra questão são as reuniões. De acordo com o relatório, os trabalhadores do conhecimento gastam uma média de 2,79 horas por semana em reuniões, enquanto 78% das empresas pesquisadas concordam que “muitas das reuniões (das quais eles) participam poderiam ser facilmente substituídas por um e-mail”.

Tragicamente, 69% dos líderes de funções de negócios querem reduzir o tempo que seus funcionários passam em reuniões, mas não sabem como.

As consequências da matéria escura: tempo perdido, dinheiro perdido

De acordo com o Wrike, essa explosão de matéria escura no local de trabalho significa que as empresas com trabalhadores do conhecimento estão desperdiçando cerca de 13,7 horas por semana, ou 89 dias por ano. Por trabalhador do conhecimento, esse tempo perdido custa cerca de US$ 16,5 mil – mas as margens são ainda mais dramáticas no nível de negócios.

“O tempo perdido em atividades, como repetir o trabalho que já foi feito, participar de reuniões improdutivas ou acompanhar ações e status”, explica o relatório, “custa milhões à empresa média”.

Para empresas com cerca de 3.200 funcionários, os custos totais médios de tempo perdido, projetos atrasados/cancelados combinados e rotatividade de funcionários (muitas vezes estimulados por problemas que acompanham o aumento da matéria escura no local de trabalho) é de cerca de US$ 60,76 milhões por ano .

A solução: uma “fonte única de verdade”

Wrike sugere que, para “aproveitar” a Matéria Escura do Trabalho, os líderes empresariais devem criar fontes únicas de verdade para suas organizações.

O relatório conclui que essa solução deve ser “robusta o suficiente para gerenciar e orquestrar fluxos de trabalho complexos, além de ser simples o suficiente para ser usada por funcionários comuns”.

A própria plataforma do Wrike seria, é claro, sua sugestão, mas independentemente do provedor, há claramente uma necessidade de as empresas adotarem algum tipo de “ Work OS ” para reduzir o desperdício de tempo e dinheiro.

Qualquer que seja a cura a longo prazo, está claro que a matéria escura não rastreada no local de trabalho saiu do controle – e para o bem das empresas e dos funcionários, ela precisa ser tratada.