Escolhendo a plataforma de viagens corporativas certa para o tamanho da sua empresa

A escolha da plataforma de viagens corporativas certa pode impactar significativamente a eficiência e o custo-benefício do gerenciamento de viagens. Uma plataforma adequada agiliza a reserva de viagens, o rastreamento de despesas e a conformidade com políticas, levando a economias substanciais de tempo e custos.

Isto significa menos encargos administrativos, melhor controlo sobre as despesas de viagem e maior satisfação dos viajantes para as empresas. A plataforma certa de gestão de viagens oferece informações valiosas através da análise de dados, ajudando as empresas a otimizar estratégias de viagens e a negociar melhores tarifas com os fornecedores.

Este blog explica como a empresa de gestão de viagens certa impacta a eficiência operacional do negócio e fornece etapas para escolher uma.

Impacto das plataformas de viagens na eficiência da gestão de viagens

1. Processos de reserva simplificados: uma plataforma de viagens robusta simplifica o processo de reserva, permitindo que os funcionários reservem viagens rapidamente e de acordo com as políticas da empresa. Os fluxos de trabalho automatizados reduzem a necessidade de intervenção manual, minimizando erros e economizando tempo.

2. Rastreamento e relatórios de despesas: A plataforma eficiente de gerenciamento de viagens integra o gerenciamento de despesas, permitindo o rastreamento em tempo real das despesas de viagem. Essa integração ajuda as empresas a monitorar gastos, impor limites orçamentários e obter insights sobre custos de viagens.

3. Conformidade com políticas: Uma boa empresa de gestão de viagens garante a adesão às políticas de viagens corporativas, incorporando-as nos processos de reserva e aprovação. Isto reduz o risco de reservas não conformes e ajuda a manter padrões consistentes.

4. Análise de dados e relatórios : plataformas avançadas de viagens fornecem análises detalhadas e recursos de relatórios. Esses insights permitem que as empresas identifiquem padrões de gastos, avaliem o ROI das atividades de viagens e tomem decisões baseadas em dados para otimizar as políticas de viagens.

5. Negociações com fornecedores: com dados abrangentes sobre viagens à sua disposição, as empresas podem negociar melhores tarifas com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos. Descontos por volume e programas de fidelidade tornam-se mais acessíveis, gerando ainda mais economia de custos.

6. Satisfação do viajante: uma plataforma intuitiva e fácil de usar aprimora a experiência do viajante, oferecendo opções convenientes de reserva, suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e integração perfeita com dispositivos móveis. Viajantes satisfeitos são mais produtivos e engajados, levando a melhores resultados de negócios.

Necessidades variadas de diferentes tamanhos de empresas

1. Pequenas empresas: As pequenas empresas geralmente exigem soluções econômicas que ofereçam funcionalidades básicas como reservas, controle de despesas e relatórios simples. Estas empresas beneficiam de plataformas de gestão de viagens que são fáceis de implementar e dimensionar à medida que crescem. O controle de custos e a facilidade de uso são fatores críticos.

2. Médias Empresas: À medida que as empresas crescem, as suas necessidades de viagem tornam-se mais complexas. As empresas de médio porte podem precisar de recursos adicionais, como aprovações em vários níveis, integração com sistemas financeiros existentes e ferramentas de relatórios mais sofisticadas. A escalabilidade e a personalização tornam-se mais importantes para acomodar volumes crescentes de viagens e requisitos diversos.

3. Grandes empresas: As grandes empresas normalmente têm necessidades de viagens extensas e variadas, exigindo soluções abrangentes de gestão de viagens. Estas plataformas devem lidar com grandes volumes de reservas, integrar-se perfeitamente com vários sistemas (RH, finanças, conformidade) e oferecer análises avançadas para a tomada de decisões estratégicas. Recursos de segurança aprimorados, suporte global e aplicação robusta de políticas também são cruciais para o gerenciamento eficaz de operações de viagens em grande escala.

8 etapas para escolher a plataforma de gerenciamento de viagens certa para o tamanho da sua empresa

Etapa 1: avalie suas necessidades de negócios

• Identifique padrões e volume de viagens: avalie a frequência e o tipo de viagens que sua empresa realiza, incluindo destinos comuns e durações típicas de viagem.
• Determine requisitos específicos: considere se as necessidades do seu negócio incluem viagens internacionais, programas de passageiro frequente ou acomodações específicas.
• Entenda as necessidades de conformidade: certifique-se de que a plataforma possa oferecer suporte às políticas de viagens e aos requisitos de conformidade da sua empresa.

Etapa 2: definir os principais recursos

• Recursos essenciais: procure funcionalidades básicas, como automação de reservas, controle de despesas e atualizações em tempo real.
• Recursos avançados: empresas maiores podem precisar de recursos como relatórios personalizados, insights baseados em IA e integração com outros softwares empresariais.
• Escalabilidade: Garanta que a plataforma de gerenciamento de viagens possa crescer junto com o seu negócio, acomodando volumes crescentes de viagens e expandindo funcionalidades.

Etapa 3: avaliar a usabilidade e a experiência do usuário

• Interface amigável: Escolha uma plataforma que seja intuitiva e fácil de usar pelos funcionários.
• Integração e treinamento: considere a facilidade de integração de novos usuários e a disponibilidade de recursos de treinamento.
• Suporte ao cliente: certifique-se de que o provedor ofereça suporte robusto ao cliente para ajudar com quaisquer problemas ou dúvidas.

Etapa 4: compare custos e ROI

• Modelos de preços: entenda as diferentes estruturas de preços, sejam elas baseadas em assinatura, taxas por transação ou híbridas.
• Custo total de propriedade (TCO): avalie todos os custos associados à plataforma, incluindo configuração, manutenção e possíveis atualizações.
• Retorno do Investimento (ROI): Considere como a plataforma pode ajudar a reduzir custos de viagem e melhorar a eficiência para justificar o investimento.

Etapa 5: verifique os recursos de integração

• Compatibilidade: Garanta que a plataforma de gerenciamento de viagens possa ser integrada aos seus sistemas existentes, como software de RH, finanças e gerenciamento de despesas.
• Sincronização de dados: procure plataformas que ofereçam sincronização perfeita de dados entre vários aplicativos.
• Estudos de caso: revise estudos de caso ou depoimentos que demonstrem integrações bem-sucedidas.

Etapa 6: Priorize a segurança e a conformidade

• Segurança de dados: Garanta que a plataforma cumpra padrões rigorosos de segurança de dados para proteger informações confidenciais dos viajantes.
• Regulamentos de privacidade: verifique a conformidade com regulamentos como GDPR, CCPA e outras leis relevantes de proteção de dados.
• Aplicação de políticas: escolha uma plataforma de gerenciamento de viagens que possa aplicar as políticas de viagens da sua empresa e manter trilhas de auditoria para monitoramento de conformidade.

Etapa 7: Pesquise a reputação e o suporte do fornecedor

• Avaliações de fornecedores: leia avaliações e classificações de outras empresas para avaliar a reputação de plataformas potenciais.
• Atendimento ao cliente: Avalie a qualidade e a disponibilidade do suporte ao cliente, incluindo tempos de resposta e capacidades de resolução de problemas.
• Confiabilidade: Considere o histórico e o histórico do fornecedor no fornecimento de serviços estáveis ​​e confiáveis.

Etapa 8: conduza um teste piloto e obtenha feedback

• Teste piloto: implemente um teste da plataforma com um pequeno grupo de usuários para testar sua funcionalidade e adequação ao seu negócio.
• Colete feedback: colete feedback detalhado dos usuários sobre sua experiência com a plataforma, incluindo quaisquer desafios ou benefícios.
• Ajustar e finalizar: Use o feedback para fazer os ajustes necessários antes da implementação em grande escala para garantir que a plataforma atenda às suas necessidades de negócios.

Opte pela plataforma certa de gerenciamento de viagens

Escolher a empresa de gestão de viagens certa é uma decisão estratégica que requer uma consideração cuidadosa das necessidades e objetivos exclusivos do seu negócio. Ao seguir essas oito etapas, você pode garantir a seleção de uma plataforma que não apenas reduza os custos de viagens e aumente a eficiência, mas também se adapte ao seu negócio e apoie seus funcionários de maneira eficaz.

Adotar uma abordagem completa e estruturada o ajudará a tomar uma decisão informada que beneficiará sua empresa no longo prazo.