10 recursos essenciais de colaboração em equipe e quais ferramentas têm todos eles

O software de colaboração em equipe ajuda os funcionários a entender suas responsabilidades e permite que os gerentes de projeto monitorem os relatórios de progresso do projeto.

No entanto, a maioria das equipes não aproveita os recursos de colaboração adicionais que este software oferece, como quadros Kanban, listas de verificação, controle de tempo e dependências de tarefas.

Esses recursos de colaboração e os descritos abaixo permitem que os líderes de projeto levem o gerenciamento de tarefas para o próximo nível e forneçam aos funcionários um fluxo de trabalho mais simplificado e equilibrado.

Quais recursos de colaboração em equipe os gerentes de projeto devem procurar?

Os recursos de colaboração em equipe mais importantes para gerentes de projeto são aqueles que fornecem informações em tempo real sobre o andamento do projeto e os fluxos de trabalho gerais da equipe.

Os recursos abaixo melhoram o papel de um líder de equipe como supervisor e facilitam a comunicação com os funcionários individualmente, em toda a equipe e em toda a empresa.

As ferramentas de colaboração online da equipe certas oferecem recursos que permitem que os gerentes de projeto resolvam rapidamente os obstáculos e equilibrem as cargas de trabalho dos funcionários. Eles também mantêm os membros da equipe cientes de suas responsabilidades de longo e curto prazo.

Atribuição de tarefas

O recurso de colaboração em equipe mais essencial para procurar é a criação e atribuição de tarefas.

Os líderes de equipe podem dividir projetos maiores em várias tarefas menores e mais gerenciáveis, tanto individualmente quanto em toda a equipe – o que é uma das principais dicas de produtividade.

As tarefas podem ser criadas em um formato de lista de verificação “to-do” e os funcionários podem marcá-las quando concluídas. A criação de subtarefas dentro dessas tarefas evita que detalhes importantes passem despercebidos.

Por exemplo, digamos que o projeto como um todo seja “Festival da Empresa” e seja atribuído ao departamento de RH (equipe).

Algumas tarefas podem ser garantir um local, selecionar entretenimento, escolher uma data e contratar uma empresa de catering. Um funcionário específico pode receber a tarefa de encontrar o local, com subtarefas relevantes de verificar o limite de multidão do local e fazer um pagamento inicial no espaço.

Algumas plataformas de colaboração permitem que apenas um membro da equipe seja atribuído a uma tarefa específica, o que é um ponto de frustração para os gerentes de projeto. Os líderes de equipe que frequentemente atribuem tarefas – não apenas projetos como um todo – que exigem colaboração entre vários funcionários e equipes devem escolher um software que não limite o número de pessoas atribuídas a uma tarefa.

Além dos recursos padrão de colaboração da equipe de atribuição de tarefas, considere também as ferramentas de software que permitem dependências de tarefas. Isso impede que os funcionários trabalhem em uma tarefa ou avancem com os planos do projeto antes que uma tarefa relacionada seja concluída. Para continuar com nosso exemplo de planejamento de eventos acima, definir dependências de tarefas significa que os membros da equipe não podem decidir sobre o entretenimento até que um local seja garantido.

Relatório de status do projeto

Depois que um funcionário recebe uma tarefa ou subtarefa, os líderes de equipe precisam supervisionar o progresso geral para garantir que os prazos sejam cumpridos.

Procure recursos de colaboração que permitam que os membros da equipe atualizem o progresso da tarefa com tags como “em andamento”, “não iniciado”, “travado” ou “aguardando aprovação”.

Essas atualizações permitem que os gerentes de projeto e outros membros da equipe resolvam rapidamente um problema, concluam uma tarefa dependente ou tenham uma ideia melhor de quando as coisas serão concluídas. Isso aumenta a produtividade e evita que os líderes de equipe tenham que verificar constantemente o progresso do projeto, liberando-os para tarefas mais importantes.

Essas simples atualizações de status substituem as horas passadas em uma sala de reunião ou em telefonemas discutindo problemas ou prazos.

Integração com outro software de colaboração em equipe

Não importa quão abrangente seja uma ferramenta de colaboração em equipe remota, funcionários e gerentes de projeto ainda usarão software adicional e ferramentas de comunicação em equipe.

Embora a plataforma certa de colaboração em equipe possa substituir muitas dessas ferramentas, os funcionários se sentem mais à vontade usando o software com o qual já estão familiarizados ou simplesmente preferem.

Para evitar uma grande curva de aprendizado e frustrações dos funcionários, certifique-se de que qualquer software de colaboração em equipe selecionado integre-se a aplicativos e ferramentas essenciais.

As integrações populares incluem:

• Slack e alternativas ao Slack
• Zoom e outros softwares de webconferência
• GSuite e Microsoft 365
• documentos Google
• Força de vendas
• Skype
• Gmail e Outlook
• Mailchimp
• Zapier
• Plataformas de mídia social
• Outras ferramentas de colaboração em equipe

Recursos de gerenciamento de fluxo de trabalho

Mais de 25% dos funcionários americanos dizem que se sentem sobrecarregados com muita frequência – mas estudos também mostram que o trabalhador de escritório médio é realmente produtivo por apenas cerca de 3 horas por dia.

Os recursos de colaboração de fluxo de trabalho e gerenciamento de conteúdo corrigem esse desequilíbrio mostrando as cargas de trabalho atuais dos funcionários, os próximos prazos e muito mais. Isso evita que os funcionários fiquem esgotados e sobrecarregados com atribuições, para que os gerentes de projeto possam distribuir melhor a carga de trabalho entre os membros da equipe.

Isso evita o desgaste dos funcionários e também ajuda os gerentes de projeto a avaliar a produtividade de funcionários específicos.

As ferramentas de controle de tempo também permitem que os membros da equipe acompanhem exatamente quanto tempo levou para concluir uma tarefa ou projeto. Isso torna a definição de cronogramas para projetos futuros muito mais realista.

Modelos de Projeto

Os modelos de projeto atuam como roteiros de fluxo de trabalho, conectando diferentes equipes, gerentes de projeto, funcionários individuais e até mesmo clientes ou freelancers fora da organização.

Uma vez que os líderes de equipe tenham decidido sobre um formato de modelo específico, eles não devem ter que recriar o mesmo modelo toda vez que tiverem um novo esboço de projeto. Um dos principais recursos de colaboração a serem procurados é a capacidade de salvar modelos de projeto para uso futuro.

Além disso, as plataformas ágeis de colaboração em equipe devem fornecer vários modelos de projetos pré-fabricados para campanhas de marketing, o caminho para criar um webinar de treinamento, atualizações de sites e discursos de vendas.

Quais recursos de colaboração em equipe aumentarão a produtividade dos funcionários?

Embora os gerentes de projeto devam se concentrar nos recursos de colaboração em equipe que facilitam o monitoramento do progresso do projeto, eles também devem considerar como a ferramenta beneficiará os funcionários.

Os recursos abaixo são essenciais para aumentar a produtividade dos funcionários e a colaboração geral.

Recursos de mensagens públicas e privadas

A comunicação e a colaboração bem-sucedidas da equipe começam com uma ferramenta de mensagens instantâneas que permite que funcionários e gerentes se conectem em tempo real.

Os recursos de mensagens devem incluir:

• Canais de equipe/projeto
• Menções diretas e tags
• Bate-papos privados
• Bate-papos em grupo
• Mensagens públicas
• Mensagens fixadas
• Tópicos de mensagens
• Histórico de bate-papo pesquisável
• Recursos de compartilhamento de arquivos
• Painel de discussão em toda a empresa

Lembre-se de que as funções de mensagens de bate-papo podem ser nativas da ferramenta de colaboração em equipe ou podem ser integradas a ela.

Embora a videochamada não seja normalmente um recurso nativo de aplicativos de colaboração em equipe, a maioria se integrará a ferramentas como o Zoom e outras alternativas populares do Zoom.

Compartilhamento e edição de arquivos no aplicativo

A capacidade de compartilhar arquivos e editá-los são algumas das partes mais importantes da colaboração em equipe. No entanto, o compartilhamento de arquivos geralmente também causa muitos problemas de comunicação, perda de tempo e frustração dos funcionários.

Por exemplo, digamos que sua equipe de RH esteja criando documentos de integração para ensinar habilidades de agente de call center da empresa a novos funcionários.

O compartilhamento de arquivos no aplicativo deve fornecer um local central de wiki para cada arquivo relacionado a este projeto, como scripts de vendas e padrões de atendimento ao cliente. Sem um local central, os funcionários perderão tempo procurando os arquivos de que precisam em seus e-mails ou histórico de mensagens de bate-papo.

Eles também correm o risco de fazer alterações em uma versão desatualizada desses arquivos.

O controle de versão e o gerenciamento de documentos no compartilhamento e edição de arquivos impedem que isso aconteça. Isso garante que cada membro da equipe veja a versão mais atual de um arquivo, bem como quaisquer edições em tempo real.

Por fim, avalie a quantidade de espaço de armazenamento que as ferramentas de colaboração em equipe oferecem, bem como as exclusões automáticas de arquivos que ocorrem após um determinado período de tempo.

Várias visualizações de painel

Embora todas as ferramentas de colaboração em equipe ofereçam uma visualização padrão específica, permitir que os funcionários personalizem e alterem essas visualizações de acordo com suas preferências visuais é um recurso importante a ser procurado.

As visualizações de painel populares incluem:

• Quadros Kanban
• Lista de verificação/lista de tarefas pendentes
• Gráficos de Gantt/linha do tempo
• Visualização de calendário
• Visualização baseada em localização

Organização de Tarefas

Além de selecionar sua visualização de painel preferida, os membros da equipe também se beneficiarão de poder personalizar a maneira como organizam as tarefas.

As tarefas de codificação de cores e marcação de palavras-chave permitem que os funcionários filtrem rapidamente as tarefas relevantes para seus projetos específicos, enquanto a capacidade de priorizar tarefas permite que outros membros da equipe saibam quais coisas devem ser abordadas primeiro.

As tarefas também podem ser organizadas por prazos, custo geral, localização, tempo estimado necessário e status de progresso atual.

Notificações em tempo real

Embora existam muitos benefícios de trabalho remoto, uma das desvantagens é que esse nível de flexibilidade pode entupir as caixas de entrada de e-mail, facilitando o enterro de notificações importantes. Além disso, os membros da equipe que trabalham em fusos horários diferentes e horários opostos tornam a comunicação em tempo real um desafio.

As notificações de desktop e push para dispositivos móveis facilitam o trabalho em qualquer lugar e permitem que outros membros da equipe e gerentes de projeto aprovem ou comentem rapidamente as tarefas para manter o fluxo de trabalho.

Quais são as principais ferramentas de colaboração em equipe?

As ferramentas abaixo têm todos os recursos essenciais de colaboração abordados acima, bem como uma interface exclusiva e opções personalizáveis ​​que serão o fator decisivo em seu processo de seleção.

Asana

Asana é uma ferramenta de colaboração em equipe baseada em navegador com uma interface composta principalmente de listas de verificação, tarefas e subtarefas. Ele permite que os usuários marquem uns aos outros em comentários de tarefas, definam atualizações de status de tarefas e alternem para visualizações Kanban ou Gantt.

Os preços e os planos Asana são ideais para empresas menores ou com orçamento limitado, pois oferece o melhor e mais abrangente plano gratuito de todas as ferramentas que criamos.

Embora vários usuários possam ser atribuídos a um projeto, a Asana permite que um único membro da equipe seja atribuído a uma tarefa de cada vez. Portanto, não é ideal para tarefas que exigem um alto nível de colaboração entre vários funcionários. É mais adequado como uma ferramenta usada para ajudar funcionários individuais a acompanhar suas funções e responsabilidades exclusivas em projetos maiores.

Monday.com

Monday.com é uma ferramenta de gerenciamento de projetos SaaS baseada na web que oferece o mais alto nível de personalização de projeto e interface de todas as opções nesta lista.

Os usuários podem visualizar tarefas nos formatos Kanban, lista de verificação, linha do tempo e calendário, aproveitando recursos como controle de tempo, priorização de tarefas e automação de fluxo de trabalho.

O preço do Monday.com, no entanto, é um ponto de discórdia, pois é um dos poucos aplicativos de colaboração em equipe que não oferece um plano gratuito. É a escolha ideal para empresas com um alto volume de funcionários que fazem malabarismos com vários projetos detalhados simultaneamente.

Equipes menores provavelmente ficarão sobrecarregadas com os recursos de personalização um tanto excessivos.

Wrike

O Wrike é um software de gerenciamento de projetos on-line baseado em quadros, ideal para projetos que exigem comunicação frequente entre gerentes de projeto e funcionários.

O Wrike é melhor para equipes e gerentes de projeto que precisam fornecer relatórios de progresso aos superiores, pois possui excelentes recursos de análise de dados e gráficos de produtividade.

No entanto, alguns dos recursos essenciais de colaboração só podem ser acessados ​​com o complemento Wrike Proof, o que significa que os usuários precisarão pagar mais para comentar as tarefas e trabalhar por meio da colaboração de documentos em tempo real.

Campo de base

Basecamp é uma plataforma de gerenciamento de trabalho baseada em quadro Kanban que é mais conhecida por seu recurso integrado de bate-papo em tempo real e ferramenta de check-in automatizado. As equipes que exigem comunicação frequente, embora não muito detalhada, se beneficiarão mais com essa ferramenta.

No entanto, o Basecamp não possui recursos importantes de colaboração, como gráficos de Gantt, atualizações de status de tarefas, comentários de tarefas e criação de subtarefas.

Portanto, é melhor para equipes de pequeno e médio porte que precisam de uma visão clara e organizada das próximas tarefas e atribuições. Também é uma boa opção para projetos que exigem colaboração entre departamentos, pois fornece criação de diretoria baseada em equipe e em toda a empresa.

Trello

Assim como o Basecamp, o Trello também é uma solução de colaboração em equipe baseada em quadro Kanban. Cada projeto é composto por um quadro de toda a equipe, que é preenchido com cartões e listas de verificação para criar e monitorar tarefas.

Os “power-ups” ou integrações do Trello permitem que os usuários personalizem ainda mais seus fluxos de trabalho com recursos de colaboração adicionais, como rastreamento de tempo, gráficos de Gantt e compartilhamento de arquivos.

É especialmente benéfico para equipes que desejam automatizar o máximo possível de seu fluxo de trabalho, pois seu recurso “Mordomo” fornece o mais alto nível de automação de tarefas entre qualquer outra opção nesta lista.

No entanto, a interface básica pode não fornecer recursos nativos suficientes para atender às necessidades de empresas maiores com projetos altamente detalhados.

Glip Central do Anel

O RingCentral Glip é um software de gerenciamento de tarefas que oferece usuários, integrações e armazenamento de arquivos ilimitados, tornando-o uma escolha sábia para grandes equipes.

No entanto, o Glip do RingCentral não possui a maior quantidade de recursos básicos de colaboração de todas as outras ferramentas listadas aqui. Ele não oferece visualizações Kanban ou Gantt, em vez disso, fornece apenas formatos de lista de verificação e visualização de calendário.

Ainda assim, é uma das raras plataformas que possui sua própria ferramenta nativa de mensagens de bate-papo, por isso é uma boa opção para empresas que exigem comunicação frequente em tempo real.

Clique para cima

O ClickUp oferece a lista mais abrangente de recursos de colaboração nativa de todas as plataformas que mencionamos neste post.

Ele fornece visualizações Kanban, Gantt e calendário e lista de verificação, oferecendo um alto nível de personalização da interface. Ele também inclui ferramentas de controle de tempo, dependências de tarefas e recursos de priorização de tarefas.

A única desvantagem real de usar o ClickUp é que ele requer integração com o Google Drive para compartilhar e editar arquivos. Fora isso, é difícil encontrar uma coisa ruim a dizer sobre isso.

Equipes de qualquer tamanho que precisem de uma ferramenta de colaboração sempre gratuita que não comprometa os recursos que ela oferece devem optar pelo ClickUp.

Quais recursos de colaboração as ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho oferecem?

A tabela interativa abaixo fornece uma visão geral clara dos recursos e limitações que as ferramentas de colaboração em equipe acima oferecem.

Quais ferramentas de colaboração em equipe valem a pena usar?

Nossa pesquisa mostra que a Asana e a ClickUp são as melhores ferramentas de colaboração em equipe em termos de recursos e preços.

Eles têm altos índices de satisfação do cliente, são fáceis de usar, são ideais para uma variedade de casos de uso e possuem todos os recursos essenciais de colaboração para otimizar o gerenciamento do fluxo de trabalho.

Ambos também oferecem planos gratuitos abrangentes, além de planos pagos que permitem maior personalização.

Além de usar ferramentas de colaboração em equipe para conectar funcionários remotos e locais, considere como o software de conferência na Web permite a comunicação face a face entre gerentes de projeto, membros da equipe e clientes.

Nosso detalhamento de ferramentas populares de videoconferência pode ajudá-lo a saber o que procurar em uma plataforma para videochamadas e como recursos como compartilhamento de tela, áudio VoIP e ferramentas de quadro branco beneficiarão sua equipe.

Nós lhe daremos uma visão direta sobre quais plataformas valem a pena usar – e quais devem ser deixadas para trás.