Erros na nuvem: 3 grandes erros a serem evitados ao migrar para a nuvem

É muito fácil ver a Nuvem como a resposta para todos os problemas de TI da sua empresa. Afinal, quando se trata de serviço de telefonia VoIP empresarial e outros serviços hospedados, todo o trabalho pesado é feito pelo provedor. Como usuários finais, sua empresa ganha um belo portal da web para personalizar tudo, muitos recursos e até economia de custos. Mas, no final das contas, a Nuvem pode não ser a solução para todas as situações.

Repetidamente, as empresas se classificam em muitas armadilhas da nuvem, resultando em mais problemas do que soluções. Se sua empresa colocou todos os ovos em uma cesta ou fez uma transição precipitada sem planejamento adequado, existem inúmeros erros de nuvem em que qualquer um pode cair. Queríamos ajudar a destacar alguns desses erros comuns e como sua empresa pode trabalhar para evitá-los. Como introdução, vamos nos concentrar em alguns dos erros mais básicos de nuvem cometidos com frequência durante a introdução de uma empresa às soluções de nuvem.

1. Supondo que todas as plataformas de nuvem sejam iguais

Agora, um dos aspectos mais assustadores de uma transição para a nuvem se resume ao grande volume de opções que existem. Concentrando-se em VoIP empresarial simples — uma empresa pode permanecer com uma solução local, adotar uma solução exclusivamente hospedada na nuvem ou até mesmo criar um híbrido dos dois. Para cada opção organizacional, há ainda mais opções para escolher quando se trata do provedor. Mesmo assim, diferentes provedores oferecerão diferentes níveis de serviço com diferentes limitações.

Seria fácil simplesmente supor que todos os provedores de nuvem são iguais – afinal, eles geralmente oferecem os mesmos recursos e tipos de serviço. Mas, como você pode ver em algumas de nossas visões gerais de provedores e comparações diretas, diferentes provedores oferecem plataformas muito diferentes. Isso se estende até mesmo além das simples listas de recursos ou limitações de serviço que você encontrará em diferentes faixas de preço. Os provedores também diferirão em alguns aspectos muito cruciais:

• Disponibilidade do serviço — Para VoIP especificamente, isso é crucial. Diferentes provedores podem oferecer números de telefone de diferentes locais ou estender o serviço internacionalmente. Outros simplesmente nem sempre têm o mesmo alcance nacional ou internacional. Os fornecedores locais podem ser ótimos para uma empresa local, mas não tão bons para vendas fora do estado.
• Recursos e limitações — Claro, uma das maiores diferenças são os planos de preços e os níveis disponíveis. Esses níveis e planos geralmente incorrem em limitações diferentes. Enquanto um provedor pode permitir minutos gratuitos ilimitados em seu plano mais barato, outros podem exigir que uma empresa atualize seu plano primeiro. Simplesmente assumir que todos os provedores oferecem o mesmo serviço pelo mesmo preço é uma maneira fácil de se decepcionar. Por exemplo, se você olhar para nossa lista de alternativas Nextiva, você notará que os diferentes provedores geralmente oferecem um foco diferente.
• Infraestrutura de rede — Semelhante à disponibilidade de serviço é a infraestrutura de rede na qual um provedor constrói sua plataforma. Geralmente, a maioria dos provedores suporta pelo menos mais de um data center para redundância, mas diferentes locais podem fornecer diferentes níveis de serviços. Se sua empresa estiver na costa leste e todos os servidores do provedor estiverem na costa oeste, a qualidade poderá sofrer um pouco.
• Atendimento ao cliente — Para alguns, o aspecto mais crucial é o atendimento ao cliente. Alguns provedores de nuvem são conhecidos especificamente por seu atendimento ao cliente e se esforçam para oferecer o melhor serviço possível. Os representantes de suporte baseados nos EUA estão se tornando mais comuns, mas ainda não são o padrão. Se a sua solução for apenas hospedada, o atendimento ao cliente é absolutamente fundamental. As coisas não devem dar errado, mas quando isso acontece, sua empresa precisa de suporte em que possa confiar.
• A própria plataforma — Geralmente, as soluções baseadas em nuvem são construídas a partir de aplicativos de navegador da web. A partir daqui, os usuários podem interagir com a plataforma, utilizar recursos ou personalizar e configurar configurações. A plataforma em si é o que importa no final do dia - se um aplicativo for confuso ou difícil de usar, ou incluir recursos desnecessários e uma interface inchada, ele simplesmente drenará a produtividade e levará a mais problemas. Por que pagar por algo que ninguém vai usar?

Quer você compare recursos, integrações suportadas, planos de preços, localizações de data centers, disponibilidade global ou simplesmente o antigo atendimento ao cliente, essas plataformas simplesmente não são as mesmas. Entender o que sua empresa precisa ajudará a direcionar sua decisão para uma plataforma que funcione melhor para sua empresa - não uma bagunça decepcionante e cara de recursos não utilizados.

2. Testes inadequados

Então, digamos que sua empresa já entende a diferença entre os provedores e reduz suas escolhas a duas ou três plataformas diferentes. Reconhecer as diferenças nesses provedores ajuda a apontar diferenças evidentes. Por exemplo, se um provedor limita a videoconferência a três usuários, mas sua empresa exige cinco usuários, você pode riscar esse provedor da sua lista. Mas as diferenças mais sutis não são óbvias nas comparações de superfície.

Durante nossas comparações diretas, tentamos fazer mais do que listar diferentes recursos. No final, nem todas as soluções comparam maçãs com maçãs, e tendemos a recomendar diferentes fornecedores por diferentes razões. Nossa comparação direta entre RingCentral e Vonage é um exemplo sólido disso: dois provedores comparáveis ​​oferecem serviços com focos drasticamente diferentes. Quando se trata de diferentes aplicativos de bate-papo, como o sempre popular Slack, nos aprofundamos nas soluções e testamos todos os pequenos recursos. Esta é uma etapa muito importante no processo de migração para a nuvem que muitas vezes pode ser negligenciada. Uma empresa pode ver um fornecedor como um ajuste perfeito no papel, mas na prática a solução simplesmente não funciona – e só há uma maneira verdadeira de descobrir se o sapato serve. Afinal, não compramos um carro sem fazer um test drive.

Quando se trata de plataformas em nuvem, a maioria, se não todos os provedores, oferecerão algum tipo de período de teste. Isso pode ser um teste flagrante de 14 dias ou uma garantia de devolução do dinheiro em 30 dias. Incentivamos sua empresa a aproveitar ao máximo essas oportunidades. Ao executar um período de teste para uma plataforma em nuvem, seria uma boa ideia focar em alguns pontos:

• Anote todos os recursos que sua equipe usou e até que ponto se baseou neles.
• Quais ou quantos recursos sua equipe acabou ignorando?
• A experiência do usuário foi adequada, simples e perfeita para melhorar a eficiência? Ou foi confuso e demorado?
• A plataforma resolve os problemas que sua equipe já estava enfrentando antes de adotar uma solução em nuvem?

Essas são perguntas que você só pode responder depois de realmente usar a plataforma. Uma grande lista de recursos pode parecer ótima no papel, mas se sua equipe estiver usando a plataforma apenas para complementar um caso de uso específico, o investimento pode não valer a pena. Ou, em alguns casos, forçar seus funcionários a usar uma solução específica pode até mesmo retardar o trabalho, exigindo etapas desnecessárias no que poderia ser um processo contínuo. Por que alguém se daria ao trabalho de usar videoconferência quando estão todos no mesmo escritório, por exemplo?

3. Muita ou pouca personalização

Tudo na vida é uma questão de equilíbrio, e isso também se estende à sua plataforma de nuvem. Parte da beleza das soluções em nuvem é que elas permitem uma personalização intensa. Com aplicativos da web e portais online, essas plataformas colocam todos os controles e customizações ao alcance dos negócios. Em vez de ligar para um provedor para instalar uma nova linha telefônica, estabelecer um novo tronco SIP ou ativar a gravação de chamadas, os usuários podem lidar com tudo isso diretamente na própria plataforma de nuvem.

Para soluções de contact center na nuvem, os gerentes geralmente podem configurar todo o seu IVR e sistemas de roteamento em profundidade diretamente no aplicativo na nuvem. Esse nível de personalização é absolutamente ótimo, mas, ao mesmo tempo, também pode ser uma queda por um motivo principal: falta de equilíbrio. Se o seu negócio se esforçar, ativar tudo e estabelecer uma estrutura organizacional confusa, bem, isso pode simplesmente atrapalhar os usuários.

Recursos desnecessários, como mencionado acima, podem prejudicar o ROI de uma solução e, pior ainda, confundir quem usa a plataforma. Por que comprar uma Ferrari se tudo o que você faz é dirigir seu carro até a estação de trem todos os dias? Muita personalização pode levar à sobrecarga de recursos, o que teria um impacto adverso.

Por outro lado, pouca personalização pode reter drasticamente um negócio ao mesmo tempo. Sem qualquer forma de personalização ou configuração, sua empresa pode estar perdendo todo o pacote como um todo. Por exemplo, uma assinatura do VoIP empresarial da RingCentral fornece a todos os usuários acesso ao seu software de colaboração em equipe, Glip. Mas se sua equipe nem liga ou usa o Glip, eles estão perdendo um aspecto enorme da plataforma RingCentral, que a eleva acima de outras competições. No final, ambas as situações podem até levar ao surgimento da Shadow IT, com as equipes adotando suas próprias soluções para preencher as lacunas.

Planeje com antecedência para evitar os primeiros erros

Você deve ter notado que um dos temas comuns entre a discussão é planejar com antecedência. Eduque a si mesmo e aos tomadores de decisão em seu negócio para chegar à melhor solução possível. Armar sua empresa com uma compreensão do que torna os provedores e plataformas diferentes, o conhecimento exatamente do que sua equipe faz e não precisa, bem como como aproveitar esses recursos são etapas cruciais para encontrar a solução certa.

Simplesmente mergulhar de cabeça, procurar o provedor mais barato, inscrever-se e correr com ele geralmente levará à decepção na solução. Assim como qualquer compra, deve-se ser educado sobre o que está comprando. Seguir um guia básico de transição e reunir conhecimento é o primeiro passo para evitar grandes erros ou dores de cabeça na nuvem que os acompanham. Mudar para a nuvem deve ser fácil e com planejamento adequado.