Uma estrutura de economia de custos na nuvem para CIOs

Como proprietário ou líder de uma empresa, existem alguns fatores que você precisa considerar e colocar em prática para o bom funcionamento do dia-a-dia de sua empresa. Alguns desses fatores incluem facilidade de acesso de pedestres e veículos, qualidade e quantidade de seus produtos e/ou serviços, solicitação e avaliação de clientes, segurança de seu ambiente e informações de clientes entre vários outros fatores.

No entanto, há um aspecto importante que geralmente é negligenciado pelos empresários, e é a governança de custos e a estrutura de economia de custos que orienta a organização nos gastos. Isso explica por que muitas organizações gastam muito dinheiro em assinaturas e ferramentas desnecessárias e depois não têm nada para gastar ou investir quando surge uma necessidade mais importante.

Não existe uma regra orientando ou regulando seu custo, eles basicamente operam um sistema de “Gasto à vontade”. A razão pela qual eles negligenciam a Governança de Custos é porque eles realmente não têm um conhecimento convincente de seus muitos benefícios, e se você é uma pessoa que está lendo este artigo agora, está no lugar certo. Acalme-se enquanto o explicamos passo a passo, nas palavras do Gartner.

É vital para todos os negócios que os CIOs sigam uma estrutura de otimização de custos que ajudará a determinar as áreas necessárias para reduzir os custos de TI e de negócios devido às consequências econômicas provocadas pela pandemia de 2020, observou o Gartner.

O Gartner, que produziu essa análise, concluiu que a pandemia do COVID-19 aumentou em 50% a quantidade regular de pressão sobre os CIOs para fazer mais com o pouco que têm e tomar decisões difíceis.

Cesar Lozada, analista sênior de pesquisa do Gartner, observou em um artigo sobre a estrutura de seis etapas(1) que “as ideias de otimização de custos geralmente são pesadas quase exclusivamente em suas potenciais economias de custos, sem considerar os efeitos que tais economias de custos propostas podem ter no negócio” e isso é particularmente verdadeiro para grandes organizações.

Ele disse e citamos :- “Isso equivale a priorizar novas iniciativas com base apenas em seus benefícios potenciais sem preocupação com seu impacto. Usar o benefício potencial como o único critério de decisão pode resultar em uma lista priorizada de iniciativas que podem gerar economia, mas também podem ser arriscadas, ter impactos negativos nos negócios ou provavelmente falhar ”,

Chris Ganly, diretor de pesquisa sênior do Gartner, também observou: “Para que as empresas alcancem os resultados de negócios mais sustentáveis(2), os executivos devem garantir que o gerenciamento de custos vá além do mero corte de custos, congelamento de gastos ou redução de pessoal, pois isso é geralmente pensamento de curto prazo”, ele afirmou ainda, “as organizações devem abordar o gerenciamento de custos como um esforço expansivo que pode ter significado imediato e de longo prazo para o desempenho dos negócios. O gerenciamento de custos exige uma combinação de abordagens e melhorias que atingem todas as partes da organização, se for para realmente servir à empresa.”

O Gartner recomendou que CIOs e líderes de TI precisem dar ênfase e se concentrar em seis áreas principais sempre que precisarem avaliar custos, benefícios, eficiência e viabilidade de diferentes iniciativas de otimização de custos. Esses seis fatores são os motivos pelos quais você deve construir e manter uma estrutura para sua governança de custos.

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Por que você deve construir uma estrutura de governança de custos?

• Benefício financeiro potencial

  Você precisa considerar até que ponto as iniciativas de custo (pequenas, médias ou grandes e positivas ou negativas) afetarão o resultado final. Espera-se que o CEO e a administração façam perguntas vitais, como:

  
  1. Quanto a empresa economizará se a ação for implementada?
  2. Como a ação afeta o fluxo de caixa da empresa?
  3. Se essa ação for tomada, quanto ficará disponível para a empresa investir?

• Impacto nos negócios

  Ele o ajudará a determinar o nível de impacto (pequeno, médio ou grande) que uma iniciativa terá em todos os seus funcionários e atividades comerciais do dia-a-dia. Então, você está basicamente em observação para ver se essa iniciativa terá um impacto negativo ou positivo na produtividade ou no lançamento de um produto.

• Requisito de tempo

  Coisas boas geralmente levam tempo e a governança de custos também. Lembre-se de que levará tempo para a empresa perceber a economia de custos e o valor comercial aprimorado das iniciativas de otimização de custos, independentemente do método que está sendo usado. A pergunta importante que os CIOs devem fazer é como é esse período de tempo (semanas, meses ou mesmo se for ao longo de vários anos).

  Embora a maioria das organizações prefira meses, está provado que um período de tempo que envolve anos geralmente traz mais lucros e benefícios a longo prazo.

• Grau de risco organizacional

  Você sabe que a eficácia e eficiência da iniciativa de otimização de custos é parcialmente dependente da capacidade das equipes de mudar e se adaptar à nova realidade? Se a administração da empresa for capaz de articular os benefícios de uma sólida iniciativa de otimização de custos com mudanças mínimas nos processos organizacionais, ela poderá demonstrar o impacto que os resultados comerciais podem ter e fornecer uma base para o sucesso.

• Grau de risco técnico

  E os riscos técnicos inevitáveis? O risco, mesmo em sua menor forma, sempre estará presente, mas para mitigar o risco técnico, os CIOs devem considerar seriamente como uma iniciativa de otimização de custos será integrada às operações atuais e à arquitetura corporativa.

  Qualquer tipo de atraso causado ou atribuído à iniciativa pode provavelmente resultar em perda de prestação de serviço, mau atendimento ao cliente ou resultados e produtividade terríveis.

• Requisito de investimento

  Antes de embarcar em qualquer projeto ou iniciativa de otimização de custos, o conselho executivo deve sentar, conversar, apoiar e concordar em financiá-lo. Os CIOs devem certificar-se de apresentar um caso de negócios mostrando como a iniciativa de otimização de custos melhorará os processos de negócios, a produtividade, o tempo de lançamento no mercado e similares, em vez de apenas continuar com o status quo regular.

  É importante que o nível de investimento necessário seja avaliado antes que qualquer economia real possa ser realizada.

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Pensamentos finais

Para qualquer empresa que esteja disposta, não apenas a sobreviver, mas a prosperar durante essa crise econômica que tomou conta do mundo inteiro, esses seis fatores devem estar no topo de sua lista quando estiverem considerando construir uma estrutura de governança de custos.

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