As empresas podem operar online?

O mundo muda diariamente e as empresas não ficam para trás. Como resultado, os investidores estão a encontrar soluções e estratégias para gerir as suas empresas com custos baixos e, ao mesmo tempo, obter lucros mais elevados. Uma solução para isso é que as empresas, principalmente as startups, utilizem o aluguel de um escritório virtual para economizar no aluguel.

Os funcionários podem reservar tempo para trabalhar porque não é necessário deslocamento diário, daí a flexibilidade. Dessa forma, as empresas podem acompanhar a concorrência apesar de trabalharem em um escritório virtual. Além disso, aumenta a privacidade, o que é crucial para o crescimento e o florescimento das empresas.

O que é um escritório virtual?

Um escritório virtual é uma base online onde empregadores e funcionários podem trabalhar e expandir suas empresas sem se reunirem em um escritório com quatro paredes. O aluguel de escritório virtual possui linha telefônica, posto de endereço, recepcionista, serviço de correio e correio de voz e salas de reuniões. Além disso, oferece diversos serviços, como videoconferência e serviços em nuvem.

Tipos de escritórios virtuais

Os escritórios virtuais variam dependendo dos pacotes. Os três tipos de escritórios virtuais incluem;

Um escritório virtual com espaço de trabalho : permite que os funcionários acessem faces de trabalho que parecem mesas e um espaço de coworking. Dessa forma, os funcionários ainda podem trabalhar juntos e discutir soluções para manter a empresa funcionando.

Escritório virtual com endereço comercial : esse tipo de escritório permite usar um endereço de escritório virtual ou até mesmo atender chamadas e encaminhar correspondências.

Um escritório virtual com endereço comercial e espaço de trabalho : você pode acessar o endereço e um espaço de trabalho se escolher este tipo de escritório virtual para administrar uma empresa. Assim, você tem um local para trabalhar com endereço sem precisar alugar um quarto.

Por que escolher um escritório virtual?

Hoje em dia, a maioria das empresas está migrando para escritórios virtuais pelos seguintes motivos;

Multitarefa

O aluguel de escritório virtual usa tecnologia avançada para administrar negócios. Assim, você pode realizar mais de uma tarefa para atender às necessidades cruciais de uma empresa. Por exemplo, permite atender uma chamada enquanto lê mensagens simultaneamente. Dessa forma, você fornece feedback oportuno aos seus clientes, o que ajuda a ganhar sua confiança. Além disso, sua recepcionista mantém você atualizado sobre os compromissos e o que a maioria dos clientes diz.

Maior flexibilidade

Você pode alterar facilmente a localização do seu escritório virtual se enfrentar desafios em sua localização atual. Novamente, a maioria dos escritórios virtuais oferece termos de contrato flexíveis após você mudar de ideia. Novamente, dependendo do seu negócio, você pode escolher um contrato de longo ou curto prazo.

Também inclui horários de expediente flexíveis. Isso ocorre porque os funcionários não precisam se deslocar diariamente para trabalhar no escritório. Além disso, você pode trabalhar à noite ou depois de outro dia de trabalho, dependendo de como e quando achar melhor para você.

Menos dias de doença

Apesar de trabalhar para uma empresa há muitos anos, às vezes você liga dizendo que está doente e precisa de vários dias para ficar em casa. No entanto, um escritório virtual ainda pode funcionar se você se sentir forte o suficiente para trabalhar. Novamente, você não precisa se preocupar com deslocamentos e pode trabalhar várias horas antes de descansar. Conseqüentemente, você ajuda a produtividade da empresa, ao contrário de um escritório real, onde vários dias de licença médica podem afetar as operações da empresa.

Produtividade aumentada

Os funcionários que trabalham em casa sentem-se felizes e têm liberdade, ao contrário daqueles que trabalham em um escritório físico. Novamente, você não precisa se preocupar com as discussões dos funcionários, o que afeta o progresso da empresa. Conseqüentemente, você pode ver progresso porque percebe lucros anuais mais elevados de seus trabalhadores ativos.

Equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Os funcionários têm uma vida fora do trabalho em escritórios. Assim, um escritório virtual permite que os funcionários façam exercícios, cuidem dos filhos ou idosos ou façam uma corrida noturna, dependendo do horário de trabalho. Novamente, você não precisa se preocupar com deslocamentos e atrasos para o trabalho. Isso ocorre porque você pode criar seu horário de trabalho e viver uma vida normal.

Desvantagens de um escritório virtual

Se você está pensando em alugar um escritório virtual, deve considerar as desvantagens, incluindo;

Tentação de relaxar

Trabalhar em casa pode tentá-lo a se tornar pouco profissional. Você pode pular horas ou dias de trabalho, violando o acordo com seu empregador. Novamente, você pode esquecer a ética de trabalho, necessária quando se trabalha em um escritório virtual.

Solidão e Isolamento

Às vezes, a presença de colegas num escritório aumenta a motivação no trabalho. No entanto, a falta de interações face a face pode criar solidão e isolamento, especialmente quando se está sozinho. Isso pode afetar sua saúde mental e resultar em condições como ansiedade e depressão. Além disso, se persistir por muito tempo, poderá levar a outras doenças crônicas que afetarão seu trabalho e sua vida familiar.

Esgotamento do funcionário

Alguns trabalhadores podem trabalhar demais porque têm mais tempo livre. No entanto, isso poderia aumentar o esgotamento dos funcionários, afetando o crescimento da empresa. Portanto, a empresa deve incentivar os funcionários a tirar folga e descansar, apesar de utilizar o aluguel de escritórios virtuais.

Menos suporte

A falta de interação com outros funcionários, o gestor e o proprietário da empresa pode levar a menos apoio aos trabalhadores e à empresa. Além disso, a falta de apoio pode resultar no encolhimento da empresa devido à falta de estratégias. Se isto continuar, poderá levar ao encerramento de uma empresa.

Falta de Unidade

Se os funcionários não tiverem interação física por um longo período, pode ser difícil construir relações de trabalho. As relações pessoais no ambiente de trabalho são cruciais para o crescimento de uma empresa. No entanto, a falta de união faz com que os colaboradores não forneçam soluções vitais para o crescimento da empresa.

Perguntas a se fazer antes de escolher um escritório virtual

Considere as vantagens e desvantagens de um escritório virtual e responda às seguintes perguntas antes de iniciar um.

• Como o ambiente de trabalho afetará seus funcionários?
• Você consegue apoiar seus funcionários apesar de trabalharem sem interação física?
• Trabalhar em um ambiente remoto atenderá às necessidades dos clientes?

Conclusão

Um escritório virtual tem muitas vantagens, apesar da falta de interações físicas. Novamente, ajuda você a economizar dinheiro, especialmente ao administrar uma pequena empresa. Apesar disso, deve-se considerar os riscos deste tipo de ambiente de trabalho, incluindo menos apoio e falta de união entre os trabalhadores.