O que é uma chamada de ponte de conferência: guia para conectar equipes remotas

A comunicação é uma das coisas mais importantes em nossa era, e a comunicação eficaz é a força motriz por trás de todos os negócios de sucesso. De acordo com a Bluesource, a produtividade aumenta em até 25% em organizações com funcionários conectados. Felizmente, houve muito progresso neste campo nos últimos anos. Graças a isso, agora é mais fácil do que nunca se comunicar remotamente e conectar-se com vários membros da equipe, usando uma simples teleconferência.

Mas o que é uma chamada de ponte de conferência e por que é tão importante hoje?

Vamos explorar este tópico em profundidade e cobrir tudo o que você precisa saber aqui.

O que é uma chamada de ponte de conferência?

Uma ponte de conferência é simplesmente uma maneira de conectar todas as pessoas em uma chamada. Ele permite que um grupo de pessoas selecionadas participe de uma única ligação telefônica que os conecta virtualmente.

Mas por que uma chamada de conferência é chamada de ponte? A ponte é simplesmente um termo que usamos quando nos referimos ao equipamento ou software que liga as pessoas.

Como funciona uma ponte?

A ponte de chamada de conferência geralmente permite que os participantes disquem para uma sala de reunião virtual, onde podem se comunicar remotamente com a equipe. Dependendo da ponte, os participantes podem escolher o melhor local ou dispositivo para ingressar na reunião. Muitos dos sistemas de telefonia empresarial de hoje vêm com software de conferência poderoso, hardware e recursos complementares.

A maioria dos sistemas de conferência atuais suporta várias salas de conferência, e cada uma delas pode hospedar vários participantes. É uma forma moderna e eficiente de se comunicar com a equipe, principalmente quando se considera a flexibilidade desses sistemas. Tanto os administradores quanto os participantes têm acesso a vários recursos que permitem conferências eficientes e modernas.

Também é possível montar um rico estúdio de conferência com todo o equipamento necessário para realizar reuniões de alta qualidade. Se você quiser saber o que mais está por aí, fique à vontade para conferir nosso artigo sobre videoconferência.

Por que as chamadas de conferência em ponte são mais populares do que nunca?

Um conjunto decente de ferramentas de colaboração pode ajudar as pequenas empresas a minimizar o tempo desperdiçado em comunicação ineficiente e maximizar a produtividade. É por isso que as chamadas de conferência em ponte estão se tornando cada vez mais populares.

A webconferência permite que as pessoas se encontrem virtualmente, independentemente da hora ou do local. Você gasta menos tempo agendando reuniões presenciais e gasta menos dinheiro organizando equipes inteiras para se reunirem em uma sala de diretoria. O software de conferência na Web coloca você no controle de com quem você se comunica, além de quando, onde e como da comunicação comercial.

Hoje, quase todos os principais fornecedores de sistemas telefônicos empresariais oferecem algum tipo de software de colaboração como bônus. Isso permite que as empresas realizem reuniões virtuais em qualquer lugar do mundo usando uma simples teleconferência. Quando parte da equipe está no escritório, outra pessoa está no aeroporto, enquanto outro grupo está no local do cliente, a reunião ainda pode acontecer.

Vários obstáculos de comunicação, como tempo e distância, podem ser superados usando uma ponte de conferência. A tecnologia foi projetada para fornecer uma conexão perfeita com várias pessoas na mesma sala de reuniões virtual. As pequenas empresas também podem empregar algumas ferramentas adicionais para melhorar a experiência pré e pós-reunião.

Produtividade

Com a configuração e o equipamento corretos, a audioconferência pode economizar muito tempo para todos. Em vez de perder tempo organizando, agendando e realizando uma reunião, você pode simplesmente fazer com que todos participem da teleconferência em um horário específico, independentemente de sua localização. A maioria das ferramentas de conferência modernas também suporta vários dispositivos diferentes.

A versatilidade das chamadas de conferência em ponte não pode ser enfatizada o suficiente. A opção de agendar reuniões de acordo com as necessidades das pequenas empresas, em vez da disponibilidade dos participantes, economiza muito tempo. Além disso, não vamos esquecer que equipes e parceiros remotos podem finalmente participar da conversa de negócios.

Custo

Se você deseja minimizar as despesas de VoIP de sua pequena empresa, a colaboração em equipe on-line é um acéfalo. Em vez de gastar dinheiro com gerenciamento, locais ou custos de viagem, você pode investir em uma ferramenta de ponte simples e fazer com que todos participem. Funciona ainda melhor com equipes remotas e você pode realizar reuniões regulares com pouco ou nenhum custo.

É claro que o software de conferência também tem um custo, mas não é nada comparado ao custo de uma reunião real. Vale a pena mencionar que a conferência online também economiza tempo e você pode minimizar o incômodo do planejamento de eventos mudando para uma chamada em conferência. No geral, é uma abordagem econômica para reuniões de equipe e colaboração.

Segurança

A maioria das empresas valoriza a segurança e certamente há muito a ganhar com teleconferências criptografadas. As reuniões ao vivo exigem muito planejamento e organização, e às vezes informações importantes podem vazar. Com chamadas em ponte de conferência, há pouco ou nenhum risco de vazamento de informações, e a segurança é sempre uma prioridade máxima com esses produtos.

As chamadas em conferência geralmente são protegidas com senhas, PINs e comandos de visibilidade para os administradores controlarem. Um serviço de conferência decente também oferece criptografia de dados e, se um hacker tiver acesso, as informações da chamada serão ocultadas. Alguns sistemas também fornecem “códigos de acesso longos” para garantir que a chamada seja sempre segura.

Como podemos ver, há muitas razões pelas quais as teleconferências estão crescendo em popularidade, e podemos esperar que as empresas coloquem ainda mais recursos nesses sistemas.

Tendências em Teleconferência

A conferência pela Web ainda é um pouco nova para as empresas, mas os recursos estão ficando cada vez melhores. Cada empresa tem algo único a oferecer, seja relacionado a hardware ou software. Então, quais são algumas das últimas tendências em teleconferências?

Vídeo conferência

A videoconferência não é a invenção mais recente, mas não deixa de ser um importante passo à frente quando se trata de colaboração em equipe. As reuniões por telefone padrão sempre contavam com voz, principalmente porque a tecnologia de vídeo não estava à altura. No entanto, agora é seguro dizer que a videoconferência de alta definição finalmente se tornou o padrão da indústria.

Há muitos benefícios em ver as pessoas com quem você está falando em tempo real durante uma videoconferência. É um recurso importante quando você está realizando grandes reuniões que evocam emoções e exigem tomada de decisão. A conferência com áudio e vídeo HD de alta qualidade é o caminho a seguir para todas as empresas que buscam maximizar a produtividade da equipe.

Armazenamento na núvem

O armazenamento de dados baseado em nuvem é talvez uma das melhores tendências em andamento no setor. A capacidade de manter todas as suas informações em um só lugar, acessível o tempo todo, é um verdadeiro divisor de águas. Há também um benefício oculto nas soluções de negócios baseadas em nuvem, e é o fato de permitirem vários outros recursos úteis.

Transferência de arquivo

Uma organização ocupada está sempre cheia de arquivos e documentos que exigem atenção constante, e é sempre uma boa ideia manter tudo em um só lugar. Muito mais informações são passadas durante as reuniões, e a transferência de arquivos é um ótimo recurso para se ter por perto. Com recursos de transferência de arquivos, os membros da equipe podem facilmente passar documentos importantes uns para os outros e não se perderão.

A transferência de arquivos é uma das tendências importantes em webconferência e está ficando cada vez melhor graças à tecnologia e armazenamento em nuvem.

Compartilhamento de tela

O compartilhamento de tela era algo difícil de realizar durante as reuniões tradicionais de equipe. Um membro da equipe normalmente teria que conectar seu laptop a um projetor para mostrar seu trabalho.

Agora, toda a equipe pode se conectar usando uma teleconferência e compartilhar sua tela para mostrar no que está trabalhando. O compartilhamento de tela é uma adição de colaboração bem-vinda que veio para ficar.

Gravar reuniões

As empresas sempre foram capazes de gravar suas reuniões, embora exigissem equipamentos e mão de obra adicionais. Agora, basta clicar no botão gravar e toda a reunião da equipe é gravada e armazenada na nuvem.

Quase todos os provedores estão começando a oferecer esse recurso, e há uma boa razão para isso. É sempre uma boa ideia ter esse arquivo armazenado caso alguém tenha perdido a reunião, você revisita o assunto mais tarde.

Acesso a vários dispositivos

Embora a maioria das empresas ofereça acesso padrão à web para chamadas em conferência, a última tendência parece ser o acesso móvel. Os provedores estão trabalhando arduamente para permitir o acesso a videoconferência por tablet e celular, e é uma mudança muito bem-vinda.

As reuniões no escritório são importantes, mas hoje temos a opção de fazer uma teleconferência com alguém usando o telefone no aeroporto ou na praia. Os aplicativos móveis permitem que os usuários se conectem em qualquer lugar e a qualquer hora que quiserem, e sua popularidade está em ascensão.

Automação de IA

Alguns provedores começaram a experimentar a tecnologia de IA para aprimorar a experiência do usuário.

Atualmente, a IA é usada para coisas como transcrições de voz e automação, mas será interessante ver o que mais pode ser melhorado com um pouco de inteligência artificial.

Relatório pós-chamada e muito mais

As soluções de conferência alimentadas por armazenamento em nuvem também são capazes de produzir ótimos relatórios e análises pós-chamada. Isso inclui certos dados coletados da chamada, incluindo qualidade de áudio/vídeo e outras métricas úteis. E não vamos esquecer todos os outros recursos pós-chamada, como lembretes que impulsionam a produtividade.

Há mais algumas tendências nas teleconferências, mas, por enquanto, é difícil prever se essas tendências vão se manter ou não. A integração de mídia social parece estar ficando mais popular, assim como pesquisas e enquetes. Vai ser interessante ver o que os provedores vão fazer à medida que avançamos.

Os principais serviços de teleconferência para 2019

Em 2019 e além, as empresas poderão aproveitar os serviços de conferência para aumentar drasticamente sua produtividade e reduzir custos. Os provedores continuam apresentando novos recursos e já existem muitas opções excelentes de conferência para escolher.

UberConference

Se você está procurando um produto decente para começar, o UberConference by Dialpad parece ser uma ótima escolha. A UberConference se esforça para tornar as chamadas de voz simples e fáceis, sem necessidade de PINs. O serviço básico para hospedar chamadas também é gratuito, então você pode testá-lo antes de assinar um plano.

Todo o produto tem um custo de US$ 15/mês com um conjunto completo de ferramentas de conferência na web, incluindo vídeo ao vivo, compartilhamento de tela e até transcrição e automação de IA.

GoToMeeting

Se as teleconferências são comuns em sua empresa, o GoToMeeting deve oferecer o suficiente para atender às suas necessidades. O GoToMeeting é uma ferramenta de reunião popular para empresas de todos os tamanhos, e há recursos como mensagens comerciais e assistente de reunião que os proprietários de empresas vão adorar. Este serviço é conhecido por seu suporte a diferentes dispositivos, mensagens e experiência geral de fácil utilização.

Os planos começam em US$ 18/mês e vão até US$ 47/mês para recursos mais avançados, como transcrições de IA, gravação ilimitada e mais algumas ferramentas extras para usuários dedicados.

Ampliação

O Zoom.us é um novo player no espaço de conferência de chamadas, mas a empresa está aqui para competir. O Zoom permite que você configure uma teleconferência gratuita e os usuários adoram por sua simplicidade e facilidade de uso.

Os planos gratuitos oferecem muitos recursos básicos e, ao investir US $ 15/mês, você pode se livrar de todas as limitações e desfrutar de uma experiência de conferência perfeita.

Reuniões RingCentral

Como mencionamos anteriormente, muitos provedores de sistemas telefônicos estão trabalhando para desenvolver ferramentas de colaboração em equipe, e esse é exatamente o caso da RingCentral. O RingCentral Meetings é um software de conferência com ferramentas de colaboração em equipe e uma ótima opção para quem já trabalha com a plataforma Office da RingCentral.

Este serviço de teleconferência também é gratuito, mas há um custo de US$ 15/mês para acessar recursos premium e remover limitações.

Esses são alguns dos principais provedores de ponte de teleconferência, mas há muitas outras opções exclusivas, como Skype, Google Hangouts, Join.me, ClickMeeting e ReadyTalk. Cabe a cada empresa decidir qual das opções funciona melhor para suas necessidades específicas.

A tecnologia Conference Bridge veio para ficar

Vimos exatamente que tipo de benefícios podem ser obtidos com chamadas de ponte de conferência e reuniões on-line, e agora é o momento perfeito para fazer uma mudança. A maioria das grandes empresas já está aproveitando ao máximo o software de colaboração em equipe, e você também deveria. Há muitos serviços de chamada de conferência em ponte para escolher, então tudo se resume a encontrar o ajuste certo.

Se você deseja melhorar a eficiência dos negócios e explorar os sistemas telefônicos do escritório com o software de colaboração em equipe, fique à vontade para conferir nossa análise abrangente dos 7 melhores sistemas telefônicos do escritório em 2019.