ERP baseado em nuvem: o melhor guia a seguir

À medida que as empresas integram seus sistemas e crescem, ter softwares importantes incorporados na nuvem está se tornando popular. É aqui que o ERP baseado em nuvem brilha e pode ser valioso para um negócio.

Os sistemas baseados em nuvem incluem aplicativos, serviços e recursos que podem ser acessados ​​pela Internet em vez de servidores de dados locais. ERP significa planejamento de recursos empresariais, que são sistemas de gerenciamento que incluem vários serviços que auxiliam um negócio, como manufatura, cadeia de suprimentos, contabilidade, interpretação de dados, marketing e outros.

Hospedar esses sistemas na nuvem pode ajudar na eficiência operacional, automatizando análises e relatórios e melhorando a funcionalidade dos negócios.

• Definição de ERP baseado em nuvem
• Como isso funciona?
• Tipos
• Vantagens do ERP baseado em nuvem
• Desvantagens do ERP baseado em nuvem
• Como escolher o melhor software ERP baseado em nuvem
• Estratégias de implementação de ERP na nuvem
• ERP baseado em nuvem para pequenas empresas
• Diferença entre ERP no local e ERP baseado em nuvem

O que é ERP baseado em nuvem?

O ERP baseado em nuvem ajuda a automatizar e aumentar a eficiência de conexão e colaboração com equipes em toda a empresa. Isso ajuda a preencher as lacunas entre essas equipes, pois os sistemas são simplificados para facilitar o acesso. Isso cria uma visão compatível com todas as equipes de uma empresa, permitindo que elas tenham acesso à perspectiva dos dados que podem ajudar em suas tarefas.

Ao permitir que esse sistema viva na nuvem, isso pode liberar os servidores de dados locais da empresa para outras informações mais vitais e confidenciais para o negócio. Ao usar a nuvem, isso pode permitir que os funcionários acessem esses sistemas remotamente e a qualquer momento, dando-lhes uma vantagem ao tomar decisões informadas rapidamente.

Como funciona o software ERP baseado em nuvem?

O ERP baseado em nuvem funciona como um serviço que ajuda as empresas a dar a seus funcionários acesso a aplicativos de software que operam em recursos compartilhados online. É um sistema que ajuda as equipes a se comunicarem melhor nos processos e agilizar as operações para o negócio como um todo. Todas as empresas normalmente têm seu próprio software especializado, exclusivo para elas, no entanto, ter um ERP universal e acessível a todos os funcionários pode ser importante.

Quem deve mudar para um ERP baseado em nuvem?

Melhorar o negócio é sempre importante e deve ser priorizado, porém nem todos os processos são corretos para todas as equipes. Para o ERP baseado em nuvem em geral, há muitos benefícios para praticamente todos os negócios.

Um sistema ERP online é eficaz para empresas que concentram grande parte de sua receita em tecnologia. Como o sistema ERP é on-line, isso oferece potencial de crescimento e soluções econômicas para as empresas. Contanto que a integração de um ERP baseado em nuvem ajude com custo, eficiência e seja planejada de acordo, pode ser benéfica para a maioria das empresas.

Tipos de ERP baseado em nuvem

Para ERPs baseados em nuvem, uma empresa pode implementar um serviço totalmente online. Ao passar por um terceiro, outra empresa fornecerá aplicativos para uma empresa utilizar. Isso fornecerá a uma empresa aplicativos exclusivos que são os melhores para as operações.

Outro tipo de ERP baseado em nuvem é um híbrido, implementando ERP local e baseado em nuvem juntos para obter o melhor dos dois mundos. Isso pode ser útil para empresas que já têm um plano local implementado e desejam mover alguns recursos para a nuvem, dependendo de suas operações e equipes. Isso também é útil para equipes que têm recursos suficientes para implementar ambos e ainda são rentáveis ​​para sua empresa.

O que é sistema ERP baseado em nuvem

Ao implementar um sistema ERP baseado em nuvem, é importante planejá-lo com cuidado, pois adicioná-lo a um ecossistema de negócios não é uma maneira fácil de sair de certos aspectos de negócios. O retorno do investimento de um sistema ERP baseado em nuvem pode ser incrivelmente benéfico, no entanto, requer um plano de jogo bem pensado com objetivos em mente.

Ter sistemas acessíveis via internet e remotamente é um aspecto para se acostumar, porém aprender todas essas aplicações é outra área que precisa ser abordada. Trazer colegas de equipe para a ideia de integração baseada em nuvem também pode ser algo que deve ser discutido entre a empresa. Mais importante ainda, ter um plano de gerenciamento de mudanças organizacionais é importante para preparar os funcionários para essa mudança na operação.

O que é um software ERP baseado em nuvem?

Sendo um software baseado em nuvem acessado pela internet, o serviço em si não é mais fornecido pelos servidores locais de uma empresa. Portanto, SaaS (Software as a Service) será usado para obter acesso.

Existem muitas soluções ERP baseadas em nuvem diferentes disponíveis para as empresas. A diferença mais importante entre todos eles é que todos atendem a diferentes aspectos de seus sistemas ou aplicativos. Ter o melhor software não garante o sucesso de uma empresa.

Embora cada sistema tenha diferentes pontos fortes e fracos, é importante identificar quais são e como afetam a eficiência de uma empresa. Em última análise, configurar este software para atender ao seu negócio visa aumentar a organização e a produtividade. Dependendo do negócio e de sua estrutura operacional, diferentes softwares são necessários para tornar a empresa bem-sucedida. Pesquisar o melhor software levará a uma perspectiva valiosa sobre a integração e importância de um ERP baseado em nuvem.

Benefícios do ERP baseado em nuvem

O ERP baseado em nuvem tem uma infinidade de benefícios quando implementado em um negócio corretamente.

• Custo benefício

  Usar um sistema na nuvem geralmente é mais barato do que criar um servidor de dados local porque não há um custo inicial para esse serviço. Os pagamentos são feitos com um método de assinatura (normalmente mensal), por isso é mais fácil de gerenciar.

• Redução no custo/infraestrutura de suporte de TI

  Além de menos custos iniciais para integrar o sistema, a redução da equipe de TI também ajudará a economizar custos. O serviço é gerenciado por um fornecedor terceirizado, reduzindo a necessidade de equipe de TI nesse departamento.

• Apenas recursos necessários

  Ao analisar um determinado ERP baseado em nuvem, é importante observar quais aplicativos são necessários para os negócios. Quando estes forem encontrados, ajudará a usar os recursos necessários à empresa e a não pagar por nada desnecessário.

• Uma plataforma/acessibilidade

  Ao integrar todos os serviços e aplicativos em uma plataforma baseada em nuvem, os funcionários podem acessar facilmente todos os serviços em uma área, reduzindo a necessidade de mais programas ou software. Isso também pode ajudar a criar um banco de dados central para que as equipes obtenham informações sobre outras equipes e trabalhem juntas com eficiência.

• Melhorando a qualidade do produto

  Em última análise, a integração de um sistema para ajudar na eficiência levará a um aumento na qualidade dos serviços e produtos. Esta é uma estratégia que pode ajudar uma equipe a trabalhar em conjunto e desenvolver o monitoramento em tempo real de seu trabalho. Isso ajudará a gerenciar todos os sistemas com mais facilidade e criará crescimento em seus produtos e serviços.

• Automatizando análises

  Receber e entender os dados é vital para o sucesso de uma empresa, pois fornece uma visão e perspectiva sobre seu trabalho. Com um ERP baseado em nuvem, acessar um aplicativo para ajudar com análises pode ajudar todas as equipes a entender suas responsabilidades e trabalhar para melhorar seu trabalho. Isso levará à eficiência e melhorará as operações dentro das equipes e, finalmente, o negócio.

• Criando um ambiente de trabalho móvel

  Sendo incrivelmente importante em 2020 e além, dar aos funcionários acesso a ferramentas remotamente é valioso. Ter um sistema de trabalho móvel acessível em qualquer lugar pode ajudar a conectar as equipes em qualquer lugar a qualquer momento.

• Acesso 24/7

  Além de trabalhar remotamente, ter acesso a este software na nuvem significa que não é necessário estar conectado a servidores de dados locais. O trabalho pode ser feito 24 horas por dia, 7 dias por semana e com equipes em todo o mundo, oferecendo mais oportunidades de sucesso.

• Melhorando as experiências do usuário

  Ao implementar esse serviço em uma empresa, serão necessárias sessões de treinamento para que todos participem desse novo sistema. Uma vez totalmente treinado, será mais fácil treinar funcionários mais novos e também entender o fluxo de trabalho de cada equipe. Isso levará à criação de mais líderes e dará a todos uma visão do trabalho de cada equipe.

• Segurança

  Esse benefício pode ser visto de ambos os lados, porém, o maior benefício de ter esses sistemas acessíveis via nuvem é porque eles não serão acessados ​​em servidores de dados locais. Ter os dois pode ajudar a armazenar certas informações em lugares diferentes, criando uma sensação diferente de segurança com a possibilidade de um ataque cibernético. Manter as informações na nuvem pode ser seguro em vez de em servidores locais.

• Recuperação

  Além da segurança, poder recuperar dados na nuvem nas possibilidades de um ataque local também pode ser benéfico. Ver o ERP baseado em nuvem como um sistema de backup pode ser valioso para uma empresa com muitas informações confidenciais.

• Atualizações

  Simplificando o SaaS por meio de um fornecedor terceirizado, uma empresa não precisará lidar com nenhuma atualização de aplicativos ou software. Isso pode ajudar a marcar uma coisa em uma longa lista de tarefas e se concentrar no treinamento para essas novas atualizações, a fim de manter-se atualizado com o serviço.

Desafios do ERP baseado em nuvem

O ERP baseado em nuvem também tem seus desafios.

• Custo constante

  Embora mais barato no curto prazo, um método baseado em assinatura pode revelar-se um método caro no longo prazo. Como os serviços estão em constante atualização, existe a chance de aumento de custos, bem como a manutenção de um determinado custo por um período maior de tempo.

• Menos controle

  Como o software é gerenciado por um fornecedor terceirizado, se houver problemas do lado deles, isso afetará também as empresas que os utilizam. Com menos controle sobre tempos de inatividade, atualizações ruins e sistemas de suporte, isso pode levar a uma redução na eficiência que pode prejudicar uma empresa sem que seja culpa dela.

• Sessões de treinamento

  Treinar os funcionários em novas habilidades é sempre um aspecto positivo e importante de um negócio, no entanto, ensinar aos funcionários um sistema que não foi criado localmente por uma equipe que conhece suas necessidades às vezes pode ser difícil. É importante saber qual sistema você está usando e trazer especialistas nesse sistema para criar um ambiente mais fácil para os funcionários aprenderem.

• Opções de personalização

  A maioria dos ERPs em nuvem pode ser personalizada; no entanto, as opções tendem a ser menores do que quando criadas em um servidor de dados local. Como esses serviços são fornecidos por terceiros, eles terão mais controle sobre quais opções são personalizáveis ​​ou não.

• Problemas de conformidade

  Algumas empresas, devido à conformidade, não podem armazenar ou hospedar informações confidenciais na nuvem, portanto, ter essa opção não é viável para todas as empresas.

• Acordo do funcionário

  Ter uma grande equipe de TI pode ser benéfico não apenas para o sucesso interno, mas também para mais cargos dentro de uma empresa. Certificar-se de que toda a empresa/todas as equipes concordam com um ERP baseado em nuvem é importante para o moral da equipe e a retenção de funcionários.

Como escolher o melhor software ERP baseado em nuvem

Existem muitos softwares ERP baseados em nuvem diferentes disponíveis para as empresas. A melhor parte da variedade é que as empresas têm a opção de escolher as empresas que fornecerão o melhor serviço exclusivo para suas necessidades de negócios. Alguns fornecem melhor segurança e alguns fornecem mais aplicativos que podem ajudar a simplificar os processos operacionais.

Ao realizar pesquisas sobre diferentes soluções de ERP, é melhor criar uma lista de prioridades para restringir o melhor ajuste para um negócio.

( Leia também: 3 softwares de ERP para expandir seus negócios)

Planejamento Estratégico para Implementação de ERP na Nuvem

É importante planejar a implementação do Cloud ERP antes da execução para não perder tempo e recursos. É importante pesar os benefícios e os contras da implementação deste sistema.

É importante dar uma olhada nos custos diferentes para hospedar um sistema de software no local e ter um sistema ERP online. Algumas empresas podem se beneficiar de um híbrido de ambos ou podem se beneficiar de apenas um, dependendo do tamanho e das operações do negócio.

Para implementar adequadamente um sistema ERP online em uma empresa ou equipe, é importante atualizar todas as equipes e parceiros com essa atualização. Seja novo para a empresa ou espalhado por toda a empresa, é importante ser transparente sobre o processo.

Identificar os principais líderes dentro das equipes pode ajudar a implementar adequadamente um sistema ERP baseado em nuvem. Os líderes-chave podem ajudar a treinar outros membros das equipes caso não haja um sistema de treinamento já implementado.

Soluções ERP baseadas em nuvem para pequenas empresas

Para muitas pequenas empresas, usar um ERP baseado em nuvem pode ser extremamente benéfico. Ao simplificar o software ERP para uma equipe menor, isso pode ajudar a dar a todos perspectivas e insights não apenas para outras equipes, mas para a empresa como um todo.

Isso reunirá todas as equipes e aumentará a organização, pois as operações estarão disponíveis para todos com facilidade. Com as equipes conhecendo os fluxos de trabalho e sistemas umas das outras, isso pode ajudar as equipes a colaborar melhor e melhorar a eficiência umas das outras.

Embora seja uma opção mais barata do que um servidor de dados local no local, o custo de assinatura mensal de um sistema ERP ainda pode ser muito alto para uma empresa menor. Existem alguns sistemas de software ERP gratuitos, portanto, as empresas menores devem aproveitá-los e expandir seus negócios antes de expandir ainda mais.

Além de encontrar serviços mais baratos ou gratuitos, é importante que as empresas façam sua devida diligência pesquisando esses serviços de software. Não existe um sistema ERP perfeito para todas as empresas, por isso é importante pesquisar o que é necessário e levar em conta possíveis custos de assinatura. A maioria dos ERPs tem uma avaliação gratuita, por isso é importante anotá-los e aproveitá-los se estiverem disponíveis.

O que é o software ERP local?

O software ERP no local é essencialmente uma nuvem privada baseada em servidores de dados locais. Com servidores de dados locais, as possibilidades de um ataque cibernético são reduzidas, pois a fonte de informações e recursos é mais segura. Além disso, o software local normalmente é mais personalizável, pois o sistema é implementado internamente.

ERP no local vs. ERP baseado na nuvem

Ao considerar a implementação de um ERP baseado em nuvem, é importante observar as diferenças entre o ERP na nuvem e no local.

Ao usar um ERP local, mais módulos podem ser criados para ajudar diferentes equipes a cumprir suas responsabilidades com facilidade. Ter seus próprios serviços disponíveis para serem acessados ​​localmente ajuda equipes específicas a trabalhar com precisão em suas posições.

Os sistemas ERP que podem ser acessados ​​localmente também podem ser personalizados, pois os ERPs tendem a exigir atualizações constantemente à medida que os negócios crescem. Como os ERPs locais tendem a atender especificamente as equipes, isso pode ajudar a atualizar os sistemas com facilidade e atender às necessidades exclusivas de suas equipes.

Os ERPs no local tendem a exigir um grande pagamento adiantado, enquanto os serviços baseados em nuvem geralmente são um pagamento baseado em assinatura. Alguns fornecedores normalmente oferecem uma combinação dos dois métodos; no entanto, normalmente observa-se que os serviços baseados em nuvem exigem menos dinheiro antecipadamente.

Além de pagamentos adiantados maiores, os ERPs no local exigem equipe e infraestrutura de TI, o que aumenta o custo total do sistema. O SaaS é acessado na nuvem e por um fornecedor terceirizado, para que as próprias empresas não precisem financiar essa parte de seu sistema.

A segurança é o principal ponto de diferença para os dois tipos de serviço. Os servidores de dados locais são mais seguros, pois são gerenciados pela própria empresa e ninguém mais terá acesso. Os ERPs na nuvem, por serem acessados ​​pela web, são vistos como mais vulneráveis ​​a ataques cibernéticos, pois há menos controle por parte da empresa. Os sistemas internos também são suscetíveis a ataques, porém, isso também se baseia na equipe de TI e na infraestrutura da empresa.

Pensamentos finais

Há muitos benefícios e desafios ao se olhar para um ERP baseado em nuvem. A parte mais importante é encontrar o software certo que melhor se adapta às necessidades da empresa. Quer se trate de servidores de dados locais no local ou usando serviços de software de terceiros, encontrar o melhor método para uma empresa ajudará as equipes a melhorar o desempenho e gerar mais receita para uma empresa.

Os negócios SaaS também são negócios, por isso é importante escolher o parceiro certo para criar um relacionamento que beneficie ambos os lados. Ambas as empresas estão procurando melhorar seus próprios serviços e software, e isso pode ser feito em conjunto. Assim que a parceria certa for encontrada, a eficiência e a produtividade aumentarão exponencialmente.

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Miguel Pobre é um criador de conteúdo freelance baseado em Portland, OR. Ele se formou na Universidade de Oregon com bacharelado em jornalismo e especialização em administração de empresas. A par da escrita, Miguel tem uma paixão pela fotografia e pelo design. Conecte-se com ele no LinkedIn.

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