Os melhores canais de comunicação em 2022 [+ Qual é o certo para suas necessidades]

Ao administrar uma empresa, seja no escritório ou remotamente, a comunicação é um dos principais princípios de sucesso e produtividade. As empresas são bem-sucedidas quando colaboram, gerenciam tarefas com eficiência e quando os funcionários compartilham suas habilidades e conhecimentos entre si.

A mensagem dentro de uma empresa é importante, mas tão importante quanto a mensagem é o canal de comunicação – como você escolhe se comunicar com sua equipe e colegas? A seleção do canal de comunicação adequado pode fazer ou interromper uma comunicação eficaz, portanto, certifique-se de saber quando cada método é apropriado.

Índice

• O que são Canais de Comunicação
• Formalidades de Comunicação
• Tipos de Canais de Comunicação
• Os 5 principais canais de comunicação para equipes
• Os 5 principais canais de comunicação para atendimento ao cliente
• Como Escolher os Melhores Canais de Comunicação para Minhas Necessidades?
• Como implementar canais de comunicação em seu negócio

O que são canais de comunicação?

Em termos gerais, os canais de comunicação são os meios pelos quais você interage ou se comunica com uma ou mais pessoas. O que isso significa no contexto do seu negócio é que existem vários métodos de comunicação através da mídia e pessoalmente e, portanto, conectar o canal adequado à mensagem que você está tentando transmitir fará a diferença na forma como essa mensagem é recebida.

Esteja você apresentando novas informações para toda a sua organização ou discutindo uma tarefa com um único colega, saber qual tipo de canal de comunicação é mais adequado terá um grande impacto no resultado.

Formalidades de Comunicação

Existem vários níveis de formalidade usados ​​na comunicação que devem ser considerados na escolha do canal adequado. Os três principais níveis de formalidade são a comunicação formal, informal e não oficial.

Comunicação formal

A comunicação formal normalmente inclui informações confidenciais, como políticas e estratégia da empresa.

Exemplos comuns incluem um plano de negócios, relatório anual, estratégia escrita, contrato, correspondência em toda a empresa, diretrizes de segurança, apresentações e muito mais.

Comunicação Informal

Canais de comunicação informais também são usados ​​para comunicações de negócios, mas geralmente são apresentados de maneira mais casual.

Exemplos de comunicação informal incluem conversas com colegas de trabalho, solicitações a colegas de um simples favor ou assistência para tarefas e colaboração contínua em equipe.

Comunicação não oficial

A comunicação não oficial é a exceção das três, ocorrendo principalmente fora do local de trabalho e sendo totalmente casual e não relacionada aos tópicos de trabalho.

Exemplos de comunicação não oficial incluem falar sobre seus times favoritos durante uma pausa ou sair para tomar um café para discutir suas férias recentes.

Tipos de Canais de Comunicação

Cada tipo de canal de comunicação tem seu próprio conjunto de vantagens e desvantagens, o que significa que você precisará entender cada tipo e aplicar esse conhecimento à sua correspondência entre você e seus colegas, funcionários e clientes.

Comunicação escrita

Os canais de comunicação escrita estão entre os métodos de comunicação mais formais, mas também os menos urgentes. A comunicação escrita é normalmente usada para contratos, avisos e outros documentos de toda a empresa que exigem uma apresentação ou assinatura mais formal. Os métodos de comunicação escrita incluem:

• Memorandos
• Contratos
• Relatórios
• Manuais
• Guias
• Publicações e folhetos
• Letras
• Fax
• Correio escrito direto

Uma menção honrosa aqui que se enquadraria no mesmo nível de formalidade, mas não é exatamente “escrita” seria a comunicação face a face, como reuniões de diretoria e avaliações de desempenho

Comunicação digital

Os canais de comunicação digital podem ser usados ​​para comunicação formal e informal e podem variar de extremamente urgentes a nada, dependendo do contexto e do método. Os canais digitais são normalmente usados ​​para correspondência de ida e volta, mensagens públicas, gerenciamento de tarefas, solicitações internas e publicidade. Os métodos de comunicação digital incluem canais de comunicação verbal e não verbal, como:

• E-mail
• Aplicativos de mensagens
• Aplicativos de gerenciamento de projetos
• Software de videoconferência
• Intranet
• Blogues
• Mídia social
• Bate-papo ao vivo
• Chatbots
• Comunicados de imprensa
• Exibição de publicidade

Comunicação móvel

Os canais de comunicação móvel são outra forma de comunicação digital, mas são segmentados especificamente para dispositivos móveis. Exemplos incluem:

• Chamadas de celular
• mensagens de texto SMS
• Aplicativos de mensagens
• Videochamadas em aplicativos móveis

Os 5 principais canais de comunicação para equipes

Escolher o melhor método de comunicação, seja o meio, a formalidade ou ambos, para os canais de comunicação da equipe interna é um passo importante para garantir que sua mensagem seja recebida e processada.

Usar um meio de comunicação para tudo, como e-mail, pode levar seus funcionários e colegas a ficarem cansados ​​com o número de mensagens de meio único e tratá-los com a mesma prioridade e importância de acordo. Diversificar seus canais de comunicação para atender às suas necessidades resultará em uma melhor recepção de sua mensagem.

E-mail

O e-mail não é apenas uma das formas mais comuns de comunicação no local de trabalho moderno, mas também uma das mais fáceis de usar. Além disso, as plataformas de e-mail tendem a se integrar bem com outros aplicativos e softwares, como software de videoconferência e plataformas de gerenciamento de tarefas, que permitem agendar eventos e tarefas em seu e-mail de forma nativa.

• Prós: barato, confiável, suporta anexos e integrações, canal comum para mensagens comerciais e outras mensagens importantes
• Contras: Tempos de resposta mais lentos esperados, comunicação aberta permitindo que entidades externas entrem em contato por e-mail
• Melhor para: comunicações digitais mais formais, mensagens com menor urgência de resposta, mensagens com anexos

Cara a cara

A comunicação face a face é o método mais antigo do livro e continua sendo o meio de comunicação mais confiável. Existem vários níveis de formalidade na comunicação presencial, desde uma conversa passageira a uma apresentação, a uma reunião ou conferência formal. É importante observar, no entanto, que se você planeja realizar uma reunião presencial, seus objetivos e propósitos da reunião são claros e você permanece na tarefa, pois cerca de 71% dos gerentes consideram as reuniões contraproducentes quando esses critérios são não conheceu.

• Prós: menos espaço para erros de interpretação, permite a comunicação além do verbal com linguagem corporal e expressões faciais, aumenta a energia e a eficiência colaborativa
• Contras: pode ser desviado, nem todo mundo é um bom orador público sem prática
• Melhor para: anúncios, apresentações, reuniões colaborativas

Vídeo conferência

Se você é uma equipe totalmente remota ou tem funcionários remotos como parte de uma equipe híbrida, a videoconferência é uma excelente maneira de imitar a comunicação cara a cara para aumentar o envolvimento na reunião e promover a colaboração. Além de apenas reuniões remotas, às vezes você pode querer fazer uma videoconferência com um cliente em vez de apenas ligar para ele para colocar um rosto na voz.

• Prós: forma digital de cara a cara, a comunicação verbal pode ser mais clara do que em um telefonema, promove o engajamento sem exigir muito tempo, permite comunicação secundária como expressões faciais ou tom de voz
• Contras: pode ser difícil colaborar e evitar falar uns sobre os outros, diferentes qualidades de câmera podem contribuir para um nível diferente de eficácia na comunicação
• Melhor para: equipes híbridas remotas e remotas, reuniões de clientes, reuniões de equipe

Aplicativos de mensagens instantâneas

Os aplicativos de mensagens instantâneas são uma excelente maneira de manter contato constante com sua equipe e/ou clientes em uma comunicação fechada que pode ser usada diretamente. Aplicativos como Slack e Discord podem ser usados ​​para promover um esforço colaborativo de ida e volta, ou apenas transmitir uma mensagem rápida ou lembrete para assuntos urgentes.

• Prós: rápido e casual, facilita a colaboração sem exigir uma videochamada ou reunião presencial, diálogo em tempo real, notificações
• Contras: os tamanhos dos anexos podem ser limitados, o contexto e o tom podem ser mal interpretados
• Melhor para: comunicação rápida, colaboração direta

Software de gerenciamento de projetos

Aplicativos como Asana e Monday.com tornaram mais fácil do que nunca colaborar em um ambiente digital, fornecendo uma plataforma para rastreamento de tarefas e todos os detalhes que a acompanham. O uso de uma plataforma de gerenciamento de projetos pode manter sua equipe na tarefa com datas de vencimento, notas e subtarefas atribuídas, melhorando seu gerenciamento de tarefas e aumentando a produtividade.

• Prós: Aumente a responsabilidade dos membros da equipe, organize a conclusão do projeto com mais eficiência, promova a tomada de decisão colaborativa, notificações de tarefas, fácil compartilhamento de informações
• Contras: os tempos de resposta podem ser mais lentos do que a comunicação direta ou por chat
• Melhor para: gerenciamento de tarefas e projetos específicos, estratégia organizacional de funcionários

5 Canais de Comunicação Comuns para Atendimento ao Cliente

Além da comunicação interna, escolher o meio certo de comunicação com sua clientela e clientes é importante para proporcionar uma ótima experiência ao cliente. Existem diferentes tons e motivos por trás de diferentes canais de comunicação voltados para seus clientes, e escolher o canal mais ideal pode fazer uma grande diferença no alcance do seu público e na experiência deles com o seu negócio.

Seu site

Seu site é, em última análise, para onde você deseja levar seus clientes, mas quando eles chegarem lá, é importante manter uma boa comunicação. Seja por meio de anúncios em banners ou promoções, ou suporte por chat ao vivo e chatbots, a comunicação com seus clientes em seu site melhorará a experiência deles e aumentará a probabilidade de mantê-los por perto.

• Prós: normalmente já é um recurso nativo do seu negócio, fácil de controlar o que seu cliente vê de você a qualquer momento, cria confiança e reconhecimento da marca
• Contras: unidirecional, requer outros métodos de comunicação para permitir que seus clientes cheguem até você
• Melhor para: promoções, publicidade, mensagens amplas para seus clientes e clientela

Mídia social

A mídia social é uma peça enorme do quebra-cabeça dos negócios digitais e pode fazer maravilhas para o envolvimento do cliente e o reconhecimento da marca. Semelhante ao seu site, você pode promover e anunciar seus produtos ou serviços, mas a mídia social vai um passo além, permitindo que seus clientes respondam às suas postagens e alcancem você diretamente com aplicativos de mensagens e mensagens diretas.

• Prós: Permite o envolvimento do cliente com suas postagens, canal promocional fácil de usar, fornece um meio para conteúdo que você pode não postar em seu site
• Contras: Pode ser difícil gerenciar várias mensagens, pois apenas um usuário pode operar a conta por vez
• Melhor para: comunicação pública semi-formal, promoções, relações públicas

Bate-papo ao vivo

O atendimento ao cliente pode ser rápido ou pode ser um processo longo que exige muitas idas e vindas. Às vezes, um cliente tem um problema simples que uma ou duas mensagens podem resolver, como rastrear um pedido, e outras vezes requer um pouco mais de comunicação sem a necessidade de um telefonema que pode entupir sua central de atendimento. O software de bate-papo ao vivo, utilizando agentes de atendimento ao cliente, é uma excelente maneira de envolver seus clientes para atender às suas necessidades de maneira mais casual e eficiente, ou até mesmo entrar em contato com eles de forma proativa, oferecendo assistência ou produtos/serviços relacionados.

• Prós: altamente personalizável, melhora a satisfação do cliente sem chamadas telefônicas demoradas, envolve o cliente, permite que um agente atenda várias solicitações de uma só vez
• Contras: a comunicação baseada em texto pode ser mal interpretada, os anexos raramente são suportados
• Melhor para: solicitações e problemas simples de atendimento ao cliente, engajamento e promoção proativos do cliente, pequenas equipes de atendimento ao cliente

Chatbots

Semelhante ao chat ao vivo, os chatbots podem atender a uma necessidade de envolvimento e satisfação do cliente usando IA conversacional para facilitar solicitações básicas e problemas comuns. Os chatbots são eficientes, pois não exigem um agente para monitorá-los e são personalizáveis ​​para levar os clientes a uma jornada de compra específica ou linha de consulta de atendimento ao cliente.

• Prós: serviço e promoção automatizados, envolve o cliente sem exigir tempo da equipe de atendimento ao cliente
• Contras: pode parecer falso ou irritante para os clientes que sabem o que estão procurando, não tão completo quanto um agente ao vivo ou outros canais de atendimento ao cliente
• Melhor para: pequenas empresas, necessidades simples de atendimento ao cliente

E-mail

Quando se trata de atendimento ao cliente, às vezes as nuances do caso específico não podem ser abordadas por chat ao vivo, serviços de chatbot ou até mesmo por telefone. A correspondência por e-mail pode permitir que seus clientes enviem fotos e capturas de tela para adicionar mais detalhes à sua consulta e ajudará a resolver muitos casos de uma só vez, pois a equipe de atendimento ao cliente os aborda caso a caso.

• Prós: permite anexos e fotos, comunicação aprofundada, correspondência de longo prazo para fornecer atualizações e feedback
• Contras: mais lento que o chat ao vivo ou chamadas, pode ser mais difícil para sua equipe rastrear e organizar
• Melhor para: atendimento ao cliente aprofundado e completo, utilizando anexos e fotos, pequenas empresas com baixa capacidade de atendimento ao cliente

Escolhendo o melhor canal de comunicação para sua organização

Como já dissemos, escolher os canais de comunicação certos para o seu negócio pode melhorar muito a comunicação interna e externa. Então, como você escolhe o melhor canal para suas necessidades? Para fazer a escolha certa, considere o seguinte ao elaborar sua estratégia de comunicação:

Ajuste seus canais ao seu público

Avalie se você precisa melhorar os canais de comunicação internos, externos ou ambos para decidir onde estão suas lacunas. Sua equipe não está colaborando com a eficácia que você gostaria? Seus clientes estão lutando para receber o serviço que esperam?

Considere também se você está usando novos canais de comunicação para colaboração, marketing ou atendimento ao cliente para determinar como você deve entregar sua mensagem. O marketing apenas por e-mail ainda produzirá resultados, mas usar canais mais públicos e estáticos, como seu site ou mídia social, pode ter mais sucesso a longo prazo.

Por último, considere a natureza do seu negócio. Se você estiver totalmente presencial, a videoconferência raramente será usada. Se você for uma equipe remota ou híbrida, provavelmente desejará usar uma combinação de canais baseados em texto e vídeo para colaborar e se comunicar com sua equipe.

Considere as desvantagens

A maioria dos canais de comunicação tem desvantagens e é importante considerá-las ao escolher como se comunicar com seu público. O uso de aplicativos de bate-papo e mensagens pode ser a maneira mais rápida de enviar uma mensagem ou tarefa, mas ela não será rastreada e poderá ser ocultada na conversa. Saber quando usar cada canal com base nas desvantagens evitará problemas contínuos ou futuros.

Defina metas e KPIs

Depois de escolher novos canais de comunicação para o seu negócio, defina metas e indicadores-chave de desempenho para acompanhar seu desempenho e a diferença feita. Se você perceber que recebe avaliações negativas com frequência, acompanhe como as avaliações mudam à medida que você altera ou melhora sua correspondência de atendimento ao cliente. Acompanhe os leads, a conclusão de tarefas em sua equipe e outras métricas de desempenho diretamente relacionadas à forma como você se comunica com sua equipe.

Como implementar canais de comunicação em seu negócio

O primeiro passo para implementar novos canais de comunicação é preparar sua equipe e seu negócio de acordo. Seja treinando-os em um novo software de gerenciamento de tarefas ou encaminhá-los para as novas páginas de mídia social para seguir e acompanhar, preparar sua equipe para a transição é o primeiro passo para o sucesso.

Em seguida, avalie os requisitos de tecnologia e software para quaisquer novas integrações ou recursos, como personalizar seus chatbots ou alterar a interface do usuário em uma caixa de bate-papo ao vivo para se adequar à estética do seu site.

Por fim, forneça feedback à sua equipe e aceite feedback deles em troca do desempenho dos canais. Se você optar por se comunicar com mais frequência com aplicativos de videoconferência ou mensagens, certifique-se de que sua equipe e clientes sejam receptivos a isso antes de continuar por um caminho que pode impedir o engajamento e o sucesso.

Em suma, os canais de comunicação adequados podem melhorar drasticamente a forma como sua comunicação é percebida e interagida. Use as etapas e informações em nosso guia para determinar o que funcionará melhor para você e continue trabalhando para dominar a comunicação interna e externamente.