8 Benefícios da Transcrição de Teleconferência + Melhores Soluções

Embora as ferramentas de comunicação empresarial, como mensagens instantâneas de bate-papo e software de videochamada, tenham se tornado o novo normal no local de trabalho, as teleconferências semanais ainda são a base da comunicação empresarial.

Estudos recentes mostram que o funcionário médio participa de pelo menos cinco teleconferências por semana.

Com tantas reuniões que reúnem membros da equipe geograficamente diversos, vários departamentos internos e, às vezes, clientes, acompanhar o que aconteceu em cada teleconferência é um desafio.

O software de transcrição de teleconferências usa Inteligência Artificial e PNL para transcrever automaticamente suas reuniões em tempo real, o que significa que você terá um registro escrito de suas teleconferências para consultar e compartilhar com outras pessoas. Além disso, não há mais necessidade de terceirizar transcritores humanos.

Mas por que você deve usar ferramentas de transcrição de chamadas de alta qualidade e quais são as melhores plataformas a serem consideradas?

Leia mais para descobrir.

Índice

• Quais são os Benefícios da Transcrição de Teleconferência?
• Quais são os principais serviços de transcrição de chamadas de conferência?
• Trint
• Lontra
• Sonix
• Escriba feliz
• Software de gravação de chamadas com recursos de transcrição

Quais são os Benefícios da Transcrição de Teleconferência?

(Fonte da imagem)

Existem vários benefícios óbvios de ferramentas de transcrição de negócios.

Saber que haverá registros para consultar no futuro significa não mais tomar notas furiosamente durante a reunião, aumentar o foco nas ligações e prestar contas tanto aos funcionários quanto aos clientes.

Quando você conseguir tirar mais proveito de suas reuniões presenciais e on-line — e quando puder consultar facilmente o que abordou nelas — também poderá reduzir o número de reuniões necessárias.

Dado que 45% dos membros da equipe dizem que estão sobrecarregados com o volume de reuniões semanais no trabalho, quanto menos reuniões - e quanto mais eficientes forem as que você tiver - melhor.

Mas há muitas outras razões pelas quais ter transcrições de suas teleconferências é um grande benefício. Abaixo, discutiremos o quanto as transcrições podem ajudar.

Encontre rapidamente informações essenciais

As teleconferências são uma maneira eficaz de debater ideias, atualizar ou treinar departamentos inteiros e realizar reuniões essenciais com os clientes e a alta administração.

Mas, considerando que a média de uma teleconferência dura entre 45 e 60 minutos, ter que ouvir gravações para encontrar informações específicas pode consumir muito tempo valioso (para não mencionar causar frustração sem fim).

Ter uma transcrição de suas chamadas facilita encontrar o ponto exato da conversa que você precisa consultar. Você pode usar a barra de pesquisa para pesquisar por palavras-chave ou usar um recurso de detecção de alto-falante para classificar de acordo com a pessoa que está falando.

Isso não apenas economiza tempo, mas também significa que detalhes importantes – especialmente itens de ação e tarefas que exigem acompanhamento – não são esquecidos.

SEO do site aprimorado

SEO, abreviação de Search Engine Optimization, é o que ajuda a fazer com que o site da sua empresa tenha uma classificação mais alta nos resultados de pesquisa e obtenha mais visitas ao site das pessoas com maior probabilidade de comprar seu produto ou serviço.

Dado que cerca de 70% de todas as experiências online começam com uma entrada em um mecanismo de pesquisa como Google ou Bing, o SEO desempenha um papel enorme no sucesso de sua empresa.

Uma maneira de melhorar sua estratégia de SEO é enviar suas transcrições para o site da sua empresa. A leitura de conteúdo mais longo não apenas mantém os visitantes em seu site por mais tempo (aumentando sua pontuação de SEO), mas também oferece a oportunidade de incluir mais palavras-chave em seu site.

Além disso, os clientes em potencial terão uma visão interna de exatamente como sua empresa opera.

Uma abordagem única para avaliação de funcionários

A análise de chamadas e os KPIs fornecem informações importantes sobre o comportamento e a produtividade dos funcionários.

Os gerentes podem ver o número de chamadas que um agente recebe por dia, quantas perdem, quanto tempo passam no telefone e outras informações essenciais.

Mas os dados sozinhos raramente contam a história completa.

A revisão de transcrições de reuniões fornece uma visão mais subjetiva de seus funcionários e capta detalhes que os números sozinhos simplesmente não conseguem.

Por exemplo, um representante de atendimento ao cliente pode ter uma taxa de resolução na primeira chamada menor do que você gostaria, mas pode compartilhar ideias excelentes de forma consistente e oferecer feedback importante durante as reuniões. As transcrições de chamadas são uma maneira eficaz e única de identificar líderes em sua empresa que, de outra forma, poderiam passar despercebidos.

Da mesma forma, você pode usar transcrições para ver quem não está se manifestando, para incentivá-los a compartilhar suas ideias no futuro ou avaliar se estão ou não tão engajados quanto precisam.

Maior transparência

Aproximadamente 66% dos consumidores de hoje dizem que a transparência da marca é uma das principais coisas que eles procuram ao decidir com quem fazer negócios.

Quando você tem transcrições de chamadas compartilháveis ​​em mãos, você pode enviá-las facilmente por e-mail para as partes interessadas, membros do conselho, clientes e outros funcionários. Isso não apenas melhora a reputação de sua empresa, mas também faz com que seus consumidores se sintam mais valorizados e incluídos em suas operações diárias.

Esse nível de transparência permite que você evite ou esclareça rapidamente as falhas de comunicação.

É claro que transparência e conformidade andam de mãos dadas.

Conformidade com os regulamentos do setor e proteção legal

Dependendo do setor específico em que você trabalha, sua empresa pode ser legalmente obrigada a gravar e fornecer transcrições de todas as suas teleconferências. Isso é especialmente comum nos setores financeiro e jurídico, bem como em algumas plataformas de reportagem e jornalismo.

Mas mesmo que você não precise transcrever suas chamadas, isso oferece uma excelente camada de proteção legal.

Por exemplo, um cliente alega que você forneceu um contrato verbal, prometendo que um projeto custaria uma determinada quantia em dinheiro ou seria concluído em um determinado período de tempo. Agora, o cliente está alegando que você não cumpriu sua parte do acordo – mesmo sabendo que nunca fez as promessas que eles estão dizendo que você fez.

Para evitar uma possível ação judicial, multas ou trocas intermináveis ​​com os clientes, tudo o que você precisa fazer é mostrar ao cliente a transcrição (e, se solicitado, também fornecer a gravação).

Apenas certifique-se de estar familiarizado com as leis de gravação de chamadas em seu estado antes de decidir gravar e transcrever chamadas com terceiros.

Acessibilidade

No mundo de hoje, é importante que seus materiais promocionais, site, videoconferências e muito mais sejam o mais acessíveis possível.

Ao transcrever suas chamadas e conferências de negócios, você garante que aqueles que são surdos ou que não podem participar das reuniões devido a uma deficiência ainda podem participar.

Mas não se trata apenas de acessibilidade para pessoas com deficiência.

O acesso precário à Internet devido à localização ou provedor pode significar que as conferências de vídeo ou áudio são instáveis, levando os participantes a perder informações importantes. A transcrição ajuda a preencher as lacunas e garantir que todos estejam na mesma página.

Lembre-se de que algumas pessoas simplesmente aprendem e lembram melhor lendo do que ouvindo. Aqueles que podem “desligar” em uma teleconferência podem ter foco a laser ao revisar as transcrições. Embora possa parecer um pequeno detalhe, atender a uma variedade de estilos de aprendizado pode ter um grande impacto na satisfação dos funcionários e na produtividade geral.

As transcrições também fornecem acessibilidade, dando aos funcionários e clientes que não puderam comparecer à reunião inicial uma maneira de revisar o que foi discutido.

Além disso, como eles podem pesquisar por palavra-chave, aqueles que não têm tempo para ler a transcrição inteira podem encontrar facilmente as seções mais relevantes para seus interesses.

Informações mais detalhadas do cliente

Além de fornecer à gerência informações sobre os funcionários, as transcrições também são uma excelente maneira de saber mais sobre seus clientes.

A revisão de transcrições de reuniões com clientes ou mesmo reuniões internas com sua equipe de pesquisa de mercado ajuda você a entender os pontos problemáticos recorrentes do cliente, os produtos ou serviços desejados e o que eles esperam da sua marca.

Essas transcrições também podem oferecer informações valiosas quando se trata de previsão de tendências, dados demográficos de clientes e melhoria de seus argumentos de vendas e treinamento de funcionários.

Para fins de arquivamento

Por fim, as transcrições de teleconferências ajudam você a desenvolver documentação e arquivos sólidos da empresa.

Essas transcrições podem ser revisadas por funcionários de conformidade, consultores, alta administração e durante uma revisão de final de ano ou reuniões do conselho. Seus funcionários podem revisar seus próprios desempenhos lendo as transcrições, identificando seus próprios pontos fortes e fracos.

Também é fácil compartilhar instantaneamente notas e destaques da reunião quando solicitado, retirando-os diretamente da transcrição.

Além disso, os tamanhos dos arquivos de transcrição geralmente são muito menores do que os arquivos de vídeo, portanto, enviá-los para a nuvem ou para o seu site ocupará muito menos espaço.

Os principais serviços de transcrição de chamadas de conferência?

Abaixo, descrevemos alguns dos softwares de transcrição de chamadas mais poderosos, incluindo:

• Trint
• Lontra
• Sonix
• Escriba feliz

Trint

Trint é um software de transcrição de áudio de IA confiável pelo The Washington Post, Airbnb, Nike e Associated Press.

Ele usa reconhecimento de fala automatizado (ASR) e processamento de linguagem natural (NLP) para garantir que as transcrições tenham um tempo de resposta rápido e fornecer transcrições com 99% de precisão. O recurso de transcrição em tempo real oferece transcrições de fala para texto ao vivo em apenas 3 segundos em 15 idiomas diferentes. Essas transcrições em tempo real funcionam com vários formatos de streaming, incluindo RTSP, RTMP e HLS. É fácil verificar se sua transcrição está correta ouvindo uma leitura de áudio à medida que as palavras aparecem na tela.

O Trint também vem com uma ferramenta de construção de vocabulário, que permite aos usuários fazer listas de frases e palavras personalizadas que a transcrição de IA pode não captar. Isso geralmente inclui coisas como nomes de funcionários, nomes de marcas, jargão e linguagem da empresa, ortografia diferente das palavras e muito mais. Isso significa menos erros nas transcrições.

As ferramentas do Editor facilitam a edição de transcrições, a correção de erros de ortografia, nomes de falantes e muito mais. Os usuários podem encontrar e substituir palavras, riscar, pausar e destacar com a ferramenta de edição. Além disso, os clientes frequentemente mencionam sua facilidade de uso em avaliações e depoimentos.

Outros recursos incluem:

• Transcrição em 31 idiomas
• Nomes dos palestrantes
• Adicione comentários, destaques e marcações às transcrições
• Transcrições pesquisáveis
• Espaços de trabalho para que apenas usuários com permissões possam acessar/editar uma transcrição
• Códigos de tempo ajustáveis ​​para corresponder ao arquivo de origem
• APIs e integrações com Zoom, Zapier e Adobe Premiere Pro
• Certificação de conformidade com ISO 27001 e conformidade com PCI DSS
• Faça upload de transcrições como arquivos .mp3, .aac, .mp4, .avi, .mov, .wma e .wav
• Exporte transcrições como .docx, .txt, .stl, .html, .cvs e outros formatos de arquivo
• aplicativo para iPhone

Trint tem uma avaliação gratuita e três planos pagos: Individual, Team e Enterprise. O preço não está disponível publicamente no site da Trint.

Melhor para: Trint é a ferramenta para organizações de notícias e jornalistas individuais que têm horas de entrevistas e reuniões para transcrever quase diariamente. Isso significa que também é ideal para equipes remotas com um alto volume de reuniões semanais que publicam ou compartilham transcrições de reuniões com frequência (uma vez por semana ou mais).

Lontra

Otter.ai é um assistente e uma ferramenta de transcrição com tecnologia de IA e inteligência de voz ambiente confiável por The Verge, Columbia University, IBM, Dropbox e ProPublica.

Um de seus principais recursos é o Resumo de destaque, que ajuda os usuários a acompanhar os itens de ação e as principais conclusões da reunião. Cada usuário pode destacar as partes mais importantes da reunião diretamente na transcrição ao vivo, eliminando a necessidade de anotações. Os destaques escolhidos por cada usuário são compartilhados com todos os participantes da reunião em tempo real e sincronizados automaticamente. No final de cada conferência, os participantes recebem um resumo feito de notas destacadas para ler ou compartilhar.

Os usuários podem compartilhar gravações de teleconferências ao vivo e/ou pós-reunião de forma privada por e-mail ou com um link compartilhável.

Ele também se integra ao Google G Suite e ao Microsoft Office 365 para sincronizar com seu calendário comercial e fornecer uma lista de participantes, agendas de reuniões e títulos de reuniões.

Otter tem três planos disponíveis: Basic, Pro e Business. O plano Básico é gratuito, o plano Pro é de US$ 8,33/usuário por mês e o plano Business é de US$ 20,00/usuário por mês. Ele também tem uma avaliação gratuita de planos pagos.

Todos os planos do Otter, incluindo a versão gratuita, possuem os seguintes recursos:

• Transcrição em tempo real
• Aplicativos para smartphones iOS e Android
• Gravação e reprodução em velocidades 0,05x, 1x e 2x
• Transcrição em tempo real
• Identificação do alto-falante
• Pesquisar por palavras-chave
• Palavra-chave de resumo e geração de nuvem de palavras
• Edite, destaque, comente e adicione imagens às transcrições
• Exportar arquivos de áudio e texto (formato TXT)
• Sincronize as gravações na nuvem do Zoom
• Organizar transcrições por pasta

A tabela abaixo descreve as diferenças entre os três planos e recursos adicionais.

Melhor para: Otter é especialmente popular no setor educacional, principalmente porque o aprendizado remoto se tornou cada vez mais comum. Os alunos o usam para revisar palestras e anotações, enquanto os profissionais de negócios da educação podem revisar o desempenho do professor. Também é ideal para empresas de diversos setores que precisam de uma conta gratuita com necessidades de gravação para reuniões mais curtas. Além disso, é uma boa opção para quem usa videoconferência Zoom, mas precisa de funcionalidades adicionais de transcrição.

Sonix

Sonix é um software de transcrição automatizada que, de acordo com seu site, foi revisado de forma independente como o serviço de transcrição ao vivo mais preciso.

A ferramenta é especialmente celebrada por suas integrações avançadas com plataformas populares de webconferência. Integra-se com:

• Ampliação
• GoToMeeting
• Google Meet
• Cisco WebEx
• RingCentral
• Equipes da Microsoft
• Jeans azul
• UberConference

O Sonix também possui transcrição avançada, compartilhamento de áudio e vídeo, o que significa que você pode compartilhar mais do que apenas a transcrição.

Os usuários podem facilmente destacar seções de vídeo ou áudio para criar clipes menores, fazer upload de URLs de transcrições completas para seu site ou usar o media player incorporável que é personalizável para corresponder ao seu site. A análise de mídia permite que você acompanhe suas visualizações, o número de downloads e muito mais. Além disso, você pode compartilhar facilmente transcrições no Twitter, Instagram, LinkedIn e Facebook.

Para uma melhor organização, os usuários podem criar pastas personalizadas com permissões específicas, pesquisar transcrições individuais por palavra, criar rótulos personalizados e até pesquisar todas as transcrições armazenadas por palavra ou frase.

Também é uma ferramenta única, pois oferece legendas ocultas automatizadas para gravações de vídeo, tornando-se uma opção acessível.

Sonix oferece uma avaliação gratuita que inclui 30 minutos de transcrição gratuita. Possui três planos pagos, incluindo uma opção de pagamento conforme o uso. Todos os planos Sonix incluem recursos como:

• Mais de 40 idiomas de transcrição, incluindo dialetos e sotaques
• Editor no navegador
• Rotulagem de alto-falante para até 6 alto-falantes
• Transcrições pesquisáveis
• Pastas e arquivos personalizados
• Timestamps palavra por palavra
• Notas e comentários na transcrição
• Costure arquivos de áudio para a transcrição existente
• Dicionário personalizado
• Exporte transcrições em formatos de arquivo como MS Word, DOCX, TXT e PDF
• Exportações de legendas (formatos SRT, VTT)
• Clipes compartilháveis ​​instantaneamente e links de transcrição compartilháveis
• Reprodutor de mídia incorporado
• Compartilhamento de transcrição somente pronto
• SSL e autenticação de dois fatores

A tabela abaixo descreve as diferenças entre os planos Standard, Premium e Enterprise.

Melhor para: Sonix é uma excelente escolha para SMBs que têm apenas uma necessidade ocasional de transcrever reuniões e, portanto, se beneficiariam mais de um plano de pagamento conforme o uso. Também é ideal para quem procura uma solução de transcrição rica em recursos que permite incorporar gravações de áudio e transcrições diretamente em seu site. Isso o torna uma boa opção para varejistas on-line, apresentadores de podcast, estudantes e advogados, bem como empresas com forte presença nas mídias sociais.

Escriba feliz

O Happy Scribe é um software de transcrição automática e ferramenta de legendas que conta com a confiança de mais de 300.000 clientes, incluindo BBC, USA Today, Nações Unidas e Forbes.

Um dos recursos mais úteis é o recurso auxiliar de revisão. Em vez de ter que ler transcrições inteiras procurando por possíveis erros, esse recurso observa automaticamente onde o software se esforçou para identificar corretamente as palavras. Ele também possui uma ferramenta avançada de pontuação para determinar automaticamente onde vírgulas, pontos finais, pontos de interrogação e pontos finais devem ser incluídos. Happy Scribe também insere automaticamente quebras de parágrafo quando um novo orador é detectado.

Leva menos de 20 minutos para obter o primeiro rascunho de gravações de uma hora, além de transcrições automáticas ao vivo.

A API Happy Scribe integra-se a vários aplicativos de terceiros, incluindo:

• Folga
• Dropbox
• Planilhas Google e Documentos Google
• Zapier
• Trello
• YouTube e Vimeo
• Mesa de ar
• Caixa
• Gmail

O Happy Scribe oferece uma avaliação gratuita e é um plano totalmente pago conforme o uso (o que significa que não há planos em camadas, apenas horas incrementais de tempo de gravação/transcrição). , 50 horas ou 75 horas. Não há data de validade com suas horas e você pode configurar recargas automáticas quando seu saldo ficar baixo.

Outros recursos incluídos em um plano Happy Scribe são:

• Destaque de texto
• Comentar nas transcrições
• Código de cores
• Velocidade de gravação de reprodução ajustável
• Localizar e substituir palavras
• Gerenciamento de timecode
• Vocabulário personalizado
• Leitor de transcrição incorporável
• Compartilhamento de links
• Transcrições disponíveis em mais de 119 idiomas
• Acesso e colaboração da equipe em transcrições
• Exporte transcrições nos formatos PDF, Texto Simples, HTML Interativo e Microsoft Word

A tabela abaixo descreve o preço por hora.

Melhor para: Happy Scribe é melhor para PMEs que procuram uma ferramenta de transcrição com uma estrutura de preços flexível que faça uma boa colaboração em equipe nas transcrições. As empresas que precisam de gravações de áudio incorporáveis ​​com legendas e transcrições em vários idiomas também se beneficiarão do Happy Scribe.

Software de gravação de chamadas com recursos de transcrição

A transcrição de teleconferências é uma maneira fácil de tornar as reuniões mais produtivas, acompanhar itens de ação e novas ideias e proteger sua empresa no caso de um problema legal.

O software de gravação de chamadas grava chamadas telefônicas individuais e reuniões de grupos maiores e geralmente inclui serviços de transcrição de gravação. Assim como nos aplicativos de transcrição, os usuários podem visualizar, compartilhar e editar instantaneamente essas transcrições de gravação.

Quer aprender mais?

Nosso guia fácil para entender as plataformas de gravação de chamadas ajuda você a conhecer as principais ferramentas do mercado, o que procurar em um provedor e quais recursos se destacam.